文書保密作業(yè)講義

文書保密作業(yè)講義文書組組長(zhǎng)蔡堯仁97.4.29文書處理手冊(cè) 『文書處理手冊(cè)』行政院頒請(qǐng)至本院院內(nèi)網(wǎng)路→本院主要規(guī)定→總務(wù)室公告及總務(wù)室網(wǎng)頁(yè)→本室相關(guān)各項(xiàng)法令規(guī)章及表格下載→文書組→『文書處理手冊(cè)』→文書保密相關(guān)資料50至78頁(yè)文書保密實(shí)務(wù)作業(yè)收文1.依來(lái)文信封拆封，發(fā)現(xiàn)內(nèi)封加蓋密件者，即交文書組組長(zhǎng)拆封，並以「密不錄由」登錄，再簽章加封分文，交總收發(fā)文轉(zhuǎn)由各單位簽收，有文件傳送隊(duì)到達(dá)之單位，由該隊(duì)傳送人員送達(dá)簽收。2.收到密件公文時(shí)，要先詳細(xì)檢查封口有無(wú)異狀，並依內(nèi)封套記載情形完畢登錄，受文者為機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或指定人員啟封，受文者為其別人員者，逕送該人員本人啟封。

分文1.如屬檢舉案件，為保護(hù)檢舉人或當(dāng)事人權(quán)益，姓名應(yīng)登錄為張ＯＯ，公文應(yīng)防止分文被檢舉人承辦，以求公平、客觀。2.密件公文經(jīng)分發(fā)給某單位收辦，經(jīng)單位主管拆封簽章後，認(rèn)為非屬本單位公文時(shí)，應(yīng)予密封，外封再以一般信封，退文書組重分，以免內(nèi)容洩密。承辦1.密件公文應(yīng)指定適當(dāng)人員承辦，必要時(shí)應(yīng)隔離辦公。2.職務(wù)上不應(yīng)知悉或不應(yīng)持有之公文資料，不得探悉或持有或傳述。3.承辦交稿有關(guān)個(gè)人名冊(cè)隱私，如身份證、地址、病歷內(nèi)容，非必要不宜轉(zhuǎn)發(fā)，如有必要?jiǎng)t以A1018XXXXX，張ＯＯ等，如有多頁(yè)分發(fā)時(shí)，亦僅發(fā)有關(guān)之單頁(yè)即可。4.各機(jī)關(guān)就其主管業(yè)務(wù)發(fā)表新聞時(shí)，應(yīng)指定來(lái)人辦理，並須事先簽報(bào)院長(zhǎng)核定。陳核1.以黃色公文夾辦理，由承辦人持會(huì)、持陳，不得假手別人。2.文件傳送隊(duì)人員公文收、發(fā)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)黃色卷宗均不收受，公文陳核經(jīng)長(zhǎng)官指示後，請(qǐng)秘書告知承辦人親自取回。傳遞1.公文卷宗內(nèi)如有密件以上，急要件或附有大量現(xiàn)金、有價(jià)證券及貴重物品之公文或病歷，均應(yīng)由指定人員或承辦人員親自遞送。2.密件以上公文非經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，不得攜出辦公處所，亦不得由傳送人員逕丟文書組總收發(fā)室之公文櫃內(nèi)，以免遺失或洩密。3.密件以上公文分文傳送時(shí)，均加封後，再以一般公文傳送。4.各級(jí)承辦人、主管、傳送人員、長(zhǎng)官秘書或指示者，及文書人員均應(yīng)對(duì)密件以上公文，嚴(yán)守秘密，尤其未公布前之人事案件。封發(fā)：密件以上公文封發(fā)，由承辦人監(jiān)督辦理，內(nèi)封套應(yīng)加密封，外封套不得標(biāo)示任何足以顯示內(nèi)容之註記或機(jī)密等級(jí)。用印承辦人應(yīng)監(jiān)督用印，但不能夠大量或密件為由要求自行用印，惟非屬印鑑之騎縫章，不在此限。歸檔1.密件以上公文應(yīng)以未用封套密封歸檔，並註明日期、來(lái)文者名稱、來(lái)文字號(hào)、機(jī)密等級(jí)．．．並加蓋承辦人或歸檔者職名章。2.檔管人員應(yīng)專櫃保管。借調(diào)1.公文借調(diào)應(yīng)填寫調(diào)案單經(jīng)業(yè)務(wù)承辦單位主管核準(zhǔn)，借調(diào)機(jī)密以上應(yīng)經(jīng)主任秘書以上長(zhǎng)官同意。2.借調(diào)機(jī)密檔案，應(yīng)七日內(nèi)歸還，如有需要應(yīng)辦展延，如有必要應(yīng)隨時(shí)催還。銷燬1.密件以上公文解密依程序填解密單後，依一般文件保管，未經(jīng)解密不得銷燬。2.製作密件以上文書所用之草稿、複寫紙、打字紙、影印紙或磁片．．．等，若無(wú)保存必要，應(yīng)即銷燬，不得任意丟棄。各單位配合注意事項(xiàng)（一）機(jī)密文書之收發(fā)處理，以專設(shè)文簿或電子檔登記為原則，並加註機(jī)密等級(jí)。如採(cǎi)混合方式，登記資料不得顯示機(jī)密之名稱或內(nèi)容。（二）病歷不得放置於文書組收郵間之公文格櫃內(nèi)，如需影印病歷須徵詢病歷管理單位之許可，文書組不予影印病歷。（三）各單位之公文或廢紙蓋『作廢字樣』，即以背面重覆以公文方式使用，請(qǐng)停止使用，不僅造成公文洩密之嫌，更造成歸檔整頓之不便。（四）各單位製作公文時(shí)，如需建立名冊(cè)有關(guān)身分證及病歷號(hào)等主要個(gè)人隱私資料，除其中字樣以xxxx代碼替代外，可否發(fā)文時(shí)儘量以不發(fā)為原則，防止個(gè)人資料外洩密，引起無(wú)謂糾紛。（五）密件本院公文以「黃色卷宗」封裝，請(qǐng)各單位承辦人於公文流程中親自持「黃色卷宗」洽公，文書組傳送隊(duì)將不予傳送，以免造成公務(wù)洩密之虞。（六）密件文經(jīng)單位主管拆封後，應(yīng)在密封口簽章，再交辦承辦人員