如何做好工程簽證

如何做好工程簽證

工程管理部

2013

2021/5/91如何做好工程簽證

建設工程項目一般投資大，建設周期長，不確定因素較多，在施工周期內材料設備價格變化較快，施工合同不可能對未來整個施工周期內可能發(fā)生的情況都作出預見和約定，施工圖預算也不可能對整個施工期發(fā)生的費用都做出詳盡的預測，而且在實際施工過程中，主客觀條件的變化又會給整個施工過程帶來許多不確定因素。因此，在整個施工過程中，都難免會發(fā)生工程簽證。然而，工程簽證的涉及面廣，人為因素多，管理比較困難，可能引起的爭議也大，直接影響工程造價的確定與控制。2021/5/92一、工程簽證的概念及分類1、施工過程中的工程簽證，主要是指施工單位就施工圖紙、設計變更所確定的工程內容以外，合同及工程量清單中未含有而施工中又實際發(fā)生費用的施工內容所辦理的簽證，如由于施工條件的變化或無法遇見的情況所引起工程量的變化等。簽證即簽認、證明的意思。

2、工程簽證可分為以下幾類：（1）工程經(jīng)濟簽證：是指在施工過程中由于場地、環(huán)境、業(yè)主要求、合同缺陷、違約、設計變更或施工圖錯誤等，造成業(yè)主或承包商經(jīng)濟損失方面的簽證。經(jīng)濟簽證涉及面廣，項目繁多復雜，應嚴格控制簽證范圍和內容，把握好合同文件的規(guī)定。2021/5/93

（2）工程技術簽證：主要是施工組織設計方案、技術措施的臨時修改。作為業(yè)主來說，如果是承建商提出的、為了便于施工而改變的施工方案、技術措施，應該屬于承建商自行承擔費用，業(yè)主只簽署技術簽證，不會給予任何的費用補償。（3）工程工期簽證：主要是在實施過程中，由業(yè)主等原因造成的延期開工、暫停開工，停工、工期延誤等的簽證。（工期簽證需公司工程管理部認可）

3、與工程簽證相關的幾個概念

設計變更、工程洽商、工作聯(lián)系單等不是工程簽證，發(fā)生了設計變更、工程洽商等行為不一定發(fā)生工程簽證行為。一般來說，工程簽證大部分是涉款的，它是僅就合同價款之外的責任事件所作的簽認行為。只有在設計變更、工程指令等行為發(fā)生了合同約定之外的責任事件時，才進入工程簽證程序。當進入工程簽證工作程序時，設計變更、工作聯(lián)系單中涉及合同價款之外的責任事件則成為簽證的內容，而設計變更、工作聯(lián)系單則成為簽證的附件。2021/5/94

所以，設計變更、工程聯(lián)系單等是記錄相關行為的憑單，是與工程簽證相關的行為概念，他們本身并非工程簽證。（在今后的工作中請各位工程師不要以工程聯(lián)系單形式下發(fā)設計變更，不要直接下發(fā)設計變更（經(jīng)過設計院確認）。另：沒有工程管理部主任蓋章認可的設計變更在簽證辦理及結算時一律不予認可）二、工程簽證的重要意義工程簽證以書面形式記錄了施工現(xiàn)場發(fā)生的特殊費用，直接關系到業(yè)主與施工單位的切身利益，是工程結算的重要依據(jù)。特別是對一些投標報價包干的工程，結算時更是要對設計變更和現(xiàn)場簽證進行調整?，F(xiàn)場簽證是記錄現(xiàn)場發(fā)生情況的第一手資料。2021/5/95三、工程簽證中常常出現(xiàn)的主要問題

1、簽證概念理解不正確，將簽證與工程洽商、設計變更、索賠等混為一談。

2、未經(jīng)核實隨意簽證。業(yè)主的項目管理人員、造價管理人員缺乏造價控制意識，對簽證工作不負責任，往往不經(jīng)核實隨意簽證，造成不必要的經(jīng)濟損失。（我們一定要確定好施工單位的承包范圍及合同清單中是否含有此單項工程再進行簽證）

3、簽證不及時。時間是簽證的基本要求之一，也是簽證準確度的基礎。這就要求甲乙雙方就當時在工程現(xiàn)場實際發(fā)生事情進行準確測量、描述、辦理簽證手續(xù)，但是由于某些原因，會出現(xiàn)當時不辦理，口頭答應，事后靠追記補辦，甚至在結算審核過程中還在補辦簽證手續(xù)。這樣只可能導致現(xiàn)場發(fā)生的具體情況回憶不清，補寫的簽證單與實際發(fā)生的條件不符，數(shù)據(jù)不準，特別是對于那些隱蔽工程，發(fā)生時沒有及時辦理簽證，到竣工結算時再履行補簽手續(xù)，容易引起業(yè)主單位和施工單位的糾紛。2021/5/964、有的發(fā)生了現(xiàn)場簽證日期與實際不符現(xiàn)象；有的發(fā)生同一工程內容重復簽證現(xiàn)象（目前采取的有效辦法是辦理簽證即收回工程指令原件）。5、不按實際工程量簽證。有的施工單位為了虛增工程量，對那些因變更而減少的分項工程故意漏簽、不報。而對那些隱蔽工程簽證，施工單位利用其隱蔽性，多計工程量。這需要我們更加關注減項的內容，及時辦理減項簽證。（工程師應對合同承包范圍明確，對清單做法明確，對現(xiàn)場實際減少的工程出具工程指令以辦理核減工程簽證）6、簽證不規(guī)范?，F(xiàn)場簽證一般需要業(yè)主、施工單位兩方方共同簽字，現(xiàn)場簽證的內容也應該具體明確、便于計量。但實際操作中卻存在諸多問題，簽證內容也往往存在較多缺項，給工程結算工作帶來一定的困難。7、盲目簽證、重復簽證。施工單位利用業(yè)主現(xiàn)場管理人員對工程方面的有關規(guī)定不了解，對投標包干的項目或者不應該簽證的項目進行簽證。（一份工程指令可以辦理多個簽證，但是多個指令不可合并辦理一份簽證）2021/5/978、設計變更簽發(fā)及簽證等的流程存在一些問題。比如：設計變更未經(jīng)過造價人員，直接交給項目部或施工單位進行變更施工，導致結算時合約額大幅度超支，使成本管理形同虛設。大量的設計變更、以施工單位出具的洽商形式體現(xiàn)。9、工程部簽發(fā)的工程聯(lián)系單要有固定格式，僅僅以信函的形式（或口頭）發(fā)給承建商要求做某些事情，也未抄送主管領導，函件也無統(tǒng)一編號。（這點我們工程部和檔案管理專責做好溝通）10、編寫內容越權。工程部編寫的指令內容中出現(xiàn)很明確的對合同范圍的界定，或對綜合單價的認定等。（我們不可在工程指令單上直接認定價格）11、目前，有的工程師的簽字環(huán)節(jié)令人擔憂，簽字的形式五花八門，有的簽字潦草，辨認不清；有的簽字評語文不對題，前后矛盾；有的簽字的實質性不強，常見的簽署簽證的方式有：（1）只簽名：這種情況只能稱閱過，未發(fā)表同意與否的意見。（2）簽名+“同意”：“同意”二字看似簡潔實則意思含糊，究竟是同意什么內容？沒有講清；嚴格地說，這種簽證是不能作為結算依據(jù)的。2021/5/98（3）簽名+“情況屬實”：這種情況只能說明事實的存在，并沒有完全確認所列項目可以結算；或未對完成情況及數(shù)量進行明確。所以這并不是簽證，至于能否增加費用或順延工期尚要結合合同約定及其他證據(jù)材料才能綜合認定。12、缺乏相應的原始資料和證據(jù)材料，計算費用的依據(jù)不足。（我們現(xiàn)在計算費用的依據(jù)順序是1、合同綜合單價2、換算合同綜合單價3、綜合單價審批4、比價5、符合市場行情的合理價格）四、不可辦理的工程簽證1、合同或協(xié)議中規(guī)定包干支付的有關事項。2、發(fā)生施工質量事故造成的工程返修、加固、拆除工作。（返修應界定好原因，如自身施工質量問題則不預簽證，若由其他分項工程導致的原因要予以簽證并在造成返修的施工單位工程款中全額扣除此簽證費用。舉例：某處墻漏水，內墻乳膠漆全被浸泡需要重新刷乳膠漆，問題原因不在于施工單位而在于屋面石材單位沒有打膠而引發(fā)漏水。發(fā)現(xiàn)這個問題我們不僅不給予簽證并在責任單位結算中全額扣除）3、組織施工不當造成的停工、窩工和降效損失。

2021/5/994、施工單位為施工方便等提出的施工措施的改變。5、違規(guī)操作造成的停水、停電和安全事故損失。6、工作失職造成的損失。7、施工單位由于自身原因造成工程無法計量，特別是隱蔽工程，未經(jīng)過驗收就進行下一步施工的。（如果樁基工程不收量就澆注則不予認可）8、超過簽證時效期的簽證。（這一條目前我們做的不夠好，基本沒有能按規(guī)定時間完成的，制度是施工單位在事情發(fā)生7日內上報簽證單）9、以簽證形式（虛報的工程內容，及工程量等）支付其他費用。10、因施工單位的責任增加的其它費用項目。五、加強工程簽證管理的措施

1、建立完善的管理制度。建立健全的現(xiàn)場簽證制度和相關責任追究制度，明確規(guī)范工程管理部各專業(yè)工程師有關人員的責任、權利和義務。只有責權利明確了，才能規(guī)范各級人員在設計變更和工程簽證的管理行為，提高其履行職責的積極性。2021/5/9102、工程簽證管理人員要熟悉施工中的技術事宜，對現(xiàn)場情況全面了解，還應該有豐富的商務管理經(jīng)驗，能夠較好的評估工程簽證的經(jīng)濟價值，對于間接影響工程結算費用的工程簽證也要給予足夠的重視。3、每月進行簽證、設計變更的匯總分析工作，形成成本變動報告。如當月完成的工程量，當月發(fā)生的簽證、索賠等情況，及時匯總、發(fā)現(xiàn)問題，動態(tài)的控制工程成本。（這個工作是我來做）4、明確簽證費用的審批權限。目前的現(xiàn)場簽證較普遍的方式是由承包商提出，經(jīng)業(yè)主核定后予以簽認。在合同中應約定現(xiàn)場代表的簽證權限，對超過規(guī)定限額的簽證應由更高級的主管來確認。對于簽證費用的審批權限應注意以下問題：2021/5/911簽證費用審批權限級別工程變更(設計單位)工程變更①費用索賠批準權限A100萬元以上50萬元以上50萬元以上集團公司B50～100萬元20～50萬元20～50萬元總經(jīng)理辦公會C20～50萬元10～20萬元10～20萬元以內總經(jīng)理D10～20萬元3～10萬元3～10萬元分管基建副總經(jīng)理E10萬元以內3萬元以內3萬元以內工程管理部主任2021/5/9125、盡量減少設計變更。設計變更是引起經(jīng)濟簽證最大的源頭。在建設工程實施過程中，設計圖紙粗糙、材料規(guī)格檔次不合設計標準、使用功能改變等原因都可導致設計變更。因此首先應嚴禁通過設計變更擴大建設規(guī)模，提高設計標準，增補項目內容，一般情況下不允許設計變更，除非不變更會影響項目的正常運行。其次認真對待必須發(fā)生的設計變更，對涉及費用增減的設計變更，要根據(jù)設計變更管理制度，必須要經(jīng)過公司內部審批。6、簽證整體完整性要求（1）一份完整的簽證應包括哪些資料設計變更：工程指令（如工程暫停令）：

一般指要求施工單位進行合同外的工作，會導致費用的增減，采用工程指令的形式。2021/5/913工程指令分：設計類指令及工程類指令兩類；其中設計類指令依據(jù)設計院、工程管理部、安生部出具的相關設計變更擬發(fā)，工程類指令依據(jù)其它項目現(xiàn)場的實際需要擬發(fā)；指令中應明確工程指令類型，明確工程的名稱、部位、施工標準、施工工期、質量要求，明確隱蔽工程隱蔽前的現(xiàn)場鑒證要求等?！豆こ讨噶睢窋M寫時應特別注意指令內容是否屬于施工單位合同內全部和部分內容或必要的施工措施或配合內容；如對于土方填挖應明確工程量必要時需附簡圖等；（在實際操作中，一般按方量套綜合單價進行計取，如果確實無法提供方量如某地方需要場平，則記錄好機械型號、使用時間、使用地點并報批臺班單價）《工程指令》擬寫完成后，主管工程師應會同項目造價人員對擬寫內容進行預核價，若出現(xiàn)可能致使成本較大增加的情況，應報請工程管理部主任向公司領導報告經(jīng)審核通過后方可實施；主管工程師將擬寫完成的《工程聯(lián)系單》進行統(tǒng)一編號，由相關人員簽署，工程指令必須由工程管理部主任簽發(fā)?！豆こ讨噶睢方?jīng)工程管理部主任審閱無異議并簽字后，由文員向相關施工單位登記、發(fā)放，安排傳閱后存檔；發(fā)放時注意需抄送涉及到該指令影響的其它施工單位，抄送工程管理部、監(jiān)理，視情況抄送設計元、抄報項目主管領導、合約主管領導及總經(jīng)理。2021/5/914工作聯(lián)系單：

用于甲乙雙方日常工作聯(lián)系。工作聯(lián)系單通常都是使用在不會產(chǎn)生工程費用或不會直接產(chǎn)生嚴重后果的場合。比如通知承建商來開會，或者通知停水停電，提醒注意節(jié)假日的工作安排等等。工作聯(lián)系單由項目經(jīng)理直接簽發(fā)給相關單位即可，視情況抄送相關部門。工程指令完成確認單：工程指令完成確認單的作用是對指令完成前后之狀況，完成質量，是否符合規(guī)范要求等的驗收單據(jù)。由施工單位進行上報，監(jiān)理、甲方項目部進行簽署、確認。工程簽證單簽證費用審批表：簽證所產(chǎn)生的費用（內部審核程序）簽證前后的圖紙、圖片資料：建議簽證后附的照片能夠有一個可對比的參照物。（拍照記錄，施工前與施工后的照片存檔）

2021/5/915（2）簽證一般情況下為一式三份，業(yè)主、監(jiān)理（視情況而定）、施工方各一份，如另外需要可進行復印作為副本留存，但不作為結算依據(jù)；如簽署文件較復雜或其他情況，可以用一份簽證作為審核流程使用，但在審核完成后，由業(yè)主統(tǒng)一進行復印，復印件加蓋業(yè)主相關印章后下發(fā)，可以作為原件使用，與原件同等效力，否則不作為結算依據(jù)。7、在施工過程中洽商盡量不要出現(xiàn)，除非是一些純技術洽商，不涉及任何費用和責任。一般施工單位提出洽商往往會有一些陷阱在里面，我司隨意簽署洽商后，后續(xù)會出現(xiàn)一些費用的補償、或工期的補償扯皮現(xiàn)象。（洽商是由施工單位提出的意見，施工單位往往會對合同清單中某些賠錢或者利潤低的項目提出洽商修改做法，借此重新批價，尋求利潤。我們的原則是能不變更的盡量不要變更，執(zhí)行合同清單做法，如果實在必須變更的需上報合約管理部批價。舉例：施工單位提出更換臨建木門為鋼木門，施工單位所提的意見都是提高工程造價借此追求利潤。我們不是要把施工單位的意見一棒打死，需要取其精華去其糟粕，在保證質量并符合規(guī)范的前提下為公司節(jié)約成本）

2021/5/9168、承包商上報簽證單當中除簽字格之外的其他圖文均應該用計算機打印，對于現(xiàn)查實測等記錄性的無法機打的內容應該書寫工整。（有些單位簽證單編號為手寫，在以后的工作中要求機打，不能手寫）9、簽證內容應完整、具體、準確，一般應包括工程項目名稱、編號、原因、類別、簽認內容、工程量計算、產(chǎn)品規(guī)格型號、有關各方簽章和簽證時間等。（1）《工程簽證單》表格的填寫要求：每份簽證單僅限填寫一項簽證事實工程名稱：書寫內容應該與合同名稱相同。承建商：要求填寫承包單位的全稱。（不能寫簡稱）簽證單編號：業(yè)主按順序編號，以001開始。工程指令：在簽證單上填寫工程指令編號時，要與所附工程指令編號一致。2021/5/917指令收到日期：如實填寫，以簽收日期為準。完成日期：填寫簽證內容施工完成現(xiàn)場經(jīng)監(jiān)理及業(yè)主項目部等相關驗收合格的時間。要如實填寫，業(yè)主要對日期進行審核。自編簽證序號：由簽證填報單位填寫的其內部自編序號，序號要連續(xù)。附件名稱及頁數(shù)：附件名稱應該為全稱，而且要有編號及時間。（要求的附件的唯一性）簽證事實詳述：描述執(zhí)行簽證事實的依據(jù)，描述指令的類型、編號、主要內容等。描述簽證的主要工作內容、完成情況及完成驗收狀況。要求增加的工程量及工期天數(shù)：要求填寫工作內容及相對應的工程量，工作內容應與工程量清單報價當中的項目內容相關名稱相符合。對于工程量要填寫計算過程，對于復雜或較多的計算書可以附后。單位、數(shù)量，應與工程量清單報價表及相關定額當中的單位相符合。申報簽章，承建商應加蓋公章或認可的項目章。審批簽章欄，由各相關單位、相關部門的人員簽署。10、簽證必須實事求是，必須仔細審核現(xiàn)場簽證單并到現(xiàn)場認真核實，無正當理由不得拒簽，對不合理的簽證內容必須堅決抵制。

2021/5/91811、在辦理每一項簽證前，要求項目主管工程師（或造價師）進行工程量及成本增減分析，變工程成本事后控制為事先控制。12、做好設計變更和現(xiàn)場簽證的臺賬。設計變更和現(xiàn)場簽證要一式多份，我方至少保存1份原件（最好按檔案要求的份數(shù)），避免自行修改，結算時無對證。要求承包商按月統(tǒng)計匯總上報，超過規(guī)定上報時間而未報或漏報的設計變更和現(xiàn)場簽證，將視作承包商自動放棄該部分工程計量及支付的權利，不予以計量支付該費用，但不免除承包商的責任。當然，這一條在合同中應事先約定。13、需要注意的是設計變更與現(xiàn)場簽證是有嚴格區(qū)別的。屬于設計變更范疇的應該由設計部下發(fā)通知單，發(fā)給項目部執(zhí)行，所發(fā)生的費用按設計變更處理，因設計變更引起的返工與損失等用簽證方式證明的，該簽證費用計入設計變更項。14、工程簽證的優(yōu)先原則：（1）能夠附圖（如施工圖、草圖、示意圖）說明的盡量避免單純的文字敘述進行簽證；對于一些重大的工程現(xiàn)場變化，還應及時拍照或錄像，以保存第一手原始資料（2）能夠簽事實的盡量避免直接簽結果，包括直接簽工程量。（簽證結果盡量在審批表中體現(xiàn)）2021/5/919（3）能夠簽工程量的盡量避免直接簽單價。（簽證單只能簽定工程量，價格在審批表中體現(xiàn)）（4）能夠簽單價的盡量避免直接簽總價。15、工程管理部的主管工程師、造價師和主任在審核簽證時應該填寫以下主要內容。主要有：何時、何地、何因（即三要素：時間、地點、原因）；工作內容；工程量（有數(shù)量和計算式，必要時附圖）；有無甲供材料；有無可以回收的材料；該簽證是否涉及減項內容。簽證的描述要求客觀、準確，隱蔽簽證最好能夠有圖紙依據(jù)，標明隱蔽部位，簽證工作完成質量，如果隱蔽部位的工程量不能在圖紙中明確，還要寫明幾何尺寸。16、針對目前在工程結算時大量產(chǎn)生的補簽證，我們也可以通過設立合同條款來防范補簽證的發(fā)生。比如：約定現(xiàn)場簽證最遲要在完工后的××天（如7天）內辦理好簽認手續(xù)，如不按規(guī)定執(zhí)行，業(yè)主代表有權拒簽。業(yè)主代表也要嚴格遵守規(guī)定的報批程序和時間，不得無故拖欠延誤。

2021/5/92017、如設計變更和現(xiàn)場簽證累計完成量費用金額較大時，建議另行簽訂補充合同，具備條件最好能夠另簽合同。盡量避免大額增補出現(xiàn)。（如超過10萬元的工程）18、工程簽證僅證明簽證事實，任何按照規(guī)定審核的簽證并不絕對代表業(yè)主會給承建商經(jīng)濟補償、工期順延或其他承諾。19、簽證主體是在簽