南京大學圖書館采訪部業(yè)務規(guī)則及流程

南京大學圖書館采訪部業(yè)務規(guī)則及流程南京大學圖書館采訪部承擔全校中外文各種類型、載體文獻的館藏補充任務，即文獻采訪工作。文獻采訪工作包括：館藏規(guī)劃；文獻出版信息收集、整理；館藏需求與利用信息收集、整理；館藏選擇；館藏訂購；入藏文獻驗收；館藏加工送編。一、采訪業(yè)務規(guī)則1.1館藏發(fā)展目標多方采集、精心選擇，品種齊全、復本適宜，質(zhì)量上乘、數(shù)量充裕，保證教學、優(yōu)先科研，突出重點、扶持特藏，豐富擁有、擴大獲取，層次分明、布局合理，著眼現(xiàn)在、兼及久遠。1.2館藏結構優(yōu)化館藏結構，使各種館藏成份間的比例趨于合理。1.2.1適藏范圍各種文獻入藏與否，根據(jù)其內(nèi)容與我校專業(yè)、課程設置，科研項目，讀者需求層次的相關程度，分為不藏；必藏；酌藏。酌藏中包括本館暫定為“0+1”收藏級的文獻，即一些不擬購但若有獲贈則可考慮收藏的文獻此基本標準不僅適用于購進文獻，也適用于贈送、交換、繳存、剔除之文獻。1.2.2收藏級別在必藏范圍內(nèi)，進口文獻（外文，港臺）收藏必須達到研究級水平，必須選擇最富有學術價值的文獻；中文文獻兼容學習級與研究級水平。在品種上有較寬覆蓋面的一般館藏，需要有針對地擇藏；重點館藏則需全力保障，達到應有的深度，形成館藏特色。尤其是國家重點學科、國家級科研項目、博士點所用書刊，要從速盡優(yōu)入藏。在建設重點館藏時要關注最新研究成果，抓常用、重要、核心文獻的補充，提高館藏的情報容量。部分特色性館藏力爭達到完整級水平。不論達到何收藏等級,均應系統(tǒng)地入藏，將必藏文獻盡量收集齊全。1.2.3學科結構各學科，專業(yè)都應擬定一份詳盡的館藏結構規(guī)范，更具體地指導各類型文獻的入藏。1.2.4時間結構重點考慮近5-10年內(nèi)的出版品，可酌量回補缺藏的重要學科的經(jīng)典文獻。1.2.5外文文種結構以英語為主；其余文種的各專業(yè)文獻則根據(jù)讀者對其需求及使用能力考慮取舍。1.2.6文獻類型結構除保證穩(wěn)定的紙本書刊重點收藏品種和特色品種的入藏,還要加強電子文獻的入藏（著重永久使用權），增加視聽文獻的入藏，關注有學術價值的稿本、預印本的入藏。條件成熟時，還可以考慮一些極富價值的拍賣文獻的購藏。在文獻載體上，卷帙浩繁、價格昂貴者，盡量以電子出版物代替。1.3館藏布局學科面窄、專用性強的進口書刊一般由相應的系保存,以滿足教學科研的特殊需要；學科面寬、通用性強的進口書刊一般由總館保存,以滿足全校師生教學科研的共同需要；大型工具書，昂貴、罕用、跨學科、多系使用的中文文獻原則上由總館保存，亦可與某系協(xié)商后任存一處（但必須方便其他系讀者使用）；系藏應達到研究級收藏水平，更偏重文獻的情報容量，如加強本學科動態(tài)性資料、最新書刊、工具書、會議錄、特種文獻等的搜集。1.4館藏規(guī)劃 文獻采訪工作必須密切關注學校的發(fā)展規(guī)劃，充分把握讀者需求，嚴格執(zhí)行館藏發(fā)展政策，及時修訂中、短期的藏書計劃及有關條例，及時調(diào)整文獻補充的方向，保證文獻收藏的質(zhì)量。結合本校專業(yè)設置和教學科研情況，根據(jù)當年文獻購置經(jīng)費的實際額度，合理分配經(jīng)費、使用經(jīng)費。開展文獻資源建設的總體研究，指導、組織實施全校的館藏發(fā)展與各項個案的調(diào)查研究。1.5文獻出版信息的收集、整理從多方面設法獲取各國家地區(qū)、各文種、各類型、各學科、各主（專）題、各種載體、各發(fā)行渠道、各訂購方式（預訂、現(xiàn)貨…）的文獻信息，以增加文獻選擇的機會，擴大文獻選擇的范圍。對權威、常用、適用者，應搜集齊全。區(qū)分、整理數(shù)量大、類型多且重復交叉的文獻信息，發(fā)揮它們各自的作用：從中外各種商業(yè)書目中選擇適用者，作為選訂媒介。善用新書預報、廣告信息及書評書訊類文獻等非商業(yè)書目作為文獻補充選擇時的參考資料，如：利用登記書目中的國家書目、在版書目、地方書目進行查缺補缺，利用推薦書目中的專題書目、導讀書目、參考書目等進行專門補充。通過館藏書目、聯(lián)合書目、私藏書目了解本館重點補充的文獻分布收藏情況，以期文獻交換、征集與資源共享。經(jīng)過整理開發(fā)，利用隱含于三次文獻中的文獻信息。嘗試建立本校專家學者外文藏書信息數(shù)據(jù)庫（必須在他們愿意提供的前提下）。1.6館藏需求與利用信息收集、歸納開展調(diào)查訪問工作，充分了解讀者需求、利用文獻的情況，以資選擇決策。1.6.1查訪的方式通過多樣化的查訪方形式，獲取盡可能多的需求信息和高價值的背景資料：走訪；座談；出席學術講座、有關課程建設與專業(yè)規(guī)劃的會議；調(diào)查問卷（征求意見、課程參考書推薦、讀者需求調(diào)查）；讀者隨機來訪；意見箱（普通、電子）、意見簿；答讀者問；邀請讀者來館參與館藏評價，選書咨詢。不僅要了解可供外借的館藏文獻的利用情況，還應了解僅供閱覽的館藏文獻的使用狀況。1.6.2查訪產(chǎn)生的文檔各種文檔力求記錄詳備、簡潔明了：課程參考書文檔；讀者需求文檔；館藏利用文檔；背景知識文檔；零散信息的積累，如接待訪談記錄等。1.6.3查訪工作的要求主動、深入、細微、持久；必須對讀者的意見給予積極的答復；必須有周到的調(diào)查方案，不能幾個業(yè)務部門重復地去查訪；要善于動員讀者與圖書館工作人員一道開展各種調(diào)查；查訪工作面廣量大，為獲得理想的結果，則需要校方認識其重要性，給予制度上的保證。1.7館藏復本配置以適宜的復本，輔之有效的館藏布局來滿足大量、迫切的共時需要，提高館藏的讀者滿足率。電子文獻不配復本，進口書刊（原版）一般不配復本，中文書刊復本量依據(jù)下列情況確定：該類（種）文獻讀者人數(shù)；館藏布局（校內(nèi)、館內(nèi)），與借閱點數(shù)；文獻使用時效，使用周期，使用頻度；文獻學術水平深淺及閱讀難易；文獻專業(yè)面、使用范圍寬窄及利用率高低；讀者閱讀動機（研究、學習、課參、解疑、瀏覽等）；圖書館借閱制度（方式、時限及冊限）；文獻印數(shù)、價格；同主題同水平出版物的品種及館藏基礎；該文獻是否有其他載體出版品（如為電子書刊全文數(shù)據(jù)庫所收錄，縮微品等）；文獻引進渠道與補充方式，獲得之難易。部分品種應有足量的復本，部分品種則僅需適量的復本，在經(jīng)費不寬裕的情況下，適當降低復本以確保品種。因預告不詳、得不到推薦意見、同主題同水平者品種較多等緣故，把握不準某種文獻的復本配置，則不要求一次補足復本，可先試購若干冊，跟蹤其使用效果，需要補充則再添訂，避免浪費經(jīng)費。這一必要性的重復添購，只適用于較少品種的補充。1.8館藏補充組織調(diào)動各方力量，接受各種建議。選擇：專職選書人員圈選；館內(nèi)專家集體討論；請校內(nèi)、外學者指導；組織學科顧問組。上述人等，都應在決策時摒棄個人偏好，從館藏發(fā)展全局考慮來選書。意見集納：館內(nèi)借閱環(huán)節(jié)與各系、部門圖書室的建議；定期收集的或隨機的讀者需求；有針對性地征詢（或函或訪或電話聯(lián)系）；有關文檔（需求、課程參考書，利用情況等）的查詢、館藏評價。審批：昂貴文獻選購，需報請分管館藏發(fā)展的館長批準，由該館長組織相關人員審核，決定取舍。1.9其它文獻采訪工作的任務主要由采訪部承擔，其中部分尚需該部會同其它部門合作承擔，所以在文獻采訪運行中必須實現(xiàn)本系統(tǒng)與其它相關工作系統(tǒng)的積極合作；加強與校內(nèi)各系及有關部門的聯(lián)系；參加圖書情報界的協(xié)作協(xié)調(diào)活動。二.采訪業(yè)務流程2.1文獻出版信息收集、整理、分發(fā)2.1.1將來自發(fā)行商的電子書目數(shù)據(jù)，整理篩選后轉入采訪子系統(tǒng)的征訂模塊，形成待訂數(shù)據(jù)。征訂書目著錄款項若不齊全或存在錯誤，應利用其他書目信息源查全查準后加以修正。非機讀書目數(shù)據(jù)（包括交換書目、零星報訂、補缺），篩選出適訂者，或上網(wǎng)套用數(shù)據(jù)，或自行編制機讀訂購數(shù)據(jù)。（見2.5.1）2.1.2收到一批書目后，及時將文獻信息送交系資料室和有關教師。需根據(jù)征訂截止日期及時分批處理，定期送選。選擇部分文獻信息、定期張貼或上網(wǎng)公布，以便讀者獲悉預訂信息，及早提出需求與建議。2.1.3選訂文獻前，要通過各種途徑對待訂數(shù)據(jù)進行批查重，有效地清除查重死角。批查重策略有：按ISBN號；按文獻名+出版社；按文獻名+責任者；按出版者+責任者；按文獻名+叢書叢刊名；按文獻名。采用何種批查重手段，視被查文獻集合而定。2.1.4從批查重結果列表上，將確實與已藏記錄和已訂記錄重復（仍有必要添重訂者除外）的待訂數(shù)據(jù)刪除。若有與機讀待訂數(shù)據(jù)同期發(fā)送的紙本目錄，應在其所載的相應的記錄上作刪除記號。與已訂逾期未到記錄重復的待訂數(shù)據(jù)，暫不刪除，并立即向發(fā)行商了解該書出版、訂購的確切信息。每次批查重及刪除結果需填寫至批查重統(tǒng)計表中。2.1.5有些匯編文獻、叢書、重編書、改變出版者的重出書、更換ISBN號的本社重出書、更名的書刊，除批查重外，還需要善于利用目錄或有關書目進行個別查重，甚至入庫核對文獻，進行深度查重。匯編文獻需核對清楚其所收書刊已有多少以單行本入藏或已收于館藏的其它叢書內(nèi)后，再考慮取舍。2.2館藏選擇館藏選擇是本系統(tǒng)的核心所在，獲得文獻信息與讀者需求信息后，立即根據(jù)各項規(guī)劃、原則與標準，選擇文獻入藏，實施建設館藏的任務，實現(xiàn)館藏發(fā)展的目標。2.2.1匯總館內(nèi)借閱部門與各系報送訂單，審核訂單形式與內(nèi)容是否有誤，推薦是否合理。各系必須在指定時間內(nèi)報送訂單,否則作棄訂論處。匯總、審核讀者薦購意見。2.2.2從征訂書目（待訂數(shù)據(jù)）中按期圈選。接受零星報訂、定期或不定期的補缺2.2.3認真閱讀每條征訂信息的各個款目，準確判斷待選文獻的價值，結合館藏結構與布局、讀者需求、館藏利用信息、出版物分析、該主題出版物的館藏基礎，慎重確定每一種文獻的取舍與復本配置。把握不準時，應立即查閱文獻利用的記錄，查閱有關書評，征詢專家、讀者的意見。每一年度的期刊訂購，應仔細審核增刪的品種，外文期刊、文獻數(shù)據(jù)庫還需上報專家委員會、館長審批。罕用、昂貴、卷帙浩繁的各類型中、外文文獻、文獻數(shù)據(jù)庫、視聽文獻，應在發(fā)行商提供樣本，提供使用演示或免費試用后再行論證館藏取舍。要努力避免與消滅誤選、漏選、不必要的重復選訂、復本失當（過多或過少）這四種差錯，及時發(fā)現(xiàn)及時糾正：。在以下諸對矛盾中，品種、復本均向前者傾斜：權威著作與熱門著述；學術著作與普及讀物；專門著作與相關著作、必藏與可藏可不藏者、利用率高與利用率低者、出版期近與出版期遠者，大語種與小語種。并壓縮可藏可不藏的品種。必須有效地控制入藏總量與經(jīng)費。2.3館藏查缺補缺2.3.1新出文獻補充與回顧補充新出文獻的及時補充是主要補充類型，承擔補充任務之大部，務必及時無誤。開展回顧補充（即補缺），旨在降低必備文獻的缺藏率。補缺類型有：按年度、學科或主題、出版者、著者、多卷冊、叢書叢刊的補充等。不僅要完成被動隨機的回顧補充，也要有計劃地開展主動、專門的回顧補充。步驟：使用權威書目或有關書目進行查缺，在待查書目前加“/”記號，經(jīng)核查后，若書已入藏，則將“/”記號改為“X”；若已訂未到則改為“?”記號；若未藏，有套錄數(shù)據(jù)者則改為“△”記號，反之則仍用“/”記號。對缺藏情況按學科、收藏等級作出較精確的統(tǒng)計。對缺藏文獻，區(qū)分輕重緩急，選擇最合適的補充方式與發(fā)行渠道進行補缺，優(yōu)先考慮重點特藏與急需者。與發(fā)行者交涉，降低訂書不到率。必備文獻每年的缺藏率應控制在5—10%。文獻查缺手段同文獻查重。有針對的現(xiàn)購補缺需攜書目，回顧補充還需充分把握舊書市場的供書信息（在售、公家剔除書刊、私人家藏處理意愿）。2.3.2常規(guī)補充與專門補充專門補充不同于常規(guī)補充之處，在于它的隨機特點，如：新專業(yè)，新分館，新課題用書，新文獻類型，某出版社的協(xié)作出版圖書的補充、讀者急需文獻的補充等。必須擬訂計劃，根據(jù)或編制標準書目核對館藏后，進行補充。2.4館藏補充方式的選擇針對補充的具體文獻，選擇最有效的補充方式開辟文獻源。2.4.1預選（訂）主要的補充方式，適用于易于判斷其價值的文獻，適用于連續(xù)出版物。訂準與訂到的關鍵在于書目的質(zhì)量與發(fā)行的保障。2.4.2看樣現(xiàn)購僅從書名無法判斷其價值或存疑緩訂的文獻，宜用此方式看樣選購?；蚪邮馨l(fā)行商送樣書來館供選；或參加書展；或經(jīng)常去書店補缺。此方式還適用于匯編文獻、視聽文獻、電子文獻。2.4.3委托代購 在補充任務增加工作人員未增，且補充對象分散在一個地區(qū)和一個系統(tǒng)的許多單位，逐一補缺費時費力的情況下，宜找一單位（或個人），委托其集中代購，這種大宗委托代購尤有利于專門補充。若有可能，可嘗試委托公出境外的讀者時常通報國外新出文獻信息，注意市場情況，經(jīng)圖書館同意后代為選購。如此選出的文獻既有較強的針對性，價格上也有望獲得較大優(yōu)惠。2.4.4函（郵）購本地未售或售缺的外埠出版物，可采用函購方式。若訂單滯后時間過長，應在函購前先發(fā)函了解該文獻是否售缺。函購手續(xù)繁多，不可疏漏。2.4.5復制本館缺藏的重點文獻，本館已藏但文獻品相欠佳且需加以保護的讀者常用文獻，因印數(shù)少、價格貴無法補充的文獻，可通過復制來彌補不足。復制品必須保證復制質(zhì)量，原件因紙質(zhì)不堪復印者，利用率不高且篇幅過多者均可使用縮微、數(shù)字化拍攝手段。2.4.6繳存校內(nèi)出版物的繳存制度必須健全，凡本校出版的各種書刊及本校人員的各種著述應在出版后的半個月內(nèi)即（至少）一冊給圖書館收藏，若需復本，再向其索取或購買（需經(jīng)學校協(xié)調(diào)，由出版社、學報、各系與館達成協(xié)議）。2.4.7征集、調(diào)撥對非賣品、團體出版品應試探免費獲取的可能。個人自費出版品、私藏文獻,發(fā)行商無法購得而編著者處尚有留存的文獻，均可有償征集。校內(nèi)各單位收到的書刊閱后若不欲保留，應約圖書館前去挑選，亦可作有償調(diào)撥，若該單位需要其中的某部分文獻，可由圖書館代為復制。2.4.8交換、贈送有選擇地開展文獻交換；設法吸引、大力尋求出版物的贈予。詳見《南京大學圖書館文獻交換工作規(guī)程》、《南京大學圖書館接受饋贈章程》。2.4.9合作補充與集團購買先對一些罕用、昂貴的、卷帙浩繁的中、外文各種載體的文獻進行調(diào)查，約請參加合作補充計劃的館，根據(jù)各自需求與缺藏協(xié)商，分工入藏、共存共享。2.5訂購為了保證館藏補充的效果，訂購工作必須井然有序，一絲不茍，及時有效。2.5.1建立訂購目錄選定文獻后，應及時將該文獻的征訂書目導入采訪子系統(tǒng),錄入館藏地與有關款目后轉化成訂購目錄。無征訂書目導入,則由手工錄入訂購數(shù)據(jù)訂購。各院系、部門送編書刊的錄入，同上。訂購記錄要求征訂號、文獻名（含副文獻名）、叢書叢刊名、責任者、出版者、出版年、版別、國際標準文獻號、估價、冊數(shù)及分配去向等款目無一遺漏，嚴格按規(guī)范著錄。訂購目錄上添注必要的注記，如影印外版、添訂等,以便批查重時快速瀏覽與判認。對已經(jīng)售缺、絕版的文獻，需在預訂記錄上注明，將訂購記錄轉換為擬訂、補缺記錄，再尋其它發(fā)行商。（擬訂記錄還包括書在征訂前選被推薦、或已見到出版計劃介紹后錄入的信息。）緩訂記錄，除針對一些需出版后看樣方能決定取舍的文獻，還針對一些本館暫定為“0+1”收藏級的文獻（見1.2.1）2.5.2訂購相關文檔的完善新增出版社、征訂目錄信息，應及時記錄至匯文采訪子系統(tǒng)中相應的模塊。出版單位注冊文檔，著錄：出版者前綴、出版者全稱與簡稱、地址、郵編、聯(lián)系人、備注。單位名變更，重新分配的出版者前綴應及時補入。征訂目錄注冊文檔，著錄：征訂目錄名、目錄簡稱、目錄出版者及地址郵編、目錄評價、備注。發(fā)行商注冊文檔，著錄：發(fā)行商全稱與簡稱、地址、郵編、聯(lián)系人、銀行帳號、供應范圍、備注。2.5.3發(fā)行渠道選擇通過周密考察、論證，慎重選擇發(fā)行渠道。原版外文文獻尤其需要選擇最佳訂購途徑，盡可能多地向多家發(fā)行商詢價，根據(jù)其報價，并結合訂到率、到書速度、售后服務等因素確定發(fā)行商。對任一發(fā)行渠道，都要與其簽訂協(xié)議，并在交往過程中監(jiān)督實施情況，不能履行合同也未及時糾錯的發(fā)行商，即與其中止交往。協(xié)議涉及：各種書目信息的提供；用戶報訂與發(fā)行者受訂；文獻供應（訂到率、到書速度、延伸服務、訂購信息反饋、發(fā)行商定期報告）；聯(lián)系方式。2.5.4查重在發(fā)訂前再次進行查重。（方法同2.1.3—2.1.5）2.5.5發(fā)訂（報訂）按約定將不同的訂單發(fā)至相應的發(fā)行商，在報訂截止日期前將訂單發(fā)出，采用打印訂單面交、郵發(fā)或用電子郵件傳送等手段。與發(fā)行商保持密切的聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題，及時交涉并能采取有效措施補救。2.5.6催缺定期核查已訂文獻到館情況，逾期過久不到者，需及時向發(fā)行商催索，或作退訂處理。退訂后換其它發(fā)行商補缺（配）。2.6入藏文獻驗收2.6.1到書接收根據(jù)清單依次拆包上架。同種書的復本、不同裝幀在同一批內(nèi)，拆包后應歸并集中。對收到的書刊應與發(fā)行商所附的發(fā)貨清單核對清點，核對送書批次、件數(shù)與種冊，無誤后在送貨回單上簽字、付運輸費。如有差錯、缺漏，應及時與發(fā)行商聯(lián)系。2.6.2核點確定入藏后，訂購記錄轉換成到書記錄，并根據(jù)到書逐種核對預訂記錄,若各款目（包括分配單位）均核對無誤或大致無誤，且經(jīng)過外觀檢查及內(nèi)容鑒別，確認適藏，即可簽收。若未查到預訂記錄，符合入藏條件，補一預訂記錄；若有誤，立即退貨。對重版（?。┪墨I、叢書叢刊、發(fā)行商主發(fā)的文獻需格外仔細地核對。2.6.3簽到根據(jù)隨書清單與發(fā)票，核對種、冊、書價、總冊數(shù)、總價。蓋分配單位章于書刊的末頁，轉發(fā)其他文獻類型給館內(nèi)有關部門及各系，接受者需在轉發(fā)登記簿上簽收。在轉發(fā)時需注意某些書刊按中文還是外文處理、按書還是刊處理的界限，注意登到準確、及時，不得積壓。登到時，如發(fā)現(xiàn)期刊改名、出版周期變動、合刊、分刊等變化情況，應及時通報訂購、編目人員做相應修改。2.6.4財產(chǎn)登記對每一批入藏文獻進行總括登記，逐次登錄：驗收日期，批號，來源，發(fā)票號碼，分類種、冊、價，總種、冊、價，個別登錄號（即財產(chǎn)號）的起訖號碼。個別登錄號采用年度+自然順序號，號碼必須連續(xù)。入藏期刊合訂后按合訂本分配登錄號。備注項要注明文獻轉發(fā)、退發(fā)行商等情況。實際付款與文獻定價不一時（或因優(yōu)惠購書低于書價，或因附加郵費高于書價），總括登記按實際開支計價（郵費入備注），個別登記仍按書價登記。圖書個別登記對每一種到館文獻逐次登錄：登錄號，書名（含副書名），著者，出版地、出版者，出版年、版別，定價，分配單位。由計算機系統(tǒng)自動生成。2.6.5付款發(fā)票與驗收算帳結果確認無誤，即在發(fā)票背面注名該批書起訖登錄號，簽經(jīng)手人、驗收人、主管館長姓名，加蓋館章后及時交財