關(guān)于統(tǒng)集團公司發(fā)文規(guī)定的通知

關(guān)于統(tǒng)集團公司發(fā)文規(guī)定的通知尊敬的各位同事：根據(jù)公司管理制度和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，為規(guī)范公司的文化建設(shè)，提高工作效率，加強內(nèi)部協(xié)調(diào)，特制定了以下通知，現(xiàn)予以公布。一、發(fā)文目的為了規(guī)范公司內(nèi)部的信息溝通和交流，提高公司管理的科學(xué)性和規(guī)范化程度，統(tǒng)一公司文件的形式和內(nèi)容，保證公司文件的協(xié)調(diào)性、規(guī)范性、有效性和便于查閱性，進(jìn)一步加強公司的內(nèi)部管理。二、發(fā)文范圍本規(guī)定適用于統(tǒng)集團公司內(nèi)所有員工在公司內(nèi)部發(fā)起和收到的文件，包括報告、備忘錄、通知、指示和公告等各類文件。三、發(fā)文原則1.合理性原則發(fā)起文稿應(yīng)合理、合法、可行、有效、有利于公司內(nèi)外部的溝通和協(xié)調(diào)，符合國家法律法規(guī)和公司制度。2.規(guī)范性原則文稿形式規(guī)范，遵守語言文字規(guī)范，避免使用成語、方言、俚語、過于口語化的語言，規(guī)范字號、字距、行距、標(biāo)點等格式規(guī)范，使文檔整齊、清晰。3.科學(xué)性原則文稿內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理，重點突出，重要信息突出，廢話少，清晰明了。4.真實性原則文稿真實可靠，符合實際情況，不能夸大其詞，避免虛假宣傳、不實描述等。5.時效性原則發(fā)文時間及時、合適、有針對性，及時調(diào)整撤銷不該存在的文件，防止文檔過時，產(chǎn)生混亂。6.保密性原則對于機密、重要、涉及個人隱私、公司隱私等重要信息，需要嚴(yán)格控制，加強管理和防范風(fēng)險。四、文檔流程1.文稿的用途、范圍和形式在發(fā)文前，應(yīng)該明確文稿的用途、范圍和形式，明確所需的文件類別、名稱和編號；對于不同級別的文檔，還應(yīng)該明確審核和批準(zhǔn)的流程和責(zé)任人。2.及時填寫文檔發(fā)文人員必須在規(guī)定時間內(nèi)將文檔提交到本部門，待經(jīng)所指定審核人員審核無誤后，及時上報領(lǐng)導(dǎo)審核，確保不延誤文件的正常流轉(zhuǎn)時間，提高工作效率。3.文檔編號全部文檔均應(yīng)制定編號，且保持唯一性。編號的具體格式和規(guī)則可參照公司文件編號規(guī)則。文件編號根據(jù)發(fā)文時間順序進(jìn)行排序，以便于管理和查閱。4.保存文檔文件保存時間應(yīng)根據(jù)文件重要性和保密等級予以區(qū)分，根據(jù)公司管理規(guī)定進(jìn)行保存，嚴(yán)格保護(hù)公司文檔的保密性、可靠性。5.跟進(jìn)文檔發(fā)文人員必須跟進(jìn)文檔審核進(jìn)程，及時了解審核進(jìn)度。如有重大需求，可以催促審核人員盡快審核，確保文件的及時簽發(fā)和發(fā)放。五、策略措施1.建立審閱制度在單位內(nèi)部加強資料的審閱工作，使審閱結(jié)果得到較好的運用和考核；對于申請書基礎(chǔ)的文件往往需走多個渠道，根據(jù)不同的申請類別和重要性，進(jìn)行分類管理和處理。2.強化溝通協(xié)調(diào)各個部門之間要密切配合合作，加強溝通，進(jìn)行快速的信息交流和公告，解決可能出現(xiàn)的協(xié)調(diào)難題。在執(zhí)行過程中也要有一些突發(fā)案例的靈活性，維持文件的順暢流轉(zhuǎn)。3.做好質(zhì)量保障發(fā)文人員在工作中應(yīng)時刻保持質(zhì)量意識，起草文檔時盡量規(guī)范、準(zhǔn)確、簡捷。領(lǐng)導(dǎo)也要結(jié)合實際情況，按照規(guī)范要求進(jìn)行審核、簽批，確保文件質(zhì)量。六、文檔管理公司要成立文檔管理部門，制定相應(yīng)文檔管理規(guī)定，管理文件的制定、保存、簽發(fā)和流轉(zhuǎn)；每份文件均應(yīng)制定材料目錄和檔案目錄；對于零散文檔應(yīng)分類存放，記錄相應(yīng)標(biāo)識信息等。七、總結(jié)公司文文件的制作需要全員參與，從管理到執(zhí)行，都要嚴(yán)格按照公司的制度，發(fā)文原則和流程。發(fā)文人員要具備相應(yīng)的文檔