新世紀購物廣場招商策劃方案

新世紀購物廣場招商策劃方案招商會是現(xiàn)在許多企業(yè)拓展的主要手段之一，也是其企業(yè)和產(chǎn)品走向消費者的一個重要的方式，招商會的籌備和召開也是一門困難的營銷過程，細微環(huán)節(jié)確定結(jié)果，有可能花了幾十萬的廣告，僅僅是解聽電話技巧有點不過關(guān)，就使參會人數(shù)削減一半，有可能來了上百人，僅僅對一個挑剔的客戶語氣兇了一點，極有可能要簽約的人就少了一半，招商會的過程就是一個對極品賽車的拼裝和磨合過程，稍有不甚，前功盡棄。職責(zé)和分工的細化是招商會勝利的基礎(chǔ)。

招商會程序確認：招商會是一門集公關(guān)、宣揚、造勢為一體的綜合學(xué)科，設(shè)計到公司的許多部門，招商會流程確定關(guān)系到前期籌備期的職責(zé)劃分，

招商會運籌期:

一、招商廣告的發(fā)布

二、會場的選定及布置

三、會前費用預(yù)算（須要各個部門協(xié)作完成）

四、接聽電話的技巧

五、資料的傳真與郵寄來賓確認及接站確認

招商會運作期：

一、會務(wù)組的工作流程

二、登記組的工作流程

三、接站組的工作流程（須要協(xié)作完成）

四、會場組的工作流程

五、后勤組的工作流程（須要協(xié)作完成）

六、業(yè)務(wù)組的工作流程

七、溝通組的工作流程

八、主持人的工作流程

九、用餐時留意事項

十、突發(fā)事務(wù)及客戶投訴的處理

招商會促進期：

一、招商會結(jié)束來賓的撤離與返程支配

二、會務(wù)組撤離酒店留意事項（須要協(xié)作完成）

三、后勤組與酒店結(jié)算和留意事項（須要協(xié)作完成）

四、業(yè)務(wù)組后期追款留意事項（須要協(xié)作完成）

五、會后總結(jié)

六、宣揚材料編輯與制作

招商會運籌期:

一、招商廣告的發(fā)布

1、發(fā)布時間：發(fā)布時間不能與會議時間相距太久，也不能太近。一般定在招商會前半月左右發(fā)布，要做到投資者在看到廣告后我們有充分的時間把資料寄去并電話進行說明、邀約和其有充分的準備時間參與招商會議。如區(qū)域招商會可適當將發(fā)布時間提前到10天之內(nèi)。

2、發(fā)布內(nèi)容：突出優(yōu)勢和重點，言簡意賅，有限的空間說清晰有限的訴求，何年何月何地參與什么樣的一個項目，來參與有何好處就足夠了。

3、發(fā)布形式：一般以平面/半通欄/黑白稿形式發(fā)布，如與當?shù)孛襟w關(guān)系較好，可選擇通欄或彩稿形式發(fā)布。

4、發(fā)布媒體選擇：以投資者偏好媒體為主，如《齊魯晚報》、《日照日報》等，如區(qū)域招商會應(yīng)選擇當?shù)匕l(fā)行量較大的媒體?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)招商信息的發(fā)布也是一條便利快捷的途徑。

5、發(fā)布留意事項：內(nèi)文確定要反復(fù)校對，以免出錯；發(fā)布版面確定要選擇效果好的版面，另外版面設(shè)計確定要有沖擊力，即使與其它小廣告擠在一起出能清晰的辨別出廣告的位置；招商內(nèi)容主題突出，一目了然；詢問電話到少留兩部以上，確保每個詢問者能充分了解招商內(nèi)容。

二、會場的選定及布置

1、會場選擇標準：

A交通便利：便利的交通可為參會者和舉辦者削減許多麻煩；

B在當?shù)乇容^知名：會場不確定要有特殊高的檔次，但確定要在當?shù)匦〕雒麣?；有時候特殊高的檔次反而會起到反作用，因為投資者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過渡的檔次會使他們產(chǎn)生懷疑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務(wù)承諾嗎？

C具備同時開會、住宿、就餐的條件：依據(jù)不同的會議規(guī)模選擇不同的會議地點。會場的選擇與布置應(yīng)同時考慮會場色調(diào)對來賓心理、心情的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會場，在那個環(huán)境里呆長了會使人煩躁，一般以藍色何淺灰色為主。會場要求整體環(huán)境舒適，溫度相宜，不壓抑，無噪音，光線足夠，能滿意預(yù)期人員的座席，音響效果良好，具有數(shù)碼投影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機，產(chǎn)品展示柜等。衛(wèi)生間不能離會場太遠，不然會給來賓造成諸多不便。（如不具備投影儀的會場則要提前與投影儀設(shè)備公司租用，一般一天的運用費在500元左右，壓金可以爭取不交）

住宿要求以雙人標間為主，無噪音，會務(wù)組支配在樓層首間或便于查找的位置，如到會人員在50人左右最好給會務(wù)組支配兩個房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務(wù)人員事選溝通好每日幾點定時拔打叫醒電話/用餐電話/課前通知；避開分散住宿，全部房間要集中支配；提前將房間鑰匙領(lǐng)取至?xí)?wù)組，來賓到會務(wù)組登記后交鑰匙壓金領(lǐng)取房間鑰匙。

就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿意參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認。就餐按當?shù)貥藴蔬m當支配，原則是中、晚餐按10人臺計算，暈素搭配每桌不超過十個菜，主食以當?shù)亓?xí)慣搭配，上菜速度要合理，不能過長；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以爭取免費）；招商會后如支配聚餐，菜可適當增加，酒水以啤酒或低度酒為主，高度酒簡潔喝醉，使會議結(jié)束后的溝通不能順當進行，所以會議后的聚餐通俗的講是喝好不能喝倒，尤其是自己員工不能喝倒。

D會場的布置：為了增加會場內(nèi)的氣氛，條幅、海報、招帖是必不行少的。

從一進會場起先首先要有導(dǎo)引牌，如會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，進入會場大廳要有登記處，（區(qū)域招商會或小型會議為了削減人員分流可將登記處支配在會務(wù)組），有本次會議的主題導(dǎo)引牌、會務(wù)組導(dǎo)引牌、會場導(dǎo)引牌、會場至衛(wèi)生間的導(dǎo)引牌、飲水區(qū)導(dǎo)引牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等，并由酒店專人負責(zé)前廳會議接待。引導(dǎo)牌的制作可由酒店方幫助，布置由酒店完成或幫助。

“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿打電話和走動”等警示語分別貼在會場明顯處。

類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。

2、會場的費用的結(jié)算：又專人負責(zé)和一人簽字負責(zé)制，確定要和酒店負責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個參會的客人確定要交押金給會務(wù)組，便于管理，同時房間的長話確定說清晰只有會務(wù)方的總指揮才有資格給開長話，這個有時候很重要，有的客人不自覺，冒充會務(wù)組人員要求總臺開長途，結(jié)果有一次一個企業(yè)搞會議，光電話費就多付了2000多元，悔之不及呀。三、會前費用預(yù)算：把各個能想到的提前預(yù)支，尤其是當著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計較，招商會有時候須要打腫臉充胖子。

四、接聽電話的技巧：

1、話接聽程序：

招商電話接聽第一責(zé)任人是商務(wù)拓展部或者相同于整個職能的部門，假如同時有幾部電話打過來，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場副總和常務(wù)副總處。每一個接聽招商電話得人必需正式填寫招商電話接聽表，具體填寫各個項目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會也必需支配專人負責(zé)接聽招商電話）

2、前臺接聽電話的標準語言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司。”

對方假如詢問招商信息，就干脆轉(zhuǎn)到商務(wù)部，假如幾個內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達給他，讓他干脆打電話給您”。等等，千萬不行說他不在或者沒有人接聽就掛斷。

3、在接聽招商電話時，首先是傾聽，聽清晰對方要問什么，關(guān)切什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷愛護，比較豐厚的價差，文化營銷和體驗營銷，駐店養(yǎng)分師的詢問。這幾個方面確定要了解清晰和說明清晰。

4、具體記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無醫(yī)藥保健品操作閱歷，信息來源，有無時間參與招商會，是否須要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認具體地址用，不否則快件公司不受理）。

5、假如遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，確定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行溝通等等。

6、言出必踐：一旦答應(yīng)經(jīng)銷商或者詢問者的事情，確定要按時答復(fù)，即使是沒有結(jié)果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后立刻給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的承諾都做不到，何況困難的營銷服務(wù)承諾呢。

7、超過自己范圍的事務(wù)不要輕易作出承諾，確定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避開給對方以羅嗦的印象。

8、公司的談判機密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。

接聽交代的事情不推委，應(yīng)當盡自己所能來解答，說明不清晰的就登記來，等得到精確答復(fù)后在回答給經(jīng)銷商。

五、資料的傳真與郵寄發(fā)放

1、資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。

2、資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。

3、資料發(fā)放的留意事項：

A邀請函的內(nèi)容與設(shè)計可先與總部溝通；

B各種資料的復(fù)印裝訂要留意，不能出現(xiàn)錯頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象；

C信封的填寫與內(nèi)容一樣，嚴禁出現(xiàn)張冠李戴；

D如有必要附請柬的貴賓，請柬確定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；

E每套資料都應(yīng)附有商務(wù)拓展部的名片，以備聯(lián)系。

六、來賓確認及接站確認

1、為了便利來賓確認，確認方式分幾種狀況：傳真確認，電郵確認，信函確認，電話口頭確認。需接站的來賓應(yīng)供應(yīng)移動通訊方式，以備急用。

2、無論是舉薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向確定要有個也許的相識，省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才便利我方進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項確定要詢問清晰，避開出現(xiàn)拓展嘉獎糾紛。

3、來賓動身前再進行一次電話溝通，確定中途方式/到達時間/是否支配接站，并再次強調(diào)會場地址及乘車路途。

4、接站人員憑接站名單確認接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇牢固耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次常常出現(xiàn)晚點，所以最好支配站內(nèi)接站人員長時間等候；具體巡游接站組工作職責(zé)。

會議的運籌期非常重要，他是勝利的基礎(chǔ)和保障，招商要想勝利首先得有人來，而這個階段就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。待續(xù)：（下一節(jié)招商秘笈其次步：穩(wěn)扎穩(wěn)打―細微環(huán)節(jié)籌備）

曹鑒：資深醫(yī)藥保健營銷實戰(zhàn)派人士，行業(yè)經(jīng)驗五年，中國營銷管理學(xué)院認證營銷師、培訓(xùn)師，河北策劃學(xué)會理事?，F(xiàn)任深圳岐黃生物萬生堂健康總部市場部經(jīng)理，從事健康專賣事業(yè)的推廣，擅長單個市場啟動和策劃。

勝利招商會秘笈之二

招商會的第一步是解決客戶的來源問題，其次步就是為招商會的召開準備資料和審核課程，有人可能疑問我們?yōu)槭裁窗哑匠ＵJ為很簡潔的資料準備和課程單獨提出來自成一章，這個疑問有好多人有，那么這也是有的公司招商勝利有的不勝利的內(nèi)在緣由之一，我們說過，招商會的過程就似乎一個拼裝極品賽車的過程，任何一個小細微環(huán)節(jié)都不能失誤，例如招商會的資料，有40人參與，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因為許多有意向客戶回去就要開展工作，資料結(jié)果沒有帶夠，等回到公司在發(fā)過去，日子估計也過去半個月了，半個月有許多意外可以發(fā)生的。

一、會議物資的準備

1、會議資料的準備：會議資料的內(nèi)容準備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時不夠用的狀況，一般的科學(xué)儲備量是確定參會人員總和的150%。因為有的客戶參與會議時候，把資料忘到房間了，就順手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時會議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴大宣揚，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后想發(fā)過去的時候，對方也可能就沒有會議那份激情了，因為我們的招商會大都是在外地開的，在公司本地開的機會比較少。備而無患是必要的。

A來賓資料袋內(nèi)容（以一個連鎖公司為例）：會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運營手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證；

B會務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表；

C溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級經(jīng)銷商合同，運營手冊VI手冊七本及相關(guān)資料；

2、會議物資的準備：依據(jù)會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容。

A：常用物資：電腦，打印機，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機，一次性水杯，照相機、攝像機或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標記、公司放大的標識、以及各種通知條，比如說有現(xiàn)場打電話的，干脆去說可能唐突一些，那么準備一個紙條，“先生/女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的寧靜，請把手機調(diào)至振動或關(guān)閉，感謝協(xié)作；你這樣遞過去一個條子，比說話的效果要好多了。

B:產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為1：5左右，以防現(xiàn)場有人購買），常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因為員工極有可能吃不上飯）；

二、人員分組與協(xié)調(diào)

1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是協(xié)作其他組的須要，千萬不行發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn)了即沒有耕好別人的責(zé)任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的狀況下應(yīng)主動協(xié)作別的部門工作。

2、分組的設(shè)置：

A總指揮：一般有公司老總或者副總擔(dān)當，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；

B副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負責(zé)左右細微環(huán)節(jié)的支配和處理，同時留意會議議程科目和時間支配，市場業(yè)務(wù)處理；

C會務(wù)組組長：一般有行政部經(jīng)理擔(dān)當或者市場部經(jīng)理擔(dān)當，要求心態(tài)平和，熟識各個經(jīng)銷商的狀況。負責(zé)會議接待、登記、會議資料的發(fā)放、各個住宿房間的支配及會場的整理、各個成員的分組、突發(fā)事務(wù)的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性支配，參會人員的來回接送等；若人員足夠可在會務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組；

D會場組：會場秩序的調(diào)整、攝影、攝像、講課進程的支配、會場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、會場氣氛的營造；

E后勤組：票務(wù)支配、會議各種費用結(jié)算、支付等；

F溝通組：這個組責(zé)任最重，一般有分管副總或者市場總監(jiān)擔(dān)當，成員是熟識市場和具有談判實力的人，負責(zé)參會人員的名單整理、分組、就餐支配、合同資料、與會人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向經(jīng)銷商的溝通促進、協(xié)作會務(wù)組進行業(yè)務(wù)支配等。

3、分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)安排，避開一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時可幫助業(yè)務(wù)組談判或會務(wù)組工作。

三、課程的審定與演練

1、提前10天定好講課內(nèi)容，并由授課人供應(yīng)課件或講課提綱。

2、授課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進關(guān)系，課程的依次很關(guān)鍵，一般依次是行業(yè)前景和公司的優(yōu)勢講解；公司的項目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動介紹和財務(wù)分析；其他須要設(shè)置的內(nèi)容?；旧弦罁?jù)經(jīng)銷商的了解事務(wù)的習(xí)慣和次序來講解，比如說假如上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策的狀況下，講解營銷方案和財務(wù)分析就顯得很突兀，不簡潔被人接受。

3、對授課人的表達實力及語言習(xí)慣充分了解，如不具備我方要求剛好調(diào)整或更換。

4、必需支配每位授課者提前演練。

5、設(shè)計備講主題與備講人，以防突然狀況發(fā)生。

6、主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個主持，更是一個總結(jié)者，一個優(yōu)秀的主持，會把每一個講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個課題，過渡的很自然。

四、會前動員會及各小組工作流程演練

1、會前總動員要讓每個與會員工了解整個會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳。

2、會前的演練非常重要，通過模擬演練可發(fā)覺工作流程中的不足和人員分工是否合理，以便剛好調(diào)整。

3、具體工作流程閱讀后文。

4、全部工作人員進入會場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標，留意整體形象。

5、參會工作人員在會議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊狀況也應(yīng)避開公共場合，公共場合溝通中避開不雅的口頭闡，不隨地吐啖。

6、須要住在會場的工作人員在休息過后確定要將個人用品及床上用品整理到位，保證給客戶供應(yīng)舒適的溝通環(huán)境。

7、留意公司形象，給會場留下好的映象，為下次合作供應(yīng)基礎(chǔ)。

五、工作人員提前進駐會場：全部工作人員應(yīng)提前一天到會場熟識會場環(huán)境，了解各自工作崗位，發(fā)覺問題剛好解決。提前預(yù)約賓館進行各種條幅和導(dǎo)引牌的制作，會務(wù)組房間盡量支配在電梯口旁邊，假如靠里面，那么在惹眼的墻壁上貼上一個指示牌。

會議室的布置很關(guān)鍵，調(diào)試音像和投影必需提前，以免失誤發(fā)生，必需有公司開會的濃濃氛圍，給勝利創(chuàng)建隱形的基礎(chǔ)保障。

招商會的細微環(huán)節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，漸漸要形成一個程序和章法，并且依據(jù)不同的環(huán)境來進行有目的的改變，這個看似不起眼環(huán)節(jié)其實是招商會勝利的鋪墊。待續(xù)：（招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作）

招商會勝利秘笈之三

環(huán)環(huán)相扣――精耕細作招商會進行到了這個步驟，已經(jīng)到了最關(guān)鍵的時刻，連突帶破，已經(jīng)到了對方的球門前，臨門一腳成為關(guān)鍵，招商會就像踢足球，是個整體運動，會議組織方面明星戰(zhàn)術(shù)沒有什么作用，無論講課人講的再精彩，組織協(xié)作和執(zhí)行有一點失誤，有可能是全盤皆輸。

以前我有的摯友自己一個人組織一個小型招商會，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會，三個和尚卻沒有水喝了，因為大家都有個依靠，工作交叉的地方又許多，分工很重要，許多企業(yè)都在說分工協(xié)作的問題，但是當你招商會失誤之后，分析總結(jié)的時候，看到的都是具體的問題，其實會議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學(xué)把控和過程查漏補缺，而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊員，在會議的進行中，足球的運動中，戰(zhàn)術(shù)的支配和實行的程度以及切實的改變確定了會議的干脆結(jié)果，所以每一個部門的分工就是場前戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。

一、會務(wù)組的工作流程（會務(wù)組是招商會的大腦和管家，事無巨細，前頭萬緒，會務(wù)組組長確定是一個既了解經(jīng)銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵）

1、確定會場后，會務(wù)組成員要熟識會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時須要。

2、會務(wù)組人員確定會務(wù)組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到便利查找運用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設(shè)備的妥當保管，責(zé)任到人，否則簡潔出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時有人在崗。

3、了解會場所能供應(yīng)的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報務(wù)、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并與服務(wù)部門具體說明如何協(xié)作。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時間，方式，語氣等。

4、如來賓須要特殊的服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負責(zé)，假如能形成文字就更好。

5、會務(wù)組除支配日常接待辦公房間外還應(yīng)支配用于特地與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。

6、會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整齊，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆閑聊、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是留意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進門之前先嗅到了味道，你說會有什么感覺。

7、來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業(yè)務(wù)范圍，不能干脆說：你去找那個那個人吧，支走OK，確定要說你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他，假如客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。

8、駕馭全部會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司那個人員溝通過，這個很重要，假如知道那個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的不同都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺，同時也簡潔被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說了，你們是這樣的等等，來制造事務(wù)為自己利益準備。

9、如接站車輛途中遇到塞車，剛好始終賓說明，請其等候或自己打車趕往會場。

10、做好有突發(fā)事務(wù)的心理準備以及應(yīng)對策略和第一、其次責(zé)任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。

二、登記組的工作流程

1、依據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。

2、登記處環(huán)境整齊，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。

3、與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，剛好了解入住信息，確保客人的入住支配。

4、提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去困難的登記過程。

5、確定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺，不是不信任，而是防患以未然，同時也使客戶疼惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要擔(dān)當。

6、來賓到達時熱忱接待，具體詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。

7、來賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說明里面裝的內(nèi)容，尤其是叮囑讓其觀看《會議須知》，不明處查詢會務(wù)組，并告知會務(wù)組所在；由專人負責(zé)將來賓送入客房，主動幫助來賓提行李，如客房內(nèi)已有客人要主動做介紹。

8、提示客人將珍貴物品妥當保管。

9、客房支配盡量一次到位，避開對來賓進行調(diào)房，如有特殊狀況必需支配的，應(yīng)向調(diào)動雙方做好說明工作。

10、本地的來賓要對其進行指引，告知會務(wù)組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。

11、輪番用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的狀況下可以考慮輪番休息，確保旺盛的工作精力。

三、接站組的工作流程（須要協(xié)作完成）

1、具體檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等。

2、接站組成員應(yīng)具體了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式。

3、如出現(xiàn)晚點應(yīng)耐性等候，在無接任務(wù)時留意自行支配休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠。

4、接站司機應(yīng)隨時待命，并合理支配行車路途，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。

5、接到來賓應(yīng)熱忱主動的幫助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明。

6、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)剛好向會務(wù)組反映狀況。

7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務(wù)組。

8、若客人要求外出游玩必需請示會務(wù)組，得到同意后方可出行。

四、會場組的工作流程

1、與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。

2、在會議起先前一小時進入會場，檢測會場設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。

3、選擇并預(yù)留攝像機位，盡量削減人員走動對攝像效果的影響。

4、由1~2人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其出示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動”等警示語。

5、引導(dǎo)來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插支配在每排中間，幫助我方調(diào)整會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。

6、來賓入席后由會場服務(wù)員供應(yīng)茶水，但是僅僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一是影響授課人的心情，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。

7、在授課期間，如有來賓竊竊私語或接打電話，可遞上紙條，請其留意會場秩序，如有來賓打盹，可為其供應(yīng)風(fēng)油精或涼爽油提神。

8、為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量削減走動。

9、留意各個來賓的神態(tài)和聽課的仔細程度，這個對后期談判都起到很好的作用，在一次招商會上，有個客戶很刁蠻和苛刻，有許多人認為他不能成為客戶，但是會場組人員給我講了一個細微環(huán)節(jié)，這個人的會議記錄最全，始終在全神貫注的聽課，他至少也是一個身價千萬的老板，能這樣來參與招商會，我想是確定要做的，刁蠻和苛刻不過是在談條件，因為有這個心理準備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來有可能合作的客戶”觀點的時候，切入服務(wù)和受益的說明，在不違反公司原則的狀況下盡一起努力來協(xié)調(diào)，同時強調(diào)假如原則可以打折，是不是允許服務(wù)可以打折，假如可以，我們立刻簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交了。

五、后勤組的工作流程（須要協(xié)作完成）

1、做好各項開支的費用預(yù)算，幫助購買并保管所需物資，保障有力。

2、提前與訂票公司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭取為來賓供應(yīng)經(jīng)濟快捷的返程路途。

3、和會務(wù)組進行溝通，提前取得各個客人返程的時間和要求，集中購買，以免耽擱時間。

4、后勤組也是機動組，隨時聽從總指揮的支配。

六、業(yè)務(wù)組的工作流程

1、在登記組將到會名單供應(yīng)后，在第一時間內(nèi)將名單進行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌支配一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊支配和我方關(guān)系較好的來賓或摯友去調(diào)查其動機和促進。

2、了解來賓的住宿房間位置，對目標人進行初步的溝通，探訪。

3、準備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準備。

七、溝通組的工作流程

1、會前將有意始終賓的狀況進行充分了解，假如有可能最好事前先溝通。

2、溝通時要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后推斷，再行動。

3、對準備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。

4、談判時可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理示意。

八、主持人的工作流程

1、主持人必需提前熟識會場、會議主題、內(nèi)容等。

2、會前先宣布會議程序和會議須知，并將留意事項進行公布。

3、擬定每位授課人的經(jīng)驗與職務(wù)簡介，當授課人上臺前進行介紹。

4、授課后用簡潔的總結(jié)發(fā)動來賓為授講者鼓掌。

5、事先準備好活躍課間的話題、活動。

6、主持人的煽動性和會議的氣氛休戚相關(guān)。

九、授課人的工作流程

1、會前十五天準備好授課內(nèi)容，并供應(yīng)應(yīng)相關(guān)對口副總處審核。

2、提前五天將授課內(nèi)容做成課件，交于會場組課件播放人員，或交組公司文稿，由公司人員幫助制作。

3、有條件的狀況下提前三天做演練，確保授課無誤。

4、授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。

十、公司留守人員的留意事項

1、留守期間具體接聽電話，并具體記錄。

2、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應(yīng)熱忱接待，并說明招商會狀況，如有須要通知會務(wù)組派車將客人接至?xí)觥?/p>

3、留守期間留意防盜、防電等平安，嚴禁脫崗。

4、用餐時可輪換，或叫餐上門。

十一、用餐時留意事項

1、會議用餐前一小時與餐廳負責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量。

2、用餐前五分鐘支配員工到餐廳門口等候來賓，引