妙筆生花的公文寫作之道之三十二公文寫作培訓提綱演示文稿

妙筆生花的公文寫作之道之三十二公文寫作培訓提綱演示文稿當前第1頁\共有47頁\編于星期日\21點妙筆生花的公文寫作之道之三十二公文寫作培訓提綱當前第2頁\共有47頁\編于星期日\21點關于文書、公文、文件的概念

★文書概念最為廣泛，它是一切機關、社會團體、企事業(yè)單位和個人形成并使用的文字材料的統(tǒng)稱，包含了公務文書和私人文書。

★文件通常是指《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定的14種黨的機關公文和《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定的13類14種行政公文。

★公文是公務文書的簡稱，通常指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位和其它社會組織使用的文書。

因此，三者緊密聯(lián)系，又互相區(qū)別。

今天講的公文處理主要是指文件的辦理。

當前第3頁\共有47頁\編于星期日\21點

提綱一、公文種類；

四、公文的格式與要素標識；三、公文寫作的基本方法；

五、公文處理應注意的事項；六、公文處理中存在的問題。二、行文規(guī)則；

當前第4頁\共有47頁\編于星期日\21點一、行政機關(事業(yè)單位)公文種類及適用范圍（之一）

1.命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

3.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

2.決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

4.通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

當前第5頁\共有47頁\編于星期日\21點一、行政機關(事業(yè)單位)公文種類及適用范圍（之二）

5.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

7、議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

6.通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

8.報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

當前第6頁\共有47頁\編于星期日\21點一、行政機關(事業(yè)單位)公文種類及適用范圍（之三）10、批復適用于答復下級機關的請示事項。

9.請示適用于向上級機關請求指示、批準。

12.函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

11.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

13.會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。當前第7頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則1.能不發(fā)的盡量不發(fā)；（一）確有必要，注重實效的原則

3.能聯(lián)合發(fā)文不要單獨發(fā)文；2.能以部門發(fā)的不以局名義發(fā)文；存在問題：文件多、文字長。

4.傳達上級文件不照搬照抄；

5.文字盡可能精煉，篇幅盡可能短。當前第8頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則

公文中涉及其他部門職責的，或需聯(lián)合發(fā)文的：

（二）主辦為主，充分協(xié)調(diào)的規(guī)則

2.意見不一致時，主要負責人要出面協(xié)調(diào)；1.主動征求有關部門意見；存在問題：不協(xié)調(diào)、難協(xié)調(diào)、矛盾上交；主要負責人出面少；不說明理由。當前第9頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則

1.不越級受理上行文；不越權(quán)行文處理屬下級職權(quán)范圍的事項；下級機關職權(quán)范圍的事項不應請示上級，不制發(fā)與上級規(guī)定相悖的公文。（三）按隸屬關系和職權(quán)范圍行文的規(guī)則

2.在發(fā)文機關和行文內(nèi)容上不得超越權(quán)限。3.在行文方向上，要注意上行文、下行文和平行文的使用對象。

4.在文種的使用上，要注意各文種的適用范圍。（函、意見可以上行、下行和平行；通知、紀要可以平行和下行；報告、請示上行；其余文種基本上為平行或下行。）當前第10頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則

1.在規(guī)定時限辦文或按時回復，不能回復的，要說明理由；（四）明確時限，按時辦文的規(guī)則

3.請示上級批準的事項，應提前上報，一般事項不少于兩周，緊急事項不少于5個工作日，特別緊急事項，應在文中說明緊急原因和本部門處理的經(jīng)過。

2.部門之間征求意見或會簽文件時，協(xié)辦部門應在5個工作日內(nèi)予以回復，特殊情況不能回復的，應主動與主辦部門聯(lián)系，否則為失職，主辦部門可視為無意見而繼續(xù)辦文；存在問題：不明確時限；不按時辦文；不說明原因。當前第11頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則1.一般只送一個主送機關；（五）“請示”應一文一事的規(guī)則

3.請示不能同時抄送下級機關。

2.請示問題涉及其他部門的，用抄送形式；存在問題：一文多事、多頭主送。當前第12頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則

1.部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公室外，不得向本部門機關以外的其他機關制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門審批下達應由部門審批下達的事項；（六）內(nèi)設機構(gòu)一般不對外行文的規(guī)則

2.部門內(nèi)設機構(gòu)與相應的其他機關進行工作聯(lián)系，只能信函的形式行文。

存在問題：越權(quán)行文，越權(quán)審批。

當前第13頁\共有47頁\編于星期日\21點二、行文規(guī)則

1.主送黨委、政府的請示、意見、報告，必須由發(fā)文單位的主要負責人簽發(fā)；（七）上行文由主負責人簽發(fā)的規(guī)則

3.特殊情況（主要負責人外出學習、考察或離職）可由主持工作的負責人簽發(fā)，發(fā)文時應隨文書面說明情況。

2.主要負責人指單位的正職或主持工作的負責人；

存在問題：多個副職簽發(fā)文件；或主持工作副職簽發(fā)不說明原因。當前第14頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法

（一）公文的主旨。公文的主旨是公文表達的中心思想和基本觀點。確立公文主旨應當做到正確、集中、鮮明和新穎。

1.正確。符合法律和黨和方針政策；符合客觀實際。

2.集中。一個中心；一般一文一事。

3.鮮明。表明態(tài)度；達到目的。

4.新穎。創(chuàng)新；新情況、新問題，新辦法、新舉措。

當前第15頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法（二）公文的選材。

公文的材料是作者用來表現(xiàn)主旨的事實和依據(jù)。

★分類

1.理性材料和事實材料；

2.直接材料和間接材料；

3.現(xiàn)實材料和歷史材料；

4.具體材料和概括材料。

★選材

1.圍繞主旨選材；2.選擇真實、準確的材料；

3.選擇典型、新穎的材料。

當前第16頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法

（三）公文的結(jié)構(gòu)。

公文的結(jié)構(gòu)就是公文內(nèi)容的組合和構(gòu)造。包括開頭和結(jié)尾、段落和層次、過渡和照應。

★開頭部分。開門見山、直切主題、統(tǒng)領全文、一目了然。

1.根據(jù)式。簡要說明行文的依據(jù)。如“根據(jù)”、“遵照”等。

2.目的式。直敘行文目的。如“為了”、“為”等。

3.導語式。簡要揭示公文的主旨。常用于請示、報告等。

4.表態(tài)式。直接表明態(tài)度。多用于批復、復函等。

5.致意式。多用于禮儀文書。如賀電等。

6.綜合式。通常是下行文中對上述某幾種方法的綜合運用。

當前第17頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法（三）公文的結(jié)構(gòu)。

★主體部分。主體部分是正文的核心內(nèi)容。應緊扣主題，觀點明確，段落清楚，層次分明。

1.縱向組合結(jié)構(gòu)。一是直敘式。通常按時間先后、以事情發(fā)展過程為序縱向展開。用于內(nèi)容比較單一，敘事性強的文種。二是遞進式。按提出問題（翔實、簡明）、分析問題（有理有據(jù)）、解決問題（明確具體、切實可行）的思路安排結(jié)構(gòu)。常用于論理性較強的文種。

2.橫向組合結(jié)構(gòu)。一是簡單列舉式。圍繞主旨，逐項逐條并列排出。多用于法律、規(guī)章和政策性強的規(guī)范性公文。二是總分并列式。按照總分思路展開，并列的各部分按邏輯關系分別圍繞主旨闡述一個問題。

3.縱橫交叉式結(jié)構(gòu)。常用于內(nèi)容豐富、容量較大、篇幅較長的公文。但應有主有從。

當前第18頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法（三）公文的結(jié)構(gòu)。

★結(jié)尾部分。應簡潔明快，首尾呼應，言盡意明。

1.專用語式。指公文結(jié)尾使用規(guī)范的專用尾語。如“特此請示，請予批準”、“特此致函，請予支持”等。

2.總結(jié)式。公文結(jié)尾時，對全文作概括和深化，以使讀者進一步理解全文，加深印象。多用于篇幅較長的公文以及調(diào)查報告、總結(jié)等。

3.要求式。結(jié)尾時再強調(diào)行文目的或提出具體要求

4.鼓舞式。提出希望，發(fā)出號召、鼓舞斗志。多用于決定、通報。

5.說明式。對主體部門未盡事宜作必要的補充說明，如生效時間。多用于法規(guī)性公文。

6.自然結(jié)束式。主體部分意盡言止，不另結(jié)尾。

當前第19頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法（四）公文的用語。公文用語屬于應用語體，既應體現(xiàn)莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范的特點。又要符合語法、修辭、邏輯等方面的要求。

1.數(shù)字的運用?；鶖?shù)（一、二、三），序數(shù)（第一，第二，第三），分數(shù)（幾分之幾），倍數(shù)（一倍，五倍），概數(shù)（多少、若干、以上）。

2.簡縮語（簡語和縮略語）的運用。簡語原語的簡稱，如中共中央、政協(xié)等?？s略語即數(shù)詞縮語，如“三講”、“三包”。

3.模糊詞語的運用。如“進一步”、“提高了”，意思清楚，但程度模糊。結(jié)尾時再強調(diào)行文目的或提出具體要求

當前第20頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法（五）公文的起草。關鍵是要把握四點：

1.領會意圖，明確目的。根據(jù)；解決什么問題；達到什么目的。

2.把握內(nèi)容，確定對象。解決的重點問題；受文的對象、范圍；方法、步驟、措施。

3.收集材料，構(gòu)思結(jié)構(gòu)。政策依據(jù)；材料選擇；草擬提綱；征求意見。

4.奮筆疾書，文不厭改。集體起草與統(tǒng)稿；個人起草與勇于負責；修改范圍：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文字；修改方法：先總后分（先通覽后細察、先總體后分層）、誦讀法、求請法、暫擱法。

當前第21頁\共有47頁\編于星期日\21點三、公文寫作的基本方法（六）公文的校對。要高度重視公文校對及校對符號的運用。秘書人員應當養(yǎng)成良好的運用公文校對符號的習慣。1.初校；2.復校；

3.第一讀者；

4.校對符號的運用。

當前第22頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

公文格式是公文的門面和形象，分為眉首、主體、版記三部分，由約16項基本要素組成。公文必須保持莊重、大方的形象和統(tǒng)一、規(guī)范的格式。這不僅是公文法定的權(quán)威性、嚴肅性和特定的效用在形式上的體現(xiàn)，也是公文處理手段逐步信息化、規(guī)范化的客觀需要。公文格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，直接反映了單位公文處理水平和工作態(tài)度，文秘部門應當切實把好格式關。當前第23頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

（一）眉首部分1.公文份數(shù)序號；

2.秘密等級和保密期限；

3.緊急程度；

4.發(fā)文機關標識；

5.發(fā)文文號；

6.簽發(fā)人。當前第24頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

（二）主體部分

1.公文標題；

2.主送機關；

3.公文正文；

4.附件及說明；

5.成文日期；

6.印章；

7.附注。當前第25頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

（三）版記部分

1.主題詞；

2.抄送機關；

3.印發(fā)機關和印發(fā)日期。

當前第26頁\共有47頁\編于星期日\21點眉首正文當前第27頁\共有47頁\編于星期日\21點正文版記當前第28頁\共有47頁\編于星期日\21點眉首正文版記當前第29頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

（三）注意事項

1.在公文格式方面，要掌握各個要素的位置和具體要求。要素標識發(fā)生錯誤，就會違背行文規(guī)則、違反行文關系，影響行文效果。

2.要注意印章位置和用印要求。

當前第30頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

印章的位置和用印要求:

★只蓋一個印章的單一機關發(fā)文

1.落款處（成文日期之上）不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。

2.成文日期橫向距離右空4字，縱向距離依印章大小而定，其標準為印章加蓋在成文日期上，上距正文1行之內(nèi)。

3.下套方式：適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。加蓋時印章的圖案和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。

4.中套方式：適用于印章下弧有文字的印章。印章的中心線壓在成文日期上。二O一O年五月十日二O一O年五月十日

當前第31頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識

印章的位置和用印要求

★兩個印章的位置和用印要求聯(lián)合行文的用?。簝蓚€單位聯(lián)合行文應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，相距不超過3MM。

二O一O年五月十日

當前第32頁\共有47頁\編于星期日\21點四、公文的格式與要素標識印章的位置和用印要求

★三個以上印章的位置和用印要求

三個以上單位聯(lián)合行文，上行時，行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上；印章每排最多3個；最后1排的1個或2個，應居中排布；成文日期標識在最后1排印章之下空一行的位置，右空2字。

省工商局省消保委省質(zhì)監(jiān)局省食監(jiān)局省衛(wèi)生廳

二O一O年五月十日

當前第33頁\共有47頁\編于星期日\21點五、公文處理時應注意的幾個事項（一）防止請示與報告不分。為防止請示、報告不分的現(xiàn)象，需要對請示、報告的聯(lián)系與區(qū)別加以界定。

1、聯(lián)系：同屬上行文，都是下級機關行文。不能用于平行或不相隸屬關系機關的行文。

2、區(qū)別：一是兩者的作用不同；二是行文時間不同；三是內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同；四是上級機關處理的方法不同。當前第34頁\共有47頁\編于星期日\21點五、公文處理時應注意的幾個事項

（二）注意函與批復的運用。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項，函具有與其他主要文種一樣的法定效力。批復使用于答復下級機關的請示事項。只適用與上級對下級行文。平行關系和不相隸屬關系機關、部門之間行文，只能選用“函”和“復函”文種，不得用“請示”和“批復”文種。當前第35頁\共有47頁\編于星期日\21點五、公文處理時應注意的幾個事項

（三）正確使用意見文種?！耙庖姟笔切略黾拥奈姆N，適用于對重要問題提出見解和處理方法。意見可平行、下行和上行。1.“意見”上行時，應按照請示性公文的程序和要求處理。上級機關一般應予以答復。2.“意見”下行時，有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行；無要求的，下級機關參照執(zhí)行。3.“意見”平行時，發(fā)文機關提出的意見僅供對方參考。注意“意見”與“報告”的區(qū)別以及與其他文種的重疊。當前第36頁\共有47頁\編于星期日\21點五、公文處理時應注意的幾個事項（四）首頁必須顯示正文。為防止變造公文，要求公文的首頁必須顯示正文，當發(fā)文機關、主送機關較多，以至首頁不能顯示正文時，可以采取以下辦法變通：1.公文標題中可以不標明發(fā)文機關；2.將主送機關移至版記部分置于抄送之上；3.適當縮小發(fā)文機關標識中發(fā)文機關的字體；4.適當縮小首頁的字距、行距。采取以上辦法中1種就可以達到目的，則不應采取兩種方法。當前第37頁\共有47頁\編于星期日\21點五、公文處理時應注意的幾個問題

（五）印章應與正文同處一面。為了防止偽造公文，公文落款（印章）必須與正文同處以面，不應再采取“此頁無正文”的辦法處理。采取的方法主要是加大或縮小公文的字距和行距。當前第38頁\共有47頁\編于星期日\21點五、公文處理時應注意的幾個問題（六）聯(lián)合行文的會簽、用印、排序和發(fā)文字號。1.一般由主辦機關先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽；一般不使用復印件會簽。2.行政機關聯(lián)合向上行文，由主辦單位加蓋印章即可。3.行政機關行文，主辦機關排列在前；行政機關與同級或相應單位聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。4.聯(lián)合行文標注主辦機關的發(fā)文字號；與其他機關聯(lián)合行文，原則上應使用排列在前機關的發(fā)文字號，也可協(xié)商確定，但只標注1個機關的發(fā)文字號。當前第39頁\共有47頁\編于星期日\21點六、公文處