檔案庫(kù)房管理制度

檔案庫(kù)房管理制度一、概述為了保證公司檔案的安全和完整，規(guī)范公司檔案的管理和使用，特制定本檔案庫(kù)房管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有檔案庫(kù)房的管理和使用。三、檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房設(shè)置公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，以存放公司所有與業(yè)務(wù)和行政管理有關(guān)的檔案，管控范圍應(yīng)覆蓋新舊檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案。2.檔案庫(kù)房使用2.1建立檔案借閱制度公司應(yīng)建立檔案借閱制度，規(guī)定檔案借閱申請(qǐng)流程、審批流程和借閱期限等規(guī)定。2.2管理檔案借閱者檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱者進(jìn)行管理，應(yīng)在檔案借閱申請(qǐng)時(shí)核實(shí)借閱者的身份，并建立借閱者名單，記錄借閱者的借閱情況，定期對(duì)借閱者名單進(jìn)行更新和管理。2.3設(shè)立檔案查閱室為方便借閱者查閱檔案，公司應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，提供安全、舒適、便捷的查閱服務(wù)。3.檔案庫(kù)房保管3.1負(fù)責(zé)檔案的分類、裝訂、配送和歸檔等工作公司應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行分類、裝訂、配送和歸檔等工作，并建立檔案庫(kù)房清單，明確檔案存放位置。3.2建立電子檔案?jìng)浞輽C(jī)制公司應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞輽C(jī)制，定期進(jìn)行電子檔案的備份，確保電子檔案的完整性和安全性。3.3加強(qiáng)檔案庫(kù)房保潔公司應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進(jìn)行檔案庫(kù)房的保潔，保證檔案的清潔、整齊和干燥。四、檔案庫(kù)房安全管理4.1加強(qiáng)檔案庫(kù)房保衛(wèi)公司應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)，加強(qiáng)門禁管理，定期進(jìn)行巡查，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.2建立防災(zāi)防火管理制度公司應(yīng)建立防災(zāi)防火管理制度，明確災(zāi)害事故的應(yīng)急預(yù)案和處理流程，確保檔案的安全和完整。4.3建立檔案庫(kù)房保險(xiǎn)為保障檔案的安全，公司應(yīng)考慮購(gòu)買檔案保險(xiǎn)，確保檔案發(fā)生意外時(shí)能夠得到必要的補(bǔ)償。五、檔案的移交和銷毀5.1檔案移交公司應(yīng)按照法律和政策規(guī)定，按時(shí)將無(wú)需保留的檔案進(jìn)行移交或銷毀。5.2檔案銷毀公司應(yīng)建立檔案銷毀制度，規(guī)定檔案銷毀的流程和程序，開(kāi)展檔案銷毀工作。六、責(zé)任和處罰6.1檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的管理和保管工作，若出現(xiàn)檔案丟失、損毀、操作不規(guī)范等情況，應(yīng)被追究相應(yīng)的責(zé)任。6.2對(duì)違反本制度的人員，公司應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行處罰，同時(shí)建立檔案管理的違規(guī)記錄。七、附則本