第二章公文文體的寫作

應(yīng)用文寫作

第一頁，共五十頁。第二章

公文文體的寫作（一）第二頁，共五十頁。第一節(jié)公文的概念和作用一、公文的概念

行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。（引自《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）第三頁，共五十頁。二、公文的作用（一）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用（二）傳達(dá)與教育作用（三）橋梁與紐帶作用（四）憑證與依據(jù)作用

第四頁，共五十頁。第二節(jié)公文的分類和格式一、公文的種類：黨政機(jī)關(guān)的公文種類有：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種。第五頁，共五十頁。二、公文的分類

（一）按行文方向分主要是按公文的運行方向、發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)的關(guān)系分：上行、下行、平行。

1.上行——如請示、報告；

2.下行——如命令（令）、決定、通報、批復(fù)等；

3.平行——如函、議案、通知、通報、紀(jì)要等。第六頁，共五十頁。

（二）按保密級別分

分為秘密公文和非秘密公文無密級公文可在報刊上公布以實現(xiàn)宣傳教育等功用秘密公文的等級又分為三級：絕密、機(jī)密、秘密；不同的密級，傳達(dá)范圍、保密期限不同；絕密、機(jī)密級公文，須在版頭標(biāo)注密級與份數(shù)序號。（秘密可不注明份數(shù)序號）第七頁，共五十頁。（三）根據(jù)使用范圍分分為：通用公文和專用公文：1.“通用”——各行業(yè)系統(tǒng)均可使用，如通知、報告等；2.“專用”——各行業(yè)內(nèi)部常用，如，司法、金融、軍事等（四）按緩急程度分（補充教材）特急（辦理時限：1日內(nèi)）、急（辦理時限：3日內(nèi)）、一般）第八頁，共五十頁。公文分類的有關(guān)說明以上公文的分類只是按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，而任何一份公文都是兼類的！例如《教育部關(guān)于授予張麗莉同志“全國優(yōu)秀教師”榮譽稱號的決定》按行文關(guān)系（公文運行方向），這是下行文；按使用范圍，這是通用公文；按適用范圍，這是行政公文而非黨委公文┄┄這就兼有三類性質(zhì)。第九頁，共五十頁。三、公文的格式

行政公文的格式體現(xiàn)了國家機(jī)關(guān)行政公文的權(quán)威性。擬制和發(fā)布公文必須遵守格式規(guī)定。公文的書面格式是指公文的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫的形式。（各部分的字號、字體使用規(guī)定）

組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。眉首又稱文頭、版頭；版記又稱文尾。第十頁，共五十頁。(一)眉首（版頭）部分

包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（zhì）（又稱公文名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項。

注意：各部分有自己的具備條件；各部分有自己的位置和要素。要求掌握，能根據(jù)行文要求來擬制。第十一頁，共五十頁。眉首（版頭）部份圖示0031機(jī)密

中共中央文件

中發(fā)〔××××〕××號————————★—————————第十二頁，共五十頁。

中共中央辦公廳發(fā)電

等級特提密級秘密中辦發(fā)電〔×〕×號————————————————————————————————————————————————————————————第十三頁，共五十頁。1.公文份數(shù)序號（1）作用：便于清退、查找公文，對公文進(jìn)行統(tǒng)計和管理。

（2）使用規(guī)則：主要用于機(jī)密、絕密級公文。

（3）標(biāo)注位置：版心（版頭）左上角第1行。

（4）標(biāo)注方法：頂格直接寫；用英文№帶上份數(shù)序碼。（注意與“發(fā)文字號”的區(qū)別）第十四頁，共五十頁。2.秘密等級和保密期限（1）秘密等級：絕密、機(jī)密、秘密三級（2）標(biāo)注位置與方式：版心右上角（最后一字對齊右邊沿）；兩字之間空一字距；與保密期限之間用“★”隔開；

3號黑體字。（保密期限為：標(biāo)期限和不標(biāo)明期限；不標(biāo)明的則執(zhí)行*）第十五頁，共五十頁。3.緊急程度（1）緊急程度分級：

公文類：特急、急（標(biāo)注時“急”標(biāo)為“急件”）

電報類：特提、特急、加急、平急（2）標(biāo)注位置與方式：版心右上角（最后一字對齊邊沿，兩字之間空一字距；如已標(biāo)注秘密等級，標(biāo)在秘密等級的下一行。）3號黑體字。第十六頁，共五十頁。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（1）組成內(nèi)容和標(biāo)注方式：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱+文件；（2）作用：文件歸屬；顯示權(quán)威性和莊重性；表明公文性質(zhì)和行文方向。（3）聯(lián)合行文的標(biāo)注方式

*主辦機(jī)關(guān)的名字在第一排；*黨政聯(lián)合行文，黨委機(jī)關(guān)的名字在前；*只用一個“文件”字樣，放在上下排列的機(jī)關(guān)名稱右側(cè)；

*保證首頁顯示正文！第十七頁，共五十頁。聯(lián)合行文的眉首（版頭）標(biāo)示圖

中共廣西壯族自治區(qū)委員會工委中共廣西壯族自治區(qū)高校工委文件共青團(tuán)廣西壯族自治區(qū)委員會

桂財字〔2005〕╳號——————————————————

關(guān)于┄┅┄┅的┄┅第十八頁，共五十頁。5.發(fā)文字號（1）組成要素：三要素（除命令外，缺一不可）——機(jī)關(guān)代字、年份、序號（如：河黨委[2015]2號，桂委會[2015]2號）（2）位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行，一般居中，如有簽發(fā)人一項，則靠左。（3）作用：為檢索和引用公文提供專指性代號，便于統(tǒng)計和管理。（4）聯(lián)合行文：只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。第十九頁，共五十頁。6.簽發(fā)人（1）標(biāo)注的條件：上行公文（2）標(biāo)注的位置：發(fā)文字號的右側(cè)（3）聯(lián)合行文的簽發(fā)人標(biāo)注法：發(fā)文字號的右側(cè)；多個簽發(fā)人上下行排列，主辦單位簽發(fā)人排在第一排；（4）標(biāo)注簽發(fā)人的作用：擔(dān)負(fù)責(zé)任；易于聯(lián)系。第二十頁，共五十頁。（二）主體部分

包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時間、印章、附注等項。

注意：各項目的組成要素、書寫位置。第二十一頁，共五十頁。主體部分的圖示

××市人民政府關(guān)于×××××的通知各縣(市、區(qū))人民政府、市政府各委、辦、局：

×××××××××××××××××××××××××××××××××附件：1.××××××××2.×××××××

說明：特殊情況下，如果正文結(jié)束后該頁的空白不夠蓋章和署成文時間，要通過調(diào)整行距來保證印章與正文結(jié)尾文字在同一頁，不得標(biāo)注“此頁無正文”）

××市人民政府（?。┒柀査哪晔露盏诙?，共五十頁。1.公文標(biāo)題（1）組成要素：*三要素式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)、（關(guān)于）事由、文種*兩要素式標(biāo)題：（關(guān)于）事由、文種

（2）標(biāo)點符號問題公文標(biāo)題中提到一部法規(guī)規(guī)章文書的標(biāo)題時，法規(guī)規(guī)章文書的標(biāo)題加書名號!一般情況下不使用標(biāo)點符號！第二十三頁，共五十頁。公文標(biāo)題中的書名號問題教材例文：1.第47頁：上海市人民政府關(guān)于印發(fā)《2009—2012年上海服務(wù)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的通知

2.第46頁：國務(wù)院辦公廳關(guān)于有序做好支援甘肅舟曲災(zāi)區(qū)有關(guān)工作的通知

注意：標(biāo)題中出現(xiàn)重大方案、規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃等名稱時，一般使用書名號。第二十四頁，共五十頁。公文標(biāo)題的書寫問題

公文的標(biāo)題務(wù)必居中，如果第一行排不下整個標(biāo)題的內(nèi)容時，需回行排兩到三行。注意詞義完整，排列對稱，間距適當(dāng)。

標(biāo)題文字：應(yīng)使用2號小標(biāo)仿宋體字。第二十五頁，共五十頁。2.主送機(jī)關(guān)（1）公文的受理機(jī)關(guān)（2）書寫位置及要求：標(biāo)題下空一行的位置，居左頂格，回行仍頂格（如果一行排不下的情況下）；3號仿宋體字；

最后一個字后加冒號（：）。第二十六頁，共五十頁。3.公文正文（1）書寫位置：主送機(jī)關(guān)下面一行，空兩字距開始正文寫作；

（2）書寫要求：每一自然段左空兩字距，回行頂格；數(shù)字、年份不回行。

（3）作用：公文的核心，寫作意圖的載體。

注意：公文首頁必須顯示正文，并使用3號仿宋字體。第二十七頁，共五十頁。4.附件說明（1）什么是公文的附件

關(guān)于附件的認(rèn)識，有兩種：一種認(rèn)為，被發(fā)布被批轉(zhuǎn)的文件是附件；一種認(rèn)識為被發(fā)布被批轉(zhuǎn)的文件不是附件，而是與發(fā)布批轉(zhuǎn)的文件一起是正件。

附件只能是對正件起補充作用的。（2）如何標(biāo)注附件說明

*位置：正文下一行，左空兩字距，*書寫要求：3號仿宋字，直接寫：附件：************附件如有多份，列出序號，序號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示；*附件名稱（附件的標(biāo)題）后不加標(biāo)點符號*附件首頁左上角注明“附件”

*附件與正件裝訂在一起。第二十八頁，共五十頁。5.印章

（1）作用：公文生效的標(biāo)志，除會議紀(jì)要和電報形式的公文外，都應(yīng)加蓋公章。

（2）要求：兩個以下的印章，騎年蓋月，成文時間拉開；不要蓋住正文（距正文2—4cm）。三個以上的印章，蓋在正文之下，成文時間之上；署名問題：單一機(jī)關(guān)發(fā)文，標(biāo)題中已有發(fā)文機(jī)關(guān)，可只在成文時間上加蓋公章；兩個以上機(jī)關(guān)行文應(yīng)一一排列署名；章與章不交切。第二十九頁，共五十頁。6.成文時間（1）標(biāo)注時間的依據(jù)：負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時間；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人簽字的時間為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

（2）成文時間的寫作要求：行政公文用漢字序碼；年月日要寫全；“零”寫作“〇”；距右邊邊緣4字距。第三十頁，共五十頁。7.附注

（1）附注的內(nèi)容：正文需要說明的地方，對文件的說明，如，請示這一文種，需要注明聯(lián)系人姓名、電話等，再如，說明文件的發(fā)送范圍、方式等：此件可登報、此件發(fā)至縣團(tuán)級。

（2）書寫位置及要求：成文時間下一行，左側(cè)空兩字距，加圓括號，3號仿宋字體。第三十一頁，共五十頁。（三）版記部分包括主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間等項。注意：各項目書寫位置和要素要求。

版記（文尾）部分的圖示：主題詞：××××××通知————————————————————抄送：××××××，×××××?！痢潦腥嗣裾k公室2007年9月28日印發(fā)————————————————————共印××份第三十二頁，共五十頁。1.主題詞（1）主題詞表上行文依照各類主題詞表來標(biāo)注

（2）主題詞的寫作要求

*數(shù)量：2---5個

*性質(zhì)：詞、詞組

*寫法：左頂格3號小標(biāo)宋體字寫“主題詞：”，后面的詞（詞組）與詞（詞組）之間空一字距。第三十三頁，共五十頁。2.抄送機(jī)關(guān)（抄送欄）（1）抄送機(jī)關(guān)哪些機(jī)關(guān)需要設(shè)置成抄送機(jī)關(guān)

（2）書寫要求：左空一字距直接書寫—抄送：后面寫上需要抄送的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱。如需回行，與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。在最后一個抄送機(jī)關(guān)后加句號。第三十四頁，共五十頁。3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間（印發(fā)說明欄）（1）位置：主題詞下，或抄送欄下一行，占一行。

（2）寫法：

*印發(fā)機(jī)關(guān)：公文的印制機(jī)關(guān)，一般文發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室），左空一字距，3號仿宋體；

*印發(fā)時間：公文的實際付印時間，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，寫全年月日。右空一字距。（印發(fā)說明欄下可用圓括號注明：“共印**份”）第三十五頁，共五十頁。補充：公文的排版規(guī)格與印制裝訂要求

1.排版規(guī)格：正文使用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。2.用紙要求：公文用紙采用A4型，幅面尺寸為210mm×297mm。3.裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。第三十六頁，共五十頁。第三節(jié)公文的規(guī)范用語與常用句式一、公文的規(guī)范用語

（一）稱謂用語：本（局、部門）、你（處、委）、我（部、部門、校等）在應(yīng)用文中，涉及機(jī)關(guān)或個人時，一般應(yīng)直呼機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，以及對方的職務(wù)或“××同志”、“××先生”。在表述指代關(guān)系的稱謂時，一般用下列專門用語：

1.第一人稱：“本”、“我”，后面加上所代表的單位簡稱。如：部、委、辦、廳、局、廠或所等。

2.第二人稱：“貴”、“你”，后面加上所代表的單位簡稱。一般用于平行文或涉外公文。

3.第三人稱：“該”，在應(yīng)用文中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物。如：“該廠”、“該部”、“該同志”、“該產(chǎn)品”等?！霸摗弊衷谖募姓_使用，可以使應(yīng)用文簡明、語氣莊重。

第三十七頁，共五十頁。

2.經(jīng)辦用語：經(jīng)、業(yè)經(jīng)，茲經(jīng)、前經(jīng)、均經(jīng)、即經(jīng)、復(fù)經(jīng)、迭經(jīng)等。應(yīng)用文中有時需要簡要追敘一下有關(guān)事件的辦理過程，為使追敘的內(nèi)容出現(xiàn)得自然，常常要使用一些追敘的詞語。在使用時，要注意上述詞語在表述次數(shù)和時態(tài)方面的差異，以便有選擇地使用。3.引敘用語：前接、近接、悉等。領(lǐng)敘詞是用以引出應(yīng)用文撰寫的根據(jù)、理由或應(yīng)用文的具體內(nèi)容的詞。領(lǐng)敘詞在應(yīng)用文中出現(xiàn)的頻率較高，一般借助領(lǐng)敘詞使應(yīng)用文寫得開宗明義。常用的有：“根據(jù)按照為了接……前接（近接）……遵照敬悉驚悉……收悉……查為……特…………現(xiàn)……如下”應(yīng)用文的領(lǐng)敘詞的位置和作用：多用于文章開端，引出法律、法規(guī)以及政策，指示的根據(jù)或事實根據(jù)，也有的用于文章中間，起前后過渡、銜接的作用。第三十八頁，共五十頁。

4.期請（祈請）用語：請、擬、希、即請查照，希即遵照等。又稱祈請詞、請示詞，用于向受文者表示請求與希望。主要有：希、即希敬希、請、望、敬請、煩請、懇請、希望等。使用祈請詞的目的在于造成機(jī)關(guān)之間相互敬重、和諧與協(xié)作的氣氛，從而建立正常的工作聯(lián)系。

5.表態(tài)用語：照辦、同意、不同意、可行、不可。又稱回復(fù)用語，即針對對方的請示、問函，表示明確意見時使用的詞語。如：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、同意、不同意、準(zhǔn)予備案、特此批準(zhǔn)、請即試行、按照執(zhí)行、可行、不可行、迅即辦理。

在使用上述詞語時應(yīng)對公文中的下行文和平行文嚴(yán)加區(qū)別。第三十九頁，共五十頁。

6.征詢用語：當(dāng)否、是否可行、可否等。又稱商洽詞。用于征詢對方意見和反映，具有探詢語氣。有：是否可行、妥否、當(dāng)否、是否妥當(dāng)、是否可以、是否同意、意見如何等。這類詞語一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用時要注意確有實際的針對性，即在確需征詢對方的意見時使用。7.期復(fù)用語：請批示、請批準(zhǔn)、請回復(fù)，請指示等。8.綜述過渡用語：為此據(jù)此故此鑒此綜上所述總而言之總之。即承接上文轉(zhuǎn)入下文時使用的關(guān)聯(lián)、過渡詞語，用于陳述理由及事實之后引出作者的意見和方案等。這種詞語不僅有利于文辭簡明，而且起到前后照應(yīng)的作用。第四十頁，共五十頁。

9.結(jié)尾用語：為要、為盼、為荷、特此通知（通報、函復(fù)、函達(dá)）結(jié)尾詞即置于正文最后，表示正文結(jié)束的詞語。

1.用以結(jié)束上文的詞語。如：此布特此報告通知批復(fù)函復(fù)函告特予公布此致謹(jǐn)此此復(fù)特此等；

2.再次明確行文的具體目的與要求。如：為要為盼……是荷……為荷

3.表示敬意、謝意、希望。如：敬禮致以謝意謹(jǐn)致謝忱。使用這些詞語，可以使文章表述簡練、嚴(yán)謹(jǐn)并富有節(jié)奏感，從而賦予莊重、嚴(yán)肅的色彩第四十一頁，共五十頁。二、公文的常用句式陳述句為主，祈使句次之，疑問句、感嘆句再次之；公文語句中大量使用介詞結(jié)構(gòu)：表目的——為、為了表原因——由于表對象、范圍——對、對于、關(guān)于、將表根據(jù)、方式——根據(jù)、依據(jù)、遵照第四十二頁，共五十頁。三、公文的修辭（一）引用（二）借代（三）排比（四）反復(fù)第四十三頁，共五十頁。第四節(jié)公文的行文方式與規(guī)則一、公文的行文方式（一）逐級行文（二）多級行文（主要見于向下運行的普發(fā)性公文，一般不用抬頭稱呼，即不寫主送）（三）直達(dá)行文（直達(dá)基層，面向所有機(jī)關(guān)、組織、群眾，多通過大眾傳媒公開發(fā)布）（注意“多級行文”與“直達(dá)行文”的區(qū)別）第四十四頁，共五十頁。二、公文的行文規(guī)則(一)下行文規(guī)則

1.政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。2.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。3.上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)4.向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。第四十五頁，共五十頁。(二)上行文規(guī)則

1.請示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。2.“報告”不得夾帶請示事項。3.一般不得越級請示和報告。4.除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送請示、意見和