如何進行有效的時間管理

如何進行有效的時間管理第一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二2許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關(guān)關(guān)了又開如此的慌張我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙盲盲盲盲的已經(jīng)沒有主張盲的已經(jīng)失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場第二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二3確定事件你的時間流向到哪里去了？第三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二4確定事件突發(fā)事件第四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二5確定事件突發(fā)事件瑣碎事件第五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二6確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費第六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二7學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間學(xué)會制定SMART的工作目標(biāo)掌握制定有效工作計劃的方法和過程

第七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二8學(xué)習(xí)內(nèi)容124時間管理的技巧5時間管理上的誤區(qū)時間管理基本原則時間管理的概念解決時間管理誤區(qū)方法3第八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二9案例分析假設(shè)今天是星期一的晚上，你要計劃未來的五天的日程，面前是這五天要做的事情：1、你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生。2、星期六是一個好朋友的生日，你還沒有買禮物和生日卡。3、你有好幾個星期沒有回家，也沒有打電話或?qū)懶拧?、有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三去面試（19點以前），估計要花1小時。5、明晚8點有個1小時電視節(jié)目，與你的工作有密切的聯(lián)系。6、明晚有一場演唱會。7、你在圖書館借的書明天到期。8、外地一個朋友邀請你去玩，你需要整理行李。9、你要在星期五交計劃書之前把它復(fù)印一份。10、明天下午2點到4點有一個會議。11、你欠某人200元錢－－他明天也要參加那個會議。12、你明天早上9點到11點要聽一場講座。13、你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面。第九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二1014、你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗。15、你想好好洗個澡。16、你負責(zé)的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預(yù)計1個小時。17、你身上只有5元錢，需要取錢。18、大家明天晚上聚餐。19、你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄。20、這個星期有些材料沒整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時。21、你收到一個朋友的信一個月了，沒有回信，也沒有打電話。22、星期天早上要做一次簡報，預(yù)計準(zhǔn)備簡報要花15個小時，而且只能業(yè)余時間。23、你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有。24、下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試。

請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制定一個周末的時間安排表。第十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二11分析：在這些項目中，有些是相互沖突的，有些是富有彈性的。如何制定一份合理實用的計劃表呢？在制定時間表以前請：1、把要做的事情全部看一便。2、確定每件事情的重要等級。3、根據(jù)重要程度把把事情重新排序。第十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二12一、時間管理的概念任何有效的時間管理系統(tǒng)均包括以下五個步驟：

1、明確你的價值觀

2、確定你的目標(biāo)

3、對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序

4、明確你的任務(wù)

5、對你的任務(wù)按優(yōu)先級排序

價值觀是我們想和做的基本原則，是進行時間安排的最基本因素。第十二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二13案例中的事件可分為的類別健康－－看牙醫(yī)、洗澡等等家庭－－給家里打電話等等友誼－－買禮物、回信、參加聚會、拜訪朋友，等等愛情－－準(zhǔn)備燭光晚餐等等工作－－簡報、電視節(jié)目、整理資料、考試，等等金錢－－夜間兼職的面試，等等興趣－－看演唱會，等等

目標(biāo)是我們的需求和愿望－－我們想得到什么，它們直接源于我們的價值觀。第十三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二14

小案例

如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？第十四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二15什么是“時間管理”？

“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。時間管理的對象不是“時間”，是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。第十五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二16“銀行撥款”案例分析

《人生寶鑒》公布了一個很有意思的調(diào)查數(shù)據(jù)：一個人活到72歲，他的一生是這樣度過的：

睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學(xué)習(xí)：4年開會：3年打電話：2年找東西：1年其它：3年

以上是個平均數(shù)，通過這些數(shù)據(jù)可以看到許多問題，想到許多問題。該在哪兒節(jié)省，該在哪兒下功夫？？第十六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二17

時間管理三要素

管理時間管理個人管理團隊第十七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二18

管理時間的三大任務(wù)

設(shè)立目標(biāo)制定計劃區(qū)分輕重緩急第十八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二19二.時間管理的誤區(qū)

豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人

“反正時間還早”——拖延

不速之客

會議病

文件滿桌病

事必躬親

第十九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二201、豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里沒時間做計劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃常常被打斷不喜歡被計劃束縛“船到橋頭自然直”第二十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二212.不好意思拒絕別人

——接受請托比拒絕更容易——拒絕請托會觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報復(fù)——我想做一個廣受愛戴的人——我不懂得如何拒絕第二十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二223、“反正時間還早”——拖延

帕金森定律工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。 時間管理陷隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。第二十二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二234、不速之客

沒有預(yù)約的客人，無端的申訴，往往會使你難以專心致志的工作。第二十三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二245、會議病

基于合群的愿望而聚會傾談為符合傳統(tǒng)為推卸責(zé)任沒有勇氣，逃避指出個別員工之錯誤無效的會議不斷重復(fù)第二十四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二256．文件滿桌病

安全感猶豫的個性半途而廢的工作習(xí)慣個人的喜好

第二十五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二267．事必躬親

擔(dān)心部屬做錯安全感不愿放棄得心應(yīng)手的工作找不到可授權(quán)的下屬第二十六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二27時間大盜有：打擾（電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計劃叫人同一時間完成多項工作卻不懂得拒絕個人缺乏組織能力缺乏自律會議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力第二十七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二28走出誤區(qū)1．積極2．通盤考慮3．按順序做事4．提前準(zhǔn)備第二十八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二29三、時間管理誤區(qū)的解決方法

要事第一

以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始）

學(xué)會說“NO！”

如何對付不速之客如何減少冗長會議辦公桌上的“5S”運動

第二十九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二301、要事第一“二八”定律ABC法則辦事的優(yōu)先次序

第三十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二312.以終為始

是必須要做的嗎？不完成會怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報及收益高嗎？

第三十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二323.學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多長3顯示慎重.4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅定6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕第三十二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二334.如何對付不速之客

1.不要采行無條件的‘門戶開放政策’2.授權(quán)秘書對約會事宜作初步之安排3.授權(quán)秘書甄別并攔截來客。4.規(guī)定接見部屬之時間。5.在辦公室外接見外界不速之客。6.站立會客。7.讓秘書控制會談時間。8、限時面談。9、寧可提早上班，但不要延遲下班。10、定期與部屬會面。

第三十三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二345．如何減少冗長會議

會議前

會議中

會議后

第三十四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二356．辦公桌上的“5S”運動

整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理整理整頓清掃清潔修養(yǎng)第三十五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二36四、時間管理的原則原則一：明確目標(biāo)原則二：有計劃、有組織地進行工作原則三：分清工作的輕重緩急原則四：合理地分配時間原則之五：與別人的時間取得協(xié)作原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律

第三十六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二37四、時間管理的原則原則一：明確目標(biāo)如何制定目標(biāo)

具體的可衡量的達到的相關(guān)的基于時間的第三十七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二38四、時間管理的原則原則二：有計劃、有組織地進行工作

所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個方面：

1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。

2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。

3、按排列順序進行處理。

4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。

5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。

第三十八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二39四、時間管理的原則原則三：分清工作的輕重緩急把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起每天都這么做——世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲優(yōu)先矩陣第三十九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二40五、時間管理技巧優(yōu)先矩陣緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。第四十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二41重要，非緊急重要，緊急重要緊急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非緊急非重要，緊急優(yōu)先矩陣事關(guān)重大者不可受制于細枝末節(jié)---哥德第四十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二42優(yōu)先矩陣分類表：第四十二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二43偏重各類事務(wù)的結(jié)果：第四十三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二44重要，非緊急重要，緊急重要緊急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非緊急非重要，緊急盡量避免Ⅰ擴大盡量減少Ⅲ事情多投資時間在Ⅱ盡量避免Ⅳ事情優(yōu)先矩陣事關(guān)重大者不可受制于細枝末節(jié)---哥德第四十四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二45準(zhǔn)備

預(yù)防

理清價值觀

計劃

建立人際關(guān)系

能力充實……投資你的第二象限第四十五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二46優(yōu)先級排序第二種分類發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。第四十六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二47你的角色應(yīng)是平衡的個人丈夫（妻子）/父親（母親）網(wǎng)絡(luò)安全工程師軟件工程師網(wǎng)頁設(shè)計師有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未來的角色是我現(xiàn)在可以開始努力的？第四十七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二48高效能組織

非緊急緊急重要不重要IⅣⅡⅢ

20-25%

65-80%

15%

>1%第四十八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二49四代時間管理理論第一代時間管理----備忘錄型第二代時間管理----事先規(guī)劃安排行程第三代時間管理----規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我第四代時間管理----以原則為中心，以良知為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活第四十九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二50四代時間管理的著眼點第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先”觀念第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急第三代：有目標(biāo)追求，但一、三類事務(wù)耗時較多第四代：承認人比事重要，我比別人重要，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務(wù)的完成。第五十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二51時間管理學(xué)的演變第一代第二代第三代第四代優(yōu)點：重要事情發(fā)生時應(yīng)變能力強，有順應(yīng)時勢的變通能力；人際關(guān)系較佳時間安排不會太緊湊或太復(fù)雜，會逐步完成待辦事項缺點：沒有嚴格的組織架構(gòu)；因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付；最重要的事就是眼前的事優(yōu)點：

準(zhǔn)時赴約做答應(yīng)做的事通過制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事因事先準(zhǔn)備充分，會議或行事較能發(fā)揮實效缺點：

實現(xiàn)更多目標(biāo)，卻未必滿足真正的需求最重要的事就是時間表上的事優(yōu)點：

能將價值觀化為目標(biāo)與行動能發(fā)揮短、中、長期目標(biāo)的效果效率提高，時間與自我更具管理技巧缺點：

價值觀未必符合自然法則最重要的事因急迫性與價值觀而定優(yōu)點：

集前三代時間管理學(xué)于大成的時間管理理論，側(cè)重于先做重要的事，而非急迫的事講求多方面平衡改變思想而非改變行為第五十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二52如何處理高價值活動讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進展。將大項目分解，逐步完成。高效運用自己的黃金時段獎勵自己，始終保持積極進取的態(tài)度。第五十二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二53如何處理低價值的活動授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。學(xué)會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。將它們匯總，集中時間處理。做正確的事比正確的做事更重要第五十三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二54時間管理通則把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起每天都這么做第五十四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二55看看你的工作日志,然后問自己:幾點開始目標(biāo)?能不能早點開始?有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標(biāo)的事情?,能不能早點開始?你完全不受干擾的最長時段有多久?(不要把午飯也放進去)你最有效率和最沒有效率是什么時候?你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度?你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎?你在適當(dāng)?shù)臅r間做適當(dāng)?shù)氖聠?你在怎么處理不應(yīng)該做的事?可不可以授權(quán)?手邊的工作要如何做得更有成效,更為簡化,并減少細節(jié)?你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱?第五十五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二56以行動配合計劃將目標(biāo)寫下來

-是什么目標(biāo)?要達致什么的成果行動

–要做些什么次序

-哪些應(yīng)該先做/哪些為后?訂下完成日期及排列優(yōu)先次序時間估計

–每項的行動需要多長時間?靈活性

–有沒有預(yù)留時間給不可估計的突發(fā)

事情時間表

–甚么時候處理甚么事項？第五十六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二57訂立計劃以掌握時間運用企劃的概念-擬定計劃訂好長期目標(biāo),以及的短期目標(biāo)根據(jù)目標(biāo)的輕重,安排優(yōu)先次序搞清楚個人活力周期表,再根據(jù)最有效的工作時間,勾勒出“理想工作時間表”以目標(biāo),優(yōu)先次序,理想工作時間表表示這三塊積木為基礎(chǔ),想好一天的計劃第五十七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二58你屬于哪種行為模式？獅子型考拉型緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心第五十八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二59要管理好自己嗎?

拋棄惡習(xí),引進新的工作方式和生活習(xí)慣

訂立目標(biāo)妥善計劃分配時間權(quán)衡輕重權(quán)力下放自我約束持之以恒第五十九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二60管理好書桌才能管理好時間第六十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二611、辦公桌打孔文件夾強力文件夾雙頁文件夾插袋文件夾插邊文件夾公文袋文件架文件筐筆盒筆筒便簽紙告示貼空名片盒請說出它們的用途第六十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二622023/6/9廢紙簍計算機日歷文件架電話文具盒便簽紙文件筐計算機文具盒電話文件架文件筐便簽紙日歷常用電話周計劃周計劃常用電話廢紙簍剪刀、尺子計算器曲別針等名片夾工作臺儲藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么東西？容易取得去除造成分心的因素第六十二頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二63建立有效的辦公環(huán)境盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉第六十三頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二642023/6/9活動文件的處理信息資料存檔待送出文件待辦文件備忘檔案夾分級處理ABC第六十四頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二652023/6/9文件處理原則每次只處理一份文件，一份文件只處理一次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當(dāng)?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件第六十五頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二662023/6/9時間沒有具體確定的待處理事項時間已具體確定的事件電話、記錄等信息每日計劃表提前一天客戶訪談?wù)碣Y料2設(shè)計調(diào)查表格1部門例會整理資料客戶訪談部門例會設(shè)計調(diào)查表格第六十六頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二67改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方第六十七頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二68將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境第六十八頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二692.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:

馬上處理只作參考歸檔第六十九頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二70歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW一些你需要這個星期完成的工作-FILE一些你需要歸檔的文件-FILE有空才閱讀的書本-READ需要傳閱的文件-PASSON一些文件需要等待資料完成-PROGRESS第七十頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二713.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對方-切記要留言,并說明事情的嚴重性,以確保對方回電打電話之前,要把事情重點寫下來要談比較復(fù)雜的事情,可以先將文件傳真給對方先看,減少詳細解釋的時間備有有關(guān)文件自設(shè)時限第七十一頁，共七十七頁，編輯于2023年，星期二724.處理會議每次召開任何會議前,必須要緊記以下幾點:我是否一定要出席這個會議會議之前應(yīng)派發(fā)議程說明開會的目的如果你是主席,你應(yīng)鼓勵發(fā)言和要求言之有物