公司檔案室管理制度

公司檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終說明權(quán)歸檔案管理部，檔案管理部負責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保留價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于檔案管理部，并設(shè)置檔案管理員，負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必需嚴格履行職責(zé)。3、公司檔案依據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類書目。（二）各部門資料管理1、公司所屬各部門必需設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門依據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理方法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必需依據(jù)公司管理規(guī)定執(zhí)行。三

、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項依據(jù)規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清楚，封面題名應(yīng)能精確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止運用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。3、檔案必需遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為《檔案書目》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員依據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。（二）分類1、檔案各級分類應(yīng)給予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要肯定范疇，不能籠統(tǒng)模糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。2、公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：格外來文件和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（5）安排總結(jié)類：分年度安排及總結(jié)等；（6）會議紀要類：辦公例會紀要等;(7)項目類：完成項目進行歸檔.（三）檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，將全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用肯定依次依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜隨意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查探討，并擬定新舊檔案分類編號比照表，以免混淆。3、公司檔案員負責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，各部門要主動協(xié)作公司檔案管理工作。四、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)須要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必需在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備剛好催還。（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作緣由須要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責(zé)人書面請示，經(jīng)檔案管理部批準。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責(zé)人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案書目、公司負責(zé)人看法、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，依據(jù)清冊清點；銷后，在清冊上簽名，并將監(jiān)銷狀況報告本單位負責(zé)人?！稒n案銷毀清冊》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。（三）移交1、須要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責(zé)人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案書目、公司負責(zé)人看法、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交緣由。2、移交前，依據(jù)清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和平安，主動做好檔案的供應(yīng)利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守隱私，樹立一心一意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，精確，快速地為利用者供應(yīng)檔案資料。3、愛惜檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得運用及隨意翻動。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可依據(jù)實際狀況制訂更為詳細的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合管理部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。檔案員職責(zé)1、負責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；主動開展檔案的供應(yīng)利用工作；2、仔細學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)學(xué)問，駕馭歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)剛好進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以分辨的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要留意整齊，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時全部資料都能順手而得，避開盲目查找。5、做好保密工作，并實行防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。借閱條姓名資料名稱借閱日期歸還日期簽字備注借閱條姓名資料名稱借閱日期歸還日期簽字備注借閱條姓名資料名稱借閱日期歸還日期簽字備注借閱條姓名資料名稱借閱日期歸還日期簽字備注檔案移交登記表序號文件名稱頁數(shù)/分數(shù)/冊數(shù)移交