會展工作基礎(chǔ)規(guī)范

會展工作基礎(chǔ)規(guī)范所學(xué)課程第一章成功所謂“三個三”第二章目標管理第三章時間管理第四章六段業(yè)務(wù)第五章如何做好招展工作第六章保護條的應(yīng)用第七章業(yè)務(wù)范圍成功所謂“3個3”第一節(jié)做好記錄—3個本第二節(jié)良好的工作習(xí)慣—3個武器第三節(jié)考慮3個問題第四節(jié)保護條的應(yīng)用成功所謂3個3

3個本子（做好記錄，總的客戶信息本、意向客戶本、重點客戶本）3個桌面工具（一支筆、一個便條、一部）3個打時思考的問題（了解信息、分析客戶、如何溝通）做好記錄—3個本子第1本：總的客戶信息本，記錄一般信息。舉例：拿過一本會刊，打完每個企業(yè)后在旁邊用鉛筆做記錄，集中在非黃金時間記錄在自己的第一本上。要將企業(yè)名稱、負責(zé)人、、記全記清楚，包括未接通的客戶，并注明是哪本會刊。日常搜集到的資料也可以直接抄到筆記本上。作用：1、節(jié)省時間：每本會刊上都會有企業(yè)簡介或其它非真實信息，筆記本是最直接有效的客戶記錄。2、提高工作效率：在操作每個會的時候不會去找會刊資料，而是直接使用自己的第一本筆記本。要點：全部記錄、標明出處、簡單扼要、記錄聯(lián)系情況。第一節(jié)做好記錄—3個本子第2本：意向客戶本在跟進第1本筆記本的基礎(chǔ)上，有初步意向的客戶應(yīng)及時記錄在第2本筆記本上。

要點：1、意向客戶的表現(xiàn)：談到價格、位置、觀眾群等客戶想認真了解展會。2、記錄細致：將談到具體多少錢、哪個位置，給客戶什么承諾都要詳細記錄，以免再次聯(lián)系時和上次談話內(nèi)容不符。3、跟進及時：根據(jù)上次記錄的聯(lián)系時間及時跟進，不能間隔時間及長。第一節(jié)做好記錄—3個本子第3本：重點客戶本重點客戶本即記錄要進單和要維護的非常難纏的客戶。要點：1、保持跟進頻率，對于以上類別的客戶要一天多個隨時保持跟進。2、因此類客戶數(shù)量不多，可用很小的本子記錄，隨時提醒。第二節(jié)良好的工作習(xí)慣—3個武器一支筆及時記錄相關(guān)信息（最好備兩種顏色的筆）一個便條1）隨時記錄工作中的靈感和由客戶處獲得的有用信息，整理成自己常用的武器2）針對部門經(jīng)理、項目經(jīng)理更有用處，主要用于記錄隨時想出的事情，統(tǒng)一時間進行處理一部（隨時進入溝通狀態(tài)）便于安排和整理一天的工作，養(yǎng)成好的工作習(xí)慣第三節(jié)考慮3

個問題

A、做什么事情結(jié)合實際：搞清楚你打這個的目的是什么，是找到負責(zé)人、談價格還是推介位置。B、如何安排根據(jù)事情緊急、重要、緩等，做時判斷和分析并實施。C、總結(jié)與計劃結(jié)合實際：打完一個或多個要進行分析和總結(jié)，找出問題、解決問題。第二章目標管理目標管理實施步驟設(shè)計總目標

分解目標，設(shè)定工作期限工作標準，以及達成目標的計劃執(zhí)行目標管理計劃的各項工作考核執(zhí)行結(jié)果追蹤以及檢查審核未達成目標的原因，發(fā)掘以及改善異?，F(xiàn)象最終目標：提高效率降低成本、達成目標激勵和獎罰通過檢查監(jiān)督實現(xiàn)目標執(zhí)行我們的業(yè)務(wù)類管理工具目標管理卡管理工具-目標管理卡目標管理卡填寫要求1、字跡工整；2、工作目標要明確，清晰、量化；3、填寫內(nèi)容要使用量化語言，消滅形容；4、對每項工作的完成時間和結(jié)果進行標注；5、每日工作完成情況交直接領(lǐng)導(dǎo)審核；6、每天進步一點點，消滅消極情緒；有目標就一定會實現(xiàn)！我們的工作，其實就是通過不同手段達到解決問題、實現(xiàn)目標的過程。第三章時間管理

第四章六段業(yè)務(wù)第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段模擬測試：

總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點開一個會議

在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？

第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段

通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。

但我們想要的結(jié)果是什么呢？第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段一段秘書的做法（發(fā)通知）用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準備相關(guān)會議用品，并參加會議。二段秘書的做法（抓落實）發(fā)通知之后，再打一通與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。三段秘書的做法（重檢查）發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參與，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也向總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段四段秘書的做法（勤準備）發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。五段秘書的做法（細準備）發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是什么？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段六段秘書的做法（做記錄）發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。七段秘書的做法（發(fā)記錄）會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段八段秘書的做法（定責(zé)任）將會議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當事人確認后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當事人一人一份，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理。九段秘書的做法（做流程）把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這給流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！第四章九段秘書

——考考你的秘書是幾段從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。任務(wù)與結(jié)果的差別，是很多企業(yè)的“心病”：有時候并不是員工不盡力，大家似乎都在工作，但企業(yè)卻拿不到結(jié)果，導(dǎo)致銷售下降，質(zhì)量波動，人心浮動，沒有業(yè)績。同樣，這也是員工們的疑惑：我這么努力，“圓滿”地完成了任務(wù)，為什么老板還是不滿意？關(guān)鍵就在于，我們沒有把重點放到結(jié)果上，被“完成任務(wù)”迷惑了。其實在大多數(shù)情況下，對于我們想要的結(jié)果，不是辦不到，是因為我們沒有執(zhí)著地辦到。

第五章如何做好招展工作招展是展覽工作開始的第一步，是展會成功的一部分。組展就如同銷售人員將一種有價值產(chǎn)品推薦給顧客使用一樣，需要事前妥善規(guī)劃，溝通過程中抓牢企業(yè)心理，達到意向后及時追蹤服務(wù)，這樣才能取得好的效果。招展工作流程1、事前規(guī)劃和準備2、溝通過程中抓牢企業(yè)心理

3、及時追蹤服務(wù)

事前規(guī)劃和準備

第一步：確定目標企業(yè)范圍

根據(jù)展出的目標和任務(wù)、展覽會的性質(zhì)確定

目標企業(yè)，收集潛在的企業(yè)名單。首先從過去參加過展覽的企業(yè)中尋找是否有相關(guān)服

務(wù)與商品展覽的企業(yè)，再從這些企業(yè)中找出與他們業(yè)

務(wù)相關(guān)的廠商（客戶轉(zhuǎn)介紹等方法）。同時留意有些

常在媒體中登廣告的廠商，這些也是潛在的企業(yè)客戶。事前規(guī)劃和準備

第二步：熟悉我們的展會與服務(wù)、準備好相應(yīng)文件1、了解自己展會的優(yōu)點和缺點2、目前行業(yè)中同類展會的狀況知道自己處于什么樣的地位，在市場中的地位和在企

業(yè)心目中的地位是什么樣的，知道自己如何去彌補和提升

自己展會的美譽度，知道在和企業(yè)溝通中能提煉哪些內(nèi)容可

以吸引企業(yè)3、準備出溝通過程中可能用到的文件。如展會的邀請函、展位圖、參展協(xié)議等，便于企業(yè)有需求的時候即可提供。如何抓住客戶的心理首先要了解客戶，一般說來，客戶參加展會都是有動機的，總結(jié)下來無非是如下兩種：一種動機是希望獲得某種好處。一種動機是害怕?lián)p失某種利益。也就是說企業(yè)希望通過展會宣傳自己的企業(yè)和產(chǎn)品，引起公眾的注意，為企業(yè)的發(fā)展和銷售尋找商機。如果有這種機會，企業(yè)一定會牢牢把握住，不讓它推動失去的。所以要學(xué)會將展會招商信息變成有效的幫助策略，真正打動企業(yè)。抓住客戶的心理

第一步：了解你的客戶在會展業(yè)快速發(fā)展的今天，了解你的客戶是與客戶有效溝通的第一步。站在客戶的角度，他們從最初接觸展會信息到最后決定參展（參觀）一般會有五個階段：知曉——認識——接收——確信——參展只有了解你的客戶正處于哪個階段，才能有的放矢地制定溝通目標并設(shè)計溝通信息。抓住客戶的心理

第二步：制定溝通目標新客戶是展會發(fā)展會后勁，老客戶是展會發(fā)展的基礎(chǔ)。1、對于新客戶：我們的目標就是要成功邀請其參展或參觀。通過我們不斷的努力，切實與客戶建立信任關(guān)系，這樣才會使其決定參展；2、對于老客戶：我們的目標就是要與客戶建立一種長期而穩(wěn)固的關(guān)系。制定溝通目標信息跟蹤以及深入誘導(dǎo)是招展成功的關(guān)鍵。招展人員在溝通時過程中會得到許多信息，了解到企業(yè)對展會的態(tài)度，存在的種種疑慮等，針對這些情況，招展人員要根據(jù)企業(yè)反饋信息不同，做出不同解答，通過有效溝通，打消企業(yè)心中的不安因素，但切勿強行的灌輸，這樣會讓企業(yè)反感，適得其反。抓住客戶的心理

第三步：設(shè)計溝通信息對于理性訴求傾向較強的客戶我們住處設(shè)計需要從客戶的利益出發(fā)，著重描述展會的優(yōu)勢、特點以及可以為客戶帶來何種收益。對于情感訴求較強的客戶我們的信息設(shè)計應(yīng)該努力激發(fā)客戶的某種情感。對于道德訴求較強的客戶應(yīng)利用客戶道德感來強化他們參加展會的理由招展新人注意事項沒經(jīng)驗的招展人員：總是向客戶闡述自己的展會如何好，主辦單位的規(guī)格如何高，政府是如何準備搭臺唱戲。其實客戶真正關(guān)心的問題：不在于展會如何好，而是展會如何能讓他賺錢、受益，招展所要說的內(nèi)容也就是如此。招展想要打動企業(yè)，關(guān)鍵是要了解企業(yè)，了解他現(xiàn)在需要什么、懷疑什么以及企業(yè)所面臨的難題是什么，在此基礎(chǔ)上，針對性地告知，才能打動企業(yè)的心。而其中招展成功的關(guān)鍵就是對企業(yè)要真誠，溝通中對展會的推廣要有切實可行的策略與計劃，不能不切實際地胡吹亂侃，讓企業(yè)在聽了詳細的分析計劃后，感受到這是一個非常好的賺錢機會。那么，招展的成功也就是順理成章的事了。及時追蹤服務(wù)

招展很少有初次溝通即可確定成交的，一般是先把展會信息傳達給企業(yè)，如企業(yè)有意向的話會索要一些詳細資料，然后企業(yè)內(nèi)部會進行研究考慮再決定是否參展，這樣就必須安排下一次通話時間。招展人員要根據(jù)和企業(yè)的溝通情況決定下一次的時間，及時與企業(yè)聯(lián)系，打消企業(yè)心中的疑慮，盡快達成合作意向，簽定合同，這才算招展真正取得成功！第六章保護條的使用原則使用保護條的目的：1、促進簽單2、幫助你快速把握客戶，提高工作效率3、避免過度競爭使用保護條的原則公開公正公平，數(shù)量上可不統(tǒng)一，更換周期及時間要相同；保護條數(shù)量視所操作項目不同可設(shè)6-10條參考：更換周期：兩周為一周期，每個企業(yè)一般可保護兩個周期，其中一條可延長一個周期；(需要視項目規(guī)定而定）更換時間：周一9：00前，若超過更換時間再上保護條者，以自動放棄論處。更換形式：規(guī)定時間統(tǒng)一張貼到公示版。保護條的完整性：單位名稱完整、聯(lián)系方式完整、所屬行業(yè)，方可完整有效。使用保護條的原則出差在外人員可通知行政人員代其刊登保護企業(yè)，回公司后可增加2條保護條，（如此次展會企業(yè)數(shù)超過200家，可再增1條）；出差人員保護條更換周期同前規(guī)定。在同一時間同上一條保護條的同事協(xié)商解決，如協(xié)商不成，采取抓鬮的形式解決。如二人協(xié)商解決后保護周期內(nèi)未簽單，下次更換保護條時二人同時沒有資格再保護。在周一保護條更換之前，不得保護他人保護條撤下的企業(yè)，如發(fā)現(xiàn)小團體主義協(xié)作，將進行嚴厲處罰，并將此企業(yè)歸為公司單。保護條的使用技巧什么樣的企業(yè)適合寫到你的保護條上？（什么樣的企業(yè)需要上保護條）1）該企業(yè)來參展的可能性有多大？2）不來的幾率有多大？排除這些不來因素后企業(yè)參展的機會大不大？3）從現(xiàn)在到確定參展大約需要多長時間？回答完這些問題，再確定這家企業(yè)是否上保護條，需要在何時上。保護條的使用技巧使用四四二原則（推薦）：第一個40%的客戶是屬于一次保護期內(nèi)跟不進來的，須多次保期內(nèi)才能簽進來的客戶（即需要一段時間才能確定的客戶）第二個40%的客戶是流動客戶，隨進隨換，但至少保持有一個是空著的，以防萬一，忽然出現(xiàn)特大意向客戶。第三，20%的客戶是屬于意外狀況，判斷失誤滯留的客戶。需要隨時剔掉。此原則與項目內(nèi)的保護條規(guī)定的息息相關(guān)的?；蛘呤牵罕Ｗo條上企業(yè)的類型和所占比例：遵循一個原則——60%一般意向客戶、20%機動客戶、20%重點客戶使用保護條注意事項1、不要害怕上保護條，要大膽利用自己的資源，客戶都是公開的，不要擔心自己的客戶資源被“曝光”。2、合理分配自己的客戶資源，充分分析和把握客戶的參展意向和簽單時間，不要浪費自己的保護條。3、促進保護條上的企業(yè)的簽單率，提高更換頻率，讓保護條滾動起來，讓自己的意向客戶資源源源不斷。4、掌握客戶的心理簽單時間，過早的話會出現(xiàn)誤時間、誤精力的情況。5、保護條要留有一定的余地和空間，不要讓自己變得太被動。隨時有添加的客戶名額或者撤下保護條的企業(yè)，可以隨時補充或者調(diào)整。客戶參加展會的目的1、銷售產(chǎn)品2、宣傳公司形象，樹立品