會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制與文件記錄控制-1

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制與文件記錄控制【摘要】本文以內(nèi)部控制方法為主線，對(duì)睡虎地秦簡(jiǎn)中的內(nèi)部控制方法進(jìn)行分析和探討。研究發(fā)現(xiàn)早在戰(zhàn)國(guó)晚期的秦國(guó)就已經(jīng)采用會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制與文件記錄控制的內(nèi)部控制方法來(lái)對(duì)全國(guó)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】睡虎地秦簡(jiǎn)；內(nèi)部控制方法；文件記錄控制；會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

本文以體現(xiàn)內(nèi)部控制要素的內(nèi)部控制方法為主線，探討秦國(guó)的內(nèi)部控制的系列論文的第二篇，依據(jù)反映戰(zhàn)國(guó)晚期經(jīng)濟(jì)、管理活動(dòng)的云夢(mèng)睡虎地十一號(hào)秦墓竹簡(jiǎn)來(lái)分析和探討秦簡(jiǎn)中會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的內(nèi)部控制方法，內(nèi)部控制的另外五種方法在后續(xù)的三篇文章中討論。

四、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，配備會(huì)計(jì)人員，加強(qiáng)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的基礎(chǔ)工作，保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整。

會(huì)計(jì)人員

秦國(guó)郡縣許多部門(mén)安排有會(huì)計(jì)人員?！扒睾?jiǎn)”《效律》：“尉計(jì)及尉官吏節(jié)有劾，其令、丞坐之，如它官然”?！坝雄馈狈噶俗?，“尉計(jì)”負(fù)責(zé)管理縣中軍務(wù)的會(huì)計(jì)人員。又如：“司馬令史掾苑計(jì)，計(jì)有劾，司馬令史坐之，如令史坐官計(jì)劾然?！?)“苑計(jì)”負(fù)責(zé)牧養(yǎng)軍馬的苑囿的會(huì)計(jì)人員?！肮儆?jì)”官府會(huì)計(jì)。

會(huì)計(jì)憑證

見(jiàn)之云夢(mèng)“秦簡(jiǎn)”的會(huì)計(jì)憑證有《金布律》：“縣、大內(nèi)皆聽(tīng)其官致,以律稟衣”?！肮僦隆惫俑l(fā)給的領(lǐng)衣憑證，意為憑券向大內(nèi)領(lǐng)衣?！胺A”領(lǐng)取、發(fā)放?！稁仿伞罚骸凹勹F器，銷(xiāo)敝不勝而毀者，為用書(shū)，受勿責(zé)”“用書(shū)”報(bào)銷(xiāo)損耗的文書(shū)，相當(dāng)于注銷(xiāo)財(cái)產(chǎn)的原始憑證。

“秦簡(jiǎn)”的會(huì)計(jì)憑證不僅有“官致”、“用書(shū)”和“券”，還出現(xiàn)了叁辨券?！督鸩悸伞罚骸翱h、都官坐效、計(jì)以負(fù)賞者，嗇夫即以其值錢(qián)分負(fù)其官長(zhǎng)及冗吏，而人與參(叁)辨券,以效少內(nèi),少內(nèi)以收責(zé)之”。()叁辨券，可以分成三份的木券。縣、都官在點(diǎn)驗(yàn)或會(huì)計(jì)中有罪而應(yīng)賠償者，經(jīng)判處后，有關(guān)官府嗇夫即將其應(yīng)償錢(qián)數(shù)分?jǐn)傆谄涔匍L(zhǎng)和群吏。發(fā)給每人一份木券，以便向少內(nèi)繳納，少內(nèi)按券收取?？磥?lái)，叁辨券分三份，由繳款人，收款單位和主管單位分持，它是現(xiàn)代多聯(lián)憑證的鼻祖。相對(duì)于兩聯(lián)憑證，叁辨券可以更有效地監(jiān)督和控制錢(qián)的及時(shí)和足額繳納。

會(huì)計(jì)賬簿

云夢(mèng)“秦簡(jiǎn)”證明秦國(guó)的會(huì)計(jì)賬簿已經(jīng)形成?！秱}(cāng)律》：“入禾稼、芻槁、輒為廥(倉(cāng)庫(kù))籍,上內(nèi)史”?！皶?shū)入禾增積者之名事邑里于廥籍”?！懊乱乩铩毙彰?、身份和籍貫。類(lèi)似于當(dāng)代會(huì)計(jì)明細(xì)分類(lèi)賬的摘要。說(shuō)明秦國(guó)賬簿的基本結(jié)構(gòu)已經(jīng)形成?！短锫伞罚骸胺A大田而毋(無(wú))恒籍者，以其致到日稟之，勿深致”?！昂慵惫潭ㄙ~目。

廥籍如何設(shè)置與登記呢？“秦簡(jiǎn)”《倉(cāng)律》：“計(jì)禾，別黃、白、青”。記谷子的賬，要將黃、白、青三種區(qū)別開(kāi)來(lái)?！耙勋@上數(shù)，別粲、糯黏稻”。收獲后上報(bào)產(chǎn)量時(shí)，應(yīng)將粲和糯稻區(qū)別開(kāi)來(lái)。廥籍須按照糧食的品種、規(guī)格立戶?？梢?jiàn)秦國(guó)已經(jīng)有了明細(xì)分類(lèi)賬。又如《效律》：“器識(shí)耳(標(biāo)記次第)不當(dāng)籍者，大者貲官嗇夫一盾，小者除(免罪)?！边@里的“籍”是器物明細(xì)賬。器物的標(biāo)記、編號(hào)也要在明細(xì)賬上登記?！豆ぢ伞罚骸盀橛?jì)，不同程(規(guī)格)者毋同其出?！?/p>

計(jì)賬時(shí)，不同規(guī)格的產(chǎn)品須分項(xiàng)記賬。

除了“籍”，“秦簡(jiǎn)”還有一種由實(shí)物保管部門(mén)記錄的財(cái)物收支賬簿，相當(dāng)于現(xiàn)在的保管卡片?！秱}(cāng)律》：“其他人是增積，積者必先度故積，當(dāng)?shù)?，乃入焉”。谷物入倉(cāng)不滿萬(wàn)石由其他人增加堆積，堆積者必須先稱量原積谷物，與題識(shí)符合，然后入倉(cāng)。題識(shí)記載的內(nèi)容主要是糧倉(cāng)庫(kù)存糧食的數(shù)量及有關(guān)人員的簽字。如《效律》：“某廥禾若干石,倉(cāng)嗇夫某,佐某、史某、稟人某”?！胺A人”管理谷物收藏的出納?！邦}”一般由倉(cāng)庫(kù)出納人員進(jìn)行登記，屬于實(shí)物保管賬?！邦}”上面有關(guān)人員的簽字可以起到明確責(zé)任的作用。

從秦國(guó)的賬簿設(shè)置和記錄可以看出“籍”與“題”可以相互核對(duì)，互相監(jiān)督。

五、文件記錄控制

文件記錄控制是確保主體運(yùn)行有序、順暢，提高決策效率的基礎(chǔ)和保障。文件記錄形式多樣，既包括主體制定的各種規(guī)章制度，也包括各種管理類(lèi)記錄文件和會(huì)計(jì)類(lèi)記錄文件等。上文介紹會(huì)計(jì)類(lèi)記錄文件，下面介紹管理類(lèi)記錄文件。

在睡虎地秦簡(jiǎn)中管理類(lèi)記錄非常豐富，以法律的形式頒布于全國(guó)，強(qiáng)制執(zhí)行。如“秦簡(jiǎn)”《語(yǔ)書(shū)》：“發(fā)書(shū)，移書(shū)曹”發(fā)文書(shū)到所屬各辦事的吏?！秱}(cāng)律》：“……以書(shū)言年”。以文書(shū)報(bào)告其產(chǎn)年?！督鸩悸伞罚骸耙詴?shū)時(shí)謁其狀內(nèi)史”。應(yīng)以文書(shū)將其情況及時(shí)報(bào)告內(nèi)史?！扒睾?jiǎn)”《行書(shū)》：“行命書(shū)及書(shū)屬急者，輒行之；不急者，日畢，勿敢留。留者以律論之”?！懊鼤?shū)”即制書(shū)，《史記·秦始皇本紀(jì)》集解引蔡邕云；“制書(shū)，帝者制度之命也?！眰魉兔鼤?shū)及標(biāo)明急字的文書(shū)，應(yīng)立即傳送，不急的，當(dāng)天送完，不準(zhǔn)擱壓。擱壓的依法論處。又如“行傳書(shū)、受書(shū)，必書(shū)其起及到日月夙莫，以輒相報(bào)殹。書(shū)有亡者，亟告官。”傳送或收到文書(shū)，必須登記發(fā)文或收文的日月朝夕，以便及時(shí)回復(fù)。文書(shū)如有遺失，應(yīng)立即報(bào)告官府。

從上面可以看到，“書(shū)”即現(xiàn)在的文件，秦國(guó)的管理和法律制度用文件加以記錄并規(guī)定其傳輸?shù)姆绞胶鸵?，以提高政府各辦事機(jī)構(gòu)的工作效率，便于對(duì)全國(guó)的政治與經(jīng)濟(jì)進(jìn)行管理。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1]李孝林.睡虎地11號(hào)秦墓竹簡(jiǎn)反映的時(shí)代[J].重慶工學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，.

睡虎地秦墓竹簡(jiǎn)整理小組.睡虎地秦墓竹簡(jiǎn)[M].北京：文物出版社，1978.

李孝林.《周、漢審計(jì)史新證》.審計(jì)