公司管理體系文件管理辦法

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網(wǎng)絡(luò)整理，如有侵權(quán)，請聯(lián)系刪除，謝謝！××××股份有限公司文件—————編號：**公司通告〔2020〕01號簽發(fā)單位：***公司管理體系文件管理辦法1.目的通過對管理體系文件和資料的控制管理，確保其有嚴(yán)格的分類、編號、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。2.適用范圍適用于公司管理體系文件、作業(yè)指導(dǎo)書的管理和控制。3.職責(zé)公司品質(zhì)管理部負責(zé)《管理手冊》的編制，并組織公司各職能公司部門聯(lián)合編制公司品質(zhì)管理部負責(zé)《管理手冊》和《程序文件》的發(fā)放。,報管理者代表審批。城市公司/分公司各職能部門結(jié)合公司下發(fā)的《工作手冊》及當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)、地城市公司/分公司各職能部門以及服務(wù)中心編制的《服務(wù)指南》或各類作業(yè)指導(dǎo)文報城市公司/分公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報公司主管部門、品質(zhì)管理部備案。4.過程控制策劃為確保文件的充分性與適宜性，文件發(fā)布前須得到批準(zhǔn)；必要時對文件進行評審與更新，并再次得到批準(zhǔn)；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；確保文件保持清晰、易于識別；確保公司適用的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他外來文件得到識別和滿足。防止作廢文件的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件時，對這些文件進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。實施管理體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)。公司管理體系文件和制度的制定、審核、批準(zhǔn)職責(zé)與權(quán)限按下列規(guī)定執(zhí)行；文件名稱管理手冊程序文件制定及修改管理者代表三級三級45服務(wù)中心工作指南各地公司品質(zhì)部服務(wù)中心主管領(lǐng)導(dǎo)管理體系分類和編號文件和資料的發(fā)放：\單位代碼。例：發(fā)放給宜昌公司品質(zhì)部的《管理手冊》的發(fā)放號是導(dǎo)書編號—單位代碼。工程類標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣等由專業(yè)技術(shù)部建檔、編號、管理。文件發(fā)放時文件封面上必須加蓋受控印章，并按照管理體系文件和資料的分類編號及接收單位代碼進行編號，以便于追溯和回收。適用法律法規(guī)類文件由各相關(guān)部門負責(zé)收集，對收集到的文件組織相關(guān)人員進行識別，確定其時效性和發(fā)放范圍，交由公司品質(zhì)管理部匯總、評審，并以文件匯編或各單位應(yīng)將適用文件、適用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)向使用者進行培訓(xùn)或發(fā)放，確保與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全有效運行起重要作用的場所，得到并使用現(xiàn)行有效版本的文件。文件和資料的保管各城市公司/分公司、服務(wù)中心編制的服務(wù)指南或文件的原件，由責(zé)任部門專人保管，并向公司品質(zhì)管理部提交一份電子文件備案。文件保管人與持有人應(yīng)妥善保管，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得隨意損壞、復(fù)印、拷貝、丟失。錄、指定專人保管，并將保管人員名單上報城市公司/分公司品質(zhì)部備案。保管人員因離職或工作崗位調(diào)整發(fā)生變更，應(yīng)在變更后的兩個工作日內(nèi)上報品質(zhì)部進行更改。對受控體系文件的使用管理，各單位可根據(jù)實際工作需要使用紙質(zhì)文件或電子文件。通過OA傳輸、保存、利用、刪除等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。網(wǎng)絡(luò)公文管理層員工可在電腦上簽收，需向作業(yè)層員工傳達的文件執(zhí)行《信息溝具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，可轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件備份歸檔。文件和資料的有效性控制為確保公司管理體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對其采用版本號、修改狀態(tài)號控制最新版本。版本號用表示第一、第二、第三版；用表示未經(jīng)修改、第一、第二次修改。當(dāng)體系標(biāo)準(zhǔn)更新改版或本冊內(nèi)容有三分之二以上的章節(jié)發(fā)生修改或公司組織架構(gòu)發(fā)生重大變化時，在本冊文件需更改的即由A版升B版升C版等依次執(zhí)行。文件和資料的更改文件的內(nèi)容如不能正確指導(dǎo)運作或不符合國家有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全要求時必須進行更改。公司各級人員均有義務(wù)反映文件在實施中存在的問題，及時向責(zé)任部門提出更改意見，責(zé)任部門確定更改意見并對文件進行修改。對文件修改的審核，由責(zé)任單位填寫《文件修改評審表》并附電子文件，流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。管理體系文件的更改一般由原審批人批準(zhǔn)，當(dāng)原審批人變化時，由接替其崗位或其授權(quán)人審批。文件的作廢：新版文件發(fā)布后原舊版文件作廢，因客觀原因已明確作廢的文件，都應(yīng)立即停止使用，并及時從工作現(xiàn)場收回。雙人見證進行銷毀或在電腦上刪除。填寫《文件保存。若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。紙質(zhì)文件由文件使用單位在文件封面加蓋“作廢”章，電子文件應(yīng)建立作廢文件夾分開存檔，以避免作廢文件的非預(yù)期使用。嚴(yán)禁將過期的涉及住戶信息資料、訪客信息資料、公司機密文件作為可回收物處理或用作二次用紙。文件借閱根據(jù)工作需要，經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)后本公司人員可以借閱有關(guān)文件，借閱人應(yīng)在借出方的《文件借閱記錄》上簽字，文件借閱期為一周，應(yīng)按期歸還。對借閱文件應(yīng)妥善保管，不得損壞或私自復(fù)制。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制公司要求保密的電子文件。公司內(nèi)部往來文件控制將文件交單位負責(zé)人批示，相關(guān)人員傳閱后存檔。對于各類歸檔文件應(yīng)建立文件清單或目錄索引，確保文件易于查閱、檢索。公開文件的控制公開文件是指公司面向客戶公布或發(fā)放的各類文件，如用戶指南、住戶須知、收費標(biāo)準(zhǔn)、通知、公開信、服務(wù)承諾等。公開文件的內(nèi)容和標(biāo)識的控制由負責(zé)編制的單位負責(zé)。各類公開文件由職能部門形成范本，在得到相應(yīng)權(quán)限的批準(zhǔn)后方可發(fā)放給客戶。發(fā)給客戶的文件通知，按公司統(tǒng)一公文格式和要求進行排版、發(fā)文編號標(biāo)識，服務(wù)中心經(jīng)理審批后，張貼到通知欄內(nèi)。檢查各級職能部門在專業(yè)檢查中對各服務(wù)中心文件管理運行情況進行檢查。各級品質(zhì)部通過內(nèi)審實施，對文件的制定和有效運行情況進行檢查。改進各部門每年應(yīng)對文件進行一次評審，必要時修改，確保文件的適宜和有效。針對體系標(biāo)準(zhǔn)更新改版以及公司內(nèi)外部情況