《房地產(chǎn)公務(wù)文書寫作》第一章 房地產(chǎn)公務(wù)文書概論

第一章房地產(chǎn)公務(wù)文書概論第一節(jié)公文第二節(jié)房地產(chǎn)公務(wù)文書的特點第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理返回第一節(jié)公文一、公文概述（一）公文的含義公文是公務(wù)文書的簡稱，是文書中重要的一類。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔２０００〕２３號）第一章總則指出：“行政機關(guān)的公文(包括電報，下同)是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具?！逼渥饔檬侵贫ㄅc發(fā)布政策法令，傳達方針政策與意圖，部署、指導、商洽和報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具。下一頁返回第一節(jié)公文公文是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體這些法定的組織為了一定的目的，在社會活動中為處理公務(wù)而形成并使用的具有特定格式的應(yīng)用性的文字材料。公文必須是在公務(wù)活動中形成并使用的文書。公文的“公”字，從廣義上來講泛指一切公共事務(wù);從狹義上來講是指國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體機構(gòu)的事務(wù)。不管從哪個角度來理解，公務(wù)活動，即社會性事務(wù)是公文賴以形成和生存的客觀基礎(chǔ)。離開了公務(wù)活動，則無所謂公文。公文及其運行的全過程本身就是公務(wù)活動的一個組成部分。所有公務(wù)活動中形成的文字材料都可以叫公文。（二）公文的特點公文是國家機關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成的，是各級機關(guān)與企事業(yè)組織行使法定職權(quán)、實施有效管理的重要工具。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文它的主要特點表現(xiàn)在以下幾個方面。1．公文有法定的作者公文必須是由法定作者撰制出來的文書。所謂法定作者，是指黨政機關(guān)及其他社會組織。這些機關(guān)或組織都是依據(jù)國家的法律和有關(guān)章程、條例建立起來的，是具有法定地位的。這種法定地位賦予了這些組織在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制定和辦理公文的權(quán)力。法定作者中的個人，是指國家機關(guān)、合法組織的負責人。２．公文有法定的權(quán)威公文必須是直接表述法定作者意志的文書。對于具有法定地位的機關(guān)、組織，它是在行使法定職權(quán)和實施管理的公務(wù)活動中，為了傳達意圖、辦理公務(wù)、記載工作活動而制發(fā)的文件，它代表制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威，是各個部門工作的依據(jù)和準繩。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文這種法定的權(quán)威性，也稱法規(guī)的強制力，是要強制執(zhí)行的，一旦違反要依照法律追究責任。這是公文形成的必要條件，也是公文的實質(zhì)所在。３．公文有實效性公文的實效性是指公文的現(xiàn)實效用，是由文件制發(fā)機關(guān)的法定地位所賦予的。公文一般是為了現(xiàn)實的特定工作或完成特定的任務(wù)而形成，在現(xiàn)行工作中使用，為推動現(xiàn)實工作服務(wù)，稱為現(xiàn)實執(zhí)行效用。一旦它的現(xiàn)行執(zhí)行使命完成，就轉(zhuǎn)化為檔案保存，對今后的工作起參考、憑證的作用?？梢哉f，沒有任何一份文件是永遠有效的。４．公文有規(guī)范的體式上一頁下一頁返回第一節(jié)公文公文是定向行文，所以無論哪種公文都有特定的讀者，并都有在確定的范圍內(nèi)固定使用的文書。這是與其他文章和圖書資料的主要區(qū)別。公文中有一部分是按長期慣用并參照了有關(guān)法規(guī)而穩(wěn)定下來的規(guī)則、程序、格式撰制出來的，如簡報、調(diào)查報告、總結(jié)等。人們應(yīng)遵守這些特定的規(guī)則、程序、格式。公文的規(guī)范化，不僅增強了公文的有效性，也方便了公文的處理。５．公文有規(guī)定的處理程序公文是直接作用于社會管理系統(tǒng)的文書，是國家行政機關(guān)及其他社會組織處理政務(wù)、辦理事務(wù)的重要工具，所以，公文的制發(fā)和辦理必須經(jīng)過規(guī)定的處理程序。如公文的制發(fā)，必須經(jīng)過草擬→審核→簽發(fā)的程序。經(jīng)過機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)的文稿才能繕印、用印和傳遞。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文（三）公文的作用任何一個機關(guān)、企事業(yè)單位或部門要行使職能、處理日常工作事務(wù)、開展機關(guān)單位或部門之間的聯(lián)系，都離不開公文的擬制與處理。公文作為實施有效管理的重要工具，認識公文的作用是使用好這一工具的重要前提。其作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。１．權(quán)威規(guī)范作用權(quán)威規(guī)范通過公文傳達貫徹黨和國家的各項方針政策，頒發(fā)政令、法規(guī)，對個人、組織做出道德和行為規(guī)范，以統(tǒng)一思想和行動。２．公務(wù)聯(lián)系和知照作用公務(wù)文書是信息的載體，它的上行、下行、平行，都是一種信息的傳播，是一種交流與溝通。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文各級機關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中，經(jīng)常要與上下左右的有關(guān)機關(guān)單位進行公務(wù)聯(lián)系，公文往來則是機關(guān)單位之間協(xié)商和聯(lián)系工作的一種手段。上級機關(guān)單位可以通過批復、命令等公文下達指導意見；下級機關(guān)單位可以通過報告、請示等公文向上級機關(guān)單位請示問題；企事業(yè)單位之間可以通過函、協(xié)議、合同等，商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)或交流經(jīng)驗。文件在同一系統(tǒng)的上下級機關(guān)單位之間、平級部門之間以及不相隸屬機關(guān)之間傳遞信息、互相知照意圖、溝通情況、商討問題、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理事務(wù)，起著聯(lián)系公務(wù)和知照作用。３．依據(jù)和憑證作用公文是單位、團體履行職責、開展公務(wù)活動的真實記錄。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文大部分文種在宣傳政策、指導工作、規(guī)范行為、溝通信息的同時，也具有便于檢查、監(jiān)督的憑證和依據(jù)作用。一旦閱辦完畢，便須立即立卷歸檔，以便查考。二、公文的類別（種類）（一）公文的分類公文從使用范圍來分（目前沒有統(tǒng)一的分類標準），主要有四類：一是通用公文。各種組織在工作活動中都可以使用，具有普遍通行的性質(zhì)，如報告、請示、通知、決定、函、會議紀要等。二是專用公文。主要是指在特定的專業(yè)部門和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)根據(jù)特殊需要才能形成和使用的、具有專用性的公文，如司法公文、公證公文、財經(jīng)公文、統(tǒng)計公文、軍事公文等。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文三是技術(shù)公文。主要是指在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成并使用的圖紙、圖表、計算材料等。四是事務(wù)公文。主要是指處理日常事務(wù)性公文，包括計劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告等。（二）法定性公文與非法定性公文區(qū)別公文就規(guī)范性或者規(guī)范程度而言，有法定性公文和非法定性公文之分。法定性公文：主要是指國家規(guī)定使用的公文種類，這些公文具有規(guī)范的格式和法定的效力。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（參見附錄一）將國家行政機關(guān)使用的公文規(guī)定為１３種，并提出：“行政機關(guān)的公文（包括電報，下同）是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。”非法定性公文：這類公文的范圍較廣，如常用的工作總結(jié)、工作計劃、調(diào)查報告以及各種綜合材料等。還有一些雜體類公文，如賀信、請柬、題詞、訃告、悼詞、啟示、海報等禮儀性公文；借據(jù)、收據(jù)、領(lǐng)條、欠條、協(xié)議書、合同等憑證性公文；會議記錄、大事記等記錄性公文等。（三）文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別上一頁下一頁返回第一節(jié)公文公文有時也稱文書或文件，三者有時可以互為通用。一般情況下，文書、公文、文件的基本含義是一致的，都是指公務(wù)文書。１．文書主要作為所有公文材料的總稱，它是一個集合的概念，這個概念包含三個含義：文書材料、文書處理和從事文書工作的人。即“文書”一詞除了有文字材料的含義以外，也可以作為一種職業(yè)或職務(wù)的名稱。另外，文書還可以指私人文書，私人文書不能與公文通用，只有在公文的范圍內(nèi)的文書才可以同公文通用。２．公文所有在公務(wù)活動中形成的材料都可以叫公文。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文３．文件文件有時可以泛指文件材料的總稱，如“文件材料”“學習文件”。有時特指上級機關(guān)的重要來文，如“紅頭文件”。另外，單位文件通常稱為文件。一般文件包括的范圍比較狹窄，主要是指上級發(fā)的具有重要執(zhí)行作用的文件種類。（四）公文與應(yīng)用文的聯(lián)系與區(qū)別從公文的概念可知，它特指的范圍是很清楚的，是指各機關(guān)、企事業(yè)單位為了辦理公務(wù)而產(chǎn)生的文書或者文件。而應(yīng)用文是一種概括的提法，它實際上包括了很多不同的文種。應(yīng)用文與公文具有密切的聯(lián)系，都是具有應(yīng)用性的文字材料，公文是應(yīng)用文的組成部分，其本質(zhì)是一致的。上一頁下一頁返回第一節(jié)公文但也有區(qū)別，應(yīng)用文的范疇較廣，外延較寬，如對聯(lián)，可以認為是應(yīng)用文，但不能認為是公文；學術(shù)論文可以認為是應(yīng)用文，但不能稱為公文。應(yīng)用文與公文明顯的區(qū)別是應(yīng)用文的使用范圍不僅是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體等法定的社會組織，也可以是“人民群眾”；應(yīng)用文的內(nèi)容不僅涉及公務(wù)活動，也可以是“個人事務(wù)”，如私人信件、自傳、日記、家譜、房契等。上一頁返回第二節(jié)房地產(chǎn)公務(wù)文書的特點一、應(yīng)用的廣泛性房地產(chǎn)行業(yè)是指從事集土地以及房地產(chǎn)的開發(fā)、經(jīng)營、管理和服務(wù)于一體的行業(yè)。房地產(chǎn)是典型的資金密集型行業(yè)，具有投資大、周期長、風險高、項目地域性、政策性強等特點。房地產(chǎn)開發(fā)商是建設(shè)鏈的龍頭，管理鏈條貫穿項目全生命周期，包括投資科研、項目立項、前期準備、招投標、項目施工、竣工驗收、項目銷售、物業(yè)管理等。所以房地產(chǎn)開發(fā)期間，需要與內(nèi)部及外部多個部門和單位發(fā)生聯(lián)系。其公務(wù)文書在與相關(guān)各部門的業(yè)務(wù)往來、信息溝通、商洽事宜等方面應(yīng)用都非常廣泛。同時，在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中，通用公文、專用公文、事務(wù)公文、技術(shù)公文等公務(wù)文書的文種也被廣泛應(yīng)用。下一頁返回第二節(jié)房地產(chǎn)公務(wù)文書的特點二、鮮明的政策性房地產(chǎn)行業(yè)與百姓生活聯(lián)系緊密，房地產(chǎn)的開發(fā)、經(jīng)營、管理和服務(wù)對地方經(jīng)濟的影響也非同一般，因此受到政府的高度重視。為了促進房地產(chǎn)企業(yè)和房地產(chǎn)市場向有序化、規(guī)?；⑵放苹?、規(guī)范運作方向轉(zhuǎn)型，我國政府制定了一系列關(guān)于房地產(chǎn)的政策、法規(guī)，如《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》《城市房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓管理規(guī)定》《中華人民共和國土地管理法》等。三、內(nèi)容更具專業(yè)性項目立項的可行性研究報告、項目施工計劃、項目竣工驗收報告等文書都具有明顯的專業(yè)性。上一頁下一頁返回第二節(jié)房地產(chǎn)公務(wù)文書的特點房地產(chǎn)文書不僅包含房地產(chǎn)知識，而且綜合了建筑、金融、經(jīng)濟、哲學、心理學、管理學、營銷學等多種學科的“復合性”文書。因此，它所記述的內(nèi)容更具專業(yè)性。房地產(chǎn)公文的撰寫既要具有一般書寫公文的基本知識，同時又要懂得房地產(chǎn)管理或開發(fā)流程管理知識，所以，房地產(chǎn)公文內(nèi)容是專業(yè)性極強的公務(wù)文書。四、法律依據(jù)和憑證性房產(chǎn)權(quán)屬一旦形成，房產(chǎn)的抵押、買賣、贈予、交換、分割與合并等變更可能會不斷發(fā)生，房屋拆遷、擴建、翻新等變更也日趨頻繁。上一頁下一頁返回第二節(jié)房地產(chǎn)公務(wù)文書的特點房地產(chǎn)文書（檔案）作為房產(chǎn)的“身份證”，其單一性、憑證性、公正性在房地產(chǎn)行政管理、司法協(xié)助、產(chǎn)權(quán)交易等工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，對穩(wěn)定房地產(chǎn)市場、保護老百姓的合法權(quán)益起著關(guān)鍵性作用。五、相對的保密性房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的公文檔案是企業(yè)投資、風險控制、開發(fā)研究等的必要基礎(chǔ)條件，其涉及的領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強，反映了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在整個開發(fā)過程中各項工作及活動的情況，是整個“開發(fā)過程”的真實反映，是企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)、建設(shè)、經(jīng)營、管理過程中技術(shù)、質(zhì)量保證的重要歷史憑證。因此，房地產(chǎn)文書歸檔管理后，具有相對保密性的特點。上一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理公文管理，是指企業(yè)在運營、行政管理過程中，企業(yè)內(nèi)部、外部、上下級等內(nèi)外往來的公文自收(發(fā))文至歸檔全過程的辦理或管理過程。一、國家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求（一）《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）國務(wù)院２０００年８月２４日發(fā)布，２００１年１月１日開始實施。該《辦法》是為使國家行政機關(guān)的公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量而制定的。公務(wù)文書的種類、格式、行文規(guī)則、辦理和管理都必須遵照該《辦法》來執(zhí)行。（二）《黨政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理我國于２０１２年正式發(fā)布《格式》國家標準，是中華人民共和國國家標準，是為適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要，提高公文處理效率，建立和健全我國國家機關(guān)公文格式系統(tǒng)，簡化和統(tǒng)一公文格式，準確、有效地撰制、收集、傳遞和貯存公文信息而制定的。（三）《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（以下簡稱《意見》）國務(wù)院辦公廳印發(fā)的國辦函〔２００１〕１號文件，對于實施《國家行政機關(guān)公文處理辦法》所涉及的幾個具體問題提出了１１項處理意見。其中包括新的文種“意見”的行文方向，“函”的效力，“命令”“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時如何區(qū)分等實際問題。《意見》確保了《辦法》更準確地貫徹執(zhí)行，使文書工作更加規(guī)范。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理（一）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)文辦理公司收發(fā)傳遞處理文書的工作，又稱“走文”。公文寫作形成后，靠“走文”才能發(fā)揮作用。因此，文書的收發(fā)傳遞處理工作必須制度化、規(guī)范化?！掇k法》第二十四條規(guī)定：以本機關(guān)名義制發(fā)公文的程序包括“草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等”。１．房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)文管理制度房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文是公司上傳下達、部門溝通、內(nèi)外公務(wù)聯(lián)系的主要載體，在行政辦公管理中起著舉足輕重的作用。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理要使公文起到準確傳遞信息、有效進行溝通、提高辦公效率的作用，企業(yè)就必須制定一個科學、規(guī)范的公文管理制度。（１）發(fā)文的范圍。凡以公司名義發(fā)出的文件如通知、決定、決議、請示、報告、會議紀要和會議簡報等，均屬發(fā)文范圍。１）公司下發(fā)文件主要用于：①公布公司規(guī)章制度。②轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件制定的公司文件。③公布公司重大開發(fā)項目、經(jīng)營管理、職務(wù)任免、獎懲決定和通報、員工福利發(fā)放等工作決定。２）公司上行文、外發(fā)文主要用于：上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理①公司上行文是指公司對上級機關(guān)、政府、業(yè)務(wù)主管部門，以及下屬部門向公司的發(fā)文。主要用于呈報工作計劃、請示報告、處理決定。②外發(fā)文主要用于同相關(guān)業(yè)務(wù)單位聯(lián)系的有關(guān)公司重大開發(fā)項目、基建、物資供應(yīng)經(jīng)營管理等事宜。３）公司內(nèi)部在開發(fā)項目、經(jīng)營管理的過程中，有關(guān)圖樣、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按公司有關(guān)公文制度規(guī)定，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。４）凡業(yè)務(wù)部門如開專題會議所做出的重大或重要決定，均用“會議紀要”成文。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理（２）發(fā)文流程涉及部門、崗位。發(fā)文流程涉及公司各部門、各級管理人員、各部門文檔管理人員及相關(guān)事項的承辦人員。２．公文發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理是指機關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進行的擬制、處置與管理活動。發(fā)文辦理的一般程序為：草擬（擬稿）→審核→簽發(fā)→復核→繕印→用印或簽署→登記→分發(fā)（分裝→發(fā)出→處置辦畢公文）。這一程序具有很強的確定性和不可逆性，一般分為三個階段。第一階段文稿的形成文稿的形成，具體包括擬稿、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)。這一階段是發(fā)文辦理活動的中心內(nèi)容。表１-１為發(fā)文稿紙格式。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理擬稿經(jīng)過對有關(guān)信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地記錄有用信息，使機關(guān)的意志見諸文字，草創(chuàng)供進一步完善的原始文稿。審核亦稱審稿，是指負責擬稿的業(yè)務(wù)部門的負責人對所擬文稿的審核過程，即擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導審批或會議討論通過之前，由經(jīng)驗豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關(guān)工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。簽發(fā)簽發(fā)是文書經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導、上司核準，準予發(fā)出。簽發(fā)使文稿由草稿轉(zhuǎn)變成定稿，標志其已批準成為代表發(fā)文機關(guān)的文書。簽發(fā)是文書形成的一個重要環(huán)節(jié)。由機關(guān)領(lǐng)導人或被授以專門權(quán)限的部門負責人對文稿終審核準后，批注正式定稿和準予發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理除一些規(guī)范性及部分重要公文須經(jīng)有關(guān)會議討論通過，或再由負責人簽署方可生效外，其他文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。因此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。公文審批單格式見表１-２。一般房地產(chǎn)開發(fā)公司簽發(fā)權(quán)限如下：涉及公司管理制度、辦法及規(guī)定性文件，由總裁簽發(fā)。公司重要對外文件（如對政府的函件），由總裁簽發(fā)。地區(qū)公司重要對外文件(如對政府的函件)，由地區(qū)公司總經(jīng)理簽發(fā)。公司總部各職能部門間知會性函件，由該部門負責人簽發(fā)。人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)。以公司名義辦理一般事項，經(jīng)公司領(lǐng)導授權(quán)由有關(guān)部門領(lǐng)導簽發(fā)。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理第二階段公文的制作公文的制作，具體包括復核、繕印、用印或簽署等環(huán)節(jié)。這一階段工作的任務(wù)是以定稿為依據(jù)，打印、印刷制成供正式對外發(fā)出的各種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。復核2001年1月1日施行的《辦法》在“簽發(fā)”后加人了“復核”環(huán)節(jié)。《辦法》第五章二十九條規(guī)定:“公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當進行復核，重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備;附件材料是否齊全;格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等?！蓖瑫r確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。這實際上再次強調(diào)了發(fā)文的責任，所以在簽發(fā)之前必須認真審核。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理繕印繕印是對經(jīng)復核沒有問題的定稿進行技術(shù)加工，制作成供對外發(fā)出的公文的正式過程。用印或簽署指在有必要加蓋印章的文本上加蓋機關(guān)或領(lǐng)導人印章的過程。即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導者在公文正本上簽注姓名，作為表明公文的正式性質(zhì)和法定效用的標志。用印的文件，要以原稿上領(lǐng)導人簽發(fā)為準，無簽發(fā)不得用印。在企業(yè)行政機關(guān)內(nèi)，也有不必蓋印的文書。單位內(nèi)部之間，每日有許多以來往函件形成往復的文書，也不必一一蓋??；法定公文中除會議紀要和以電報發(fā)出的文件不加蓋制作單位公章外，其余１２種行政公文都需要加蓋制作單位公章；上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理事務(wù)性文書均不加蓋單位公章，例如，在商界、公司之間常有如請柬、賀卡、慰問函等禮節(jié)性慶賀之類的函件往來，有的為表重視或者禮儀標準較高，就在行文制成之后，再由總經(jīng)理或總裁簽名，而不必蓋公章。這種簽名，應(yīng)當叫“簽署”，是這一類文書的必要結(jié)構(gòu)之一。一般情況下，只簽署不蓋印的公務(wù)文書，層次很高，如國家主席令，主要是尊重別國的習慣或方式；又如外國公司，比較講究總裁或董事長簽署的方式。只蓋印不簽署的文書，一般是指向外單位發(fā)出的，比較莊重、鄭重、正式的法定公務(wù)文書。又簽署又蓋印的文書。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理這類文書，第一，它一定是法定公務(wù)文書，所以簽署者必須是法人、最高領(lǐng)導或?qū)ｉT的負責人，如法院的《布告》上法院院長的簽署；第二，這種文書一般多見于經(jīng)濟合同、協(xié)議書，上面要有明確的法人代表簽章、簽署時間和用印。公文用印要端正、清晰，不得模糊、歪倒。蓋印的位置要正確，要端正地蓋在成文日期上方，做到上不壓文，下要騎年蓋月。兩個以上的機關(guān)或部門聯(lián)合下發(fā)的公文，各機關(guān)部門都要加蓋印章。公文用印一定要與制發(fā)公文的機關(guān)、部門相一致。公文用印要建立審批和登記制度。第三階段公文的對外傳遞公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理這一階段工作的主要任務(wù)是為公文能被受文者有效接收創(chuàng)造條件。登記這里指發(fā)文登記，是指根據(jù)機關(guān)文書處理的具體要求與發(fā)文數(shù)量、分發(fā)的具體情況，對發(fā)出的公文采取的登記方式。主要包括行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、發(fā)文日期、文件標題、保密等級、發(fā)往機關(guān)、附件、份數(shù)、承辦單位、案卷號等。如果是回復對方的文書，還須注明收文編號。對發(fā)文認真進行登記，是文書管理、查考的重要基礎(chǔ)。分裝指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文。主要程序是:寫好文件、文書封套或函件信封;填好并檢查所有封套標記;核對發(fā)文封套與內(nèi)容、份數(shù)一致后加封。發(fā)出指將已封裝完畢的公文以適宜的方式(如走機要交通等)發(fā)送給受文者。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理發(fā)出時應(yīng)注意各種文書有不同的傳遞辦法，要一一分清，以保證準時送達。表1-3為行文表格式;表1-4為發(fā)送公文簽收記錄表。（二）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)收文辦理凡由外機關(guān)或部門送給本機關(guān)的文件，統(tǒng)稱收文處理?！掇k法》第三十條規(guī)定：“收文辦理指對收到的公文的辦理進程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序?！笔瘴奶幚沓绦驗椋汉炇铡怯洝鷮徍恕鷶M辦→批辦→承辦→催辦。公文的收文辦理從簽收到歸檔同樣也涉及公司的各個部門，各部門應(yīng)及時處理接收到的公文，以免延誤工作。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理１．簽收簽收就是簽字表示收到來文，是收文處理工作的開端。一般機關(guān)或公司設(shè)有一個綜合收發(fā)室，由專人負責文件的簽收、拆封、登記和傳閱。簽收文件要注意三點：第一，對機要件、函件的信封套進行外部檢查，查看封套所注的發(fā)文機關(guān)名稱、收文單位是否為本單位，如有誤投，應(yīng)立即退回。第二，清點核對投遞單上的件數(shù)與實收的件數(shù)是否一致。簽收時將發(fā)文機關(guān)名稱、文件編號、發(fā)文機關(guān)的機要通信號、密級等項目登記在單位的收文簿上。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理第三，收件人在檢查無誤后，應(yīng)在送件人的發(fā)文回執(zhí)清單上簽名，注明收到日期，分清責任。２．登記登記是簽收文件的工作人員（秘書）對經(jīng)手的文書進行管理和保護的必要措施，也是保障文書迅速辦理的措施，是一項重要的制度。收文人員應(yīng)及時地按表１-５進行登記，便于目標文件的查找和利用，統(tǒng)計和催辦，文書工作的核對和交接。３．審核《辦法》在“登記”后加入了“審核”環(huán)節(jié)?！掇k法》第六章第三十一條規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當進行審核。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。”審核環(huán)節(jié)的增加，加大了秘書辦理來文的權(quán)力和責任，也避免了不該辦、不必辦的公文流入辦文環(huán)節(jié)。凡正式文件均須由行政部門負責人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送到承辦部門，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。一般函、電、單據(jù)等，分別由行政辦公部門機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如果涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理公文批示原則如下：（１）對需送總公司（地區(qū)公司）領(lǐng)導批示的公文，根據(jù)誰主管誰批示的原則辦理。如果有關(guān)公文須經(jīng)多位總公司（地區(qū)公司）領(lǐng)導批示，一般應(yīng)按領(lǐng)導排序由后向前傳閱和審批。（２）公文批示后，對有具體辦理的事項，批示人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項時，簽閱表示閱知。(3)批示人不能親自批示（如出差、外出等），由行政辦公部門負責電話聯(lián)系，并根據(jù)電話記錄代為辦理簽署意見，事后由批示人補簽。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理(4)“普通”公文在8個工作小時內(nèi)批示完畢；“緊急”公文應(yīng)在4個工作小時內(nèi)批示完畢;“加急”公文應(yīng)隨到隨批,必要時可集體商榷。有關(guān)公文經(jīng)主管領(lǐng)導批示或行政辦公部門批轉(zhuǎn)傳遞到承辦部門時，應(yīng)填寫“公文批轉(zhuǎn)簽收記錄表”（表１-６）。４．擬辦擬辦是在對來文進行閱讀后，根據(jù)具體情況，針對來文如何處理提出初步意見，供領(lǐng)導或部門負責人審核決定作參考的過程。這一般由辦公室負責人或者職能部門負責人來辦理。擬辦來文時，應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)、內(nèi)容和有關(guān)要求，根據(jù)文件的密級等級、時間要求、閱讀范圍、來文份數(shù)，同時考慮領(lǐng)導的分工、職能部門的職權(quán)范圍和單位的實際情況，簡明扼要地提出初步辦理意見。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理擬辦意見應(yīng)明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。對于只須傳閱文件的部門，傳閱后應(yīng)簽名確認（表１-７）。５．批辦批辦是指單位負責人按照職權(quán)范圍與分工，針對來文進行權(quán)限范圍內(nèi)的處理而做出的指示性意見，也可以是對擬辦情況的肯定與否定。做好批辦環(huán)節(jié)是單位負責人及時處理、掌握重要的外來文件非常必要的一環(huán)。領(lǐng)導對收文并不需要一一批辦，屬行政辦公部門受理范圍的文件，由辦公室主任批辦或秘書批辦。批辦意見要對來文做出三項明確的批辦內(nèi)容：批辦意見；批辦時間；領(lǐng)導人簽署姓名。６．承辦上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理承辦即“承接辦理”，是根據(jù)文件“批辦意見”，具體辦理文件中要求辦理的事項。通常，承辦有以下三種情況:（１）貫徹、落實文件規(guī)定的具體事項。（２）根據(jù)文件精神和單位實際情況，形成一份新的文件（執(zhí)行方案、工作計劃須經(jīng)領(lǐng)導批準同意）指導具體工作。（３）凡屬幾個部門聯(lián)合承辦的事項，由牽頭部門主動做好協(xié)商工作，爭取協(xié)辦部門的積極配合。７．催辦催辦是對文件承辦工作的檢查和督促的過程。這是避免辦事拖沓、文件積壓，加速文件運轉(zhuǎn)的重要措施。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理催辦包括對內(nèi)、對外兩方面：對內(nèi)催辦的文件主要有需要辦理的收文、送交領(lǐng)導審批的公文；對外催辦的文件主要有要求回復的發(fā)文、與外單位合辦的文件。催辦的形式視情況可采取電話問詢、當面問詢、發(fā)函問詢或采取檢查、匯報、指導等辦法。催辦的重點應(yīng)放在對內(nèi)的急件、要件的催辦處理上。一旦催辦有結(jié)果，催辦人（秘書）應(yīng)針對該份文件注明辦理結(jié)果，并向交辦的領(lǐng)導回復辦理情況，即“辦復”。無論是領(lǐng)導或交辦人口頭匯報，還是文字“辦復”，辦理結(jié)果一般都要說明該事項的主辦時間、主辦人、辦理結(jié)果以及是否有遺留問題、有無結(jié)論等。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理（三）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文歸檔管理無論是發(fā)文還是收文，在辦文環(huán)節(jié)的最后，都有文書歸檔工作，這是為以后的檔案工作做好準備的工作環(huán)節(jié)。它包括：一，立卷歸檔?！白⑥k”或“辦復”后，部門秘書根據(jù)立卷要求將文件整理歸卷。立好的案卷，可按照公司檔案部門的規(guī)定，定期向檔案部門移交。二，銷毀。凡已辦理完畢并無查考價值的文書，于當年年底編制銷毀目錄，報請主管領(lǐng)導批準后定期銷毀；如屬“保密”文件，則必須逐件登記目錄，并派專人（兩人以上）監(jiān)督銷毀。由房地產(chǎn)公務(wù)文書的特點可知，房地產(chǎn)文書具有憑證的法律效力。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理文件歸檔管理的意義在于：維護公司合法權(quán)益；能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找和利用；可以維護文件的完整與完全，便于文件的保管，以及保守企業(yè)的商業(yè)秘密；文件歸檔管理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。歸檔文件整理工作必須按規(guī)范進行科學管理，其歸檔的一般流程為：收集資料→分類立卷→編目→登記→歸檔保管。１．公文收集資料的類型收集資料是公文歸檔的第一步，也是重要的一步。歸檔前必須先清楚哪些是有保存價值的資料，有針對性地去收集。房地產(chǎn)企業(yè)收集資料的類型主要有：（１）公司與相關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議、合同。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理（２）公司制訂的計劃、工作總結(jié)、制度等。（３）公司會議紀要、會議記錄、決定。（４）公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的材料。（５）國家、地方政府政策文件類。（６）工程項目資料，包括開發(fā)類文件（前期、配套文件）、各類合同、工程技術(shù)文件、招標類文件、項目策劃、市場調(diào)研報告、報建文件、竣工文件、樓書文件等。２．公文的分類整理（１）文件的整理。文件的整理是企業(yè)機關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理人們把它稱為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。文件材料以歸檔為界，歸檔前是文件，歸檔后是檔案。（２）歸檔文件整理工作。歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)該作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理是指將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正文與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊為一件，來文與復文為一件。（３）歸檔文件整理的組織工作：上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理①建立和健全文書部門整理制度。文書部門整理制度是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負責進行整理的制度。建立和健全這一制度可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理工作的效率。②公文整理環(huán)節(jié)的選擇。公文整理環(huán)節(jié)的選擇亦即選擇立卷地點，是指機關(guān)的公文整理工作究竟放在機關(guān)的哪一層，或者機關(guān)的哪些機構(gòu)、單位，由誰來負責整理。③明確公文整理的范圍。公文整理的范圍，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理分類。分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。上一頁下一頁返回第三節(jié)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)公文管理（４）歸檔文件整理的基本原則：①遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。②區(qū)分文件的不同保存價值。③便于保管和利用（便于保管和利用是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標準）。３．立卷歸檔的要求（１）各部門專職人員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。（２）移交檔案要填寫“檔案資料移交清單”，移交清單一式二