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文檔簡介

食品公司電視電話會議管理制度1.前言為規(guī)范公司的電視電話會議，提高會議效率和質量，便于管理和實時掌握會議情況，特制定本管理制度，本制度適用于全公司范圍內的電視電話會議。2.會議類型和范圍2.1會議類型目前公司內的電視電話會議主要有以下幾種類型：公司全員大會部門經理會議項目組會議團隊討論會議以上四種會議類型均需要通過電視電話會議來實現。2.2會議范圍公司所有的電視電話會議均應在制度內管理。屬于此范圍的會議包括各級別會議，各部門以及團隊的討論會、對外會議等。3.會議預約3.1預約時間電視電話會議的預約應該提前至少一天，并向參會人員說明會議主題和目的。對于一些重要的會議，建議提前一周進行預約，并向參會人員發(fā)送會議議程。3.2預約內容預約電視電話會議時，應明確會議所有參會人員姓名、職務和聯系方式等基本信息。同時，應向參會人員發(fā)送會議議程，明確會議主題、時間、地點、討論重點和議題內容等。3.3參會確認參會人員應在受邀請后盡快確認出席和不出席，以便會議組織者進行安排。會議召開前，組織者應對參會人員進行跟進確認。4.會議設備準備4.1會議室準備會議開始之前應檢查會議室內的電視設備、話筒、攝像頭等設備的正常運轉情況，保證會議沒有中途故障。4.2會議材料準備參會人員應根據會議議程準備相應的材料，確保參會人員對會議內容的理解和準確把握。4.3會議軟件準備會議室內需安裝相關的會議軟件，以便與其他會議室的電視進行連接。5.會議操作規(guī)范5.1會議開始規(guī)范會議開始前，電視電話會議組織者應主持會議，并向參會人員發(fā)言序列。參會人員應在主持人的誘導下按照序列逐一發(fā)言。5.2會議內容規(guī)范會議期間，參會人員應堅持準確、明確和簡練的原則發(fā)言。重要的意見、建議等內容應記錄在會議記錄上。5.3會議交流規(guī)范會議期間，參會人員有相互交流的機會，應尊重他人的言論，注意言辭文明，維護會場秩序，并聽取主持人關于發(fā)言時間和順序的掌控。5.4會議時間和記錄會議要求時限和議程充分利用，確保會議能達到預定的目標，同時注意記錄會議內容。6.會議總結和整改6.1會議總結會議結束后，主持人應對本次會議進行總結，匯總會議中所提問題和建議等內容，制定解決方案。6.2會議整改會議總結后，主持人應根據會議情況，制定相應的整改方案，以解決會議中出現的問題和不足之處，保證下一次會議的質量和效果。7.附則本制度自

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