淺析檔案信息資源整合問題及對策

淺析檔案信息資源整合問題及對策

摘要：檔案信息資源整合能有效地克服傳統(tǒng)檔案信息資源管理方式的弊端，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)，有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化，也有利于檔案社會功能的實(shí)現(xiàn)。我國檔案管理工作在檔案信息資源整合過程中取得了一定的成績，但也存在諸多問題。本文從制度層面、技術(shù)層面和人力資源層面提出了我國檔案信息資源整合存在的問題，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源整合

信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會需求，如何深入的發(fā)掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。本文擬對策問題進(jìn)行研究。

一、檔案信息資源整合的涵義與功能

所謂檔案信息資源整合，就是在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”體制下，對分散形成的檔案進(jìn)行分散保管，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域性綜合檔案館保管基地，通過以區(qū)域內(nèi)檔案實(shí)體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種方式來進(jìn)行管理的模式。

從其具體功能來看，主要有三點(diǎn)：第一，檔案信息資源整合有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。檔案信息資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機(jī)構(gòu)的界限，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。第二，信息資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源接收范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息機(jī)構(gòu)朝著自動(dòng)化、集成化和智能化的知識組織方向發(fā)展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝”。第三，檔案信息資源整合有利于實(shí)現(xiàn)檔案社會功能。檔案信息資源的整合是搭建信息共享的平臺，更好開發(fā)利用檔案信息資源，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會財(cái)富。

二、檔案信息資源整合中存在的問題

基于上述檔案信息資源整合的重要功能，我國也加快了這方面的建設(shè)步伐。2010年6月，國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案建設(shè)指南》，旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和利用。盡管我國大力重視檔案信息資源的整合，但仍然存在諸多問題。

1、制度層面：檔案管理體制不合理

我國現(xiàn)存檔案工作實(shí)行的分級、分專業(yè)管理體制，暴露許多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)檔案信息資源整合工作的開展：大量檔案資源長期散存在各單位，處于非專業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。由于檔案管理無序，查找利用困難，更難以服務(wù)社會；重復(fù)建設(shè)，財(cái)力、物力浪費(fèi)嚴(yán)重，同時(shí)，綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)功能弱化。因此，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須通過資源整合理順管理體制和建立起新的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制。

2、技術(shù)層面：檔案信息資源整合技術(shù)落后

檔案信息資源整合不僅包括檔案實(shí)體的整合，還包括數(shù)字檔案信息的整合。除檔案實(shí)體的整合在基層館內(nèi)借助技術(shù)整合，還要在一定程度上進(jìn)行地域范圍內(nèi)，更大范圍的整合，傳統(tǒng)檔案硬件設(shè)施不齊全無法完成整合的任務(wù)。除了人員技術(shù)掌握能力外，檔案部門普遍設(shè)施不齊全，目前檔案部門沒有充分利用現(xiàn)有技術(shù)提供的條件來開展這方面工作，突出表現(xiàn)在一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒有編制完整，更談不上檔案目錄中心的建立。全國檔案目錄中心歷經(jīng)二十余年的建設(shè)，至今沒有完成充分說明了這一點(diǎn)。

3、人力資源層面：檔案人員綜合素質(zhì)不高

信息化條件下，加強(qiáng)檔案信息資源的整合不僅依賴于檔案管理制度和技術(shù)，與檔案人員的綜合素質(zhì)也是密不可分的?？偟膩砜矗覈壳皺n案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面受檔案館人員自身學(xué)歷、專業(yè)、知識面等條件的制約，不少人面對社會各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，人員流動(dòng)性也比較大；另一方面部門人員知識結(jié)構(gòu)不合理，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案資源整合工作無法正常開展。

三、檔案信息資源整合的對策建議

當(dāng)前我國信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)以及檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)為我國檔案信息資源整合提供了前提條件。針對上述問題，為了更好地促進(jìn)我國檔案信息資源整合力度，我們必須從制度建設(shè)、技術(shù)強(qiáng)化以及人才隊(duì)伍建設(shè)方面予以努力。

1、制度層面：強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障

強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障是檔案信息資源整合建設(shè)中的關(guān)鍵因素。具體來講：一是要明確整合主體，建立約束機(jī)制。檔案信息資源的整合要有制度作為保障，明確檔案信息資源整合主體。在設(shè)置上必須進(jìn)一步調(diào)整檔案館網(wǎng)布局，明確整合建設(shè)中主體部分，進(jìn)而建立約束機(jī)制。二是規(guī)范管理檔案信息整合的工作環(huán)節(jié)。無論是檔案工作的社會各環(huán)節(jié)配合，還是檔案工作本身的運(yùn)行機(jī)制都要規(guī)范。另外，還要加強(qiáng)對整合部門的監(jiān)管，使制定的相關(guān)規(guī)定與制度落實(shí)到實(shí)處。

2、技術(shù)層面：推動(dòng)檔案信息資源整合的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在數(shù)字技術(shù)支撐下，信息數(shù)字化已廣泛應(yīng)用于其他信息領(lǐng)域，檔案資源整合建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源庫的建設(shè)，因而，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫是重點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源整合中的“細(xì)胞”組織，根據(jù)工作要求建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，將各部門各單位在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的檔案信息通過OA系統(tǒng)自動(dòng)存到檔案數(shù)據(jù)庫。主要建庫工作見圖1所示：

3、人力資源層面：加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。一是檔案從業(yè)者要有良好的知識素養(yǎng)。檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識。二是要掌握熟練的信息處理能力。不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。三是要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力。檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案人員熟練地運(yùn)用業(yè)務(wù)知識，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對檔案信息展開分析和整合。◆

參考文獻(xiàn)：

曹航，楊智勇.檔案資源整合：現(xiàn)狀、困難與推