物業(yè)管理公司文書(shū)工作管理規(guī)定

物業(yè)管理公司文書(shū)工作管理規(guī)定前言物業(yè)管理公司的文書(shū)工作對(duì)于管理運(yùn)營(yíng)的穩(wěn)定性和規(guī)范性具有至關(guān)重要的作用。本規(guī)定旨在加強(qiáng)公司文書(shū)管理，規(guī)范文書(shū)使用流程與標(biāo)準(zhǔn)，提升文書(shū)質(zhì)量及效率，保證公司文書(shū)運(yùn)作的順暢性。文書(shū)管理職責(zé)公司管理層對(duì)文書(shū)質(zhì)量整體負(fù)責(zé)，管理層成員應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)管所屬部門(mén)文書(shū)工作。各部門(mén)主管對(duì)下屬文書(shū)工作質(zhì)量負(fù)責(zé)，作為部門(mén)職責(zé)之一，應(yīng)根據(jù)各崗位職責(zé)制定文書(shū)管理要求，并對(duì)文書(shū)流程進(jìn)行規(guī)范、指導(dǎo)和監(jiān)督。文書(shū)專員應(yīng)專門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)資料分類、歸檔、整理，對(duì)公司各部門(mén)的文書(shū)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，保證文書(shū)工作順暢與高效。文書(shū)管理要求文書(shū)規(guī)格、格式必須符合公司標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一印制，保證公司文書(shū)整潔、統(tǒng)一、規(guī)范。文書(shū)內(nèi)容表述準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明明了，符合公司相關(guān)技術(shù)規(guī)范和法律法規(guī)要求。保密等級(jí)高的文書(shū)資料，應(yīng)根據(jù)保密程度分類，完善保密措施，確保不被外泄。合同、文件等重要文書(shū)材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)確認(rèn)后，落實(shí)存檔備案，并建立健全保密管理制度。嚴(yán)禁涂抹、塞改、錯(cuò)內(nèi)容、錯(cuò)印制的文書(shū)材料交出或發(fā)送，如因此給公司造成損失，則應(yīng)對(duì)對(duì)公司賠償損失。文書(shū)流程管理審核制度：審核環(huán)節(jié)應(yīng)通過(guò)管理人員或?qū)Ｈ藢徍耍瑢彶楦鞑块T(mén)文書(shū)格式和內(nèi)容，保證公司文書(shū)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化程度。接受與提交制度：各部門(mén)應(yīng)設(shè)立專人接待文書(shū)及記錄，及時(shí)處理并轉(zhuǎn)交本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核和下一步操作。層級(jí)審批制度：針對(duì)公司重要文書(shū)，應(yīng)實(shí)行層級(jí)審批管理制度，明確審批層級(jí)和審批流程，健全檔案管理制度。印刷制度：公司文書(shū)應(yīng)統(tǒng)一印制，并根據(jù)需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入制定，保證文書(shū)規(guī)范化和品質(zhì)保證。文書(shū)使用管理辦公場(chǎng)所中，文書(shū)使用應(yīng)以普通流程為原則。未授權(quán)人員嚴(yán)禁擅自處置公司文書(shū)或給予第三方復(fù)印。各部門(mén)應(yīng)制定文件傳遞協(xié)議保證文件傳遞安全。針對(duì)公司重要機(jī)密文書(shū)，應(yīng)擬定保密協(xié)議，簽署后存檔，并實(shí)行限制查閱的措施。未經(jīng)文書(shū)專員關(guān)聯(lián)簽名，不得任意借閱公司重要文書(shū)。對(duì)于已廢舊的文書(shū)材料，應(yīng)統(tǒng)一安排處理，進(jìn)行分類、清點(diǎn)、清理和銷毀，嚴(yán)禁在無(wú)關(guān)人員會(huì)面或在公共場(chǎng)合進(jìn)行銷毀?？偨Y(jié)物業(yè)公司是一個(gè)群體協(xié)作的組織體系，文書(shū)工作的管理與協(xié)作是公司順暢高效運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵之一。制定一套科學(xué)完備的規(guī)范，可以保證公司文書(shū)工作的順暢與高效，提高工作效率和文書(shū)質(zhì)量。同時(shí)，加強(qiáng)公