文件整理與歸檔課件

第四章

文件整理與歸檔6/12/20231學(xué)習(xí)目的和要求：掌握歸檔文件的整理原則與要求，理解并掌握文件的歸檔鑒定，正確劃分立卷范圍與歸檔文件的保管期限，掌握立卷的基本方法和操作技能、了解各種具體立卷方法的一般情況。認(rèn)識(shí)文件平時(shí)歸卷、清退，銷(xiāo)毀和暫存工作；掌握編制歸卷類(lèi)目方法。了解案卷系統(tǒng)化整理與編目的具體要求與方法，掌握擬寫(xiě)案卷題名和各項(xiàng)編目工作的技能，理解文件立卷工作的組織與管理。認(rèn)識(shí)并掌握以件為單位整理歸檔文件的方法。6/12/20232第一節(jié)

歸檔文件的整理原則和要求

6/12/20233歸檔文件整理方法立卷以“件”為單位整理通過(guò)立卷，形成案卷，以案卷作為基本保管單位，是目前歸檔文件的主要整理方法。適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要，國(guó)家檔案局推薦采用的新的整理方法。

6/12/20234整理原則

質(zhì)量要求

整理原則6/12/20235

1、遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)；2、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；方法：將一個(gè)問(wèn)題、人物、案件、會(huì)議等文件；將請(qǐng)示與批復(fù)、問(wèn)文與復(fù)文、批轉(zhuǎn)文件的正件與附件、定稿與存本等組合在一起。3、區(qū)別不同價(jià)值；意義：便于期滿(mǎn)鑒定；便于重點(diǎn)保護(hù)與管理永久檔案。4、便于保管和利用。最終目的表現(xiàn)：文件的內(nèi)容和性質(zhì)；文件的形成時(shí)間反映自身客觀狀況滿(mǎn)足檔案工作需要文件整理堅(jiān)持做到兼顧四個(gè)原則整理原則6/12/20236整理原則

質(zhì)量要求

質(zhì)量要求6/12/20237

質(zhì)量要求1、應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整

2、必須注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系3、歸檔文件整理必須符合規(guī)范，便于保管與檢索利用

是保證案卷質(zhì)量最基本的要求6/12/20238歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整將歸檔文件范圍與文件登記簿相結(jié)合檢查已收集齊全的歸檔文件的完整狀況1、檢查步驟2、檢查歸檔文件完整狀況的內(nèi)容加強(qiáng)法制建設(shè)，健全規(guī)章制度加強(qiáng)檢查

（1）正本與附件（2）正本與不同稿本（3）文件與文件處理單（4）批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）的通知與被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）的文件（5）內(nèi)容上有直接聯(lián)系的文件（5）頁(yè)面完整6/12/20239保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系形成規(guī)律管理要求單位工作的規(guī)律和聯(lián)系文件的形成程序和內(nèi)容、性質(zhì)上的聯(lián)系絕密級(jí)的歸檔文電單獨(dú)整理保管特別重要或珍貴的歸檔文件單獨(dú)保管按進(jìn)館與否和保管期限排列歸檔文件按不同制成材料整理歸檔文件一個(gè)問(wèn)題、一個(gè)人物、一個(gè)案件、一次會(huì)議等正件和附件、各種文字本、問(wèn)文與復(fù)文、存本與稿本有多種聯(lián)系或難于判斷的，置于所有歸檔文件中，系統(tǒng)考慮防止失密重點(diǎn)保管避免重復(fù)勞動(dòng)利于鑒定銷(xiāo)毀區(qū)別措施，妥善保管6/12/202310規(guī)范整理，便于保管、檢索利用外形整理保管利用修整不符合規(guī)格的文件材料歸檔文件材料的排列歸檔文件的編號(hào)歸檔文件目錄的填寫(xiě)備考表的填寫(xiě)歸檔文件的裝訂案卷封皮與案卷盒的填寫(xiě)規(guī)范組合案卷或裝案卷盒形成歸檔文件的目錄和備考表根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》或《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行根據(jù)《文書(shū)檔案案卷格式》或《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行6/12/202311第二節(jié)

文件歸檔鑒定6/12/202312歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

歸檔鑒定概述6/12/202313一、定義

文件的歸檔鑒定是指文件歸檔時(shí)確定其歸檔范圍與保管期限的工作。歸檔范圍決定了文件的存留與否保管期限決定了文件留存時(shí)間的長(zhǎng)短6/12/202314二、意義1、關(guān)系到檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)的質(zhì)量?jī)?yōu)劣

2、關(guān)系到準(zhǔn)確劃定檔案期限的長(zhǎng)短3、關(guān)系到檔案整理、編目、鑒定、開(kāi)放、利用等工作的質(zhì)量和效率4、關(guān)系到檔案保管費(fèi)用的高低文件質(zhì)量方面：保證完整、精煉文件管理方面：提高效率、節(jié)約成本6/12/202315三、原則文件的歸檔鑒定必須從本單位與國(guó)家的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)

文件的歸檔鑒定必須以單位的地位與職能、文件的內(nèi)容為基本要素確定其是否歸檔及保管期限文件的內(nèi)容是決定文件價(jià)值的主要因素，它是進(jìn)行文件歸檔鑒定的又一主要依據(jù)6/12/202316四、要求保證檔案保管期限劃分的準(zhǔn)確性保證歸檔文件的有效性保證歸檔文件的完整性6/12/202317歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

確定歸檔范圍6/12/202318一、定義與意義是指在歸檔前根據(jù)單位存史與實(shí)際工作的需要和根據(jù)文件的來(lái)源、性質(zhì)、作用及價(jià)值劃定必須歸檔的文件。列出了必須歸檔的各類(lèi)、各種文件，它是文件歸檔的主要依據(jù)。文件的歸檔范圍能避免具有保存價(jià)值的文件漏歸，保證檔案的齊全完整；

能避免無(wú)價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化檔案，保證檔案的精煉；

簡(jiǎn)化了歸檔工作，提高立卷歸檔工作的質(zhì)量與效率；

6/12/202319二、歸檔范圍與重點(diǎn)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》

1987年12月4日國(guó)家檔案局印發(fā)

上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料本機(jī)關(guān)的文件材料同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料………………上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件本機(jī)關(guān)及其內(nèi)設(shè)部門(mén)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理文件檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究文件本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)類(lèi)文件本機(jī)關(guān)形成的會(huì)計(jì)文件………………………

………………

文件歸檔的重點(diǎn)

對(duì)于一個(gè)具體單位而言，其文件歸檔的重點(diǎn)應(yīng)是反映本機(jī)關(guān)主要職能職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，即圍繞主管業(yè)務(wù)開(kāi)展的一些主要與重要的活動(dòng)和反映本單位機(jī)關(guān)的組織沿革與規(guī)模演變的文件材料。6/12/202320三、不歸檔范圍《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料2、本機(jī)關(guān)的文件材料3、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料6/12/202321四、應(yīng)注意的問(wèn)題考慮檔案進(jìn)館與否的因素。以與本單位工作活動(dòng)的聯(lián)系和作用為出發(fā)點(diǎn)，辯證地對(duì)待各類(lèi)文件。本單位檔案結(jié)構(gòu)完整與門(mén)類(lèi)齊全。6/12/202322歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

確定保管期限6/12/202323一、歸檔文件的保管期限

歸檔文件的保管期限，是指檔案保管的最長(zhǎng)時(shí)（年）限。

永久長(zhǎng)期短期1987年國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》明確的文書(shū)檔案的保管期限：長(zhǎng)期為16年至50年

短期為15年以下

6/12/202324二、各種保管期限及其得失目前我國(guó)檔案界有3種意見(jiàn)三分法兩分法分段標(biāo)時(shí)法即劃為永久、長(zhǎng)期和短期三種。由于長(zhǎng)期和短期保管的時(shí)間跨度過(guò)長(zhǎng)，檔案包容量過(guò)大，帶來(lái)種種弊端。即劃為進(jìn)館和不進(jìn)館二種，主要是用于劃分進(jìn)館檔案范圍的，它對(duì)于檔案必須進(jìn)國(guó)家館的機(jī)關(guān)檔案室有一定的適用性，因而檔案館的工作人員多傾向于這種劃分方法。即劃分永久與定期，定期檔案再按價(jià)值不同分為50年、30年、15年、5年四個(gè)檔次。這種劃分方法對(duì)于無(wú)進(jìn)館任務(wù)的檔案室一適用，優(yōu)勢(shì)明顯。弊端1：收交檔案雙方總有一方必須對(duì)檔案進(jìn)行二次劃分。弊端2：對(duì)無(wú)須進(jìn)館的機(jī)關(guān)檔案室毫無(wú)疑義。弊端1：妨礙鑒定和銷(xiāo)毀工作的及時(shí)進(jìn)行，毫無(wú)意義的延長(zhǎng)大量檔案的生命。弊端2：大量無(wú)實(shí)際保存價(jià)值的檔案造成館藏結(jié)構(gòu)質(zhì)量低下。弊端3：大量無(wú)實(shí)際保存價(jià)值檔案造成后續(xù)工作量增加，影響工作質(zhì)量和效率。優(yōu)點(diǎn)1：保證國(guó)家檔案館檔案的質(zhì)量，又減少縣級(jí)檔案館的庫(kù)房和管理壓力并節(jié)省保管費(fèi)用。優(yōu)點(diǎn)2：能較為準(zhǔn)確地劃分保管期限。優(yōu)點(diǎn)3：具有明顯的可操作性，使鑒定工作更為簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確，包括期滿(mǎn)和銷(xiāo)毀鑒定。6/12/202325三、劃定保管期限的依據(jù)與步驟劃定文件保管期限的依據(jù)依據(jù)其在單位存史與實(shí)際工作需要中的地位與作用。劃定文件保管期限的步驟閱讀文件；按保管期限表劃定期限；核查、調(diào)整。建立本單位永久保管檔案的基本比例注重確定永久保管檔案的比例，作為劃定單位全部歸檔文件保管期限的參數(shù)。6/12/202326四、文件保管期限的劃定永久保管（略）定期保管中分段標(biāo)時(shí)法的運(yùn)用（略）長(zhǎng)期保管（略）短期檔案（略）6/12/202327第三節(jié)

辦結(jié)文件的處置6/12/202328

辦結(jié)文件的處置是指對(duì)辦理完畢的文件按機(jī)關(guān)工作的需要、文件與檔案工作的有關(guān)規(guī)定及文件本身的保存價(jià)值等因素進(jìn)行歸類(lèi)、管理和處理。概念辦理完畢的文件歸類(lèi)、管理和處理歸卷清退銷(xiāo)毀暫存有利于日常工作中對(duì)辦結(jié)文件的調(diào)閱與利用；有利于保護(hù)機(jī)密；有利于排除無(wú)用信息的干擾。6/12/202329平時(shí)歸卷

清退

銷(xiāo)毀

平時(shí)歸卷暫存

6/12/202330一、定義

平時(shí)歸卷是指文件辦結(jié)后文件管理人員按一定的原則與方法將具有查考保存價(jià)值的文件歸入有關(guān)卷夾妥善保管的工作。意味著文件由辦理階段進(jìn)入管理階段。實(shí)質(zhì)是對(duì)文件初步的分類(lèi)與整理，歸檔前有符合科學(xué)分類(lèi)的、相對(duì)固定的位置。意義：1、有利于加強(qiáng)對(duì)辦結(jié)文件的日常管理；2、有利于保證文件材料的齊全完整；3、有利于單位日常工作中的調(diào)閱與利用；4、有利于防止文件丟失與泄密；5、為立卷歸檔工作奠定了基礎(chǔ)。6/12/202331二、步驟

1、編制歸卷類(lèi)目

歸卷類(lèi)目，也稱(chēng)立卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目或立卷分類(lèi)方案等，是單位預(yù)先為辦結(jié)文件編制的分類(lèi)、歸卷?xiàng)l目，其結(jié)構(gòu)一般由類(lèi)別、條目（條款）和條目（條款）順序號(hào)組成。6/12/202332

上海市××區(qū)教育局歸卷類(lèi)目

上海市××區(qū)教育局歸卷類(lèi)目一、辦公室1－1.本局2003年度局辦公會(huì)議記錄永久1－2.本局召開(kāi)學(xué)校校長(zhǎng)會(huì)議記錄永久1－3.……二、中教科2－1.本局關(guān)于調(diào)整中學(xué)布局、新設(shè)、撤并、改名等請(qǐng)示和上級(jí)的批復(fù)永久2－2.本局關(guān)于中學(xué)招生工作的計(jì)劃總結(jié)永久2－3.……三、幼小教科3－1.本局關(guān)于小學(xué)視導(dǎo)工作情況報(bào)告永久3－2.本局關(guān)于小學(xué)招生工作計(jì)劃和總結(jié)永久3－3.……四、總務(wù)科4－1.2003年度教育經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算表永久4－2.2003年各類(lèi)學(xué)校核定年度預(yù)算表長(zhǎng)期4－3.……類(lèi)別條目類(lèi)、條目編號(hào)類(lèi)別設(shè)置：按組織機(jī)構(gòu)和按問(wèn)題設(shè)類(lèi)兩種，可設(shè)置屬類(lèi)。設(shè)置要求：與檔案室檔案分類(lèi)保持一致。條目是歸卷類(lèi)目的主體。設(shè)置要求：1、不遺漏歸檔范圍內(nèi)的文件，還應(yīng)略寬于歸檔范圍；2、區(qū)別價(jià)值；3、結(jié)合職能、文件數(shù)量設(shè)置相應(yīng)的條目。注意的問(wèn)題：1、類(lèi)按照本單位檔案類(lèi)別排列；2、類(lèi)內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次；3、保持歷史聯(lián)系，內(nèi)容相近的條目排列在一起；3、排列完畢，編號(hào)時(shí)一般采用分類(lèi)小流水號(hào)，方便根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)增加或拆分條目。6/12/202333三、要求

1、對(duì)文件管理人員平時(shí)歸卷工作的要求

加強(qiáng)催辦或催退，促使文件盡快辦理完畢并退回。未辦理完畢的應(yīng)退承辦部門(mén)或承辦人，責(zé)其辦結(jié)再退回。及時(shí)整理退回的辦結(jié)文件，歸卷并在登記簿上登錄條目。及時(shí)做好調(diào)整工作。2、平時(shí)立卷為減輕年終集中立卷的壓力，可以將階段性工作形成的文件先行立卷，但仍需統(tǒng)一編目歸檔。6/12/202334平時(shí)歸卷

清退

銷(xiāo)毀

清退暫存

6/12/202335定義按照有關(guān)規(guī)定或要求將文件退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的其它機(jī)關(guān)的工作。

清退范圍（略）。

做法（略）。

步驟（略）。

6/12/202336平時(shí)歸卷

清退

銷(xiāo)毀

銷(xiāo)毀暫存

6/12/202337定義按照有關(guān)規(guī)定以各種手段對(duì)失去留存價(jià)值的文件做毀滅性處置的工作。

銷(xiāo)毀范圍（略）。

方法（略）。

程序與要求（略）。

6/12/202338平時(shí)歸卷

清退

銷(xiāo)毀

暫存

暫存6/12/202339定義對(duì)既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫不宜銷(xiāo)毀，而需再留存一定時(shí)期備查、備用的文件。

暫存范圍（略）。

管理（略）。

利用（略）。

6/12/202340第四節(jié)

歸檔文件的整理方法與移交6/12/202341文件的組卷與編目

以“件”為單位整理

文件歸檔

文件的組卷與編目6/12/202342概念

文件組卷，也稱(chēng)文件立卷，是指將辦理完畢的、具有查考價(jià)值的文件，按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。通過(guò)對(duì)歸檔文件的分類(lèi)和組合，將單份文件組合成符合檔案質(zhì)量要求的案卷是組卷（立卷）的實(shí)質(zhì)。6/12/202343一、歸檔文件的分類(lèi)按年度分類(lèi)年度類(lèi)型自然年度，每年1月1日至12月31日專(zhuān)門(mén)年度，教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等

請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年規(guī)劃放在針對(duì)的第一年總結(jié)、決算、報(bào)表，放在針對(duì)的最后一年會(huì)議文件，放在開(kāi)幕年兩個(gè)內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度跨年度處理指根據(jù)文件形成(或處理）年度將其區(qū)分開(kāi)來(lái)最基本的分類(lèi)6/12/202344一、歸檔文件的分類(lèi)按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)一般做法按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類(lèi)組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列綜合性機(jī)構(gòu)在前，專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)列后

業(yè)務(wù)部門(mén)起草機(jī)關(guān)名義發(fā)文，歸綜合部門(mén)聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門(mén)機(jī)關(guān)名義召開(kāi)綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門(mén)參加上級(jí)會(huì)議文件，全局性歸辦公部門(mén)，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門(mén)或機(jī)關(guān)跨部門(mén)處理指將文件按其形成、處理或承辦部門(mén)將其區(qū)分開(kāi)來(lái)適合大、中機(jī)關(guān)6/12/202345一、歸檔文件的分類(lèi)按問(wèn)題分類(lèi)注意問(wèn)題不能或不合適采用按組織機(jī)構(gòu)的分類(lèi)方法時(shí)采用類(lèi)名要明確，不可交叉或包含排列上，先綜合后具體，先主要后次要

突出單位主要工作問(wèn)題使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對(duì)集中，保持同類(lèi)問(wèn)題文件之間的聯(lián)系，便于歷史檢索優(yōu)點(diǎn)指按單位文件內(nèi)容所反映的各類(lèi)問(wèn)題將其區(qū)分開(kāi)來(lái)適合小機(jī)關(guān)6/12/202346一、歸檔文件的分類(lèi)按保管期限分類(lèi)指按歸檔文件不同的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按保管期限分類(lèi)往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來(lái)進(jìn)行6/12/202347二、文件的組合

文件的組合即文件組卷，亦稱(chēng)文件立卷，是指在上述分類(lèi)基礎(chǔ)上將同類(lèi)文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。六個(gè)特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法適當(dāng)分級(jí)立卷法文件類(lèi)型立卷法我國(guó)最基本的組卷方法6/12/202348作者特征（一）“六個(gè)特征”立卷法即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來(lái)源；適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。有時(shí)將上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件分別立卷。6/12/202349問(wèn)題特征即將內(nèi)容為反映同一事件、問(wèn)題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便于歷史檢索。注意：1、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問(wèn)題”。使用最頻繁的立卷特征

問(wèn)題要適度。例：業(yè)務(wù)督導(dǎo)，可分為文書(shū)檔案、科技檔案，文書(shū)檔案又可以分機(jī)關(guān)文書(shū)檔案、企事業(yè)文書(shū)檔案、重要活動(dòng)檔案，科技檔案又分為重大工程項(xiàng)目檔案、重大科研項(xiàng)目檔案等。（一）“六個(gè)特征”立卷法6/12/202350名稱(chēng)特征即將相同名稱(chēng)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱(chēng)的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱(chēng)特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。適用：會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、情況簡(jiǎn)報(bào)等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書(shū)、統(tǒng)計(jì)表等專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的文件。名稱(chēng)即文種（一）“六個(gè)特征”立卷法6/12/202351時(shí)間特征即將針對(duì)同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系；反映特定時(shí)間范圍內(nèi)的工作情況與特點(diǎn)。注意：跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不同的文件。指文件針對(duì)時(shí)間（一）“六個(gè)特征”立卷法6/12/202352通訊者特征即將本單位與某一單位之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問(wèn)復(fù)性函件組合成一個(gè)案卷。構(gòu)成條件：作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問(wèn)題；文件：?jiǎn)枏?fù)性函件。注意：1、不能將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)互發(fā)的其它文件按此特征組卷；2、不能將本機(jī)關(guān)與上下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)按此方法組卷。優(yōu)點(diǎn)：有利于了解兩個(gè)單位就解決某一具體問(wèn)題的要求與態(tài)度（一）“六個(gè)特征”立卷法6/12/202353地區(qū)特征即將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于反映地區(qū)工作情況。適用：多用于上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料和某些專(zhuān)門(mén)文件的立卷?？梢允切姓^(qū)域、也可以是地理區(qū)域注意：不能和作者特征混淆。（一）“六個(gè)特征”立卷法6/12/202354（二）文件組卷應(yīng)注意的問(wèn)題結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上特征組卷除通訊者特征外，結(jié)合特征越多，形成案卷的專(zhuān)指性越強(qiáng)。

針對(duì)文件具體情況，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，靈活選用立卷特征1、保持文件之間固有的不可分散性；2、區(qū)分不同價(jià)值的文件。6/12/202355（三）其它組卷方法“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“適當(dāng)分級(jí)”立卷法（略）“文件類(lèi)型”立卷法（略）6/12/202356三、案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫(xiě)案卷題名卷內(nèi)文件編號(hào)填寫(xiě)文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫(xiě)案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄6/12/202357調(diào)整定卷1、歸檔文件是否齊全完整；2、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運(yùn)用立卷特征，保持文件之間的聯(lián)系；指立卷部門(mén)（人員）在檔案部門(mén)（人員）的指導(dǎo)與幫助下，將平時(shí)已歸的文件，作全面的檢查、調(diào)整與必要的修補(bǔ)，最后正式組卷的工作。3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，適當(dāng)分卷或并卷。6/12/202358卷內(nèi)文件排列按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級(jí)單位來(lái)文排前，下級(jí)單位來(lái)文排后；綜合性排前，專(zhuān)題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。指對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便檢索。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。6/12/202359擬寫(xiě)案卷題名題名基本結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）－（時(shí)間）（地區(qū)）問(wèn)題－名稱(chēng)。題名擬寫(xiě)要求：責(zé)任者必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)；問(wèn)題要概括準(zhǔn)確、文字簡(jiǎn)練；名稱(chēng)按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，兼顧不同性質(zhì)的文種。案卷題名是揭示卷內(nèi)文件主要內(nèi)容與成分的案卷名稱(chēng)，是重要的文件檢索信息，也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)用法：案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲?wèn)題的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來(lái)往文書(shū)，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間。6/12/202360卷內(nèi)文件編號(hào)裝訂的案卷編頁(yè)號(hào)：位置在每頁(yè)有文字文件正面的右上角、背面的左上角。不裝訂的案卷編件號(hào)：先在每一份文件首頁(yè)上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。指卷內(nèi)文件系列化排列后通過(guò)逐頁(yè)（件）編號(hào)，固定排列順序，以便文件的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索。圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面逐件編號(hào)。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)6/12/202361填寫(xiě)文件目錄卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來(lái)源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便于對(duì)歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁(yè)。順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注1、滬檔〔2004〕3號(hào)上海市…關(guān)于………2004.1.1110、滬檔〔2004〕20號(hào)上海市…關(guān)于………2004.12.3120/125卷內(nèi)文件目錄一個(gè)文號(hào)占一個(gè)順序號(hào)無(wú)發(fā)文號(hào)可注收文號(hào)聯(lián)合發(fā)文一般同時(shí)標(biāo)出作者部分可以省略最后一份文件填寫(xiě)起始與終止頁(yè)號(hào)一式數(shù)份，其余編制全引目錄6/12/202362填卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間、人員情況以備查考的記錄。卷內(nèi)備考表位置：卷尾。頁(yè)面大?。号c卷內(nèi)文件一致。卷內(nèi)備考表本卷情況說(shuō)明：立卷人：檢查人：立卷時(shí)間：填需要加以說(shuō)明與解釋的情況，如文件是否完整，有無(wú)破損，是否有重要價(jià)值或特別意義等。6/12/202363填寫(xiě)案卷封面檔號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。全宗名稱(chēng)，即立檔單位名稱(chēng)，全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)類(lèi)目名稱(chēng)，全宗內(nèi)第一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)，機(jī)構(gòu)或問(wèn)題案卷題名文件所屬的起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)歸檔號(hào)，文書(shū)處理部門(mén)編制的案卷順序號(hào)6/12/202364裝訂案卷三孔一線(xiàn)左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問(wèn)題的文件做好補(bǔ)齊頁(yè)面、修復(fù)、折疊等工作。6/12/202365J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3...J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案卷排列一般先按保管期限、再按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題排列，具體根據(jù)分類(lèi)方案。6/12/202366編制案卷目錄由目錄說(shuō)明、案卷?xiàng)l目、封皮、備考表構(gòu)成。一式三份，一份留文件管理部門(mén)備查，二份隨檔案移交檔案室。備注保管期限頁(yè)數(shù)年度題名檔號(hào)歸檔號(hào)編制方法根據(jù)具體情況而定。6/12/202367文件的組卷與編目

以“件”為單位整理

文件歸檔

以“件”為單位整理6/12/202368《歸檔文件整理規(guī)則》即將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

是2001年1月1日施行的國(guó)家檔案局推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了以“件”為單位整理歸檔文件的方法。

6/12/202369一、特點(diǎn)簡(jiǎn)化了整理工作的步驟和內(nèi)容適用于計(jì)算機(jī)和手工兩種整理方式省略了組卷步驟簡(jiǎn)化了歸檔文件的排列簡(jiǎn)化了檢索項(xiàng)目的填寫(xiě)簡(jiǎn)化了裝訂6/12/202370二、意義提高整理工作的效率并節(jié)約費(fèi)用有利于檔案利用工作開(kāi)展推動(dòng)文檔一體化進(jìn)程減少檢索層次，提高檢索效率與可靠性解決了利用與保密需求的矛盾有利于檔案原件保護(hù)便于鑒定工作的開(kāi)展6/12/202371三、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，在最低一級(jí)類(lèi)目中強(qiáng)調(diào)“事由原則”對(duì)不同價(jià)值的文件提出不同整理要求強(qiáng)調(diào)“事由原則”等都是為了實(shí)現(xiàn)便于保管利用的目的與組卷基本一致。側(cè)重點(diǎn)有所不同。

6/12/202372四、整理步驟與要求前期也必須進(jìn)行劃分歸檔范圍、確定保管期限、文件分類(lèi)等工作。

“件”的劃分一件，是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。一般做法：1、一般每份文件為一件；2、正本與不同稿本；3、正文與附件；4、正文與文件處理單；5、原件與復(fù)制件；6、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；7、來(lái)文與復(fù)文；8、報(bào)表、名冊(cè)等。6/12/202373四、整理步驟與要求用符合檔案保護(hù)要求的材料將“件”固定和確定下來(lái)。

“件”的裝訂“件”內(nèi)文件排序，同組卷。文件對(duì)齊，左上角裝訂，左上對(duì)齊；左側(cè)裝訂，左下對(duì)齊。文件裝訂方法，線(xiàn)裝、無(wú)酸紙封套等。6/12/202374四、整理步驟與要求是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序。

“件”的排列強(qiáng)調(diào)事由原則，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，體現(xiàn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。實(shí)際操作：1、同一事由，時(shí)間先后排序或重要程度排序；2、不同事由間，按時(shí)間、重要程度、事由具有的