財(cái)務(wù)檔案管理制度

財(cái)務(wù)檔案管理操作規(guī)范總體要求：一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容及分類二、會計(jì)憑證的管理三、賬冊的打印裝訂及存檔四、檔案歸檔管理五、電子檔案的管理六、檔案室的管理七、檔案的保密制度八、檔案的借閱九、檔案的移交及銷毀檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及地產(chǎn)《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》。為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案保管整理工作的規(guī)范化，便于檔案的管理和利用，依據(jù)集團(tuán)、總部對規(guī)范財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的相關(guān)規(guī)定，制定本操作規(guī)范。一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容及分類1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會計(jì)憑證；2、賬簿類。主要有總賬、明細(xì)賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。3、報(bào)告類。主要有月度、季度、年度會計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析及管理報(bào)告、專題報(bào)告、其他報(bào)告；4、銀行資料；5、稅務(wù)資料；6、各類合同；7、財(cái)務(wù)人事檔案；8、公司制度文件；9、其他類：主要有會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管、銷毀清冊、稅務(wù)申報(bào)資料、各類證照、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿、其他財(cái)務(wù)檔案、其他日常核算和財(cái)務(wù)管理過程中形成的檔案材料。二、憑證的管理：1、票據(jù)粘貼、填制、裝訂規(guī)范，詳見財(cái)務(wù)操作指引。2、附件標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及粘貼順序參照《報(bào)銷付款操作規(guī)范》。三、賬冊的打印裝訂及存檔1、會計(jì)賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細(xì)賬和其他輔助性賬簿。2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對賬單或者其他方法代替。3、會計(jì)賬簿必須在年度終了后2個月內(nèi)打印裝訂。4、賬簿打印一律用A4紙打印，按照賬務(wù)設(shè)置的要求打印數(shù)量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且必須打印到最明細(xì)級。應(yīng)當(dāng)按實(shí)際使用的賬頁順序編定連續(xù)頁號，不得缺號或重號5、明細(xì)帳只打印末級科目。往來賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁。業(yè)務(wù)分類編號合同類型備注收入01物業(yè)管理合同02多種經(jīng)營合同03廣告位合同04租賃合同支出05物管部合同06工程部合同07企劃部合同08行政部合同09保險(xiǎn)合同10資本性支出合同其他11其他合同4.2合同接收前的審查1）使用集團(tuán)規(guī)定的文本，是否未經(jīng)審批改動集團(tuán)規(guī)范文本，不能使用集團(tuán)規(guī)定文本的，是否經(jīng)過相關(guān)審批；2）審查公司法律顧問出具的書面意見。3）經(jīng)辦人按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內(nèi)容一致；4）合同文本（含附件）超過兩頁（含兩頁）的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕；5）合同簽章頁必須含有正文內(nèi)容，不得單獨(dú)成頁；6）當(dāng)事人主體名稱與印章是否一致；7）如有授權(quán)代理人，則需查驗(yàn)是否有授權(quán)文件；8）合同內(nèi)容是否完整；9）附件是否完整；10）簽署時間是否填寫等。4.3合同歸檔4.3.1財(cái)務(wù)部必須以合同原件歸檔；4.3.2按4.1合同類別分類歸集、裝訂、保管合同檔案，合同文本超過一個檔案盒時，在檔案的側(cè)封上標(biāo)注“一、二、三”進(jìn)行分類；4.3.3合同補(bǔ)充條款或補(bǔ)充文件，必須同主合同一起保管；4.3.4直接委托審批資料附在合同后面，招投標(biāo)合同僅把合同審批OA附后，其他招標(biāo)資料單獨(dú)存放。4.4采購合同的檔案要求4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件：1）合同審批OA；2）符合制度的直接委托審批表（原件）；3）《詢價(jià)函》（三方比價(jià)為所有供方反饋的《詢價(jià)函》）（原件）；4）《三方比價(jià)會簽表》（2萬元以上直接委托業(yè)務(wù)）（原件）；5）價(jià)格及合同談判會議紀(jì)要（原件）；6）擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如有）等文件（復(fù)印件加蓋單位公章）；7）外聘律師審核意見。4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件：1）不符合制度的直接委托審批表（原件）；2）市場調(diào)研報(bào)告（原件）；3）擬委托單位原始報(bào)價(jià)單（蓋章）（原件）；4）價(jià)格及合同談判會議紀(jì)要（原件）；5）擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如有）等文件（復(fù)印件加蓋單位公章）；6）外聘律師審核意見。4.4.3招投標(biāo)合同的后附要件：1）后附合同簽訂審批OA；2）合同談判記要（原件）；3）合同審批表（原件）；4）中標(biāo)單位調(diào)整報(bào)價(jià)（若有）；5）律師審核意見書（原件）。4.4.4續(xù)簽合同后附要件：1）合同續(xù)簽審批OA；2）履約評估表（原件）；3）價(jià)格及合同談判會議紀(jì)要。4.5招投標(biāo)采購檔案管理招投標(biāo)資料分類單獨(dú)存檔：4.5.1年度招標(biāo)采購計(jì)劃1）審批OA；2）年度招標(biāo)（采購）計(jì)劃審批表（各公司）（原件）；3）年度招標(biāo)（采購）計(jì)劃調(diào)整表。4.5.2入圍單位及招標(biāo)文件審批資料4.5.2.1無合格供方庫入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求：1）入圍單位及招標(biāo)文件審批OA；2）招標(biāo)小組成員審批表（原件）；3）單項(xiàng)招標(biāo)計(jì)劃倒排表；4）入圍單位評定資料，包括：投標(biāo)單位推薦表，擬入圍單位基本信息評審標(biāo)準(zhǔn)，投標(biāo)單位基本信息調(diào)查表（加蓋投標(biāo)單位公章），擬入圍單位評審表，現(xiàn)場考察計(jì)劃，現(xiàn)場考察評分表，擬入圍單位現(xiàn)場考察評定表，投標(biāo)承諾函，入圍單位評定會簽表；5）入圍單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證明（加蓋對方印鑒的復(fù)印件）包括但不限于：有效的營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋單位公章），稅務(wù)登記證（復(fù)印件加蓋單位公章），組織機(jī)構(gòu)代碼（復(fù)印件加蓋單位公章），有效的企業(yè)資質(zhì)等級證書（復(fù)印件加蓋單位公章），企業(yè)近三年的財(cái)務(wù)報(bào)表（如有）（復(fù)印件加蓋單位印章），企業(yè)安全生產(chǎn)許可證（如有）（復(fù)印件加蓋單位公章），質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全認(rèn)證證書（如有）（復(fù)印件加蓋單位公章），近三年內(nèi)所承攬的類似項(xiàng)目業(yè)績清單，并附主要項(xiàng)目合同復(fù)印件；6）招標(biāo)文件會簽表（原件）；7）招標(biāo)文件。4.5.2.2有合格供方庫入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求：1）入圍單位及招標(biāo)文件審批OA；2）招標(biāo)小組成員審批表（原件）；3）邀請投標(biāo)的合格品牌庫名錄；4）邀請單位投標(biāo)承諾函（原件）；5）招標(biāo)文件會簽表（原件）；6）招標(biāo)文件。4.5.3定標(biāo)審批資料要求：1）定標(biāo)審批OA；2）定標(biāo)審批表（原件）；3）評標(biāo)報(bào)告（原件）包括：（包括封皮、回標(biāo)登記表、開標(biāo)記錄表、符合性與完整性評審表、技術(shù)標(biāo)評分表、技術(shù)標(biāo)評分匯總表、商務(wù)評分表、評分匯總表、定標(biāo)會簽表等原件）；4）各單位投標(biāo)文件（包括技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)）（原件）；5）對招標(biāo)過程的特別說明（會議簽到表、會議紀(jì)要等）。五、電子檔案的管理1、財(cái)務(wù)部須購置專用移動硬盤，用于電子財(cái)務(wù)檔案的備份管理。2、財(cái)務(wù)電子檔案須每季度集中進(jìn)行電子檔案的存檔。3、電子檔案目錄的建立參照附件：《財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄》4、電子文檔收集需要編制電子版的《電子文件登記表》，該表與電子文件同時保存。重要書面文檔需要進(jìn)行掃描存檔。5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后存入相關(guān)檔案目錄。6、歸檔載體的保管。歸檔載體應(yīng)由兼職檔案管理人負(fù)責(zé)保管，防止丟失；存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17-20℃；相對濕度選定范圍：35%-45%。7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外接；未經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制電子文件。六、檔案室的管理1、檔案室要求1.1財(cái)務(wù)部爭取設(shè)立部門獨(dú)立的檔案室。1.2檔案室必須安裝防盜門、防盜窗。窗戶不易過大，保持通風(fēng)。1.3檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設(shè)備、設(shè)施。1.4不得使用木質(zhì)檔案櫥柜。1.5環(huán)境溫度選定范圍：14-20℃；相對濕度選定范圍：50%-60%2、檔案管理員的崗位職責(zé)2.1財(cái)務(wù)部指定一名財(cái)務(wù)人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。2.2按照本指引要求建立財(cái)務(wù)檔案。2.3要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業(yè)知識。負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.4集中統(tǒng)一管理本部門各種門類載體的檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。2.5按規(guī)定向公司檔案室移交應(yīng)相關(guān)檔案。2.6辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。3、檔案室安全規(guī)范3.1財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為財(cái)務(wù)檔案室安全管理第一責(zé)任人。3.2檔案庫房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應(yīng)配備降溫、去濕、溫濕度測試等設(shè)備。及時清理雜物，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。3.3嚴(yán)謹(jǐn)存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險(xiǎn)品和化學(xué)品，嚴(yán)謹(jǐn)任何火種帶入室內(nèi)，嚴(yán)謹(jǐn)使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準(zhǔn)使用蠟燭照明。室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。3.4除財(cái)務(wù)裝訂機(jī)和室內(nèi)空調(diào)外，嚴(yán)謹(jǐn)在檔案時內(nèi)使用其他任何電氣設(shè)備，裝訂機(jī)使用完畢必須拔除電源。3.5檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。檔案室門、箱柜門應(yīng)堅(jiān)固防盜及時上鎖，鑰匙應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)保管，工作人員隨手關(guān)窗鎖門。非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案室。3.6各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、償還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失，嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。3.7檔案工作人員每月應(yīng)對所保存的檔案進(jìn)行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時匯報(bào)并采取相應(yīng)的措施。3.8下班前或工作結(jié)束時，做全面安全檢查，切斷電源、關(guān)好門窗、消除一切隱患。假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)、確保安全。七、檔案的保密制度1、檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司各項(xiàng)保密制度。2、凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，未作結(jié)論的事項(xiàng)，應(yīng)作內(nèi)部管理，不得擅自擴(kuò)散。3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。4、不得泄露所管理檔案內(nèi)容，不將檔案借給無關(guān)人員，不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。5、定期檢查不安全因素，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救，保證保密檔案的絕對安全。6、凡涉及不宜公開的檔案資料和數(shù)據(jù)，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，需要查閱者，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù)，因工作需要，須復(fù)印、摘抄相關(guān)保密檔案時，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、檔案的借閱1、公司內(nèi)部借閱會計(jì)檔案，需填寫《檔案借閱審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方可進(jìn)行借閱；2、公司外部人員借閱會計(jì)檔案需持正式介紹信等有效證明，填寫《檔案借閱審批表》，經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借閱；3、借閱人員不得將會計(jì)檔案攜帶外出，特殊情況需帶出室外或需要復(fù)制的須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意并限期歸還；檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)；4、應(yīng)設(shè)立《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，登記借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間、備注等內(nèi)容，借閱人應(yīng)在登記簿簽字。5、查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打鉤、做記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆、撕檔案。九、檔案的移交及銷毀1、財(cái)務(wù)檔案的移交1.1會計(jì)檔案歸檔應(yīng)填寫《檔案移交清冊》，一式兩份，雙方各留一份，以便備查。1.2超過兩年的會計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部每年統(tǒng)一移交到行政部公司檔案室，移交時須填寫好《檔案移交清冊》，雙方應(yīng)就移交檔案進(jìn)行核對，并在移交目錄上簽字確認(rèn)。1.3部門員工調(diào)（離）職時，應(yīng)交檔案手續(xù)整理好后填寫《財(cái)務(wù)工作交接單（含交接清冊）》進(jìn)行移交。2、財(cái)務(wù)檔案的銷毀2.1財(cái)務(wù)檔案一般保管期限為15年，期滿后可根據(jù)具體情況辦理銷毀手續(xù)。2.2檔案銷毀首先須經(jīng)過鑒定，確認(rèn)已無查證和保存價(jià)值之后，列出清單，登記造冊，由存檔部門提出申請和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，同意銷毀。2.3對批準(zhǔn)可銷毀的檔案，要填寫好《檔案銷毀清冊》再銷毀。2.4銷毀工作應(yīng)由鑒定小組監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》簽字。2.5檔案銷毀后，要及時在相應(yīng)的查詢工具中予以注銷，并保存好銷毀記錄。附表2-4財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄編號檔案名稱存檔內(nèi)容存檔方式（一）工商稅務(wù)資料1、工商年檢資料；

2、驗(yàn)資報(bào)告（原件）；

3、稅務(wù)登記證；

4、稅務(wù)登記及變更文件；

5、發(fā)票領(lǐng)購??；

6、稅收優(yōu)惠批復(fù)文件；

7、審計(jì)報(bào)告盒裝（二）稅務(wù)申報(bào)資料1、地稅稅務(wù)申報(bào)資料；

2、國稅稅務(wù)申報(bào)資料；月度盒裝年末裝訂成冊（三）銀行相關(guān)資料1、開戶許可證；

2、申請開立、變更賬戶資料；

3、銀行印鑒卡、貸款卡；

4、現(xiàn)金/轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用登記?。?/p>

5、支票領(lǐng)購登記?。ㄖ笇︺y行）；

6、銀行余額調(diào)節(jié)表、對帳單7、現(xiàn)金盤點(diǎn)表

盒裝/保險(xiǎn)柜（四）制度法規(guī)文件1、集團(tuán)財(cái)務(wù)部下發(fā)相關(guān)制度及通知2、萬達(dá)商管財(cái)務(wù)部下發(fā)相關(guān)制度及通知3、上報(bào)集團(tuán)相關(guān)申請的批復(fù)文件月度盒裝年末裝訂成冊（五）預(yù)算考核文件1、月度預(yù)算執(zhí)行分析資料2、資金類報(bào)表3、租金類報(bào)表4、籌備期專項(xiàng)資金使用情況資料5、上級考核報(bào)告及整改報(bào)告月度盒裝年末裝訂成冊（六）財(cái)務(wù)人員檔案1、財(cái)務(wù)人員入職、轉(zhuǎn)正、晉級、調(diào)薪等審批手續(xù)；2、財(cái)務(wù)人員考核資料3、財(cái)務(wù)人員交接資料月度盒裝年末裝訂成冊（七）核算附件檔案1、每月工資報(bào)表；

2、月度工資發(fā)放表；3、人員調(diào)薪相關(guān)文件4、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單月度盒裝年末裝訂成冊（八）日常經(jīng)營合同1、各業(yè)主物業(yè)管理合同

2、廣告合同；

3、停車場管理合同；

4、工程合同（包括已交易公司資本性支出類合同）；

5、保潔外包合同6、多種經(jīng)營合同7、保險(xiǎn)合同8、租賃合同9、其他類按合同類別/具體情況歸檔（九）臺賬檔案1、停車場收費(fèi)臺帳；2、物業(yè)管理費(fèi)臺帳；3、多種經(jīng)營收費(fèi)臺帳。4、納稅統(tǒng)計(jì)臺帳5、租金臺帳6、固定資產(chǎn)臺帳7、專項(xiàng)資金使用臺帳（開辦費(fèi)、招商費(fèi)、慶典費(fèi)、宣傳推廣費(fèi)等）8、其他類月度盒裝年末裝訂成冊（十）公司