企業(yè)內部控制規(guī)范之外包業(yè)務

企業(yè)內部控制規(guī)范外包業(yè)務1崗位責任與授權批準制度1．2外包業(yè)務授權審核制度制度名稱外包業(yè)務授權審核制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為了加強對外包業(yè)務的授權審批控制，規(guī)范業(yè)務外包授權審批行為，防范授權核批過程中的差錯，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及公司章程，特制定本制度。第2條授權審批的內容1.授權內容。2.授權范圍。3.授權期間和被授權人條件。第3條適用范圍本公司所有業(yè)務外包活動主要包括采購、設計、加工、銷售、營銷、物流、資產(chǎn)管理、人力資源、客戶服務等外包業(yè)務所涉及的授權審批事項。第2章授權批準方式、授權內容及范圍第4條授權方式公司關于外包業(yè)務授權審核的方式需以授權書為準，逐級授權，口頭通知與越級授權視為無效授權。第5條外包業(yè)務申請授權審批1.公司相關部門編制外包項目計劃書，具體闡述業(yè)務外包背景、外包內容、實施程序、主要風險和預期收益等信息。2.相關職能部門負責人審核外包項目計劃書。3.董事長、總經(jīng)理審核外包項目計劃書。4.加工、銷售、營銷、資產(chǎn)管理等核心業(yè)務，或涉及金額大于3000萬元的外包項目，由董事長、總經(jīng)理審核后，提交董事會及審計委員會審議批準。5.采購、設計、物流、人力資源管理、客戶服務等非核心業(yè)務，或涉及金額小于3000萬元的外包項目，由董事長、總經(jīng)理辦公室審議批準。第6條外包合同協(xié)議簽訂的授權審批1.外包業(yè)務歸口管理部門對承包方進行資質審核及遴選后，引入合格的外包合作伙伴，并根據(jù)外包業(yè)務性質不同，擬定不同形式的合同文本。2.歸口管理部門負責人會同法律顧問對合同進行初審。初審通過后，根據(jù)合同金額交由不同級別的管理層進行審批。3.合同金額在300萬元以內的外包協(xié)議，由總經(jīng)理審批。4.合同金額在300~3000萬元的外包協(xié)議，由董事會審批。5.合同金額在3000萬元以上的外包協(xié)議，提交股東大會審批。第7條外包業(yè)務費用支付的授權審批1.歸口管理部門接到承包方付款請求后，在評價外包業(yè)務項目的基礎上對其提交的付款申請進行全面確認，修改或刪除不合理部分，計算付款凈額。2.由部門負責人會同法律顧問對付款申請進行審核，并簽發(fā)支付證書。3.財會人員對支付證書進行審核，財務部門負責人復審合格后，根據(jù)支付金額交由不同級別的管理層審批。4.單次涉及金額在300萬元以下的申請，由總經(jīng)理審批；300萬~3000萬元的申請，由董事會審批；3000萬元以上的申請，由股東（大）會審批。5.財務部門負責人確認審批程序無誤后，由財務部會計給予支付。第3章授權期間被授權人條件及授權調整第8條外包業(yè)務歸口管理部門的被授權人，其授權的有效期限自外包項目啟動時起至外包項目結束時止。第9條總經(jīng)理及以上級別的被授權人，其授權有效期根據(jù)公司章程的相關規(guī)定執(zhí)行。第10條對被授權人條件的要求1.被授權人在工作期間無重大越權行為。2.被授權人在工作期間無行為過失，且沒有造成重大經(jīng)營風險。3.其他情況。第11條如發(fā)生下列情況時，授權機構可調整或撤銷原授權。1.授權人在工作期間有重大越權行為。2.授權人在工作期間行為過失造成重大的經(jīng)營風險或法律責任。3.業(yè)務外包計劃發(fā)生重大的變化。4.經(jīng)營環(huán)境、內部機構和管理體制發(fā)生重大的變化。5.其他情況。第4章附則第12條本制度由總經(jīng)理辦公室負責制定和解釋，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。第13條違反規(guī)定不履行或不完全履行授權審批的行為，要追究有關責任人的責任，并進行相應的經(jīng)濟處罰和行政處分。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2承包方選擇管控規(guī)范2．1外包合同管理辦法制度名稱外包合同管理辦法編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的隨著公司業(yè)務量的增加，公司的對外合作愈加廣泛，為加強本公司對外業(yè)務合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營行為，減小和避免因合同管理不當造成的損失，維護公司的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家其他有關法律法規(guī)，結合本公司的實際情況，特制定本辦法。第2條適用范圍凡與本公司簽訂的所有外包合同，必須遵守國家法律法規(guī)，且合同內容有利于公司外包業(yè)務的順利完成。本制度適用于公司所簽訂的一切業(yè)務外包合同。第3條訂立外包合同的原則訂立外包合同時，應遵循自愿平等、互利有償和誠實信用的原則，不得有損公司的利益和形象。第4條業(yè)務外包合同內容涉及國家安全或重大利益需要保密的，按相關規(guī)定辦法辦理，并與承包方簽訂《外包項目保密協(xié)議書》。第2章合同簽訂第5條外包合同簽訂前，需要填寫“外包業(yè)務審批表”，并按公司的相關規(guī)定填寫合同，為審批表蓋章，同時還應滿足下列要求。1.合同金額在300萬元以下的外包協(xié)議，由總經(jīng)理審批，且需總經(jīng)理簽章。2.合同金額在300萬~3000萬元的外包協(xié)議，由董事長審批且簽章。3.合同金額在3000萬元以上的外包協(xié)議，提交董事會或股東（大）會審批，且需加蓋公章。第6條合同文本要規(guī)范，根據(jù)外包業(yè)務的性質，按公司的相關規(guī)定格式填寫，內容要詳實，必要時需補充保密協(xié)議書附件、技術協(xié)議書附件、外包項目咨詢合同書附件。第7條公司應當在外包合同中具體約定下列事項。1.對于涉及本公司機密的業(yè)務和事項，承包方有責任履行保密義務。除合同約定的保密事項外，公司應當根據(jù)業(yè)務外包項目實施情況和外界環(huán)境的變化，不斷更新、修正保密條款，必要時可與承包方補簽保密協(xié)議。2.公司有權獲得和評估業(yè)務外包項目的實施情況與效果，獲得具體的數(shù)據(jù)和信息，督促承包方改進服務流程和方法。3.承包方有責任按照合同規(guī)定的方式和頻度，將外包實施的進度和現(xiàn)狀告知公司，并對存在的問題進行有效溝通。第3章外包合同經(jīng)費管理及執(zhí)行第8條外包合同經(jīng)費根據(jù)項目進展情況，按合同規(guī)定分階段外撥，如全額撥出需提出充分、正當?shù)睦碛?。?jīng)費外撥時，歸口管理部門應填寫“外包合同經(jīng)費撥轉申請表”。第9條合同生效后，歸口管理部門應指定專人對外包業(yè)務進行定期或階段性檢查，檢查內容包括經(jīng)費的使用情況、業(yè)務進度情況及存在的問題。第10條對于問題較大的外包合同應終止執(zhí)行，并追究當事人的責任。第4章外包合同的保管第11條公司所有業(yè)務外包合同均要由印章管理部門統(tǒng)一編號，便于業(yè)務外包合同的管理。第12條合同檔案管理人員專門保管業(yè)務外包合同、與業(yè)務外包合同有關的主合同，如保密合同、技術協(xié)議、咨詢合同等。第5章附則第13條本辦法自年月日起實施。第14條本辦法有關內容如有與國家有關法規(guī)相抵觸的，應以國家有關法規(guī)為準。第15條相關文件表單1.外包項目保密協(xié)議書2.外包業(yè)務審批表3.外包合同經(jīng)費撥轉申請表編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．2外包合同保密制度制度名稱外包合同保密制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為促進外包業(yè)務的發(fā)展并妥善保護各類保密信息，維護公平的競爭環(huán)境，促進本公司外包業(yè)務的進一步發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)，特制定本制度。第2條本制度所稱的外包業(yè)務是指發(fā)包方通過合同將整體或部分的研發(fā)業(yè)務、生產(chǎn)業(yè)務、銷售業(yè)務、物流業(yè)務、人力資源業(yè)務等外包給外部的專業(yè)化廠商，利用他們的專長和優(yōu)勢來提高本公司的整體效率和競爭力的行為。第3條本制度所稱的外包合同是指公司內部各類外包業(yè)務的合同、備忘錄、意向書等文件。第4條密級確定公司外包合同的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級，屬于公司保密范圍內的外包合同及相關文件、資料，應在文件的右上角標明密級。1.“絕密”外包合同是指此類合同文件資料的泄密會使公司的利益受到特別嚴重的損害，直接影響公司的權益。2.“機密”外包合同是指此類合同文件資料的泄密會使公司受到嚴重的損害。3.“秘密”外包合同是指此類合同文件資料的泄密會使公司的利益受到損害。第5條各類密級外包合同保存期限1.保密等級的劃分由擬定文件或報告的部門負責人或分管領導確定，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由部門負責人組織實施。2.對公司所產(chǎn)生的外包合同事項應當及時確定密級，最遲不得超過10個工作日。3.“絕密”級文件的保密期限為永久，“機密”級文件的保密期限為10年，“秘密”級文件的保密期限為3年。第6條各類密級外包合同的保密措施1.“絕密”外包合同相關文件資料的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，應由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。2.“機密”外包合同相關文件資料，未經(jīng)過總經(jīng)理批準，不得復制或摘抄；收發(fā)、傳遞和外出攜帶“機密”相關文件資料應由指定人員擔任，并在設備完善的保險裝置中保存。3.在對外交往與合作中需要提供“秘密”外包合同相關文件資料時，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準，然后選擇具有保密條件的場所，根據(jù)需要，限定參加人員范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定，并確定其內容是否傳達及傳達范圍。第7條解密和降低密級1.解密和降低密級由合同文檔管理人員提出清單，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。2.解密和降低密級操作應由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，然后由合同文檔管理人員具體實施。3.合同文檔解密后一律當場銷毀，銷毀前，總經(jīng)理應委托專人按清單一一核對無誤后，用碎紙機進行銷毀。第8條責任與獎懲1.予以當事人辭退并追究其法律責任或酌情賠償經(jīng)濟損失的情況（1）利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。（2）故意或過失泄露公司秘密，給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。（3）違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密外包合同的。2.予以當事人違規(guī)處理的情況（1）已泄露公司秘密但已采取補救措施的。（2）違反保密措施中規(guī)定的內容，泄露公司秘密，尚未給公司造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。3.其他情況的處理（1）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，尚未造成不良影響或損失的，給予通報批評及以上處罰。（2）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，造成不良影響或損失的，或泄露公司“機密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失，也應給予降職降薪及以上處罰。（3）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，造成嚴重影響和損失的，或泄露公司“絕密”級別以上信息資料，即使未造成不良影響或損失，也應給予解除勞動合同及以上處罰。（4）出賣公司秘密的或利用公司秘密為己謀利的，除賠償公司經(jīng)濟損失外，還要將其交司法部門處理。第9條本制度由公司總經(jīng)理辦公室負責制定、解釋和修改。第10條本制度由公司經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行。第11條本制度自年月日實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期3外包業(yè)務實施管控規(guī)范3．1外購存貨授權管理制度制度名稱外購存貨授權管理制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為加強對因業(yè)務外包需要由承包方購進存貨的管理，如實反映公司外部存貨的變動，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于所有外包業(yè)務的外購存貨授權管理。第3條承包方根據(jù)公司生產(chǎn)產(chǎn)品的規(guī)定擬定“材料購買申請單”，并在該申請單中詳細列出所需購買的原材料名稱、報價、所需購買數(shù)量、購買時間、購買廠家等信息。第4條承包方將上述申請單交由公司業(yè)務外包歸口管理部門審核，其可提出相關意見或指定相關材料供應商。第5條承包商按照公司的相關規(guī)定和歸口管理部門的意見采購相應的材料。第6條承包方代表公司檢驗存貨的數(shù)量和質量，并向公司提交相應的單據(jù)和憑證。第7條公司應當準確、及時地在存貨系統(tǒng)中加以記錄和反映相關的信息。第8條本制度自年月日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期3．2外包業(yè)務流動資產(chǎn)管理制度制度名稱外包業(yè)務流動資產(chǎn)管理制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為了提高外包業(yè)務流動資產(chǎn)使用效益，加強公司外包流動資產(chǎn)的管理及使用，根據(jù)本公司和承包方的實際情況，特制定本制度。第2條外包業(yè)務流動資產(chǎn)管理的內容1.外包業(yè)務流動資產(chǎn)的范圍。2.外包業(yè)務流動資產(chǎn)的使用管理規(guī)定。3.外包業(yè)務流動資產(chǎn)的盤點及賬務處理。第2章外包業(yè)務流動資產(chǎn)的范圍及使用管理規(guī)定第3條本制度所稱的流動資產(chǎn)的范圍主要指業(yè)務外包過程中形成的原材料、半成品、產(chǎn)成品等。第4條歸口管理部門要求承包企業(yè)遵循本公司制定的相關管理制度，如防火、防盜、防未經(jīng)授權接觸和未經(jīng)批準轉移等。第5條對承包方責任造成的流動資產(chǎn)損失，外包業(yè)務歸口管理部門有義務責成承包方賠償。第6條外包業(yè)務過程中形成的商業(yè)信息材料等，歸口管理部門按照合同中約定的保密條款對承包方的保密工作進行監(jiān)督，防止公司的競爭對手獲得同樣的信息。第3章外包業(yè)務流動資產(chǎn)的盤點相應賬務處理第7條歸口管理部門負責定期組織相關部門（如倉儲部、財務部）及相關人員對承包方處的流動資產(chǎn)（如原材料、半成品、產(chǎn)成品等）進行盤點（每月次）。第8條對于盤盈盤虧的存貨，經(jīng)本公司財務總監(jiān)審批后，方可交會計人員進行會計處理。第9條歸口管理部門應指定專人跟蹤、調查外包業(yè)務中涉及所有存貨的一切變動，查明原因并報財務總監(jiān)審核后處理，對因承包方無合理原因過度使用存貨，致使公司成本上升的，歸口管理部門或相關人員有權代表公司要求承包方賠償。第4章附則第10條本制度由公司總經(jīng)辦負責制定和解釋。第11條本制度自年月日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期4外包業(yè)務管理相關文件資料4．1承包方資質審查表編號：日期：公司名稱公司地址法人聯(lián)系人電話傳真電子郵件網(wǎng)址公司概況注冊資本額（萬元）成立日期營業(yè)執(zhí)照編號平均營業(yè)額往來銀行名稱外協(xié)廠商數(shù)設備概況名稱臺數(shù)廠牌規(guī)格購入時間購入成本性能主要產(chǎn)品名稱所占比例名稱所占比例名稱所占比例名稱所占比例主要客戶名稱所占比例名稱所占比例名稱所占比例名稱所占比例材料來源材料名稱材料名稱供應廠商供應廠商價格價格備注備注職工概況職能大學學歷人數(shù)大專學歷干部人數(shù)高中學歷員工人數(shù)平均月薪確認：審核：填表：4．2外包項目規(guī)劃試驗大綱內控文本名稱外包項目規(guī)劃試驗大綱編號一、明確試驗項目（略）二、確定試驗內容（略）三、規(guī)范試驗要求（略）四、明確試驗條件與程序1．外包項目試驗條件（略）。2．外包項目試驗程序（略）。五、制定外包項目試驗方法（略）六、外包記錄要求1．按照試驗大綱規(guī)定的試驗程序和方法進行試驗，并按規(guī)定做好試驗記錄。2．對試驗中發(fā)現(xiàn)的問題，應分析原因，采取措施，待問題解決后才可繼續(xù)試驗；任何超越試驗程序的活動均應經(jīng)過嚴格的審批。七、外包項目試驗結果處理1．對試驗中收集到的試驗數(shù)據(jù)、試驗記錄進行整理、分析和處理，并對試驗結