時間管理與自我管理講義

時間管理與自我管理

小故事

有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當他們在想怎么辦時，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運動鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運動鞋就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快。”同伴說：“嗨，你當然不知道了，在這個緊要關(guān)頭最主要的是我要跑得比你快?！闭n程結(jié)構(gòu)1、時間管理概論2、時間管理之道3、浪費時間的解決方法4、人生目標管理5、突破思維格局時間管理概論時間的意義2.時間對您意味著什么1.您有足夠的時間嗎3.您如何對待時間4.您還有多少時間時間圈假如每一個人60歲退休，把這60歲減去你現(xiàn)在的年齡，計算一下，你還剩下多少小時。歲X220工作日X8小時60歲現(xiàn)在年齡退休年齡時=至退休前的工作時間小時X220工作日X3小時=X145工作日X12小時=小時小時至退休前的工作時間你的時間資產(chǎn)小時__時間盤點典型的錯誤工作作風產(chǎn)生原因：不知道把時間花到什么地方處了不知道完成一項任務(wù)需要多長時間不知道迄今為止所表現(xiàn)出的工作作風的優(yōu)缺點不知道哪些因素防礙自己的工作業(yè)績所以我們要對我們的時間進行盤點1、時間利用分析2、時間損失分析3、耗時因子分析時間盤點時間消耗的測量時間損失的錯誤根源不必要損耗時間的原因時間管理方法清單活動時間價值分析干擾打斷時間盤點的步驟時間管理的致命禁忌迷惑：目標是什么？猶豫不決：我們該做什么？精力分散：精神和體力超負荷？消極拖延：可以等明天？完美主義逃避打擾時間管理的發(fā)展第一代——備忘錄型第二代——事先規(guī)劃安排行程第三代——規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我第四代——強調(diào)一切以自然法則為中心的羅盤理論案例分析

我叫王力，現(xiàn)在一家公司擔任銷售業(yè)務(wù)主管，自從我擔任這個銷售業(yè)務(wù)主管工作以后，每一天都感覺非常的疲勞，而且我的上司，銷售經(jīng)理對我的績效好像還不是很滿意，所以我今天想把制訂的一份計劃出來與大家分享一下，請大家指正一下我的工作中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的晚上，我自己在家制訂了一個一周的工作計劃。今天上午一上班，一進辦公室，首先第一個先修正一下我的計劃，然后再做今天一天的工作計劃，下面是我的一天工作計劃的一個清單。

①首先我今天必須拿出3個小時的時間來制定一份與華金公司價格談判的工作準備，同時還要做出跟他簽約的準備；②我還要拿出2個小時的時間做一份給中實公司的合作協(xié)議書，而且要在下午上班之前傳給對方；③另外我還要用將近1個小時的時間通過電話拜訪十二個客戶；④中午的時候我要和我的銷售經(jīng)理共度午餐，大概用1.5小時來探討一個關(guān)于促銷的活動；⑤同時我還要閱讀一下公司里的內(nèi)部文件，內(nèi)部刊物這大概要10分鐘時間；⑥同時因為我并不是每時每刻都在辦公室，我還要接聽一下我的電話留言，并且做一下記錄，這大概要15分鐘；⑦我還要把我的一些工作文件整理歸檔，我估計要1小時的時間；

⑧同時今天還有一個工作計劃的改動，原訂于周五的一個業(yè)務(wù)工作會議，被調(diào)整到今天下午的三點鐘；⑨同時還要處理一下我的一個大客戶他原訂于本月5號要到的貨沒有到，我要處理這個事情，這兩件事總計要2小時的時間；⑩同時還要跟我的業(yè)務(wù)人員共同討論一個索賠的案件，這個要占用我1小時的時間；⑾而早上我剛進辦公室的時候，人力資源部的經(jīng)理找到我，說在明天上午前一定要我把新員工的工作表現(xiàn)報告寫出來交給他，我考慮最起碼要占用我1小時的時間；⑿另外我在寫今天的工作計劃時，我的經(jīng)理進來了，要求我今天必須拿出近三個月的業(yè)績報告。我沒有細算，也沒有仔細看具體今天要用多少時間，但我知道我今天恐怕又是一個不眠之夜了。第一步:將各項工作按其價值的大小一分為二，1、2象限為重要；3、4象限為不重要。第二步：根據(jù)各項工作的完工期限，遠近分為1、4為急迫的；2、3為不急迫的。緊急重要Ⅰ緊急又重要Ⅱ重要不緊急Ⅲ緊急不重要Ⅳ不重要不緊急Ⅲ造成干擾的事、電話信件、報告某些會議許多迫在眉捷的符合別人期望事

四象限工作性質(zhì)分析不急迫急迫不重要重要Ⅳ忙碌瑣碎的事某些信件某些電話浪費時間逃避性活動Ⅰ緊急狀況危機迫切的問題限期完成的工作Ⅱ準備工作計劃預防措施價值觀的澄清人際關(guān)系的建立保持身體健康第三步：對王力的工作定位，并分析工作現(xiàn)狀

重要不重要急不急與華金公司的討論定價3H中實公司的合作意向書2H天際公司的貨未到問題？上級要求上報三個月的業(yè)績報表2H周五業(yè)務(wù)會提前1H品質(zhì)部明天要顧客意見反饋總結(jié)報告1H共進午餐，討論促銷會1.5H商討索賠案處理1H閱讀內(nèi)部刊物10分鐘打電話給12客戶30分鐘聆聽電話留言10分鐘完成文件歸檔1H

第四步：問題與措施第一象限：抓緊做；返回第二象限第二象限：重點做,按計劃步驟做；為明天準備第三象限：不花時間；少花時間；授權(quán)部下做第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，爭取自由返回一、二象限

將4個象限時間合理的科學配置，將會遇到六項阻力，第五步時間價值=工作價值阻力控制計劃組織決策指揮信息傳遞第六步：系統(tǒng)思維

面對變化的環(huán)境——應(yīng)變能力要強——突出第二象限管理法，牢牢抓住關(guān)系企業(yè)持續(xù)發(fā)展，價值創(chuàng)造的大事，上下左右系統(tǒng)思維——步調(diào)一致第七步湊有效運疊用工作日艇程管理表分析每項老工作的性籍質(zhì)，排出窄優(yōu)先次序?qū)⒚刻祆F工作內(nèi)射容列入邁表格擬定處理嚼對策時間管理籮之道最適狀餃態(tài)效率方式效益時間管理斑之道A、生物節(jié)律條識別生物節(jié)律體力周期丈23天情緒周期訴28天智力周顧期33腫天B、設(shè)定目尸標：規(guī)州劃好您浙的人生但與事業(yè)設(shè)定目標晉的意義找到目陰標境況分心析目標表述總結(jié)與評謎估C、4D原則(Drop杠it施orD爽elet顛eit轉(zhuǎn))--產(chǎn)--是否有虎必要(De碗lay戀it擇)-店--為什么是伐現(xiàn)在(Del醉ega家te丟it公)--型-為什么是坊我？(Do電it創(chuàng))--攤--親自做D、授權(quán)11.等待批示2.問3.提拘出你最好的想法4.自已判話斷，讓我知道興你做了什裁么5.自已判廁斷，定期報告。6.自已判斷參，不用報告遺。授權(quán)水姓平等級E、阿爾卑斯欺山方法（A）列出任務(wù)—第二天器想要完衡成和必足須完成（L）估計工作臉需要的時傭間（P）60瘦：40規(guī)劃—預留機動束時間經(jīng)意爹外事情（E）決定優(yōu)先朵、刪減和查授權(quán)（N）事后檢間查—將未完悅成的任騎務(wù)轉(zhuǎn)移F、帕雷托時腫間管理原終則（80柴/20）得到20悲％的效果得到8攔0％的竿效果產(chǎn)出造成消耗8蠅0％的閱時間消耗20喝％的時間投入帕雷托貴時間管正理原則旨（80陪/20淚）G、AB鋸C法則A級任務(wù)B級任務(wù)C級任務(wù)極其重要數(shù)量占15％價值占65％自己干，不授權(quán)重要性一般數(shù)量占20％價值占20％策略性規(guī)劃，規(guī)定期限不太重要，不重要數(shù)量占65％價值占15％授權(quán)、刪減任務(wù)消鹿耗100暖％35％15％65％85％100％浪費時哨間的解暴決方法浪費時間的原因害怕冒寶犯別人希望保持屠消息靈通自我膨艷脹享受社攔交的樂汽趣解決方法阻絕干擾集合電芳話電話干疫擾的原冰因及解巨決方法不速之籮客的原蛙因及解周決方法（1）延后處理（2）把訪客轉(zhuǎn)扁交給別人（3）另外安熊排時間（4）買學會過塊濾（5）不獄要讓別人搶找到你用人不石當?shù)脑蚣敖庵笡Q方法1、公司芽雇人程序剛出了錯2、該穗職位提解供了不只正當?shù)挠柧?、教俘導員工蜓善用時征間2、提灣升員工形時間管詢理的成本意啟識社交閑累談的原器因及解愿決方法（1）過濾訪客緞與電話（2）衡量辦公趴地點是否誤恰當（3）設(shè)置一女些暗示自社交時只間的結(jié)束技廊巧權(quán)責混淆碌的原因及案解決方法權(quán)責問醬題主要叫是發(fā)生謝在工作項目觸的說明梯上，說鉗明含糊不清趁就會導致槳權(quán)責不清。權(quán)責配合嚼不當，會叔浪費許多時間揚，甚至馳浪費精題力。定期更塑新所有際員工的良工作說宿明，以保證寒他們真蟻正的權(quán)縮慧責得到角清楚的界定權(quán)責對等溝通不良議的原因及饑解決方法1、不鮮明白事情杯的重要性2、沒有時間3、沒有傾睜聽4、溝通的衡目的不幻玉明確5、時機不缺當6、溝禮通的機朗會不夠（1）學會傾越聽（2）使用恰味當?shù)淖质逖郏?）運用非語饒言式的溝道通進度失視控的原冠因及解瓦決方法進度失控織造成的浪朵費時間就灣是不明白隸事情的重格要性，不壤知道控制顯的進度工仙具，認為永完善的計患劃會自行號達成目標煮，沒有加季強控制及續(xù)提出適當叨的進度報漆告。解決的予方法就面是擬定宅計劃。察什么時葬候完成第什么事機情，由瘦誰來執(zhí)姿行，完申成以后夾誰匯報偏等程序爆，擬定屈詳細的亞計劃。會議耽盲誤的原鴿因及解節(jié)決方法會議沒蝕有適當提的準備挨，或者張沒有會心議目的會議沒有頓議程開會找錯交人參加，業(yè)或者是參葡加的人太何多或太少庸，或者是合關(guān)鍵的人房誠沒有到會開會沒讀有計劃會議過多劃或會議時念間過長不能準時職開會，或覺者不能準狠時散會開會時有擔外來干擾討論脫解離議程星的內(nèi)容輪浪費時秤間會議沒標有結(jié)論級，甚至篩會而無落議，議栗而未決沒有追杜蹤對會狐議的執(zhí)離行情況1、會議匯要有目的臺，沒有目其的就不開氏會2、召次開會議面首先安返排會議混的議程3、對找遣錯人參加東，參加的慘人數(shù)太多為，太少的路解決方法4、安排適絡(luò)當?shù)挠嫃垊?、會議吼的時間和劃次數(shù)要適晝當6、務(wù)必宜準時開會零與散會7、應(yīng)付雁干擾、提浩高效率的膽辦法就是區(qū)制定規(guī)則8、對透于脫離快討論議捧題的解膚決方法9、會要柴有議，議談要有決，弱決要有行10、返追蹤會潛議決議靜的執(zhí)行擱置的認原因及竭解決方紛法不明白首問題所駛在沒有目抓標，優(yōu)燥先的次此序、完誘成的期限不明確沒有自搖我獎勵遇到急事桐立刻反應(yīng)桌上一片粱混亂，沒襪有條理缺乏完成雁工作的決捎心，缺乏蕩目標，懶惰成性沒法把事垮情分派出劣去，授權(quán)迎不當接受干雖擾變更優(yōu)先籍程序不完全，侍或者不可訂靠的資料牙妨礙了工作的完膽成1、應(yīng)明白問且題所在2、對于沒有所目標、先姑后次序、箏完成期限蓋的解決方法3、自我獎?wù)銊?、遇到急事攏不立刻反件應(yīng)5、對于桌都上一片條混亂，牌沒有條雙理的解只決方法6、對已于缺乏釘完成工窄作的決卸心，缺擁乏目標濾，懶惰成性的解信決方法7、學會授千權(quán)8、排梁除干擾9、保持鍬優(yōu)先程序10、對微于不完全歷和不可靠巾的資源妨緩礙工作的順完成的解垂決方法危機應(yīng)付杏的原因及則解決方法不明白途事情的堤重要性沒有預暮期會發(fā)垮生問題反映過度序把問題當棟危機看忙著救后火做事拖來延工作時盈間預算跑的不切購實際機械故障否，人為錯讓誤部屬不糧愿透露止壞消息因重要占人物提姓出要求瘦而引起踐的過度簡反應(yīng)進度失控1、解幫決方法是郊記錄危機梳工作日志墨，分析危籍機的來源、消原因、重燃要性以及寫可控制的斯因素2、把侄潛在的撫問題列碗出來，逃根據(jù)嚴奪重性及強可能性分門別舌類，然邁后提出較可能的慮防范的赴措施，左或不可能防娃范的狀況哥下減輕不遭良后果的更步驟。3、反菠應(yīng)不要揉過度4、事前棵預防5、做事冤不拖延6、工忠作時間邀預算的恨要切實給際7、減少瘋機械故障桌、人為的襖錯誤8、部不屬要透黎露壞消胞息9、因壤重要人踢物提出央要求而仇不要引轉(zhuǎn)起過度介的反應(yīng)10、佛進度的父失控要急防范事必躬拴親的原皆因及解撒決方法1、管理福人員的上駁級引導學會讓他船獨當一面不斷地教渡他要接納寺錯誤，從業(yè)錯誤中學產(chǎn)習引導他丈如何授斃權(quán)，去探信任部去屬，利扯用進度刑報告加園以控制2、管傍理人員鼻自身應(yīng)鵲注意學會表躬達完整干，不讓曾人覺得咳模糊，窗要求部賀屬遵從貪指令，田確定任攝務(wù)內(nèi)容把標準毒降到大體家可以獻接受的蛋程度而似不是自夏己的表貞現(xiàn)，并襖適當?shù)某丝刂乒ね磷鬟M度如果人手筆不足，部虎屬工作過狂量，當一怪個主管的忽你應(yīng)該學趣習完成一禽部分，再燥完成另一槳部分，先壘把這個階飄段的事情業(yè)完成，再辟把下一具明階段完成蘇，而不要哲一次性的裙賦予他們簽更多的任駐務(wù)或事情人生目標拔管理人生的通領(lǐng)域心心靈凈化理財規(guī)槳劃休閑藝瞎術(shù)家庭和諧身體健康事業(yè)工煩作心智成長人際關(guān)系Speci獲fic具體的Meas部ura旨ble可衡量的Achi路eva猾ble可實現(xiàn)痰的Rele得van脹t與價值蒼相關(guān)的Tract憲able可跟進的SMA情RT目標目標設(shè)哪定的步巨驟1、強烈的呈欲望2、信念出、信仰悠、信心3、白紙黑短字寫下來4、要問蓄自己怎遠么做5、分析濫現(xiàn)在的慨位子6、你有哪暫些障礙7、所需奶要的知閣識8、誰是你跨的客戶9、堅持蕩不懈的路努力21項時間管贏理策略1、確定明身確的目標2、這些謹目標要御去分割資、量化3、方向大千于效率4、目標逢要與價把值觀吻剖合5、明確詳罵細的計劃6、每天的健目標必須研完成7、輔助棒方案8、固定的坡時間做計私劃9、每一件架事情都要稀設(shè)定期限10、馬上行妹動11、辨清喂事情的截輕、重兔、緩、感急12、把重要巴的事情辦次成很緊急13、改變病自我的稈意向14、專心專池注于每一悅件事情15、遵循40/妙30/套30法則（摸被動/主動/突破）16、第一次膚就把事情讓做對17、檢討是儲成功之母18、做最有僚價值的事乏情19、每天30分鐘獨玻處時間20、注意行延動的姿態(tài)21、把握躲痛苦和槽快樂的曠杠桿突破思維嗚格局思維方式微與思維系答統(tǒng)電燈是否繭發(fā)光，首巨先取決于夢所在的電紹路系統(tǒng)是汪否正常，張同樣，我遼們能否卓籠越，首先腫取決于我駱們的思維泳系統(tǒng)是否鄙卓越。思至路決定出蜘路，思維熟的廣度和綢深度決定寶人生的高躬度。人生的狀依態(tài)思維最佳兇狀態(tài)：靈蜘從心動、追心思則動曉、動之則燃靈愛——擁有快券樂人生淘的根源四神：明知足、補感恩、資善解、持包容三寶：餅舍得、夫放下、款忘記心核——以德為先甩，背負責口任內(nèi)圣、揪回饋社穩(wěn)會、接真受、負絨責、每廉天進步昏一點點心?！e極心然態(tài)，在獵黑暗中遙發(fā)現(xiàn)星社星動作創(chuàng)序造情緒粗，生理泡狀態(tài)影原響心理盛狀態(tài)不是因匠為你快圓樂而笑炕了，而將是因為溪你笑了脹才快樂一時心妻境一時研心動，湯長久心具境長久耕行動，巡壽永恒心尚境永恒牲行動三大層娘次：態(tài)度、激現(xiàn)情創(chuàng)造奇膠跡、信念兩大因寨素：改變生理遲狀態(tài)、改衰變注意力心殼—外圓內(nèi)方子，外化而塞內(nèi)不化外化：隨俗順顆世，使脅自己隱獻逸在俗茶眾之中木。內(nèi)不化：內(nèi)心以智圣哲典員范與天廈地自然惰同類。壓力調(diào)叛整:我們不介能左右