工程資料管理制度

工程資料管理制度

工程資料管理制度為了建立健全集團(tuán)公司開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工程資料管理，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開(kāi)發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù)。工程資料是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從前期、開(kāi)工、施工、竣工及驗(yàn)收、備案全過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括在此過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。工程資料的歸檔范圍應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求。對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的資料，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。工程資料應(yīng)為原件，復(fù)印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。工程資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備（不能代簽或打印）。復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。工程部資料員在工程施工過(guò)程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗(yàn)收和安全資料，及時(shí)檢查資料是否按國(guó)家質(zhì)量/安全驗(yàn)收規(guī)范、地方主管部門(mén)相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場(chǎng)是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位及時(shí)補(bǔ)齊。必須檢查的施工階段包括項(xiàng)目開(kāi)工前、基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗(yàn)收前、竣工驗(yàn)收前二個(gè)月。遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件、來(lái)文、圖紙、資料）由部門(mén)資料員統(tǒng)一接收，并應(yīng)填寫(xiě)《工程資料接收記錄》和《收文登記表》。工程部或其它部門(mén)從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應(yīng)登記。對(duì)接收的工程資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。對(duì)接收的工程資料應(yīng)及時(shí)建立工程資料接收總登記臺(tái)賬和分類(lèi)臺(tái)賬（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳）。5.5如果歸檔單位提供的檔案資料文件不符合規(guī)定，資料室有權(quán)退回，歸檔單位必須按照資料室的要求進(jìn)行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。5.6如果工程文件材料歸檔不完整或不符合有關(guān)歸檔規(guī)定，將無(wú)法進(jìn)行工程決算和工程款支付。各項(xiàng)工程款必須由資料室在竣工資料簽收合格后才能支付。5.7工程檔案在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月內(nèi)，施工單位必須向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負(fù)責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資料。5.8施工方必須按照合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室。移交前必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份以備存查。只有在資料室資料員確認(rèn)簽字后，才能與公司成本部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算工作。5.9歸檔的文件材料如果不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，資料室有權(quán)不接收。5.10如果歸檔范圍、時(shí)間、要求不符合規(guī)定，資料室有權(quán)追查。6工程資料的發(fā)放6.1分發(fā)給外單位和部門(mén)的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料）由部門(mén)資料員統(tǒng)一辦理。6.2呈送上級(jí)單位的工程資料由工程部（項(xiàng)目部）確定發(fā)放單位、部門(mén)及份數(shù)。6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制《圖紙資料分發(fā)清單》，分發(fā)的圖紙資料至少預(yù)留一份，連同《圖紙資料分發(fā)清單》原件存檔。6.4為避免工程資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定專(zhuān)人領(lǐng)取，并電話或書(shū)面通知部門(mén)資料員，剖門(mén)資料員填寫(xiě)《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表》。7設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門(mén)資料員按照設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門(mén)及時(shí)分發(fā)并建立簽收記錄。7.2設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)歸檔保存。8工程資料的保管8.1及時(shí)將收集的資料、圖紙等整理分類(lèi)、編寫(xiě)目錄，裝訂成冊(cè)。在保管過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。8.2歸檔的資料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。8.3資料按類(lèi)別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作。檔案柜必須加鎖。8.5每半年清理核對(duì)一次保存的工程資料。如有遺失、損毀，要查明原因并及時(shí)處理。9聲像資料管理辦法9.1工程施工聲像資料主要指施工過(guò)程管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、影片、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。公司應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送聲像檔案，其中包括建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。聲像檔案歸檔內(nèi)容指整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，從原貌、施工到竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場(chǎng)采集的有保持價(jià)值的工程聲像素材以及后期整理成果。錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際工程相符。照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。工程項(xiàng)目如果為多個(gè)單位工程，各單位工程的名稱(chēng)必須標(biāo)示清楚，各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù)。照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫(huà)面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無(wú)污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無(wú)需過(guò)塑，同時(shí)附照片對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)光盤(pán)和文字說(shuō)明。照片文字說(shuō)明包括拍攝照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于800萬(wàn)像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進(jìn)行壓縮、修改、添加、合成、挖補(bǔ)等編輯處理（為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果所做的技術(shù)后期處理除外）。手機(jī)拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。照片的編制要求包括分類(lèi)、排列、編號(hào)、入冊(cè)和說(shuō)明。同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)按照建設(shè)程序、問(wèn)題等進(jìn)行分類(lèi)，按照分類(lèi)方案，結(jié)合時(shí)間和重要程度等進(jìn)行排列。照片號(hào)是固定和反映每張照片在整個(gè)工程項(xiàng)目照片中的代碼，同一個(gè)工程項(xiàng)目的照片應(yīng)連續(xù)編號(hào)，從“1”開(kāi)始按順序編號(hào)。應(yīng)按照分類(lèi)、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)，使用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊(cè)。照片說(shuō)明分為單張照片說(shuō)明和組合照片說(shuō)明兩種。每張照片要對(duì)應(yīng)填寫(xiě)一張著錄卡片，題名的正確書(shū)寫(xiě)為工程名稱(chēng)＋（棟、標(biāo)段）十部位（詳細(xì)施工內(nèi)容）。組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)需要按照相應(yīng)的格式進(jìn)行書(shū)寫(xiě)。照片組合的總說(shuō)明應(yīng)該概括該組照片所反映的主要信息內(nèi)容，指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。目錄應(yīng)該排列在文件首頁(yè)之前。照片冊(cè)的脊背應(yīng)該填寫(xiě)業(yè)主和工程名稱(chēng)，年份，使用70g牛皮紙打印好后粘貼。照片說(shuō)明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊(cè)脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機(jī)打印。視頻檔案的要求包括主題明確、內(nèi)容真實(shí)、連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用專(zhuān)業(yè)級(jí)別攝像機(jī)，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號(hào)為數(shù)字方式，清晰度在2k以上。錄像資料需剪輯，根據(jù)工程項(xiàng)目等級(jí)制作成工程簡(jiǎn)介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說(shuō)字幕、背景音樂(lè)，專(zhuān)題片還須人工配音。字幕、圖像畫(huà)面要同步準(zhǔn)確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式為HDH.264MPEG-4AVCVIDEO或HDH264QUICKTIMEVIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。需提交工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介的Word文檔，簡(jiǎn)明、系統(tǒng)、完整介紹工程項(xiàng)目。視頻素材光盤(pán)應(yīng)根據(jù)錄制內(nèi)容制作卷內(nèi)目錄，將不同時(shí)段錄制的內(nèi)容逐段反映到卷內(nèi)目錄中。標(biāo)簽內(nèi)容包括：公司名稱(chēng)、工程名稱(chēng)、編制日期等。工程等級(jí)劃分（房建）根據(jù)工程等級(jí)劃分表，拍攝工程全過(guò)程的一級(jí)工程需要拍攝90張以上的照片和120分鐘以上的錄像素材，并制作一個(gè)項(xiàng)目專(zhuān)題片。此等級(jí)適用于建筑面積大于或等于10萬(wàn)平方米的房建工程，或工程造價(jià)大于或等于1000萬(wàn)元的市政工程。二級(jí)工程需要拍攝60張以上的照片和60分鐘以上的錄像素材，適用于建筑面積在1萬(wàn)平方米至10萬(wàn)平方米之間的房建工程，或工程造價(jià)在100萬(wàn)元至1000萬(wàn)元之間的市政工程。三級(jí)工程需要重點(diǎn)拍攝竣工以后的工程現(xiàn)狀，每個(gè)單位工程需要拍攝不少于10張照片。此等級(jí)適用于建筑面積小于1萬(wàn)平方米的房建工程，或工程造價(jià)小于100萬(wàn)元的市政工程。在借閱工程資料時(shí)，需要填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單并經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借閱。借閱時(shí)要填寫(xiě)借閱登記表，歸還時(shí)部門(mén)資料員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。絕密文書(shū)和技術(shù)資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影。如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意，部門(mén)資料員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。外單位人員借閱檔案、資料者，需憑單位介紹信，并注明查閱范圍、內(nèi)容、用途。屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方能借閱。借閱的資料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借。不能將檔案內(nèi)容公開(kāi)。如遇丟失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報(bào)告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。借閱時(shí)間在一周以?xún)?nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但年末要將所借資料交回，進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，部門(mén)資料員要通知借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人催還。凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷(xiāo)、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。工程資料移交前，需要按項(xiàng)目所在地檔案管理機(jī)構(gòu)要求分類(lèi)裝訂成冊(cè)。工程前期規(guī)劃審批資料在審批階段完成后，交公司檔案室歸檔管理。工程資料在工程竣工驗(yàn)收備案后，也需要交公司檔案室歸檔管理。本制度由公司工程部負(fù)責(zé)解釋。建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表見(jiàn)附表。工程檔案接收記錄序號(hào)文件名稱(chēng)份數(shù)原（復(fù)印）件經(jīng)辦人接收日期備注1工程設(shè)計(jì)文件3原件張三2021年5月1日已驗(yàn)收2工程施工方案2原件、1復(fù)印件李四2021年5月3日已驗(yàn)收3工程竣工圖紙1原件王五2021年5月5日已驗(yàn)收發(fā)文登記表發(fā)文字號(hào)標(biāo)題收文單位發(fā)送日期歸檔卷號(hào)備注2021-001工程設(shè)計(jì)文件ABC建筑公司2021年5月1日001已發(fā)送2021-002工程施工方案XYZ工程公司2021年5月3日002已發(fā)送2021-003工程竣工圖紙無(wú)2021年5月5日003已發(fā)送收文登記表收文字號(hào)標(biāo)題發(fā)文單位收文日期歸檔卷號(hào)備注2021-004工程設(shè)計(jì)文件無(wú)2021年5月2日001已歸檔2021-005工程施工方案無(wú)2021年5月4日002已歸檔2021-006工程竣工圖紙無(wú)2021年5月6日003已歸檔工程檔案借閱登記表序號(hào)文件名稱(chēng)借閱人借閱日期歸還日期借閱天數(shù)備注1工程設(shè)計(jì)文件張三2021年5月10日2021年5月20日10已歸還2工程施工方案李四2021年5月15日2021年5月25日10已