差旅費用報銷及備用金管理制度

差旅費用報銷管理制度批準(zhǔn)審核編制文件編號FM-MP-ROO版次2.0實施日期2020.5.121、目的1.1為加強公司差旅費報銷管理，明確差旅費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，保證出差人員工作的需要，合理控制差旅時間及各項費用開支，提高出差辦事效率，結(jié)合本公司實際，特制定本制度。2、范圍2.1適用于集團總部及各子公司各項費用報銷管理?？偛贸霾畹慕煌ㄙM、住宿費、生活費等報銷不受本規(guī)定約束，根據(jù)工作需要按實際開支憑發(fā)票據(jù)實報銷。3、定義3.1差旅費報銷范圍包括城市間交通費、住宿費、伙食補助費和出差目的地市內(nèi)交通費。4、職責(zé)1營銷中心財務(wù)部：負(fù)責(zé)集團總部及營銷中心各類費用報銷的審核及支付。2生產(chǎn)中心財務(wù)部：負(fù)責(zé)釀酒公司各類費用報銷的審核及支付。3相關(guān)部門：負(fù)責(zé)保證本部門提報的相關(guān)費用報銷的合規(guī)性、合理性及真實性，并審核相關(guān)費用報銷。4營銷中心銷管部：負(fù)責(zé)營銷中心人員《出差線路及明細(xì)費用》審核。5生產(chǎn)中心總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)生產(chǎn)中心人員《出差線路及明細(xì)費用》審核。5、 費用報銷規(guī)定：出差人員城市間交通費和住宿費在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑發(fā)票據(jù)實報銷，伙食補助費和出差目的地市內(nèi)交通費實行“定額包干，超支不補”的辦法。出差人員須按照規(guī)定的等級乘坐交通工具，憑發(fā)票據(jù)實報銷城市間交通費。超過規(guī)定等級乘坐交通工具的，超支部分自理3出差人員如因出差路途較遠(yuǎn)或出差任務(wù)緊急的，經(jīng)總裁批準(zhǔn)方可乘坐飛機（經(jīng)濟艙）。5.4出差人應(yīng)在出差前認(rèn)真填制《出差計劃表》，并列明出差的詳細(xì)任務(wù)明細(xì)，交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批。5出差人出差完畢返回，次日應(yīng)填寫《出差總結(jié)報告表》上填寫出差完成任務(wù)完成情況，出差總結(jié)須與出差計劃一致，并經(jīng)上級逐級審核簽字確認(rèn)。6銷售人員計劃走訪路線如有變更/職能部門人員行程有調(diào)整,應(yīng)提前向上級報備同意后同時報備營銷中心銷管部與人資部，未提前報備取消當(dāng)日報銷費用和補貼。7出差人員無正規(guī)住宿發(fā)票或提供的住宿發(fā)票為非出差目的地的，一律不予報銷住宿費。5.8各事業(yè)部報銷差旅費每月報銷一次：上月差旅費用。于10日前提報營銷中心外勤365專員負(fù)責(zé)審核路線等要素交各事業(yè)部長復(fù)核后，于15日前報至財務(wù)部審核。5.9各事業(yè)部區(qū)域例行月會：公司未安排用餐與住宿的，餐費按30元/人給予補貼，住宿標(biāo)準(zhǔn)按差旅補貼規(guī)定，由組織部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一報銷，憑上級簽批的月會會議紀(jì)要報銷，提交營銷中心銷管部審核后財務(wù)復(fù)核。通信費、交通補貼、駐點補貼等標(biāo)準(zhǔn)費用報銷，由營銷中心銷管部統(tǒng)一報銷，人力資源部審核人員在職情況，于每月15日前報銷一次，逾期不報。各職能部門人員差旅費應(yīng)按規(guī)定出差返回，次日內(nèi)辦理報銷。5?12取得發(fā)票有要求填寫單位名稱的，必須填寫“福建福矛酒類營銷有限公司”。如發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人弄虛作假、部門負(fù)責(zé)人協(xié)同當(dāng)事人弄虛作假的，取消當(dāng)次所有報銷費用，并給予相應(yīng)的處罰。營銷中心財務(wù)部/生產(chǎn)中心財務(wù)部，有權(quán)退回不符合規(guī)定的各類報銷費用，如：票據(jù)不合法，手續(xù)不完整，票據(jù)粘貼不整齊等不予受理。報銷費用計算不正確，標(biāo)準(zhǔn)不相符直接知會當(dāng)事人，以財務(wù)核準(zhǔn)數(shù)據(jù)給予報銷。6、各項費用補貼標(biāo)準(zhǔn)通信費補貼標(biāo)準(zhǔn)：6.1.1各職能部門人員:序號職務(wù)補貼金額最高限額1副總裁據(jù)實報銷無2子公司總經(jīng)理/總監(jiān)/總裁助理80元以內(nèi)憑據(jù)報銷超過部分報80%250元/月3部長/副部長/主任/副主任/子公司總經(jīng)理助理/經(jīng)理級專員80元以內(nèi)憑據(jù)報銷超過部分報80%150元/月4各部門主管/主管級專員80元以內(nèi)憑據(jù)報銷超過部分報80%100元/月5普通專員/助理/司機等60元以內(nèi)憑據(jù)報銷60元/月6.1.2銷售人員:序號職務(wù)補貼金額最高限額1事業(yè)部總經(jīng)理/副總/大區(qū)總經(jīng)理100元以內(nèi)憑據(jù)報銷超過部分報80%500元/月2區(qū)域經(jīng)理/招商經(jīng)理100元以內(nèi)憑據(jù)報銷超過部分報80%200元/月3區(qū)域主管/客戶經(jīng)理100元以內(nèi)憑據(jù)報銷超過部分報80%160元/月4業(yè)務(wù)代農(nóng)100兀以內(nèi)憑據(jù)報銷100元/月說明：1）享受通信費補貼的人員應(yīng)保證24小時開機，發(fā)現(xiàn)一次無正當(dāng)理由關(guān)機，扣當(dāng)月通信費補貼的10%,兩次扣50%,三次取消當(dāng)月補貼。2）所有人員報銷通信費用時，應(yīng)提供話費正式發(fā)票，以備公司抽查話費清單3）員工一人兼多職的從高級別享受通信補貼。6.2私車公用補貼序號車型百公里油耗補貼標(biāo)準(zhǔn)11.3排量及1.5排量各款式轎車8升11.6排量式轎車9升21.8排量的各款式轎車10升32.0排量的各款式轎車11升42.0以上排量的各款式轎車12升說明：1）副總裁/事業(yè)部總經(jīng)理/市場部部長需經(jīng)總裁批準(zhǔn)實報實銷。2）大區(qū)總經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理私車公用需經(jīng)總裁批準(zhǔn)，限額1600元內(nèi)憑票據(jù)實報銷。3）出差人員用手機拍攝起始公里數(shù)和回程公里數(shù)，報營銷中心銷管部外勤365專員審核備檔以核實出差公里數(shù)。4）出差線路與報備不一致，一次扣當(dāng)月補貼的10%,兩次扣50%,三次取消當(dāng)月補貼。5）油價以發(fā)文為準(zhǔn)，每百公里油耗補貼按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，過路橋費實報實銷。6.3銷售人員包干交通補貼標(biāo)準(zhǔn)類型事業(yè)部總經(jīng)理/副總/大區(qū)總經(jīng)理區(qū)域經(jīng)理/招商經(jīng)理區(qū)域主管/客戶經(jīng)理鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)代市區(qū)業(yè)代驕車600元/月500元/月500元/月//摩托車/300元/月300元/月300元/月200元/月說明：享受補貼的銷售人員，補貼區(qū)域內(nèi)的交通費不再報銷。月未滿勤者，補貼按月實際出勤折算。出納享受100元/月的補貼標(biāo)準(zhǔn)。6.4駐點住房補貼標(biāo)準(zhǔn)序號職務(wù)一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)1業(yè)代800元600元400元2區(qū)域負(fù)責(zé)人900元700元500元補貼說明:1）享受住房補貼的人員，駐點與出差區(qū)域相距50公里以內(nèi)的，不享受差旅補貼。特殊情況無法當(dāng)天回駐點區(qū)域的，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批，按同級人員差旅標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2)區(qū)域主管/經(jīng)理、客戶經(jīng)理、招商經(jīng)理等享受住房補貼的，在駐點區(qū)域天數(shù)原則上不能低于10天,由各事業(yè)部提供駐點天數(shù)，否則取消本月住房補貼。6.5高溫補貼標(biāo)準(zhǔn)6.5.1補貼對象：銷售人員/稽查人員/工程現(xiàn)場施工人員/工程采購人員/出納/總務(wù)/司機/搬運工補貼時段:每年7月一9月6.5.3補貼標(biāo)準(zhǔn)：每人每月100元。6招待費補貼標(biāo)準(zhǔn)招待費使用標(biāo)準(zhǔn)及對象：區(qū)域經(jīng)理、招商經(jīng)理：2000元/季。事業(yè)部總經(jīng)理/副總、省級大區(qū)總經(jīng)理及總裁特批人員：3500元/季。3招待費只適用于客戶的客情關(guān)系，招待費發(fā)生前，應(yīng)事先向上一級領(lǐng)導(dǎo)報備，經(jīng)同意后方可支出，同時按上述標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑正式有效票據(jù)實報實銷，超過部分自理。6.7差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)序號職等一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)動車/高鐵長途汽車市內(nèi)交通標(biāo)準(zhǔn)住宿伙食補貼住宿伙食補貼住宿伙食補貼1副總裁、營銷中心總經(jīng)理、生產(chǎn)中心總經(jīng)理280602605023040二等票報銷實實公交車實報實銷2事業(yè)部總經(jīng)理/副總、總監(jiān)、省級區(qū)總、總工程師、生產(chǎn)中心副總經(jīng)理2605023040200303區(qū)級區(qū)總、區(qū)域經(jīng)理、招商經(jīng)理、副總工程師、總裁助理、子公司總經(jīng)理助理、各職能部長/副部長2204020030180304區(qū)域主管、客戶經(jīng)理、品牌企劃、職能部門主管、營銷策劃、稽查人員1804016030140305業(yè)代、車間主任/班長司機、助理、專員等普通員工140401203012030說明:2人以上出差的，同性兩人同住1個標(biāo)間，不同職等的按高級別標(biāo)準(zhǔn)(同住人員不再報銷住宿費)。2)出差人員在規(guī)定時間段內(nèi)報銷，住宿費按標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)合計總額憑票據(jù)實報銷；交通補貼按標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)據(jù)實報銷。出差人員到出差目的地，公司/客戶或家人/朋友有安排住宿的則不再報銷住宿費。出差人員一人兼多職的，從高職位享受出差補貼標(biāo)準(zhǔn)。在同一地區(qū)出差預(yù)計10天以上(含)的，應(yīng)在當(dāng)?shù)刈夥?，根?jù)實際情況提前申請租房費用；并根據(jù)批準(zhǔn)的報告及生效的租房協(xié)議實報實銷。經(jīng)常出差的地區(qū)，應(yīng)與當(dāng)?shù)剡B鎖快捷酒店簽署協(xié)議，由部門主管經(jīng)辦。出差自帶公車出差或已享受私車公用補貼的人員出差期間不享受市內(nèi)交通補貼。各事業(yè)部已享受交通補貼人員，在本負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)不享受上述出差市內(nèi)交通補貼。住宿補貼天數(shù)為出差自然天數(shù)扣減一天計算，市內(nèi)交通、伙食補貼天數(shù)為出差自然天數(shù)計算。異地人員回福州/建甌住宿規(guī)定：住宿人員需填寫《住宿申請單》，經(jīng)營銷公司總經(jīng)辦/釀酒公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可入住公司指定地點，費用由公司結(jié)算。公司無法安排住宿的，按出差報銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；10)地區(qū)類別劃分：一類地區(qū)：北京、上海、廣州、深圳、天津、武漢、廈門、珠海、汕頭、溫州、海南二類地區(qū)：除公司認(rèn)定的一類地區(qū)以外的省會城市/直轄市/廈門/天津/珠海/汕頭；7.相關(guān)表單1《出差計劃表》《差旅費報銷單》《員工出差總結(jié)》《費用報銷單》《部門員工各項補貼匯總明細(xì)表》備用金管理制度1.目的為了加強各事業(yè)部備用金的管理，提高資金利用效率，保障資金安全。特制定本制度。.范圍適用于各合伙事業(yè)部。.職責(zé)1營銷中心核算部：負(fù)責(zé)備用金發(fā)放，監(jiān)管備用金的使用，報銷憑證審核，沖銷備用金2各事業(yè)部總經(jīng)理：負(fù)責(zé)備用金額度申請，指派專人負(fù)責(zé)管理備用金，簽批備用金的使用。3專人：負(fù)責(zé)備用金的保管，提交報銷憑證沖銷備用金.定義備用金是內(nèi)部各事業(yè)部工作人員用作零星開支、差旅費等小額借用的款項。.作業(yè)內(nèi)容備用金借款和報銷手續(xù)各事業(yè)部需臨時借用備用金時，應(yīng)由事業(yè)部總經(jīng)理征得總裁同意后在0A上發(fā)起“借款申請工作流”，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理0A審批流至總裁最終同意，營銷核算部出納接收到0A流按規(guī)定付款至指定賬戶中完結(jié)流程。借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在0A根據(jù)業(yè)務(wù)類型提交相應(yīng)的表單如《員工費用報銷工作流》、《差旅費報銷工作流》履行報賬手續(xù)。營銷核算部根據(jù)提交的票據(jù)（收據(jù)、發(fā)票、付款記錄）進(jìn)行審核，審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。借款人辦理報銷手續(xù)時，營銷核算部出納應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付款退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。備用金的管理因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可根據(jù)實際情況進(jìn)行0A流程審批后，按規(guī)定范圍使用；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥