客服工作手冊

客服工作流程手冊為了使本公司客服工作規(guī)范化，制度化和統(tǒng)一化，使部門管理有章可循，提供工作效率、責任感和歸屬感，特制定本手冊，需部門員工嚴格按照本手冊規(guī)范執(zhí)行。工作崗位職責客服是公司和客戶間的窗口，公司通過客服來交接客戶需求及意見反饋，在銷售過程中提供周到的售前、售中、售后服務(wù)，提升客戶滿意度，通過服務(wù)在客戶中形成良好的口碑。1、客服人員要熱情，敬業(yè)，不急躁，有耐心，良好的應(yīng)變能力與強烈的服務(wù)意識，能熱情積極的處理客戶各種咨詢與投訴，讓投訴客戶成為長期客戶（客戶投訴我們表示對我們網(wǎng)站的關(guān)注，有期望，如果能良好的解決客戶投訴，讓不滿意變?yōu)闈M意，客戶就會持續(xù)關(guān)注我們）2、要嚴格控制投訴數(shù)量，產(chǎn)生有理由投訴會做相應(yīng)的考核。3、同事之前要有良好的團隊精神，遇到事情不推諉，敢擔當。4、客服接聽客戶電話，記錄客戶相關(guān)信息，了解客戶需求。此次交易成功后，要定期對客戶進行回訪，告知客戶又有什么新的商品，新的活動，希望客戶給與關(guān)注，培養(yǎng)長期穩(wěn)定的購買客戶。5、與包貨發(fā)貨人員、社區(qū)配送人員要有良好的溝通，出現(xiàn)問題可以及時解決。6、商品發(fā)出后要及時跟蹤貨品發(fā)貨動向，及時溝通，避免客戶不滿意。意思”、“非常抱歉”、“多謝支持”“感謝惠顧”……這些詞語要經(jīng)常出現(xiàn)。3、不能直接說否定客戶的詞語，例如“不行”“不對”“你說錯了”“但是”等，“但是”可以用“同時”來表達。4、如果給客戶說錯或者辦不到的事情要有致歉語（不好意思，很抱歉，對不起）。5、要經(jīng)常對客戶表示感謝：客戶向我們咨詢商品，購買商品，提供意見或建議，都需要衷心向客戶表示謝意。6、要學會傾聽，不能隨意打斷對方話語。第四條工作內(nèi)容售前服務(wù)：一、了解網(wǎng)站上面各種商品1、網(wǎng)頁上面顯示的各種商品的價格，屬性，用途等。2、每天幾點前會更新當天的標準價格，什么商品在當天上架或下架。3、清楚網(wǎng)頁上面各種功能的運用。二、了解客戶需求；1、如果電話想起客服人員要在電話響三聲之前接起，在接聽電話時要先說：您好，XX公司xx號為您服務(wù),請問有什么可以幫助您?。ㄈ绻抢峡蛻艋蛑烂值目蛻?，要在先生或女士前面加上姓氏，如果年紀大的人要稱阿姨，叔叔，大爺或老先生）如果客戶通過QQ聯(lián)系我們，及時介入客戶，及時回復。要使用“您”“請問”“感謝”等話語，讓客戶通過文字感受到我們對他的尊重與重視。三、向客戶推薦；1、客服要積極詢問客戶有什么需求，如果客戶有購買商品的意愿，根據(jù)客戶的需要介紹相關(guān)產(chǎn)品，要熟知該產(chǎn)品出自哪里（哪個市場），怎么生長的（地里還是其他地方），這個菜吃過后有什么好處（補充哪種微量元素等），可以怎么做（煎炒烹炸煮燉），如何銷售（多少錢一斤），是怎么包裝的（袋子保鮮膜等），可以存放多久。2、如果客戶已經(jīng)決定購買，引導客戶注冊會員客戶，如何下單，下單后什么時候會送到貨。四、引導客戶下單購買1、如果客戶第一次購買要告知客戶下單流程。首先通過手機或電腦如何進入菜籃網(wǎng)→點擊所要購買的商品→只購買一件商品點“立即購買”；如果購買多樣商品點擊“加入購物車”→所有商品加入購物車后點擊網(wǎng)頁右方“購物車”去結(jié)算→核對一下所選擇的商品是否正確→點擊“現(xiàn)在去結(jié)算”→登錄注冊賬戶→再次點擊“現(xiàn)在去結(jié)算”→輸入“收貨人信息”→選擇“派送的時間”→支付方式可以選擇網(wǎng)銀、支付寶、余額支付（客戶可充值到菜籃卡上）、微信登錄可以使用微信支付→輸入成功后點擊“確認訂單，付款”→顯示購買成功。2、下單成功后，要告知客戶可以在網(wǎng)頁右上角我的賬戶→我的訂單中可以查詢到所購買的商品。五、告知客戶發(fā)貨事項。1、客戶購買成功后客服要明確告知客戶什么時候發(fā)貨，在哪個時間段內(nèi)配送到，請客戶放心等候。2、并告知客戶收到商品時需要驗貨，如果發(fā)現(xiàn)相關(guān)質(zhì)量問題，要及時告知派送人員，按照退換貨流程辦理。3、如果派送人員送到后商品無質(zhì)量問題是不能拒收的，如果拒收不予辦理退款，請客戶諒解。4、如果付款后無法接收商品請在當天及時跟客服聯(lián)系。5、告知客戶可以聯(lián)系到我們的方式，如果有問題及時跟客服溝通聯(lián)系6、查看后臺訂單信息，如果看到有客戶下訂單后未付款需要及時聯(lián)系客戶問明原因，并引導客戶付款購買。售中服務(wù)一、跟蹤訂單信息。1、客戶下單后要跟蹤所負責的客戶訂單，查看客戶信息是否完整，如果有問題及時聯(lián)系客戶。2、查詢需要發(fā)貨的客戶是否已經(jīng)全部審核訂單，如果未審核及時跟倉儲人員聯(lián)系，詢問原因。二、解決客戶訂單問題。1、如果客戶在這期間對商品有任何問題可以跟客服聯(lián)系。例如更改配送時間、配送地點等。售后服務(wù)一、退換貨規(guī)則1、葉菜類產(chǎn)品：執(zhí)行“24小時無理由退換貨”的基本前提為“存在質(zhì)量問題的產(chǎn)品”。存在質(zhì)量問題的情況包括：包裝破損、磕碰產(chǎn)生的損壞、產(chǎn)品漲袋、有異味、滋生病蟲等情況。2、預包裝產(chǎn)品(如米面糧油、酒水飲料、休閑食品等)：如開袋或已進行食用，影響二次銷售的，不再執(zhí)行“24小時無理由退換貨”。如未開袋，不影響二次銷售的，可在24小時內(nèi)進行無理由退換貨。3、硬菜類、水果類產(chǎn)品：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，我們對口感的選擇主要以符合大眾口味為主，為此，客戶品嘗過的產(chǎn)品，因口感問題不再執(zhí)行“24小時無理由退換貨”，敬請諒解。但客戶在購買后48小時內(nèi)，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品內(nèi)部出現(xiàn)腐爛、變質(zhì)、滋生病蟲等產(chǎn)品問題，公司將對上述兩類產(chǎn)品執(zhí)行“48小時無理由退換貨”標準。二、退換貨流程1、配送人員送貨時如果客戶發(fā)現(xiàn)購買的商品存在質(zhì)量問題，配送人員確認后，可以直接退回，退回后內(nèi)勤會統(tǒng)一反饋給客服，客服根據(jù)內(nèi)勤反應(yīng)情況給客戶辦理退款或補發(fā)訂單。2、客戶簽收后如果發(fā)現(xiàn)商品有質(zhì)量問題或少配漏配的情況，可以通過QQ、微信、電話跟客服聯(lián)系，客服會及時聯(lián)系社區(qū)配送人員上門核實情況是否屬實，配送人員確認后，可以直接退回，退回后內(nèi)勤會統(tǒng)一反饋給客服，客服根據(jù)內(nèi)勤反應(yīng)情況給客戶辦理退款或補發(fā)訂單。3、沒有質(zhì)量問題的商品，客戶簽收后有異議無法退換。如果客戶提出此類問題，需要客服人員跟客戶解釋，取得客戶諒解。三、記錄客戶意見與建議1、要每天按時查看客戶留的意見或建議，匯總并及時回復客戶，如果有重要的意見或好的建議及時上報。2、遇到客戶提出建議時需要回復：“謝謝您，您提出的寶貴建議，我們將及時反饋給公司相關(guān)負責人員，再次感謝您對我們工作的關(guān)心和支持?！钡谖鍡l工作中注意事項1、嚴禁直接拒絕客戶貨跟客戶發(fā)生爭吵2、嚴禁回復過于簡單、表面、不夠耐心3、嚴禁不正面回答客戶問題，回復不確定4、嚴禁回復未完成，交流過程中關(guān)閉聊天窗口5、嚴禁不按照服務(wù)流程。第六條如果處理投訴要成功地處理客戶投訴，先要找到最合適的方式與客戶進行交流。客戶在投訴時會表現(xiàn)出情緒激動、憤怒，甚至對你破口大罵。這實際上是一種發(fā)泄，把自己的怨氣、不滿發(fā)泄出來，客戶憂郁或不快的心情便得到釋放和緩解，從而維持了心理平衡。此時，客戶最希望得到的是尊重和重視，因此你應(yīng)立即向其表示道歉，并采取相應(yīng)的措施。1、快速反應(yīng)：顧客認為商品有問題，一般會比較著急，怕不能得到解決，而且也會不太高興。這個時候要快速反應(yīng)，記下他的問題，及時查詢問題發(fā)生的原因，及時幫助顧客解決問題。有些問題不是能夠馬上解決的，也要告訴顧客我們會馬上給您解決，現(xiàn)在就給您處理。2、熱情接待：如果顧客收到東西后過來反映有什么問題的話，要熱情的對待，要比交易的時候更熱情，這樣客戶就會覺得你這個賣家好，不是那種虛偽的，剛開始的時候很熱情，等錢收到之后呢，就愛理不理的那種。對于愛理不理的那種，客戶就會很失望，即使東西再好，他們也不會再來了。3、表示愿意提供幫助“讓我看一下該如何幫助您，我很愿意為您解決問題?！闭缜懊嫠f，當客戶正在關(guān)注問題的解決時，客服人員應(yīng)體貼地表示樂于提供幫助，自然會讓客戶感到安全、有保障，從而進一步消除對立情緒，形成依賴感。4、真傾聽：顧客投訴商品有問題，不要著急去辯解，而是要耐心聽清楚問題的所在，然后記錄下顧客的用戶名，購買的商品，這樣便于我們?nèi)セ貞洰敃r的情形。和顧客一起分析問題出在哪里，才能有針對性的找到解決問題的辦法。在傾聽客戶投訴的時候，不但要聽他表達的內(nèi)容還要注意他的語調(diào)與音量，這有助于了解客戶語言背后的內(nèi)在情緒。同時，要通過解釋與澄清，確保你真正了解客戶的問題。認真傾聽客戶，向客戶解釋他所表達的意思并請教客戶我們的理解是否正確，都是向客戶表明了你的真誠和對他的尊重。同時，這也給客戶一個重申他沒有表達清晰意圖的機會。5、安撫和解釋：首先我們要站在顧客的角度想問題，顧客一般總不會無理取鬧的，她來反映一個問題的話，我們要先想一下，如果是自己遇到這個問題會怎么做，怎么解決，所以要跟顧客說，“我同意您的看法”，“我也是這么想的”這樣顧客會感覺到你是在為她處理問題，這樣也會讓顧客對你的信任更多，要和顧客站在同一個角度看待問題，比如說一些“是不是這樣子的呢”，“您覺得呢”，還有在溝通的時候稱呼也是很重要的，一個客服的話，那么肯定是有一個團隊的，團隊不是只有一個人的，所以對自己這邊的稱呼要以“我們”來稱呼，和顧客也可以用“我們”來說的，“我們分析一下這個問題”，“我們看看………”這樣會更親近一些的，對顧客也要以“您”來稱呼，不要一口一個“你”，這樣既不專業(yè)，也沒禮貌。6、誠懇道歉：不管是因為什么樣的原因造成顧客的不滿，都要誠懇的向顧客致歉，對因此給顧客造成的不愉快和損失道歉。如果你已經(jīng)非常誠懇的認識到自己的不足，顧客一般也不好意思繼續(xù)不依不饒。7、提出補救措施：對于顧客的不滿，要能及時提出補救的方式，并且明確的告訴顧客，讓顧客感覺到你在為他考慮，為他彌補，并且你很重視他的感覺。一個及時有效的補救措施，往往能讓顧客的不滿化成感謝和滿意。8、通知顧客并及時跟進：給客戶采取什么樣的補救措施，現(xiàn)在進行到哪一步，都應(yīng)該告