物流公司分倉管理制度

批準：營銷總公司總經理阜豐集團管理標準編號：FF/GL-YX-05-01-2013審核營銷總公司物流公司總經理修訂狀態(tài)：0∕0編寫：阜豐集團營銷總公司發(fā)布部門：營銷總公司辦公室日期：2013.06.1路徑：標準∕管理標準∕阜豐集團營銷總公司管理制度名稱：物流公司分倉（中轉庫）管理制度與流程物流公司分倉（中轉庫）管理制度與流程1、目的：為了規(guī)范物流管理體系，理順物流運作流程，明確分倉（中轉庫）職責，明確各相關部門崗位職能與職責，提高發(fā)貨效率，更好的服務市場一線，特制定本管理制度與流程。2、適用范圍：本制度適用于阜豐集團各個分倉（中轉庫）、分倉中轉庫庫管、發(fā)貨人員及相關部門與人員。3、職責：責任人或部門職責描述集團營銷總公司總經理負責本制度規(guī)定范圍內的批準、說明及特別事項處理營銷總公司物流公司總經理負責本制度的修訂、說明、發(fā)布、實施、監(jiān)督、存檔集團審計管理部負責本制度規(guī)定的審計、存檔工作其他職能部室負責與本制度有關的人力資源管理、財務管理等部門管理文件的編制、審核、發(fā)布、更改等工作各子公司負責執(zhí)行本制度各項規(guī)定，對本制度有修改建議權，保存與本公司有關的文件和記錄。一、分倉（中轉庫）貨物管理制度1.貨物入庫1.1貨物接收：分倉（中轉庫）貨物接收負責人（倉管員）在接到貨物接收通知時，提前通知分倉的代管單位打算貨物的接收工作，。分倉自己管理的提前做好貨物接收打算的相關事項，確保貨物的順當入庫。1.2貨物驗收：貨物到達打算入庫時，倉管員依據生產公司經營部內勤提報的發(fā)貨明細，核對發(fā)貨數(shù)量，如發(fā)覺貨物損、臟、缺、殘、破等狀況，馬上通知發(fā)貨人發(fā)貨公司經營部內勤及經理，抄送物流公司，并做好證據的收集。1.3貨物入庫：倉管員依據倉庫空間，合理支配入庫貨物。入庫貨物要堆放合理、整齊有序，必需做到規(guī)范、便利發(fā)貨。1.4貨物標示：貨物入庫后，要做好貨物的標識工作，貨物標牌的內容包括：貨物所屬公司、貨物數(shù)量、規(guī)格、進倉日期、批號等內容，并掛放在明顯之處，以便對貨物的跟蹤和了解。2.貨物保管：2.1貨物儲存保管：原則上以貨物的特性、數(shù)量、產品名稱、公司分區(qū)保管，同一公司種類繁多的貨物，做好標示。同時要做好貨物的防潮、防雨工作。確保貨物平安。2.2倉管員要常常檢查庫存貨物，檢查貨物是否出現(xiàn)被灰塵覆蓋、被老鼠咬破、被雨淋濕、出現(xiàn)返潮、發(fā)霉等現(xiàn)象，如出現(xiàn)以上狀況，要剛好匯報相關領導(駐地味精糖銷售部部經理及產品銷售部經理)，剛好處理，以免給公司造成重大損失。2.3倉管員定期對倉庫物資進行盤點，每天做好進出日報，建立貨物明細表，確保單證和貨物相符。2.4倉庫內嚴禁煙火，明火修補作業(yè)需經所駐地地銷售部經理批準，實行措施，隔離貨堆，并要打算必要的消防器材。2.5嚴格做好防火、防盜、防潮措施，禁止非工作人員擅自入庫。二、分倉（中轉庫）業(yè)務流程1.收發(fā)貨業(yè)務流程1.1貨物調拔1.1.1銷售部應依據市場狀況設定各產品、規(guī)格的平安庫存量、合理庫存量，合理制定、提報貨物需求支配，保證分倉中轉庫庫存足夠。1.1.2各供發(fā)貨公司經營部按發(fā)貨支配將貨物發(fā)至各分倉（中轉庫）。1.1.3集團營銷總公司物流公司和各公司經營部應精確駕馭分倉（中轉庫）的庫存狀況，倉管（中轉庫）人員每天須將各品種、規(guī)格產品的到貨數(shù)量、出貨數(shù)量及庫存量編制成日報表通過OA系統(tǒng)上報，經營部每天將匯總狀況通過OA發(fā)至集團營銷總公司物流公司相關人員。對公司倉庫已發(fā)出而分倉（中轉庫）未收到的在途貨物，由發(fā)貨公司經營部倉庫單獨建立臺帳并列入當日庫存報表中。1.1.4發(fā)貨公司經營部應按銷售部上月底提報的各種產品品種、規(guī)格的需求支配打算貨源，保證符合銷售部需求品種、數(shù)量，確保剛好到達。在貨物發(fā)出后應剛好通知銷售部，并將發(fā)運信息傳真到或者以OA郵件形式銷售部，隨時與銷售部和分倉庫管人員保持聯(lián)系，以確認貨物運輸、到達狀況。1.2分倉中轉庫接貨1.2.1原則上能干脆發(fā)至客戶處的貨物不入分倉（中轉庫）。1.2.2鐵運集裝箱貨物到達車站時，倉管人員及相關人員需在現(xiàn)場接貨，接貨前檢查集裝箱鉛封是否完好。鉛封完好的狀況下接貨、驗貨時如發(fā)覺貨物毀損、缺少的，應馬上向發(fā)貨公司經營部匯報并按經營部要求妥當處理。如鉛封被破壞，接貨、驗貨發(fā)覺貨物毀損，應要求承運方出具證明，同時向發(fā)貨公司經營部匯報，與發(fā)貨公司經營部協(xié)作依據運輸合同規(guī)定處理。零擔貨物缺失、損毀處理方法依據合同規(guī)定。1.2.3鐵運車皮接貨后，銷售部經理、庫管員、負責業(yè)務員依據該批貨物流向（客戶到站自提、轉入中轉庫）妥當支配貨物運輸發(fā)運。客戶自提的要求參照中轉庫發(fā)貨客戶自提的有關規(guī)定。貨物發(fā)運完畢，銷售部經理、庫管員（負責業(yè)務員）將接貨流向狀況（客戶到站自提、轉入中轉庫）依據公司統(tǒng)一格式書面上報銷售部及發(fā)貨公司經營部。1.2.4對于干脆發(fā)運到分倉中轉庫的貨物，分倉（中轉庫）庫管員應剛好駕馭貨物在途狀況。貨物到達分倉中轉庫時，倉管員須親自開啟鉛封和鎖，檢查鉛封和鎖的完好狀況，如無問題開啟卸貨；如發(fā)覺問題須剛好提出異議，要求承運方簽字確認事實后方可卸貨，并馬上匯報銷售部經理和發(fā)貨公司經營部妥當處理。1.2.5卸貨時，倉管員須要求裝卸人員按庫存規(guī)定堆放貨物，并要求承運方一起清點數(shù)量，并依據經營部傳真的發(fā)運信息對貨物的數(shù)量、規(guī)格等進行驗收；若有不符，應在字確認貨物到達，辦理入庫手續(xù)，次日9點前傳真至發(fā)貨公司經營部存檔第一時間與發(fā)貨公司經營部取得聯(lián)系妥當處理。卸貨完畢，庫管員開具入庫單，兩方（我方庫管員、承運方）或三方（我方庫管員、承運方、倉庫代管方）核實貨物數(shù)量在入庫單上簽（工作流）。1.2.6對于海運集裝箱不入中轉庫、干脆由港口變更到客戶倉庫的貨物，由供發(fā)貨公司經營部負責辦理海運箱變更手續(xù)，費用由經營部和船運公司結算。發(fā)貨公司經營部到財務部開具發(fā)票及出庫單，當日18:00前將提貨聯(lián)傳真至中轉庫，倉管員做好庫轉記錄，登記入帳。倉管員應依據公司規(guī)定的倉庫管理標準實施倉庫管理，保證帳物相符。1.3分倉（中轉庫）發(fā)貨1.3.1分倉（中轉庫）管理員必需按各發(fā)貨公司的發(fā)票提貨聯(lián)發(fā)貨。1.3.2發(fā)售分倉（中轉庫）所屬公司產品時，由所屬公司經營部內勤辦理產品發(fā)貨手續(xù)。發(fā)售其他公司產品時，由發(fā)貨公司經營部辦理發(fā)貨手續(xù)；發(fā)貨公司經營部接到發(fā)貨通知單時，首先確認產品銷售價格是否符合公司的價格執(zhí)行政策、了解貨源狀況，在確認銷售價格依據公司價格政策執(zhí)行、貨源滿意要求的狀況下，辦理出庫手續(xù)。1.3.3發(fā)售分倉（中轉庫）產品時，產品的所屬公司經營部內勤接財務部到款通知后，填寫“發(fā)貨支配單”，注明客戶名稱、到款日期、發(fā)貨數(shù)量、規(guī)格、單價，到財務部蓋章確認，報經營部經理批準后，到財務部開具發(fā)票，提貨聯(lián)原件由經營部留存，并將銷售數(shù)據錄入微機。1.3.4發(fā)貨公司經營部內勤將發(fā)票提貨聯(lián)傳真至倉管員，倉管員依據發(fā)票聯(lián)系客戶組織發(fā)貨。1.3.5公司貨源不能滿意客戶要貨需求時，各經營部須馬上向物流公司總經理匯報，物流公司總經理協(xié)調解決，統(tǒng)一支配貨物調配,依據公司制定的產品優(yōu)先原則執(zhí)行。1.3.6倉管員在發(fā)貨時要依據發(fā)票提貨聯(lián)核對貨物規(guī)格、品種、數(shù)量等是否一樣，核對無誤后，開具出庫單。1.3.7分倉中轉庫發(fā)貨采納客戶自提的方式。須要送貨到客戶倉庫的，需報所屬銷售公司總經理批準，并照實錄入分倉入庫出庫費用報表。運輸發(fā)票費用、噸位信息要和公司財務記錄相符。1.3.8每批發(fā)貨必須要求提貨人或承運人簽字認可，作為確認貨物交付的依據。當客戶親自到倉庫提貨時，如往公司匯款者為個人客戶，應要求客戶在出庫單上簽字；如往公司匯款的為法人客戶，應要求提貨人供應該提貨單位加蓋公章的提貨證明及提貨人本人身份證復印件，經與客戶負責人電話確認后，要求提貨人在出庫單上簽字。當客戶托付司機或其他人到倉庫提貨時，應要求提貨人供應客戶出具的托付書及提貨人的身份證復印件，對托付書中的托付事項、車號、提貨人姓名、提貨品種、提貨數(shù)量及托付期限等信息予以核對，再與客戶電話確認，并由提貨人在出庫單上簽字確認。1.3.9分倉中轉庫需妥當保管貨物收發(fā)憑證，每月底5日18:00前與經營部進行對賬完成，定期或不定期接受集團審計管理部審計。1.4車站港口到分倉中轉庫的運輸由車站、港口或碼頭到中轉庫的運輸，銷售部經理提前與配貨站或物流公司簽訂運輸協(xié)議，報物流公司進行審核，并發(fā)至所屬公司經營部備案。協(xié)議中應確定從車站到分倉（中轉庫）的每噸運費和結算方式，并應明確規(guī)定貨物運輸途中發(fā)生缺失、污損等狀況由承運方負責。2.票據發(fā)送經營部內勤通知中轉庫發(fā)貨后，應依據客戶要求，發(fā)票開出后3個工作日內將發(fā)票通過郵寄或業(yè)務人員捎帶方式送至客戶。3.運輸費及裝卸費分倉中轉庫發(fā)生的運輸費、裝卸費主要指從車站、港口或碼頭到分倉中轉庫的短途運輸、裝卸費用。以上費用（以及分倉發(fā)生的租賃費）的洽談由駐地味精糖銷售部經理與倉管人員共同負責洽談，最終確認的洽談結果報物流公司審批，報費用報銷地經營部進行備案。銷售部經理認為須要調整費用的，也可以提出調整，并開展洽談，降低費用節(jié)約成本。3.1卸貨時，倉管員必須要求承運方一起清點數(shù)量，卸貨完畢，兩方（我方庫管員、承運方）或三方（我方庫管員、承運方、倉庫代管方）核實貨物數(shù)量無誤后簽字確認，作為支付裝卸費和運費的依據，貨到付運費（指車站到中轉庫的運輸）。3.2貨物運出分倉中轉庫時，須有兩名庫管人員仔細清點核對貨物品種和數(shù)量，作為支付裝卸費的依據。3.3出庫時的裝車費用，必需在專用付款憑證的備注欄里記錄好本車貨的發(fā)往地、車牌號、品種、數(shù)量等并由裝卸人員、倉管員、承運人簽字確認。3.4支付裝卸費用，必需運用公司的專用付款憑證，由銷售部經理簽字后報各地經營部進行費用支付，同時以OA形式報物流公司進行審批，物流公司OA審批通過后轉經營部，經營部進行支付。3.5費用核銷流程：3.5.1每月底分倉庫管員將本月運輸費用、裝卸費用的付款憑證及物流承運方開具發(fā)票的原件，經駐地銷售部經理簽字審核后，以特快專遞方式寄回費用報銷地公司經營部。經營部內勤核對分倉中轉庫運費、裝卸費的噸位是否與實際相符，審核無誤后，報部門經理簽字確認。部門經理簽字確認后，經分管副總總經理審核批準。分倉庫管寄送發(fā)票時，需將每份發(fā)票對應的報銷明細，發(fā)送OA郵件至物流公司，經物流公司審核后，轉至各地經營部內勤、經理和分管副總。該明細報表即分倉入庫、出庫費用表。需注明沒分發(fā)票對應的費用。經營部內勤持分倉中轉庫裝卸費付款憑證、物流承運方開具的收據或發(fā)票，依據財務處理要求依照所屬公司規(guī)定。各公司須在5日內辦理完畢。3.6車站、港口或碼頭到分倉中轉庫的短途運輸費用和裝卸費用（包括供發(fā)貨公司干脆發(fā)客戶處產生的短途運輸?shù)荣M用）及貨物進入分倉中轉庫后產生的二次運輸、裝卸費用由產品所屬公司擔當。備注：以上修改的流程和我們會議室提出的方法相同。假如把發(fā)票寄到我們這里，在寄到各地公司，耽擱時間。三、分倉（中轉庫）倉管員崗位職責1.倉管員（分倉管理員）主要工作職責：1.1遵守公司的各項規(guī)章管理制度，聽從駐地銷售部經理、所屬生產公司經營部經理的雙重管理，按時完成銷售部經理交辦的有關分倉的各項工作任務。1.2依據庫存、在途貨物狀況向銷售部經理、業(yè)務員剛好反饋信息，依據銷售部經理要求剛好對貨源進行調配。對調入的各類存貨按供貨公司分別建立進、出、存手續(xù)，并登記帳目，對庫存產品進行分類、分區(qū)域放置，保證貨物的平安、清潔、完整。1.3依據財務部開具的發(fā)票提貨聯(lián)組織發(fā)貨，負責入庫、出庫單據的開具、保管；負責分倉進貨、存貨、發(fā)貨數(shù)量的清點、核對，確保精確無誤；中轉庫出現(xiàn)貨物短缺，由倉管員全額賠付。庫管員休班時，須與替班人員進行庫存盤點和賬物交接。1.4幫助銷售人員做好客戶往來帳目的核對，做好具體的記錄并留存。1.5每旬對倉庫庫存進行盤點，月底盤點要與各公司財務部進行帳務核對，并將盤點結果傳真至所屬公司財務部，發(fā)覺問題剛好上報。1.6按營銷總司的相關規(guī)章制度，剛好、精確、高效向駐地所在銷售部、各公司經營部填報各類報表、供應各類信息，為公司貨物的正確調配、物流工作的合理支配做好有力保障，供應強有力的后勤保障和后勤服務。1.7按要求做好庫存貨物的平安防護工作，避開火災、水災、鼠咬、盜竊等發(fā)生。1.8協(xié)作集團、營銷總公司及各生產公司的各項監(jiān)督檢查和審計工作的順當進行。1.9依據公司財務相關制度及要求，設置客戶發(fā)票登記臺帳，序時登記、跟蹤財務部對客戶開具發(fā)票的傳遞狀況。1.10包裝破損、臟亂的貨物，要查明緣由剛好上報，必要時做好錄像、拍照等方式的證據，以便處理。對于破損的貨物，銷售部經理審定能更換包裝物銷售的，要向公司申領包裝物；對于破損嚴峻、無法更換包裝物的貨物，倉管員要妥當保管，剛好上報發(fā)貨公司經營部，駐地產品銷售部經理。依據發(fā)貨公司處理看法剛好妥當處理，對處理過程做好記錄并由經辦人、負責人簽字備案，以備審計部門審查。接近有效期的貨物，要剛好上報公司經營部，依據主管領導批示處理。2、崗位要求：2.1中學或中專以上學歷，倉儲、物流管理及其他相關專業(yè)，有一年以上倉儲管理閱歷。2.2具有肯定的企業(yè)倉庫管理學問，熟知本企業(yè)的企業(yè)文化，以及產品的生產工序和用途。2.3具有肯定的辦公自動化技能和會計基礎，能夠較嫻熟運用各種賬務報表，工作仔細負責，責任感強，2.4具有肯定的溝通實力和應變實力，能剛好而正確的處理突發(fā)事務，對倉庫環(huán)境和產品存儲狀況了解，能駕馭滅火器材的運用。2.5身體狀況良好，無傳染性疾病，并具有正規(guī)醫(yī)療部門開據的健康證明。四、分倉（中轉庫）巡查員/稽查員崗位職責1、分倉巡查員/稽查員崗位職責：1.1不定期對各分倉（中轉庫）庫存進行巡查，主要巡查其對公司相關制度的執(zhí)行狀況，