公司復印管理制度

公司復印管理制度一、概述本公司為加強文件資料的管理，提高辦公效率，特制定本“公司復印管理制度”。本制度是針對公司內(nèi)部部門、員工、辦公設(shè)備所制訂的規(guī)則，旨在保障信息安全，規(guī)范文件復印工作，加強公司信息資源的保護和利用。二、管理范圍本制度適用于本公司內(nèi)所有部門、人員和辦公設(shè)備進行文件復印工作。三、文件復印管理3.1復印設(shè)備配置為了保證復印質(zhì)量，減少耗材浪費，本公司將每個部門所配備的復印機數(shù)量控制在不超過該部門人數(shù)的三分之一以內(nèi)，同時公司對所有復印設(shè)備設(shè)有明顯標識，以便員工能夠快速找到所需設(shè)備。3.2用紙規(guī)定公司采用優(yōu)質(zhì)的復印紙，每張復印紙應符合國家標準，每個部門應有足夠的存儲空間，以確保紙張的充足。3.3必須復印的文件公司規(guī)定，所有辦公室的進出口信函、合同、協(xié)議、通知、紀要、公文等文件，必須復印一份存檔備查，減少文件錯失、遺漏的情況，并可方便部門審計。3.4安全保密所有機密或重要文件的復印必須經(jīng)過嚴格授權(quán)，并由管理員審核，保證信息的安全。四、文件復印規(guī)定4.1復印工作時間公司規(guī)定復印機的工作時間為早上8:00至晚上18:00，超過此時間必須事先申請，經(jīng)同意后方可使用。4.2多功能機使用規(guī)定公司規(guī)定，多功能機應按需要分別使用復印、掃描、傳真、打印等功能。4.3合理使用耗材公司規(guī)定，使用機器時，應遵守合理使用耗材的規(guī)定，避免浪費。按照以下規(guī)定進行使用：復印時，注意紙張合理擺放，能用正反面的文件要盡可能地用雙面打印，減少紙張浪費。使用完耗材應及時替換，避免空耗。發(fā)現(xiàn)復印機出現(xiàn)故障時要及時聯(lián)系管理員。4.4復印順序文件復印時，應按打印編號順序進行，保證每份文件的順序和完整性。4.5文件復印超量申請公司規(guī)定，每個部門每天復印超過50頁的文件，必須向管理員提交申請并批準，以免浪費資源。4.6文件復印發(fā)放所有復印文件必須加蓋公司印章，并在文件上注明日期、份數(shù)、頁數(shù)等信息，由文件復印管理人員核對后發(fā)放到對應部門。五、管理要求5.1文件復印管理員的職責文件復印管理員必須具備以下職責：負責分配復印任務；監(jiān)督復印機的正常運行；維護設(shè)備，保證設(shè)備處于良好狀態(tài)；確保復印出來的文件帶有頁碼、日期、版本等標記。5.2文件復印員的職責文件復印員必須具備以下職責：了解公司文件復印規(guī)定；熟悉復印機的操作規(guī)范；負責正確處理文件的流轉(zhuǎn)；對復印出來的文件進行審核并做好記錄，確保資料完整、準確。5.3違規(guī)處理對于未經(jīng)授權(quán)私自復印或復印文件內(nèi)容存在泄密之嫌的人員，公司將作出相應懲罰處理。