辦公室管理作業(yè)2

作業(yè)21.從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。答：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。2.怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。3.簡要回答郵件分檢的一般標準。答：（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。4.怎樣處理上司不在時的郵件？答案就是試卷上的5.怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。作業(yè)31.提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。答：工作會議注意事項1、會議通知：會議通知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通知）。會議通知的內(nèi)容應包括如下幾項：會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內(nèi)容。會議時間：具體開會時間，如2009年10月30日上午9：00;會議地點：具體開會地點，如公司本部七樓會議室（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）會議內(nèi)容：具體工作會議的內(nèi)容。參會人員：具體參加會議的人員。署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）2、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準備好。3、會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設備：會議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領導的座次（具體情況具體分析，一般情況下領導是很在乎的，一定要小心哦），領導出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領導到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。⑥、簽到表：一般的會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：一般會以結(jié)束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。2.日程安排計劃表的種類大致又幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預定表。答：1．日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。3.簡單闡述收文處理的程序及分送的基本原則。答：收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。4.按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。答：類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。5.簡要說明電子文件歸檔的基本方法。答：電子文件歸檔一般采用以下方法：1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對