怎樣做好行政助理

行政助理

吳振源-風(fēng)城張家怡-風(fēng)城蘇綺芬-風(fēng)城黃智偉-香山蔡建亨-青草湖黃立宏-青草湖1第一頁，共十六頁。行政助理的定義協(xié)助各個階層主管，分擔(dān)工作所承載之壓力

主任副主任主秘正兼職人員2第二頁，共十六頁。行政助理功能

櫃臺服務(wù)開關(guān)教室美工繪圖會計出納課程活動電腦資料處理網(wǎng)頁管理場地設(shè)備攝影文字記錄

3第三頁，共十六頁。櫃臺服務(wù)電話聯(lián)絡(luò)：要有標(biāo)準(zhǔn)文件，格式一樣，讓人清楚瞭解。聯(lián)絡(luò)名單常重複，顯示名單有誤，請否請下次key的人多校對。聯(lián)絡(luò)學(xué)員參加活動，可否在十點就停止聯(lián)絡(luò)。開學(xué)期間重複聯(lián)絡(luò)課程、活動通知。例如：甲上了兩個課程，在同一時間確有兩位工作人員打電話聯(lián)絡(luò)他。建議：開學(xué)聯(lián)絡(luò)名單，可以一次完成，他兩次上課的時間。櫃臺服務(wù)：櫃檯的工作人員常更換，造成學(xué)員報名註冊無固定工作人員可詢問。課程報名人數(shù)變動甚快，常有多收學(xué)員數(shù)等情形發(fā)生。4第四頁，共十六頁。開關(guān)教室已有標(biāo)準(zhǔn)的開關(guān)教室流程與文件，請助理要切確的填寫。冷氣、電腦設(shè)備務(wù)必確實巡視關(guān)閉。5第五頁，共十六頁。美工繪圖常有繪製活動海報的機(jī)會，但在傳統(tǒng)海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。電腦繪圖方面未有學(xué)習(xí)的機(jī)會。建議：希望提供行政助理學(xué)習(xí)美工及繪圖軟體使用的機(jī)會

6第六頁，共十六頁。會計出納每次退費時需先向主管請錢，主管未到則無法退錢。因為之前帳務(wù)關(guān)係未處理完善，以致目前極力在修補這一塊，雖已逐步製訂制度，但仍不完全。7第七頁，共十六頁。課程活動臨時通知工作事項建議：應(yīng)及早開工作會議，避免前一天趕工。

8第八頁，共十六頁。電腦資料處理在登錄學(xué)生資料時，三校學(xué)生參雜其中?；蚴菍W(xué)員資料不完全網(wǎng)頁編輯助理、電子報發(fā)行助理：網(wǎng)頁太簡略，無法吸引民眾透過網(wǎng)頁了解社大課程講義準(zhǔn)備匆促。資料整理與建檔功能社大未落實完全建議：事先準(zhǔn)備課程講義。每一活動結(jié)束後就應(yīng)建檔一次，或有一空間可以分門別類擺設(shè)，避免直接堆在一起影響核銷流程。9第九頁，共十六頁。網(wǎng)頁管理電腦不常關(guān)機(jī)或是軟硬體不常清理，造成電腦執(zhí)行動作遲緩。wiki、qcu-114等系統(tǒng)常斷線。建議：懂電腦的可以教導(dǎo)電腦的基本維護(hù)，或落實教導(dǎo)FrontPage、Access等軟體使用。對網(wǎng)頁可多做一些修飾，趨向精緻。10第十頁，共十六頁。場地設(shè)備器材並無詳細(xì)的規(guī)劃擺放位置，例：劇場組的道具未有專屬空間，表演結(jié)束也道具四散在辦公室。建議：除了規(guī)劃器材的正確擺設(shè)位置外，應(yīng)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)的借入清單，確認(rèn)何時、何人、何地使用。11第十一頁，共十六頁。攝影文字記錄多撥一點時間來培訓(xùn)拍攝人才。購買腳架提供拍攝人員使用。開會文字記錄，需要有一個格式。錄音筆12第十二頁，共十六頁。行政助理作業(yè)流程助理報到→青風(fēng)香社區(qū)大學(xué)→副主任、主秘→各部門→標(biāo)準(zhǔn)文件→執(zhí)行方法→助理執(zhí)行→（結(jié)束）段落報告。

建議：希望主管能針對標(biāo)準(zhǔn)文件、執(zhí)行方法詳加解說，籠統(tǒng)帶過容易造成彼此結(jié)果上認(rèn)知的差異。有些事情可以充分授權(quán)，避免過多回報，影響效率

13第十三頁，共十六頁。助理請求與福利希望各部門交辦事情時態(tài)度和善，避免影響整體工作士氣。希望能有行政助理工作的位置及電腦，雖然不一定會常在位置上，但在處理資料時，可避免需使用電腦。

或製作資料時需等待其他工作人員使用補貼車油費。工讀生是否也有績效考核？14第十四頁，共十六頁。

報告結(jié)束感謝各位的聆聽15第十五頁，共十六頁。內(nèi)容總結(jié)行政助理。黃智偉-香山。蔡建亨-青草湖。黃立宏-青草湖。聯(lián)絡(luò)名單常重複，顯示名單有誤，請否請下次key的人多校對。聯(lián)絡(luò)學(xué)員參加活動，可否在十點就停止聯(lián)絡(luò)。建議：開學(xué)聯(lián)絡(luò)名單，可以一次完成，他兩次上課的時間。櫃檯的工作人員常更換，造成學(xué)員報名註冊無固定工作人員可詢問。常有繪製活動海報的機(jī)會，但在傳統(tǒng)海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。每次退費時需先向主管請錢，主管未到則無法退錢。修補這一塊，雖已逐步製訂制度，但仍不完