華坤道威整合營(yíng)銷(xiāo)機(jī)構(gòu)文件分類(lèi)編碼管理制度

華坤道威整合營(yíng)銷(xiāo)機(jī)構(gòu)文件分類(lèi)編碼管理制度1.簡(jiǎn)介本制度是為加強(qiáng)華坤道威整合營(yíng)銷(xiāo)機(jī)構(gòu)的文件管理而制定的，旨在規(guī)范文件的分類(lèi)編碼管理，提高工作效率，保證文件的安全性和完整性，為機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有力的支持。2.適用范圍本制度適用于華坤道威整合營(yíng)銷(xiāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有的文件管理，對(duì)于相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)的宣傳和培訓(xùn)，使之熟練掌握。3.文件管理的分類(lèi)編碼為了方便文件管理和查找，華坤道威整合營(yíng)銷(xiāo)機(jī)構(gòu)對(duì)文件實(shí)行分類(lèi)編碼管理。文件分類(lèi)編碼按照文件類(lèi)型，范圍，性質(zhì)等方面分類(lèi)。3.1文件類(lèi)型分類(lèi)編碼文件類(lèi)型分類(lèi)編碼是按照文件內(nèi)容的不同進(jìn)行分類(lèi)，主要包括以下類(lèi)型：A:行政文件B:會(huì)議文件C:決策和規(guī)劃文件D:業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)文件E:人事和勞動(dòng)文件F:宣傳和市場(chǎng)文件G:設(shè)備和設(shè)施文件H:材料和資料文件I:合同和協(xié)議文件J:其他特殊文件3.2文件范圍分類(lèi)編碼文件范圍分類(lèi)編碼是按照文件所涉及的部門(mén)和領(lǐng)域進(jìn)行分類(lèi)，主要包括以下范圍：01:行政管理02:財(cái)務(wù)管理03:業(yè)務(wù)管理04:人力資源管理05:市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)管理06:設(shè)施設(shè)備管理07:技術(shù)開(kāi)發(fā)管理08:安全管理09:公共關(guān)系管理10:其他3.3文件性質(zhì)分類(lèi)編碼文件性質(zhì)分類(lèi)編碼是按照文件的特殊性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，主要包括以下性質(zhì)：1:一般文件2:機(jī)密文件3:保密文件4:公開(kāi)文件5:內(nèi)部文件6:外部文件4.文件分類(lèi)編碼的生成根據(jù)以上分類(lèi)方式生成文件的分類(lèi)編碼。例如，A-01-1表示行政管理部門(mén)的一般文件，B-05-4表示市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)管理部門(mén)的公開(kāi)文件。5.文件管理流程5.1文件的保管所有文件都應(yīng)該按照分類(lèi)編碼系統(tǒng)進(jìn)行保管?？墒褂秒娮游募芾硐到y(tǒng)或紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)。每個(gè)文件都需要標(biāo)注文件編碼，標(biāo)題，日期，作者，存儲(chǔ)位置等信息，并分類(lèi)放置。5.2文件的查找查找文件應(yīng)按照分類(lèi)編碼和存放位置查找。如果不清楚文件編碼，可以查詢(xún)文件清單或詢(xún)問(wèn)文件管理員。5.3文件的借閱如需要借閱文件，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，并經(jīng)由主管部門(mén)簽字確認(rèn)后方可借閱。借閱期限最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)月，逾期需經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)延期。5.4文件的歸還借閱期滿(mǎn)或者不再需要使用的文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還，并在借閱記錄表中注明。5.5文件的銷(xiāo)毀涉密、老舊、無(wú)用的文件需要及時(shí)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀應(yīng)該有正式的程序，經(jīng)過(guò)測(cè)量，認(rèn)證后才能進(jìn)行。6.文件安全保密機(jī)構(gòu)的文件安全受到重視，以下是保密措施：6.1將不同性質(zhì)的文件分類(lèi)妥善保管，防止泄密行為。6.2對(duì)涉密文件和重要文件采取加密措施。6.3對(duì)閱讀文件的人員進(jìn)行劃分，涉密文件只能由特定的人員查看等措施。7.文件修改和審核文件本身隨著時(shí)間的推移和事物的變化，需要進(jìn)行修訂。凡涉及文件的修改、審核等工作，應(yīng)按照工作流程進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)注意工作紀(jì)律和保密制度。8.文件保存期限不同的文件有著不同的保存期限。例如，會(huì)計(jì)制度等文件需要永久保存，而通訊錄等文件可根據(jù)需要決定保存期限。9.文件銷(xiāo)毀程序文件銷(xiāo)毀應(yīng)按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。文件銷(xiāo)毀應(yīng)由文件管理員進(jìn)行，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在主管部門(mén)和相關(guān)人員的監(jiān)督和認(rèn)證下進(jìn)行。10.附則本制度在實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)有計(jì)劃的開(kāi)展培訓(xùn)工作，保證全員掌握，避免出現(xiàn)誤操作和疏忽等問(wèn)題。對(duì)于緊急情況下的文件管理，應(yīng)有相應(yīng)的應(yīng)急措施。對(duì)于文件管