文件和檔案的管理制度

文件和檔案的管理制度一、制度概述為保證文件和檔案的安全、完整、牢靠，充分發(fā)揮文件和檔案的作用，訂立本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部部門和人員，包括：黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人等。三、基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，規(guī)范文件和檔案管理行為。2.落實(shí)責(zé)任，明確職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督，保證文件和檔案的安全、完整、牢靠。3.實(shí)行分類管理，依據(jù)實(shí)際需要建立不同級(jí)別文件和檔案庫。4.保障文件和檔案的安全，訂立防火、防水、防盜、防潮等措施，確保不受損失和污損。5.科學(xué)規(guī)范文件和檔案的編寫、整理、保管、利用和銷毀，提高工作效率、削減工作量。四、文件的管理1.文件的編號(hào)每份文件必需編號(hào)，并在文件內(nèi)表明編制時(shí)間、編制人、文件主題、文件編號(hào)。文件號(hào)應(yīng)依照肯定的編碼方式進(jìn)行編制，以確保編號(hào)的精準(zhǔn)性和唯一性。2.文件的歸檔將文件歸檔之前，必需先進(jìn)行文件的登記。文件歸入相應(yīng)的文件目錄和文件庫中，歸檔之后，要適時(shí)更新目錄和目錄索引，便利管理和查詢。3.文件的保管文件必需存放在專門的文件庫中，文件庫必需設(shè)有專人管理，同時(shí)保證安全防范措施，確保文件的完整性。關(guān)鍵文件還要設(shè)立訪問權(quán)限，限定人員使用權(quán)限。對(duì)于涉密文件，應(yīng)依照保密法規(guī)及保密制度進(jìn)行管理。4.文件的利用文件的利用要嚴(yán)格依照規(guī)定程序進(jìn)行，發(fā)文必需經(jīng)過審核批準(zhǔn)，收文必需進(jìn)行認(rèn)真閱讀、簽批并存檔。文件利用應(yīng)依照保密管制程序執(zhí)行。5.文件的銷毀文件銷毀應(yīng)分級(jí)別進(jìn)行，同時(shí)要認(rèn)真檢查，以免因銷錯(cuò)文件而對(duì)工作造成影響。銷毀的文件必需經(jīng)過審核、批準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行銷毀程序，銷毀后必需做好銷毀記錄和備份工作。五、檔案的管理1.檔案的編制編制檔案前必需征得領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，保證檔案的秩序性。檔案的編制要嚴(yán)格依照檔案分類表及檔案類目表進(jìn)行，并加蓋訂立的檔案封裝標(biāo)志，確保檔案的牢靠性。2.檔案的歸檔完成檔案編排后，依照檔案分類表和類目表，將該項(xiàng)目檔案歸到相應(yīng)類別的檔案庫中歸檔，做好檔案列表和檔案庫目錄。3.檔案的保管檔案必需存放在專門倉庫中，檔案庫必需設(shè)有專人管理，同時(shí)保證安全防范措施，確保檔案的完整性和牢靠性。4.檔案的利用利用檔案前必需經(jīng)過審核、審批，限定人員使用權(quán)限，嚴(yán)禁泄密。檔案利用時(shí)應(yīng)做好認(rèn)真記錄，并分別歸檔存放，嚴(yán)禁弄混。5.檔案的銷毀檔案的銷毀應(yīng)依據(jù)檔案存續(xù)期限和檔案的實(shí)際需要，分級(jí)別進(jìn)行。銷毀的檔案必需經(jīng)過審核、批準(zhǔn)，并依據(jù)文件銷毀制度執(zhí)行銷毀程序，銷毀后必需做好銷毀記錄和備份工作。六、檔案管理監(jiān)督對(duì)于檔案管理不規(guī)范或存在安全問題的單位、部門和人員，將依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)厲處理，并依法追究相關(guān)人員責(zé)任。單位和部門應(yīng)當(dāng)開展檔案管理工作的督導(dǎo)考核工作，確保檔案管理工作的持續(xù)有效實(shí)