設備機具檔案臺帳管理制度

設備機具檔案臺帳管理制度一、制度目的為規(guī)范公司設備機具檔案的管理，確保設備機具檔案的真實、完整、準確，提高檔案的利用價值，制定該制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有設備機具檔案的管理工作。三、基本要求設備機具檔案應按照設備機具名稱或編號分類存放，每臺設備機具對應一份檔案。設備機具檔案應當包括：設備機具出廠合格證、檢驗報告、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、設備機具的技術參數(shù)、電氣原理圖、使用說明書、保修卡等相關資料。設備機具檔案應當由設備管理員或工作人員進行管理，必須進出登記，禁止隨意取用和銷毀。設備機具檔案應每年進行固定資產(chǎn)盤點，核對設備機具檔案是否齊全、準確。并應定期進行檔案整理和更新。四、設備機具檔案臺帳管理1.設備機具檔案檔案管理1.1設備機具檔案應按照設備機具名稱或編號分類存放，每臺設備機具對應一份檔案，并必須進行編號，編號必須唯一性。1.2設備機具檔案必須在檔案封面和目錄上注明設備機具名稱、型號、編號、規(guī)格及存放位置。1.3設備機具檔案應按照以下規(guī)定標注設備機具的狀態(tài)：購置：新購設備機具，在保修期內(nèi)。編制：設備機具已編制至資產(chǎn)管理系統(tǒng)。維護：設備機具維修保養(yǎng)記錄完整。報廢：設備機具報廢，無法繼續(xù)使用。轉移：設備機具非本部門使用，轉移至其他部門使用。2.設備機具檔案記錄管理2.1寫實性寫實性是指檔案必須真實、準確、完整，反映設備機具的歷史、狀態(tài)、管理、維修、保養(yǎng)等情況。2.2及時性及時性是指設備機具檔案必須及時記錄設備機具的重大事件，如收購、調(diào)撥、報廢等情況。2.3保密性保密性是指設備機具檔案記錄不得向外泄露，必須加強檔案安全管理，禁止隨意泄露檔案資料。3.設備機具檔案使用管理3.1檔案使用權限檔案使用權限應根據(jù)職務、部門進行逐級審批，明確檔案使用權限以及使用權限審批程序。3.2檔案查閱和借閱設備機具檔案查閱和借閱應在規(guī)定的場所內(nèi)進行，禁止將檔案帶出規(guī)定場所或外借。3.3檔案外借設備機具檔案禁止外借借給個人或組織外借。五、設備機具檔案臺帳的編制與管理1.設備機具檔案臺帳編制設備機具檔案臺帳應按照設備機具編號編制，統(tǒng)一登記管理不同設備機具的資產(chǎn)信息。2.設備機具檔案臺帳清理對于資產(chǎn)變化、檔案更新的設備機具檔案，應及時更新臺帳。定期清理和核對臺帳，刪減和更新舊的設備機具檔案資料。六、責任6.1責任部門資產(chǎn)管理部門負責設備機具檔案臺帳等文件的統(tǒng)一管理。6.2責任人各部門設備管理員或工作人員應忠實執(zhí)行本管理制度，保護和管理好所負責的設備機具檔案資料