辦公室實(shí)務(wù)期末復(fù)習(xí)資料

PAGE6-《辦公室實(shí)務(wù)》綜合練習(xí)題一、單項(xiàng)選擇題1．社交場合很講究次序禮儀，一般（D）D.以左為尊2．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）A．有共同利益的話題3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（D）D.愛好4．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀6．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（A）A．一般的圖紙7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（B）B.制造8．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A）A．初次寫信，或有過激言行的9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（C）C.圓桌型10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A）A．通訊者特征立卷B.按地區(qū)特征立卷C.按問題特征立卷D.按文種特征立卷11．文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（B）B.左上角12．在辦公室里，（A）的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)13．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去14．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該（D）D.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？”15．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（D）D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)16．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會(huì)者的心理。B.說話的技巧17．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）D.查證消息的可靠性18．以下餐巾的使用方法是正確的（C）C.用來擦嘴唇嘴角19．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）A．通知上司家人把衣服送達(dá)20．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要求。A．歸檔時(shí)間21．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C）C.姓名、部門、地址、國名22．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B）B.發(fā)表意見23．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D）D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦24．以下哪些接打電話的行為是不正確的（A）A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?5．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（D）D.如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)26．以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（D）D.名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的27．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等28．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（A）A.簽發(fā)文件29．接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D）D.切勿感情用事30．以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（B）B.決策性31．辦公室布置要注意（D）D.各種溝通、保密32．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的（B）B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模–）C.作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話34．以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（B）B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品35．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的（B）B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，以機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力36．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)模ˋ）A.最好到價(jià)格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要；37．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（B）B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己38．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的（A）A.審查功能39．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中中，哪一項(xiàng)是正確的（D）D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去40．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下一些情況應(yīng)避免（D）D.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄41．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ˋ）A.接通電源可立即復(fù)印操作42．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名43．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（D）D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作44．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，那一項(xiàng)做法是不適宜的（A）A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見45．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（B）B.打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話46．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）C.未用完一道菜時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤子上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)47．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（D）D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明55．介紹信的正本和存根必須一致?？梢猿鼍呖瞻捉榻B信。（×）56．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（√）57．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（√）58．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×）59．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。（√）60．文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）61.數(shù)碼相機(jī)的最大優(yōu)點(diǎn)之一是可將拍攝到的相片直接轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)硬盤上，供進(jìn)一步處理和利用。（√）62.文秘人員在選擇郵箱名稱時(shí)應(yīng)盡量避免使用下劃線、連接橫線、小數(shù)點(diǎn)、間隔符等。（√）63.商務(wù)郵件最好保持在數(shù)行以內(nèi)，長篇的文章最好做成WORD文檔，以附件的形式發(fā)送。（√）64.多邊會(huì)談通常將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)，客人面向正門。（×）65.印刷密件時(shí)產(chǎn)生的廢紙、校樣等可以當(dāng)作廢紙變賣。（×）66.一般密件可以用傳真機(jī)和計(jì)算機(jī)來傳送，但是絕密件不可以。（√）67.復(fù)印秘密文件的復(fù)印機(jī)應(yīng)當(dāng)專機(jī)專用，但是可以放置在文印室。（×）68.長期保管的文書檔案的保管期限為15—30年。（×）69.電子文件的收集積累應(yīng)由文書部門集中管理，不得由個(gè)人分散保管。（√）70.計(jì)算機(jī)病毒的防治，應(yīng)貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的原則。（√）71.電子檔案的說明文件名一般為README.(√)72.經(jīng)分類、整理后的歸檔電子文件，應(yīng)拷貝至耐久性的載體上，一般拷貝2份即可。（×）三、簡答題1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？p372．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。P2743．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？P1364．辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p2445．單位印章主要有哪些？P251印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？P252-2536．按照2000年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？P2747．文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？P388．什么是文書的立卷特征？通常可以按照哪幾種特征立卷？P2849．信訪來信受理的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求什么？P106-10810．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？P24111．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。P27812．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？P176-17713.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕方法有哪幾種？一般應(yīng)怎么做？P4014.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？P162-16515.簡述數(shù)碼攝像機(jī)的使用技巧。P2016.我國《電子簽名法》規(guī)定電子簽名要具有手寫簽名或蓋章同等的效力應(yīng)具備哪些條件？P25817.國家秘密的范圍包括哪些？P26318.簡述文書歸檔新規(guī)則的主要內(nèi)容。P29219.簡述電子文件的主要類型。P29920.簡述電子文檔存儲(chǔ)載體和設(shè)備管理的要求。P311四、設(shè)計(jì)題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙（2刀），要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做？參考答案：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里，公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)，墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？參考答案：（要稍稍展開來論述）(1)接受任務(wù)，(2)了解來賓，(3)制訂計(jì)劃；(4)預(yù)訂食宿；(5)迎接來賓，(6)商議日程，(7)安排會(huì)談：(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)該怎么設(shè)計(jì)？參考答案：P484．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?參考答案：（1）接受任務(wù)（2）了解來賓（3）制訂計(jì)劃（4）預(yù)訂食宿（5）歡迎來賓（6）商議日程（7）禮節(jié)性拜訪（8）宴請(qǐng)（9）正式會(huì)談（10）簽訂協(xié)議書（11）陪同參觀游覽（12）互贈(zèng)禮品（13）歡送來賓（14）接待小結(jié)。5．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？參考答案：（1）會(huì)議的名稱：（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？參考答案：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場有無物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會(huì)場的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。7．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價(jià)格打入市場，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？參考答案：(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七八人至二三十人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(7)會(huì)場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。8．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。參考答案：(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750+800=19550(元)9．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？參考答案：(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。10．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？參考答案：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。11.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？參考答案：（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅行信息，旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和省州名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)的者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）覺決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時(shí)需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（6）安排差旅費(fèi)。（7）建立旅行——旅館信息資料庫。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。（8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。12．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？參考答案：（1）客人的選擇。缺點(diǎn)名單，再請(qǐng)上司核定。（2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。（3）會(huì)場的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄法請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，著裝要求、要求回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。（6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。13.所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？參考答案：（1）固執(zhí)任性的來訪者。有些來訪者不聽任何解釋，死攪蠻纏，這時(shí)秘書應(yīng)該毫不妥協(xié)，不失禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋。同時(shí)不要忘記向來訪者保證：如果對(duì)方寫信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。（2）進(jìn)行威脅的來訪者。如果來訪者進(jìn)行威脅，秘書可以悄悄地告訴老板，或者給公司有保安部門打電話，千萬不要與來訪者直接沖突。（3）情緒激動(dòng)的來訪者。如果情緒激動(dòng)，秘書應(yīng)想辦法使他們平靜下來，這種時(shí)候最好由女秘書出面接待。（4）騙人的老手。商場上有時(shí)會(huì)遇到一些騙子，這些人往往上門推銷，產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜，很有誘惑力，秘書千萬不可為其所動(dòng)，尤其不可一時(shí)唐突泄露公司的財(cái)務(wù)情況。五、案例分析題1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì)話如下：來電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元?！眮黼娬撸骸?.6美元一打行不行？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說不行的。”上司當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？參考答案：(1)該問的沒有問(指對(duì)方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司匯報(bào))；(4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)；(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)，(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門，(7)不等對(duì)方說完，就“啪”掛上電話。2．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引起的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？參考答案：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示，(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地：(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦，(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行，(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。3．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說明正確的做法。參考答案：（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆。（2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽名。（3）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。（4）不能呆板回信地址剪掉。（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯(cuò)誤的劃去。（6）誤拆了信，應(yīng)在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。（7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（8）打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。4．文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對(duì)方是個(gè)推銷員，但仍然很熱情地請(qǐng)坐、端茶，然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對(duì)方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。小胡明白了，肯定沒有約會(huì)。即便是李總親自約定的，也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約見時(shí)間?！澳?，很不湊巧，今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時(shí)間，可以嗎？”錢經(jīng)理馬上表示同意。小胡接著說：“您看我怎么向李總匯報(bào)您的情況？”經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”?！板X先生，真對(duì)不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時(shí)間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國工商名錄上，我公司已在冊(cè)，本市工商名錄上再登當(dāng)然對(duì)本公司也有益，具體事項(xiàng)，我一定請(qǐng)示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！”“好，好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅?！傲硗?，剛才看您送來的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作……她的聯(lián)系電話是67559831，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂?，好！”錢先生的口氣變得和緩了?！板X先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會(huì)上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以？”錢先生告退時(shí)的微笑是真誠的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒有完成任務(wù)的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問題：1、小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？2、小胡的做法是否正確？有沒有不當(dāng)之處？3、小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？4、秘書對(duì)來到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng),引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？參考答案:（1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與馬小姐聯(lián)系，遵守諾言。（2）正確。接待技巧符合文員要求。（3）文員對(duì)待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運(yùn)用策略做好接待工作。（4）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。5．波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情況，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場也沒有……”問題：1、假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？參考答案：（１）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)求該如何辦。2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？參考答案：（１）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（２）得到總經(jīng)理指示，把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)。（３）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）3．從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？參考答案：（１）召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（２）租賃會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題；（３）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（４）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。6．小李受上司委托在浦東機(jī)場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？參考答案：小李的舉止不合乎禮儀。因?yàn)樗淖龇ú环仙缃坏幕径Y儀。正確的做法應(yīng)該是：（１）在握手時(shí)，主人與客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（２）在替客人拿行李前應(yīng)征求客人的同意：“我替您拿可以嗎？”（３）哪些行李可以放入行李箱中也要征得對(duì)方同意；（４）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”（５）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座。（６）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題。（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。7．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能？你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。參考答案：=1\*GB3①不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；=2\*GB3②接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；=3\*GB3③對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真聽記，匯報(bào)上司；=4\*GB3④應(yīng)熱情、不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；=5\*GB3⑤對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；=6\*GB3⑥應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110.8．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？參考答案：=1\*GB3①小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；=2\*GB3②小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；=3\*GB3③小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；=4\*GB3④小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；=5\*GB3⑤小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足，古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商。=6\*GB3⑥小沈受到上司的批評(píng)，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。9．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，讓他把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里。她拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？參考答案:(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好；10．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；參考答案：案卷一：（按問題特征立卷）1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生