檔案管理制度

檔案管理制度

公司檔案管理制度的制定旨在加強公司檔案管理工作，提高管理水平，更好地為各科室工作服務(wù)。以下是具體的檔案管理制度：一、檔案管理制度1.各類檔案由專（兼）職檔案員按規(guī)定整理、裝訂并統(tǒng)一保管。2.公司副主任為分管檔案工作的負責人，辦公室為檔案工作負責部門，并指定專人負責檔案管理工作。3.檔案一般不外借，如確因工作需要借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定在檔案室借閱。4.檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，并保持經(jīng)常通風。5.檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。二、檔案歸檔制度1.歸檔范圍包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，按保管期限分為永久、長期和短期。2.實行年度歸檔制度：公司在工作中形成的文件材料一律在次年第一季度內(nèi)，登記存檔移交檔案室。3.歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整，紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。三、檔案安全保密制度1.嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，加強管理，防止丟失、泄密。2.查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，否則不準摘抄、復(fù)印。3.需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。4.外單位來查閱和抄錄檔案時，應(yīng)嚴格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可調(diào)閱。四、檔案查閱借閱制度1.外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。2.查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)公司主任批準；查閱一般檔案資料時，需進行登記，經(jīng)公司主任批準，方可查閱。3.檔案一般不準帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。4、為了保護檔案的完整性，查閱檔案時應(yīng)當愛護案卷，不得拆毀、拆頁、勾抹、圈點，同時要注意嚴防污染檔案。在查閱時，也應(yīng)當遵守禁煙規(guī)定，不得吸煙。此外，案卷也不得轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。5、查閱檔案并抄錄材料后，應(yīng)當由檔案工作人員進行審核，確保材料的準確性。審核無誤后，方可簽字蓋章，否則將視為無效。6、借出的案卷一般不得超過七天，如需延期使用，必須補辦延期手續(xù)。7、借出或歸還案卷時，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，并當面點清。如有差錯，應(yīng)當及時追究責任，并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案人員的職責1、檔案人員應(yīng)當服從公司主任的領(lǐng)導(dǎo)，并接受上級部門的指導(dǎo)。同時，要按時、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)以及公司主任交辦的其他任務(wù)。2、檔案員的職責包括文件的整理、分類，收文登記、文件分發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。3、檔案員應(yīng)當及時、準確地將領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件送到各科室，待科室領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時交由檔案人員保管。在傳送文件的過程中，應(yīng)當增強保密意識，高度負責，保證文件不丟失、不損壞。4、檔案人員還應(yīng)當督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。5、各科室兼職檔案人員應(yīng)當根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，并按規(guī)定向機要檔案室移交歸檔