學(xué)校歸檔文件整理細則

學(xué)校歸檔文件整理細則第一條為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理，根據(jù)檔案行業(yè)標準DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合我校實際，制定本細則。第二條歸檔文件的定義。歸檔文件是指本校在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。第三條件的確定。件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，同保管期限與同密級的一事有多份文件（或多個單位、或多人）的組成一件，并建立件內(nèi)目錄。順序號：以文件排列先后順序填寫的序號。文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。題名：即文件標題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有文件標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。日期：指文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年月日，如20120526。頁號：件內(nèi)文件起止之頁的編號。文件中有圖文的頁面為一頁。頁碼統(tǒng)一用鉛筆編寫，正面編寫在文件材料的右下角，反面編寫在文件材料的左下角。備注：注釋歸檔文件需要說明的情況。第四條歸檔文件的整理原則。歸檔文件的整理要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第五條歸檔文件的質(zhì)量要求（一）歸檔文件應(yīng)歸原件，若無原件，則可歸一份復(fù)印件（復(fù)印件上要加蓋制發(fā)單位紅章）。（二）歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予以修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)及時予以復(fù)制。（三）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。（四）文件材料的形成時間（年月日）、簽字、蓋章等手續(xù)必須齊全。第六條歸檔文件年度的劃分。分年度時，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準，據(jù)以斷定文件所屬年度。此外，劃分年度時應(yīng)注意：（一）文件有多個時間特征。對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。（二）跨年度形成的有密切聯(lián)系的文件。如召開會議、處理案件等，可能會跨年度形成有密切聯(lián)系的文件材料。為了日后整體利用的方便，這些文件材料往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時歸入辦結(jié)年度。（三）跨年度形成的來文與復(fù)文，包括請示與批復(fù)，整理時一律放在各自的形成年度。（四）件內(nèi)稿本、文本日期不一致。按照規(guī)定：正本與定稿、正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等可作為一件，日期的判定應(yīng)以裝訂時排在前面的文本的日期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準等。（五）按教學(xué)年度形成的材料，放在該學(xué)年度末的一年。（六）文件沒有標注日期。此類情況需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或接近日期，并據(jù)以按年度合理分類。第七條歸檔文件的整理（一）裝訂。歸檔文件應(yīng)以件為單位，用線裝訂。裝訂的文件力求整齊、結(jié)實、美觀。一般說來，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左、下邊對齊；采用左上角裝訂的，應(yīng)將文件左、上邊對齊。（二）分類。歸檔文件采用“年度—問題—保管期限”復(fù)式分類法進行分類。即先將歸檔文件按年度分開，每個年度下按問題分類，再在問題下按保管期限分類。（三）排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由或問題結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（四）編號。歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、件號、問題、保管期限等。1．全宗號：取__學(xué)院漢語拼音首字母，即CZXY；2．年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標注公元紀年，如2009；3．件號：文件的排列順序號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。4．問題編號取漢語拼音首字母，如：黨群—DQ，教學(xué)—JX等。5．保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。（五）編目1．歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（=。件號：填寫檔案館編件號。責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。題名：即文件標題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有文件標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。日期：指文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年月日，如20090506。頁數(shù)：指每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。頁數(shù)用鉛筆統(tǒng)一編寫在文件材料的右上角。備注：注釋歸檔文件需要說明的情況。2．歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。3．歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。（六）裝盒。將歸檔文件按檔案館編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。（七）填寫備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。1．盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修