2023年宏華公司公章印信管理制度

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篇1:宏華公司公章印信管理制度

公章印信管理制度

第一章總則

第一條

為保證四川宏華石油設(shè)備有限公司(以下簡稱"宏華公司'或"公司')印章、介紹信使用的合法性、嚴厲?性和牢靠性，防止不必要大事的發(fā)生，維護企業(yè)利益，特制定本制度。

其次條

本制度所指印章是指在公司發(fā)行或管理的文件以及憑證文書等于公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威及效力作用而使用的印章;介紹信僅限在職員工公出、工作等用。

第三條

印章的分類：

(一)董事會印章;

(二)公司公章;

(三)各類專用章：合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、質(zhì)檢專用章、報關(guān)專用章、出口發(fā)票專用章、收料專用章;

(四)專用私章：法定代表人專用私章、財務(wù)負責人專用私章;

(五)各部門工作印章;

(六)黨委印章;

(七)工會印章。

其次章印章、介紹信的保管

第四條

公司總經(jīng)理授權(quán)由公司辦公室指定專人全面負責公司的印章、介紹信的管理工作，監(jiān)督印章、介紹信的保管和使用。

第五條

印章管理人：

印章管理人應(yīng)當嚴格根據(jù)本規(guī)定使用管理印章。各類印章的管理人如下：

(一)董事會印章由董事長管理;

(二)本規(guī)定第四條其次至五項印章由公司法定代表人授權(quán)以下人員管理：

1、公司公章：公司辦公室主任;

2、各類專用章：

①合同專用章：主管的副總經(jīng)理;

②財務(wù)專用章、發(fā)票專用章：財務(wù)部主任;

③質(zhì)檢專用章：質(zhì)量檢驗部主任;

④報關(guān)專用章、出口發(fā)票專用章：主管副總經(jīng)理;

⑤收料專用章：供應(yīng)部主任。

3、各部門工作印章：各部門負責人。

4、專用私章：

①公司法定代表人專用私章：辦公室主任;

②公司財務(wù)負責人專用私章：財務(wù)部主任(組織機構(gòu)調(diào)整后，交由公司財務(wù)總監(jiān)保管);

(三)黨委、工會印章的管理人由公司黨委、工會打算。

第六條

公司各類印章應(yīng)當由管理人保管。依據(jù)工作需要印章管理人可授權(quán)其他工作人員詳細保管印章，但應(yīng)做好相關(guān)登記。

第七條

印章的刻制與更換由用章單位提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，公司辦公室統(tǒng)一負責辦理。

第八條

發(fā)生如下狀況，應(yīng)當重新刻制、更換印章：

(一)印鑒的內(nèi)容因法定緣由發(fā)生變化;

(二)印章遺失;

(三)印章?lián)p毀;

(四)其他緣由導(dǎo)致印章不能或無法使用的情形。

第九條

發(fā)生本規(guī)定第八條情形的，原印章應(yīng)當作廢;發(fā)生第八條第一項情形的，依據(jù)實際狀況，經(jīng)法定代表人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可以作適當延用處理。

第三章印章、介紹信的使用

第十條

印章使用的審批權(quán)限

(一)董事會印章的使用打算權(quán)歸公司董事長。

(二)公司印章的使用打算權(quán)歸公司法定代表人。

(三)公司法定代表人對本規(guī)定第三條其次至五印章的使用擁有肯定的打算權(quán)。其中，第三至五項印章的使用打算權(quán)由公司法定代表人依據(jù)實際工作分別授權(quán)如下：

1.各類專用章由公司分管領(lǐng)導(dǎo)打算使用;

2.專用私章由公司分管領(lǐng)導(dǎo)打算使用;

3.各部門工作印章由各部門主任打算使用。

(四)涉及法律等重要事項的，應(yīng)當經(jīng)法律顧問審核簽字。

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(五)黨委、工會印章的使用打算權(quán)由黨委、工會打算。

第十一條

印章的使用程序

(一)審批：

1.使用本規(guī)定第三條第一、二項印章;先填寫《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章管理登記薄》，經(jīng)審批獲準后，連同需蓋章文件一并交印章保管人用印。

2.使用本規(guī)定第三條第三、四、五項印章：依據(jù)審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批獲準后，方可用印。

3.假如領(lǐng)導(dǎo)外出，則以手機短信確認，待領(lǐng)導(dǎo)返回公司后補簽。

4.本規(guī)定第三條第六、七項印章的審批，由黨委、工會確定。

(二)核對：印章保管人應(yīng)當對文件內(nèi)容和《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章管理登記薄》上載明的簽署狀況予以核對，經(jīng)核對無誤后方可用印。

第十二條

印章的用印：

(一)印章應(yīng)當蓋在文件正面;

(二)印章一般蓋于公司名稱、部門名稱的中部，并能騎年蓋月;

(三)蓋印文件必要時應(yīng)當蓋騎縫印;

(四)空白頁上不得用印。特別狀況下，需在空白的介紹信、信簽上用印的，應(yīng)當經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，由印章保管人編號存檔后方可用印。

(五)在公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等能證明公司主體資格及權(quán)利的復(fù)印

件上用印時，應(yīng)當同時加蓋"此復(fù)印件與原件全都，用途，有效期，再復(fù)印無效'等字樣的印章。

第十三條

印章原則上不允許帶出公司。確因工作需要將印章帶出訪用的，應(yīng)當填寫《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章外借使用單》，載明事項，經(jīng)公司法定代表人或法定代表人授權(quán)的副總經(jīng)理批準后由兩人以上共同攜帶使用;對于因工作需長期外借公章的，公章借用人員應(yīng)嚴格根據(jù)用印登記制度，登記好用印內(nèi)容。

第十四條

印章保管人應(yīng)當做好以下檔案保管工作：

(一)將印有公司文號的用印文件留存貳份，并準時做好電子文檔的保存。

(二)建立印章使用登記臺帳。印章使用登記臺帳應(yīng)當記錄每個印章的起印、廢止、每次使用的詳細狀況。

(三)妥當保管《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章管理登記薄》、《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章外借使用單》。

第十五條

介紹信開具要嚴格履行審批手續(xù)，填寫介紹信登記薄，一般事宜由主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事宜辦公室主任審批。

第四章法律責任

第十六條

任何單位及個人不得擅自刻制及更換印章，未經(jīng)批準、未經(jīng)公司辦公室負責刻制及更換的印章，不發(fā)生效力。

第十七條

印章的管理人員及保管人應(yīng)當按本制度要求規(guī)范使用印章。對未能嚴格、規(guī)范使用印章以及濫用、誤用印章的，由印章管理人及保管人擔當直接責任。

第十八條

公司在辦公自動化系統(tǒng)、PDM、ERP等管理信息系統(tǒng)中引入電子印章和電子簽名，與用戶名一一對應(yīng)，并設(shè)置使用密碼。電子印章和電子簽名僅作為公司內(nèi)部流程運轉(zhuǎn)和審批程序的辨識依據(jù)，不具備法律效力，對外不得使用。

第十九條

違反本制度規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對負責人予以處分，造成嚴峻損失或情節(jié)嚴峻的，擔當法律責任。

第五章附則

其次十條

本制度由宏華公司辦公室負責制訂、修改并解釋。公司其他相關(guān)管理規(guī)定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執(zhí)行。

其次十一條

本制度未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定。

其次十二條

本制度經(jīng)宏華公司總經(jīng)理辦公會審議通過后生效實施。

篇2:辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

辦公室管理制度

為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

文件收發(fā)規(guī)定

一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于商業(yè)隱秘的文件，核稿人應(yīng)當注"隱秘'字樣，并確定報送范圍。隱秘文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

二、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清晰，并報告報送結(jié)果。

三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

四、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。

五、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理狀況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明緣由。

檔案管理制度

一、全部檔案文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

二、打印正式文件，必需按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署看法，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。

三、文印人員必需按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清晰的地方，應(yīng)準時與有關(guān)人員校對清晰。

四、文件、傳真等應(yīng)準時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。

五、嚴禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重賜予罰款處理。

六、公司文件原件，照冊登記存檔。

七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準，文件原稿不能向他人復(fù)印外借。

八、如公司辦理其它事宜領(lǐng)用文件時，經(jīng)辦公室批準，承辦人辦理借還手續(xù)方可。

辦公用品購置領(lǐng)用規(guī)定

一、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實行經(jīng)濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經(jīng)理審批后購置。實行經(jīng)濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報董事長批準后辦理。

二、辦公用品購置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財務(wù)部不予報銷。

三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。

四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

五、全部員工要勤儉節(jié)省，杜絕鋪張，努力降低消耗和辦公費用。

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