歸檔文件整理規(guī)則

《歸檔文件整理規(guī)則》

歸檔文件整理規(guī)則出臺背景簡化整理，深化檢索文件辦理完畢后，必須經過系統(tǒng)整理，才能歸檔保存。將零散的文件材料根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程，就叫做立卷。建國初期，我國文書立卷工作主要是學習前蘇聯(lián)的經驗，采取“六個特征”的立卷方法，即根據文件本身具有的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通訊者特征和地區(qū)特征，將聯(lián)系密切的文件一起組卷。由于立卷方法繁瑣、復雜，主觀隨意性較大，很難把握案卷的質量，各級單位檔案工作人員改革歸檔文件整理方法的呼聲日益高漲?！昂喕?，深化檢索”成為大家的共識。歸檔文件整理規(guī)則出臺背景辦公自動化，計算機管理檔案隨著各單位辦公自動化進程的加快，計算機技術越來越多地應用于檔案管理，其高效、快捷、靈活的檢索方式，也為立卷改革提供了新的方向和可能。在經過各地試點單位和課題組大量工作的基礎上，2000年12月6日，由國家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》?！稓w檔文件整理規(guī)則》簡介《歸檔文件整理規(guī)則》于2000年12月6日，由國家檔案局正式以中華人民共和國行業(yè)標準（DA/T22--2000）頒布，并于2001年1月1日起實施?！稓w檔文件整理規(guī)則》共五個部分：1、適用范圍；2、定義（歸檔文件、歸檔文件整理、件）；3、整理原則（一句話）；4、質量要求（二條）；5、整理方法（六個小部分，三十三條）。結束歸檔文件整理規(guī)則的適用范圍適用于各級機關、團體和其他社會組織。企事業(yè)單位作為“其他社會組織”的一部分，在協(xié)調其他相關法規(guī)標準的情況下，其文書檔案整理工作可參照《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行?！兑?guī)則》對適用的歸檔文件種類進行了限定，明確為紙質文書材料，暫不涉及科技、會計等專門檔案以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。歸檔文件整理規(guī)則的適用范圍根據《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行實體分類的企業(yè)，黨群工作、行政管理工作、經營管理工作和生產技術管理工作四類的文件材料可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，按“件”進行整理。年歸檔量較少的企業(yè)，可將上述四類合并為管理類，按“件”進行整理。產品、科研、基本建設、設備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行《科學技術檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822--2000)的規(guī)定，按“卷”整理。歸檔文件整理規(guī)則的適用范圍沒有按《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行實體分類的企業(yè)，其管理性的文書檔案可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》?？萍紮n案仍執(zhí)行《科學技術檔案案卷構成一般要求》的規(guī)定，按“卷”整理。會計檔案、職工檔案分別按《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字[1992]33號）的要求，按“卷”進行整理，不執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》。返回歸檔文件整理規(guī)則的基本概念文件：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的信息記錄。歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件：歸檔文件的整理單位。

返回歸檔文件在其職能活動中形成的，“以我為主”的原則，我產生的東西是最重要的。辦理完畢：是指文件相應的文書處理程序已經完成，而不論文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。比如請示與批復，在復文發(fā)出或收到以后，在文書處理上就算已辦理完畢；一份通知收到后經相關人員傳閱，也算是辦理完畢；本機關的發(fā)文，經過起草、審核、繕印、蓋章等環(huán)節(jié)，文件印發(fā)后也算是辦理完畢。

返回歸檔文件整理

歸檔文件整理包括系統(tǒng)化和編目兩大部分內容。系統(tǒng)化主要指分類和排列；編目包括歸檔文件編號、編制歸檔文件目錄、填寫檔案盒脊和備考表等。歸檔文件整理環(huán)節(jié)：包括收集、確定價值、分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒等八個環(huán)節(jié)。（按“卷”整理有17個環(huán)節(jié)）返回件《規(guī)則》最根本的特點，就是以“件”為整理單位，進行文件級整理?！凹奔礆w檔文件整理單位。在實際工作中，不同情況如何確定件數(shù)？一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

返回文件正本與不同稿本怎樣確定件數(shù)？同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件（法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。

返回正文與附件怎樣確定件數(shù)？附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件；如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。

正文與文件處理單怎樣確定件數(shù)？文書處理較規(guī)范的機關，文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領導指示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。

返回原件與復制件怎樣確定件數(shù)？對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件。

返回轉發(fā)文與被轉發(fā)文怎樣確定件數(shù)？轉發(fā)文與被轉發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。

返回報表、名冊、圖冊等怎樣確定件數(shù)？報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。相同責任者的同一事由的名冊為一件，如某單位的職工名冊、黨員名冊、退休人員名冊各為一件。

返回來文與復文怎樣確定件數(shù)？來文與復文是指不同單位之間就同一問題的往來文書。從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函等。根據檢索需要的不同，此類文件可以作為一件，也可以分別各作為一件，故《規(guī)則》中采用“可為一件”的表述方式。我省規(guī)定：來文與復文各為一件。

返回會議文件怎樣確定件數(shù)？以責任者結合文件內容確定件數(shù)。如人代會有政府工作報告、法院工作報告、檢察院工作報告、經費預算報告等等，有多少問題，就確定多少件。不能把會議文件只確定為一件，這樣日后就難于檢索利用。同時，后面編目時就無法確定責任者和題名。

返回歸檔文件的整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用?！稓w檔文件的整理規(guī)則》的特點

返回《歸檔文件整理規(guī)則》的特點簡便性兼容性靈活性

返回《歸檔文件整理規(guī)則》的特點制定行業(yè)標準《規(guī)則》時，以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法--“立卷”進行了改革，推行文件級整理，大幅度地簡化了整理工作中的手工操作，減輕了檔案人員的工作量。取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣復雜的組卷過程；取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊；無需編頁號，目錄改設“頁數(shù)”項。

返回《歸檔文件整理規(guī)則》的特點《規(guī)則》既考慮傳統(tǒng)手工操作，又兼顧檔案現(xiàn)代化管理方式（計算機管理），適用范圍中未將現(xiàn)代化管理水平作為明確的限定標準提出，以方便地方檔案行政管理部門根據本地區(qū)實際情況自行掌握《規(guī)則》的推廣和推廣面。采用《規(guī)則》應從一個新的整理年度開始，在此之前已經按照立卷的方法整理歸檔的檔案，不應要求按《規(guī)則》做法返工重整，以免造成人力、物力的浪費。返回《歸檔文件整理規(guī)則》的特點對內容規(guī)定的靈活性：各單位可以根據自身的實際選擇適宜的整理方式，例如，分類只限定基本分類方法，允許各機關以不同方式組合，制定切合本機關實際的分類方案；實施《規(guī)則》時間的靈活性：《規(guī)則》作為推薦性行業(yè)標準，放寬對實施《規(guī)則》過渡期的要求，各地檔案行政管理部門根據本地區(qū)實際情況，在積極推進檔案工作現(xiàn)代化的同時，靈活掌握《規(guī)則》的推廣時間和推廣進度。返回歸檔文件的質量要求歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

返回歸檔文件的質量要求反映本機關職能活動全過程的文件必須齊全完整。一組有密切聯(lián)系的文件必須齊全完整。同一內容的文件定稿與正本必須齊全，頁碼必須齊全。返回歸檔文件的質量要求對那些由于使用不當，產生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象的歸檔文件，在裝訂前進行修裱。修裱是使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。對字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復印的方式進行復制。

返回歸檔文件的質量要求在環(huán)境相同時，一般來說，最耐久的是墨和墨汁、黑色油墨、碳黑墨水等；比較耐久的是彩色油墨、藍黑墨水、印泥等；不耐久的是純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、鉛筆等。我省規(guī)定：使用縫紉機在文件左側居中裝訂線處軋邊，較厚的文件，仍可采用“三孔一線”的方法裝訂。返回歸檔文件的整理方法歸檔文件整理環(huán)節(jié)的選擇建立相關制度歸檔文件的裝訂歸檔文件的分類歸檔文件的排列歸檔文件的編號歸檔文件的編目歸檔文件的裝盒返回歸檔文件整理環(huán)節(jié)的選擇集中式分散式集中與分散結合式返回歸檔文件整理環(huán)節(jié)的選擇集中式即將歸檔文件整理工作集中在綜合部門或檔案部門統(tǒng)一進行。這種形式一般適用于小機關和基層單位。返回歸檔文件整理環(huán)節(jié)的選擇分散式即將整理工作分散在形成歸檔文件的各部門進行。此種形式一般適用于大中型機關和單位。返回歸檔文件整理環(huán)節(jié)的選擇集中與分散結合式即將整理工作一部分集中在綜合部門或檔案部門，一部分分散在業(yè)務部門，此種形式一般用于中型機關和單位。這樣的單位有一定的內部機構，形成的文件較多，文書處理及檔案人員多為兼職人員。返回建立相關制度《文件材料整理及歸檔辦法》《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《不歸檔文件管理處置辦法》等相關制度返回《文件材料整理及歸檔辦法》明確整理工作的環(huán)節(jié)：在一個立檔單位內，歸檔文件的整理工作是分散由各業(yè)務部門的秘書或承辦人員來承擔，還是集中由綜合部門或檔案部門來承擔，應做到分工明確，落實到人。明確分類方案：在文件歸檔前，應確定分類方法和分類方案。確定整理方法：依據《規(guī)則》的規(guī)定，結合本單位實際情況，確定整理方法的具體要求，如件的確定、裝訂方式、排列方法、編號方法等。《文件材料整理及歸檔辦法》對機關工作中產生的應歸檔的其他門類和載體的檔案，如會計、審計、案件、基建等以及機關職能業(yè)務工作中產生的特殊載體形式的文件材料，必須依據國家的有關規(guī)定一并提出整理和歸檔要求。限定歸檔的時間和質量要求。如果整理的環(huán)節(jié)設在各部門，在本規(guī)定中就必須限定各部門將歸檔文件整理完畢后，向檔案部門歸檔的具體時間。返回《不歸檔文件管理處置辦法》明確管理部門，統(tǒng)一進行管理；部門或個人需留用文件，應經檔案部門同意；對無保存價值的文件，逐件登記造冊，報主管領導批準，派專人送指定地點銷毀。任何組織或個人不得將其隨意處理。返回歸檔文件的裝訂修裱破損的文件、復制字跡模糊或易退變的文件、折疊超大紙張文件、去除易銹的金屬物。歸檔文件材料修整完畢后，應在確定件的基礎上對其排序，一般來說：正件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，可放在最前面。另外，裝訂前應將件內的各頁按一定方式對齊，一般來說：采用左側裝訂，將左、下側對齊。返回歸檔文件的分類歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按文件來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內容。單一分類法:年度分類法、機構（問題）分類法和保管期限分類法三種復式分類法返回年度分類法年度分類法指根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。運用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸入相應年度，是決定分類質量的關鍵。一般來說應以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準，據此判定文件所屬年度。年度分類法對于計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，《規(guī)則》統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度，例如，1995年形成的《1996-2000年工作規(guī)劃》，應歸入1995年度；1997年形成的《1996年機關工作總結》，應歸入1997年度；1998年制定、1999年生效的法律法規(guī)，應歸入1998年度?？缒甓鹊臅h文件，應歸在閉幕年度；跨年度處理問題的材料，應歸在處理問題結束年度?？缒甓鹊霓D發(fā)文與被轉發(fā)文，應歸在轉發(fā)文年。年度分類法幾份文件作為一件時，應以裝訂時排在前面的文件日期為準。例如，正本與定稿為一件時，以正本為準；正文與附件為一件時，以正文為準；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件時，以轉發(fā)文為準。對沒有日期的文件，應具體分析文件內容、制成材料、格式、字體及各種標識，通過對照等手段考證和推斷文件的準確日期或近似日期，據此判定年度。返回機構（問題）分類法機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件分類。一般來說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照本機關機構序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。問題分類法就是按照文件內容所說明的問題對歸檔文件分類。在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內部組織機構的職能性質來設置類別，例如，將黨委、工會、共青團等機構形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等。

返回保管期限分類法保管期限分類法就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。分類時應注意的問題：根據本單位制定的《歸檔文件保管期限表》，準確劃分每份歸檔文件的保管期限；僅對應歸檔文件劃分保管期限。返回復式分類法與分類方案復式分類法即將幾種分類方法結合使用?！兑?guī)則》提供的年度、保管期限、機構（問題）三種分類方法，可以任意組合成多種復式分類法。其中，保管期限、年度是必選項，任何復式分類法都必須具備，機構（問題）作為選擇項。分類方案就是在確定的分類方法的基礎上，標列各級類目名稱，固定全宗內分類體系的分類綱要。任何一個單位都必須具備切合實際的分類方案，并保持其相對穩(wěn)定。我省統(tǒng)一規(guī)定：歸檔文件可采用保管期限——年度或保管期限——年度——機構或保管期限——年度——問題的三種方法進行分類。

返回復式分類法與分類方案保管期限——年度分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法適用于內部機構設置簡單的基層單位或小機關，或者每年形成文件數(shù)量少的機關。此時分類方案：

永久：2000年、2001年、2002年……長期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……返回復式分類法與分類方案保管期限——年度——機構分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構分類。這種分類方法適用于內部機構雖有變化但不復雜、文件形成數(shù)量多的立檔單位。此時分類方案為：永久：2000年辦公室、業(yè)務一處……2001年……

長期：2000年辦公室、業(yè)務一處……2001年……

短期：2000年辦公室、業(yè)務一處……2001年……返回復式分類法與分類方案保管期限——年度——問題分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按問題分類。這種分類方法用于內部機構變化復雜，或由于機構之間分工不明確等原因難以區(qū)分文件所屬機構等情況。此時分類方案為：永久：2000年黨群類、業(yè)務類、行政類……2001年……

長期：2000年黨群類、業(yè)務類、行政類……2001年……

短期：2000年黨群類、業(yè)務類、行政類……2001年

……

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歸檔文件的排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件的排列方法即在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。最低一級類目是指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目，例如，按照“保管期限——年度——機構”分類，“機構”即為最低一級類目。返回歸檔文件的編號歸檔文件的編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號項目包括必備項目：全宗號、年度、保管期限、件號。選擇項目：機構（問題）。返回歸檔文件的編號全宗號是檔案館對其接收范圍內各單位所編制的代號。在實際工作中，各個單位的全宗號是由各級檔案館按照進館序列給定。對于一些新組建單位或暫未列入檔案館接收計劃的單位，可將此項空置，留待檔案館給定全宗號后再行填寫。無進館任務的單位（如某些企事業(yè)單位），可以不填全宗號一欄。返回歸檔文件的編號年度指的是歸檔文件的形成時間，就是形成和處理歸檔文件的年度。填寫此項時，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字表示。例：一九九八年表示為“1998”，不能簡化為“98”。返回歸檔文件的編號保管期限是指機關文書、業(yè)務部門或檔案部門在整理歸檔文件時，按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的保管期限。返回歸檔文件的編號件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號包括室編件號和館編件號兩種。室編件號即是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內的排列順序號，按文件排列順序從“1”開始標注，一份文件編一個件號。歸檔文件的編號采用保管期限——年度分類法的檔案如何編件號？采用保管期限——年度——機構分類法的檔案如何編件號？采用保管期限——年度——問題分類法的檔案如何編件號？返回保管期限——年度室編件號應在同一保管期限、同一年度從“1”開始逐件流水編號。例如，某單位2002年形成的永久、長期、短期歸檔文件，室編件號為：永久·2002·1、2、3、4……長期·2002·1、2、3、4……短期·2002·1、2、3、4……返回保管期限——年度——機構室編件號應在同一保管期限、同一年度的同一機構內從“1”開始逐件流水編號。例如，某單位辦公室、業(yè)務處等2002年形成的永久、長期、短期歸檔文件，室編件號為：

永久·2002·辦公室·1、2、3、4……永久·2002·業(yè)務處·1、2、3、4……長期·2002·辦公室·1、2、3、4……長期·2002·業(yè)務處·1、2、3、4……短期·2002·辦公室·1、2、3、4……短期·2002·業(yè)務處·1、2、3、4……

返回保管期限——年度——問題室編件號應在同一保管期限、同一年度的一個問題內從“1”開始逐件流水編號。例如，某企業(yè)2002年形成的歸檔文件，按問題分為四類——黨群工作（0）、行政管理（1）、經營管理（2）、生產技術管理（3）。室編件號為：永久·2002·0·1、2、3、4……

永久·2002·1·1、2、3、4……

永久·2002·2·1、2、3、4……

永久·2002·3·1、2、3、4……保管期限——年度——問題例如，某企業(yè)2002年形成的歸檔文件，按問題分二級類目，黨群工作——黨務工作（01）、組織工作（02）、宣傳工作（03）、紀檢工作（04）等，室編件號為：永久·2002·01·1、2、3、4……

永久·2002·02·1、2、3、4……

永久·2002·03·1、2、3、4……

永久·2002·04·1、2、3、4……保管期限——年度——問題例如，某企業(yè)2002年形成的歸檔文件，按問題分三級類目，行政管理：行政事務—行政工作計劃、總結等（120）；武裝保衛(wèi)—機構設置、干部任免等（130）；監(jiān)察—監(jiān)察工作計劃、總結（140）；醫(yī)療衛(wèi)生—計劃生育（152）等，室編件號為：長期·2002·120·1、2、3、4……

長期·2002·130·1、2、3、4……

長期·2002·140·1、2、3、4……

長期·2002·152·1、2、3、4……返回歸檔文件的編號機構（問題）項作為選擇項。對于歸檔文件產生數(shù)量少或者內部機構簡單的單位，只需要選擇保管期限、年度兩種分類法即可滿足整理工作的需要，無需再分機構（問題）。對于歸檔文件產生數(shù)量較大的單位或者機構較多的單位，選擇機構（問題）項是很必要的，在編號時應填寫機構（問題）項。在填寫機構項時，按照本單位內部機構名稱填寫，如果機構名稱過長，可以采用內部規(guī)范簡稱。此外在全宗介紹中，要將機構名稱與簡稱加以對照說明。填寫問題時，則可根據所分類別，直接填寫“黨群”、“行政”、“業(yè)務”等。返回歸檔文件的編號如上所示為所提供的歸檔章的一般格式。其規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻6格。歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領導批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。我省使用的《四川省電子文檔管理系統(tǒng)軟件》設有歸檔文件封面，已設置歸檔章的項目，可不再加蓋歸檔章。 全宗號年度室編件號機構（問題）保管期限館編件號歸檔文件的編號例如，某企業(yè)單位2002年形成的行政管理類-醫(yī)療衛(wèi)生類-第5件長期歸檔文件，填寫歸檔章如下：返回2002515長期歸檔文件的編目歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄?！兑?guī)則》規(guī)定，“歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄”。編目應以“件”為單位進行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一條條目。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

返回歸檔文件的編目責任者是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱，注意不要使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文時一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但主辦單位和立檔單位的責任者必須抄錄。機關內部文件等“白頭文件”，編目時應盡量根據文件內容、形式等特征加以考證并填寫。返回歸檔文件的編目文號即發(fā)文的字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成，如川檔辦發(fā)[2002]8號，即四川省檔案局辦公室2002年第8號文件。填寫文號項時應照實抄錄，不要任意省略。沒有文號的機關內部文件或者外來文件，文號欄空缺。例如，簡報類文件以前是要求在文號欄內填寫“簡報第幾期”，在新規(guī)則下，現(xiàn)在要求空缺文號欄。返回歸檔文件的編目文件題名即文件標題。題名是最重要的檢索途徑。完整的題名由責任者、問題、文種三要素組成，例如，《國家檔案局關于加強檔案安全保管的通知》。一般情況下，文件只有一個題名（正題名），填寫目錄中題名項時應照實抄錄。歸檔文件的編目有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“[]”號填寫在目錄中。例如，“四川省檔案局轉發(fā)國家檔案局經科字[2003]2號文件的通知”，應重擬題名并抄錄為“四川省檔案局轉發(fā)[關于企業(yè)參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的意見]的通知”。會議記錄須重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。歸檔文件的編目有些歸檔文件的附件是具體的條文規(guī)定，或者是正文的重要補充和說明，此時可在正件題名后抄錄附件題，外加“（）”號。例如，“關于進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）”。題名不能反映歸檔文件內容的應該補充具體，如簡報、講話、發(fā)言等。例如：2001年簡報第三期[四川省檔案