應用寫作教程課件

第一章應用寫作概述第一節(jié)應用寫作的涵義與作用一、應用寫作應用寫作，顧名思義，就是應用文體的寫作。根據(jù)人們對寫作的理解，可將其分為兩大類：一是文學寫作，或稱文學創(chuàng)作；一是應用寫作，或稱實用寫作。它們都具有寫作的一般特點和共性，又有明顯區(qū)別。應用寫作也具備四個基本要素：①寫作主體，即作者；②寫作客體，即所反映的客觀事物(包括精神客體)；③寫作本體(或稱載體)，即形成的文本；④寫作受體，即接受和作用對象。這四個因素構成一個完整、有機的系統(tǒng)，從而實現(xiàn)寫作目的與價值。二、應用文應用文是應用寫作實踐活動的產(chǎn)品，是社會組織和個人在社會生活中形成并廣泛運用的、具有某種慣用體式和直接效用的文書，是人們相互交往、傳遞信息、處理公私事務、指導實踐的工具。三、應用寫作的作用應用寫作的作用即應用文的功用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：(一)宣傳貫徹黨和國家的路線、方針、政策及法規(guī)、規(guī)章，組織社會生活，調節(jié)社會關系，實施管理，促進物質文明、政治文明和精神文明建設；(二)處理公、私事務，交流社會信息，總結實踐經(jīng)驗，傳播科技文化知識，指導和推動各項事業(yè)健康發(fā)展；(三)加強思想交流，明辨是非正誤，溝通人際關系，營造和諧有序的生產(chǎn)、工作、學習和生活環(huán)境；(四)促進學習，鍛煉思維，提高智能水準、實際工作能力和創(chuàng)新能力，從而更好地為經(jīng)濟建設與社會發(fā)展服務；(五)貯存科技文化知識，積累歷史資料，為未來的各項事業(yè)提供可資借鑒的信息。(六)憑證、依據(jù)作用。第二節(jié)應用寫作的產(chǎn)生與發(fā)展一、應用寫作的萌生——氏族公社后期二、應用文雛形的出現(xiàn)——商周時期三、應用文體的成型——秦漢時期四、應用寫作理論的構建——魏晉南北朝時期五、應用寫作的繼續(xù)發(fā)展與繁榮——隋唐至明清時期主要表現(xiàn)在：(1)文體分類更為詳備，寫作格式更趨規(guī)范，公文管理制度更加系統(tǒng)嚴密且代有新創(chuàng)。(2)應用寫作隊伍擴大。(3)應用文體及寫作理論研究進一步發(fā)展。(4)應用文寫作成為歷代科舉考試的主要課目之一，受到歷代統(tǒng)治者和廣大士人的重視。六、應用寫作的變革與新的繁榮——辛亥革命至今第三節(jié)應用寫作的特點與分類一、應用寫作的特點應用寫作具有一般寫作活動的基本特點，即目的性、綜合性、實踐性與創(chuàng)造性，同時，又有自身的特點：(一)實用性(二)工具性(三)針對性(四)真實性(五)時效性(六)模式性二、應用寫作的分類應用寫作的分類實質上就是應用文體的分類。從社會功能和應用范圍角度劃分為四個大類：(一)新聞文體(二)理論文體(三)記傳文體(四)實務文體主要用于直接處理日常發(fā)生的公、私事務。應再作如下劃分：1.法定公文2.法規(guī)規(guī)章文書3.事務文書4.社交禮儀文書5.日常生活文書第四節(jié)應用寫作的思維與審美一、應用寫作的思維特點思維是人類特有的一種精神活動，是在概念基礎上，對客觀現(xiàn)實間接、概括的反映過程。寫作是一種思維活動，文章是思維的產(chǎn)物。(一)思維主體以群體思維為主思維主體即寫作者。(二)思維方式以邏輯思維為主邏輯思維又稱理性思維、抽象思維，是一種運用概念、判斷、推理反映現(xiàn)實的理性認識形式。(三)思維走勢以定向思維為主(四)代人立言時注意換位思維二、應用寫作中常用的思維方法(一)歸納法(二)演繹法(三)比較法(四)因果法(五)綜合分析法(六)遞進分析法三、應用文體的審美特征應用文不僅具有實用價值，而且具有審美價值。應用文的美是寫作主體認識美和寫作客體真理美相互作用和有機融合的結果，是內容美與形式美的辯證統(tǒng)一。(一)內容美應用文的內容美可概括為三個方面：1.生活美2.實用美3.真理美(二)形式美應用文的形式美也可概括為三個方面：1.文面美2.結構美3.語言美第五節(jié)寫作主體的素養(yǎng)與能力一、寫作主體的素養(yǎng)所謂素養(yǎng)，是指一個人經(jīng)過學習、實踐，在陶冶鍛煉中所形成的內在涵養(yǎng)，是一個人在政治覺悟、思想品德、文化知識和心理健康等方面達到的總體水平。(一)政治修養(yǎng)(二)知識素養(yǎng)(三)生活積累(四)心理素質二、寫作主體的能力由應用寫作的特性所決定，寫作者應具備以下基本能力：(一)觀察能力觀察能力，是指人們通過感官與思維正確、深入認知客觀事物特點與實質的能力。(二)采集能力采集，包含采訪與集錄兩個方面。所謂采集能力，指人們通過詢訪他人和查閱資料來收集寫作信息的能力。(三)思維能力思維能力，指人們運用各種思維方式準確、深入地認識事物本質和規(guī)律的能力。(四)表達能力表達能力主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①結構能力，指遵循邏輯規(guī)律和寫作規(guī)范安排文章與層次的能力；②語言能力，指遵循語法規(guī)范、正確運用表達方式和語言，準確、鮮明、生動地表述思想和認識的能力；③表現(xiàn)能力，指合理地綜合運用多種表現(xiàn)手法和修辭手段傳達內容、突出主旨的能力。第二章應用文寫作基礎知識第一節(jié)主旨與材料一、主旨(一)主旨的涵義主旨，通常指寫作主體通過文章內容表達出的統(tǒng)帥全文、貫穿始終的基本思想。主旨是一篇應用文的靈魂和統(tǒng)帥，決定著文章的基本內容和表現(xiàn)形式。(二)主旨的來源與確立應用文的主旨主要來自三個方面：①社會客觀需要，是形勢發(fā)展和社情民意的昭示與要求；②本單位、本部門或個人處理公、私事務的需要；③黨和政府的方針政策與有關決策意圖。(三)對主旨的要求應用文的主旨，應做到正確、鮮明、集中。1.正確指主旨符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)章，符合客觀實際，能反映事物的真實面貌和本質規(guī)律，對社會生活及其發(fā)展起積極作用。2.鮮明指主旨的表達清晰明確，直截了當，態(tài)度明朗。3.集中指主旨要單一。一篇應用文只能有一個基本思想，以此為中心說深說透，切忌多主旨、多中心。(四)突出主旨的方法1.精擬標題，以題見旨2.按語提要，文前明旨3.開宗明義，篇首呈旨4.設小標題，合力托旨5.提煉領句，段首現(xiàn)旨6.篇末作結，卒章顯旨以上六點，是突出主旨的一些具體方法，而做到“一文一事”則是使主旨顯豁的關鍵。二、材料(一)材料的涵義材料有廣義、狹義之分。廣義的材料指為寫作而搜集、準備的具有一定意義和價值的全部資料；狹義的材料指寫入文章的、用以支撐主旨的事實、數(shù)據(jù)和理論依據(jù)。(二)材料的種類從不同角度，材料可劃分出以下類別：從時間上分，有現(xiàn)實材料和歷史材料；從性質上分，有感性材料和理性材料；從范圍上分，有概貌材料和典型材料；從獲取途徑分，有直接材料和間接材料；從材料內容分，有正面材料和負面材料。(三)材料的搜集與整理寫作應用文，應注意廣泛地搜集材料，只有占有充分的材料，才能厚積薄發(fā)、游刃有余。應用文寫作材料的主要途徑是：1.直接觀察，處處留心2.深入實際，調查研究3.查閱文檔，網(wǎng)上下載(四)材料的選擇與使用選擇材料應堅持四條原則：①針對性原則，即要切合題意，與主旨相關；②可靠性原則，即要真實準確，符合客觀實際；③典型性原則，即要有代表性，能反映事物本質與特點；④充足適量原則，既能充分說明事實，表現(xiàn)主旨，又不致重復冗贅。在此前提下，注意材料的新鮮感與可讀性，讓人樂于、易于接受。第二節(jié)思路與結構一、思路(一)思路的涵義思路是思想的線索，即思維活動的運行軌跡，是作者以主旨為綱，對材料進行分析、概括，對內容、層次的安排進行思考的過程和結果。(二)思路與結構的關系思路嚴密清晰，文章結構才能完整、嚴謹、清晰、有條理，主旨才得以準確地表達。(三)鍛煉思路的基本方法大體可從以下幾個方面去鍛煉思路：1.養(yǎng)成有序思考事物的習慣2.加強邏輯思維能力的訓練3.寫作之前應對擬寫作的文章有全面的思考二、結構(一)結構的涵義結構指文章的內部組織構造，是運用材料表現(xiàn)主旨的有序安排，是思路的物化，是應用文文本的構成要素。(二)應用文結構的特點及結構安排的要領應用文結構的特點主要是：1.模式性2.條理性(三)應用文結構的要素及基本形式應用文文本結構通常由標題、正文、落款(署名與成文日期)組成。1.標題的基本形式(1)公文式標題(2)論文式標題(3)新聞式標題(4)文種式標題2.正文結構的基本形式由此派生出具體的組合形式。(1)簡單貫通式結構(2)縱式結構(3)橫式結構(4)縱橫交叉式結構3.常用的開頭方式4.主體的文面格式文面格式，也可稱為文面形態(tài)。5.常用結尾方式6.過渡與照應第三節(jié)語言與表達 一、語言(一)語言的涵義及應用文語言的特點語言是思想的直接現(xiàn)實，是人類表達意愿、交流思想的工具。在具體文章中，語言既是構成文章的材料，也是思想內容的具體體現(xiàn)。離開了語言，就沒有文章可言。以實用性為基本屬性的應用文，具有不同于日常生活語言和文學語言的特點，主要表現(xiàn)在：1.以書面語體為主2.大量使用模式化與專門化詞語3.句法上有特定或慣用的要求4.運用書面輔助語言補充或替代自然語言(二)語言運用的要求應用文語言運用的基本要求是：準確、簡潔、平實、得體。這也被看成是應用文語言的特點。1.準確2.簡潔做到簡潔的關鍵是：①刪除一切套話、空話、意思重復的話；②注意語句的提煉，杜絕堆砌修飾語現(xiàn)象；③適當使用縮略語，如互聯(lián)網(wǎng)、奧申委、世貿組織等；④恰當運用文言詞語及短句。3.平實4.得體二、表達(一)表達的涵義及應用文的表達方式表達，在寫作中的特定涵義是指通過語言反映思想、表明意愿、陳述事實、說明問題等所采用的方式。寫作的表達方式，主要有敘述、說明、議論、描寫、抒情五種。(二)主要表達方式的運用1.敘述敘述是敘說和交代人物經(jīng)歷和事件發(fā)展變化過程的一種表達方式。2.說明說明是對客觀事物、事理進行解說和闡釋的表達方式。3.議論議論是作者對某個問題或事件進行分析評論，發(fā)表自己觀點和看法的表達方式。第四節(jié)撰擬與修改一、撰擬撰擬中應注意以下幾點：(一)謀定而后落筆所謂“謀”，應做到以下要求：1.凡“奉命”寫作，應“一問二查三看四明確”2.非遵命寫作，應做到“兩要”(二)應先擬訂提綱(三)力求一氣呵成(四)集體起草應協(xié)調配合二、修改(一)修改的范圍(二)修改的方式與方法(三)常用校對修改符號及示例第三章公文寫作基礎知識第一節(jié)公文概述一、公文的涵義公文的涵義有廣義與狹義之分。廣義公文，指黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體等社會合法組織在公務活動中形成并使用的各類文書，包括法定公文、法規(guī)規(guī)章文書、事務文書、社交禮儀文書等，即人們習稱的機關應用文。二、通用法定公文的涵義通用法定公文，指黨的機關公文和行政機關公文。三、與公文相關的幾個概念的辨析與公文相關的概念主要是：文書、文件、公務文書。長期以來，這幾個概念常被混用，有加以分辨的必要。四、公文的特點(一)法定性(二)政治性(三)規(guī)范性(四)時效性五、公文的作用(一)領導指導作用(二)處理公務作用(三)規(guī)范行為作用(四)宣傳教育作用(五)憑證依據(jù)作用六、公文的分類公文按不同的劃分標準，可分成多種類型。(一)按使用范圍分1.通用法定公文2.專用法定公文(二)按寫作主體系統(tǒng)分(只列通用法定公文)1.黨的機關公文2.行政機關公文(三)按行文關系分1.上行文2.平行文3.下行文(四)按保密要求分(五)按辦理時限分第二節(jié)公文的格式一、公文格式的涵義和作用公文格式指公文的整體格局和標印形式，包括公文的文面格式、用紙格式和印裝格式。公文格式是公文嚴肅性和規(guī)范化的重要標志，也是其法定權威性在公文形式上的體現(xiàn)。二、公文文面格式要素三、公文文面格式及制作要求(一)眉首部分1.公文份數(shù)序號2.秘密等級和保密期限3.緊急程度4.發(fā)文機關標識5.發(fā)文字號6.簽發(fā)人(二)主體部分1.公文標題2.題注3.主送機關4.正文5.附件名稱及附件6.發(fā)文機關署名7.成文日期8.印章9.附注與印發(fā)傳達范圍(三)版記部分1.主題詞主題詞是反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組,其作用是便于計算機檢索。2.抄送3.印發(fā)機關和印發(fā)日期四、公文的特定格式五、公文用紙及印裝格式(一)公文用紙格式(二)公文印裝格式六、公文格式制作中其他要求(一)用字及標點符號要求(二)數(shù)字使用要求(三)結構層次序數(shù)要求第三節(jié)公文的行文規(guī)則行文規(guī)則，指公文運行應遵守的規(guī)定。第四節(jié)公文的擬制公文擬制是公文處理的一個環(huán)節(jié)，而公文處理則是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。一、交擬交擬，指機關或部門領導人交付擬稿任務。撰寫者以領導的交待和要求作為撰文的根據(jù)。二、擬稿擬稿就是起草公文。對擬稿總的要求是：觀點正確、實事求是、準確簡明、體式規(guī)范。三、審核審核，《條例》中稱為“校核”，指寫出公文草稿后進行審校、復查、修改。審核工作一般由秘書部門負責人承擔，同時還要送有關業(yè)務部門負責人審閱。審核是保證公文質量的重要環(huán)節(jié)，是協(xié)助機關領導人把好公文質量關的重要措施。第五節(jié)公文的稿本一、草稿草稿指公文正式簽發(fā)生效之前的未定稿，供討論、修改、征求意見或審核簽發(fā)用，尚不具備公文法定效力。二、定稿定稿又稱原稿、標準稿。指經(jīng)過審核簽發(fā)或會議正式討論通過的最后完成稿，是制作公文正本的依據(jù)，已具備公文法定效力。三、正本正本指按定稿制作的發(fā)給主送機關的正式文本。四、存本存本指從印制的正本中留取的、須與定稿一起存檔的標準樣本。五、副本六、復本復本即復制本，一般是為了某種需要，由發(fā)文機關或收文機關按正本復制。七、翻本翻本指未經(jīng)發(fā)文機關同意而自行翻印復制的文本。八、試行本與暫行本九、修訂本第四章通用法定公文寫作第一節(jié)命令(令)議案一、命令(令)(一)命令(令)的適用范圍和特點《辦法》規(guī)定：命令(令)“適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。黨的機關公文無此文種。命令的主要特點：①強制性，受文對象必須執(zhí)行，不允許抵制和違反；②權威性，根據(jù)《中華人民共和國憲法》及其他有關法規(guī)規(guī)定，全國人民代表大會常務委員會、委員長、國家主席、國務院、國務院總理、國務院各部委、各部委的部長、主任以及縣以上地方人民政府可以發(fā)布命令，其他單位和個人不得發(fā)布命令。(二)命令的分類按命令內容的性質，可分為公布令、行政令、嘉獎令。(三)命令的寫法1.標題2.令號3.正文4.落款(四)寫作命令應注意的問題應按相關規(guī)定正確使用命令,不能錯用或濫用這一文種；除確有必要外，一般不標識主送機關；命令的語言應簡明、莊重，語氣肯定；被發(fā)布的文件屬于正件組成部分，置于落款之后。二、議案(一)議案的適用范圍和特點議案的主要特點是：作者的規(guī)定性、內容的特定性、單一性以及制作程序的法定性。議案的制作者是各級人民政府，人大代表就重要事項寫成的議案屬于專用文書，不屬行政公文；議案的內容必須是屬于同級人民代表大會及其常務委員會職權范圍的問題，不屬此范圍的問題不能用議案行文；寫作議案必須堅持一事一案，切實可行；議案從提出到審議、通過的每一個環(huán)節(jié)，都須依照法律程序進行。(二)議案的寫法1.標題2.主送機關3.正文4.落款(三)寫作議案應注意的問題主旨單一，意見與建議具有可行性，表述莊重得體。第二節(jié)公告通告一、公告(一)公告的適用范圍和特點公告的主要特點是制發(fā)機關的特定性及內容的莊重性、宣告性和新聞性。(二)公告的分類公告按其內容可分為重要事項公告和特定事項公告兩類。1.重要事項公告2.特定事項公告(三)公告的寫法1.標題2.正文3.編號及落款(四)寫作公告應注意的問題嚴格按本機關職權和公告的適用范圍選用這一文種，諸如運輸部門發(fā)布營運信息、商業(yè)企業(yè)開展營銷活動、開業(yè)慶典、招工招生、評選開獎、單位自行更名等不屬于法定的事項不得使用公告，而應選用通告或啟事；公告以公布具體事實為目的，不作分析評論。二、通告(一)通告的適用范圍和特點通告與公告都是公布性公文，但有明顯區(qū)別：①公告有特定的制發(fā)主體，而通告凡合法社會組織都可制發(fā)；②公告告知范圍廣且事項重大，而通告限于“社會有關方面”，事項可大可??；③公告主要由大眾傳媒發(fā)布，而通告除傳媒發(fā)布外還多在公共場所張貼。通告的特點主要是：公布性、一定的制約性和事項的專業(yè)(業(yè)務)性。(二)通告的分類通告可分為兩類：一類是規(guī)定性通告，亦稱制約性通告，要求有關單位及人員遵守，有強制執(zhí)行力，其中有的具有法規(guī)意義。(三)通告的寫法1.標題2.正文(四)寫作通告應注意的問題事項明確具體，一事一條；限制、禁止與倡導、要求相結合；規(guī)定性通告應莊重嚴肅，周知性通告宜通俗平實。第三節(jié)決定意見一、決定(一)決定的適用范圍和特點決定具有指揮性、權威性、重要性等特點;有統(tǒng)一部署工作、規(guī)范下級行為、實施管理的功能，受文者均應接受指揮，認真貫徹執(zhí)行。(二)決定的分類根據(jù)內容與作用，決定大致可分為四類：1.指揮性決定2.事務性決定3.獎懲性決定4.更改性決定(三)決定的寫法1.標題2.題注與主送機關3.正文(四)寫作決定應注意的問題決定的內容應屬重要事項或重大行動，否則應用通知、意見、通報等文種行文；決定的表述應莊重、簡明。二、意見(一)意見的適用范圍和特點意見的主要特點是：行文關系的多向性、用途的多樣性和內容的具體性。(二)意見的分類按行文方向，意見可分為上行、下行和平行三種；按內容，它可分為請批性意見、指示性意見、建議性意見三種。(三)意見的寫法1.標題2.主送機關3.正文(四)寫作意見應注意的問題根據(jù)行文目的確定行文方向，選擇相應格式規(guī)范制作，采用不同的語氣及詞語表達。第四節(jié)通知通報一、通知(一)通知的適用范圍和特點通知的制發(fā)主體和適用范圍最廣泛，在現(xiàn)行法定公文中，使用頻率最高。這是其主要特點。(二)通知的分類通知按內容與功用，可劃分為四類。1.頒轉性通知2.指示性通知3.事務性通知4.任免通知(三)通知的寫法1.標題2.正文(四)寫作通知應注意的問題標題應寫明事由，使受文者一目了然，不宜只以“通知”二字為題；應標明主送機關，以利于有關事項的及時辦理；正文要簡明、具體、條理化。(五)通知與通告的區(qū)別(1)通知適用范圍廣，用途多樣；通告則限于公布應當遵守或周知的事項。(2)通知屬于特指性公文，應標明主送機關；通告屬于公布性公文，受文對象不確定、不具體，不標注主送機關。(3)通知主要按文書辦理程序在組織系統(tǒng)內傳遞，有的是涉密件；通告則采用大眾傳媒公布并可張貼，不涉密。二、通報(一)通報的適用范圍和特點通報主要具有典型性、教育性和指導性等特點。通報以先進的典型樹立榜樣，發(fā)揮感召作用；以錯誤的典型作反面教材，產(chǎn)生警戒作用；及時提供有用的信息，起指導與促進作用。通報的表彰、批評作用與獎懲決定相似，但決定獎懲的事項更重大、更具全局性。(二)通報的分類按內容與作用，通報可分為表彰性通報、批評性通報和情況通報。按表述方式，通報可分為直述式通報、轉述式通報。前者直接介紹被通報對象的有關事實；后者以轉發(fā)材料的方式介紹事實，該材料作附件。(三)直述式通報的寫法1.標題2.正文(四)轉述式通報的寫法(五)寫作通報應注意的問題通報的人或事應有典型性；所提要求應明確、具體，便于執(zhí)行；普發(fā)性或予以公布的通報常省略主送機關。(六)通報與通知的區(qū)別(1)行文目的、作用不同:通報在于教育、引導、警戒或交流情況，一般無辦理要求；通知在告知的同時還要求辦理。(2)行文時間不同:通報是事后行文，通知是事前行文。(3)表述方式不同:通報要作較具體的敘述，并進行分析、評論；通知一般用概述和說明，較少或不作議論。第五節(jié)報告請示批復一、報告(一)報告的適用范圍和特點報告的主要特點是陳述性、匯報性。報告在公務活動中發(fā)揮匯報工作、提供信息、輔助決策、反饋結果、憑證備查等多方面作用。(二)報告的分類1.按報告的內容與用途分2.按報告范圍與性質分(三)報告的寫法1.標題2.正文(四)寫作報告應注意的問題情況要真實，不能文過飾非，報喜不報憂；觀點材料要統(tǒng)一，有概況也有具體事例。二、請示(一)請示的適用范圍和特點請示所涉及的事項或問題，都是本機關不明確或無力、無權自行解決，需要上級給予幫助的。通過“請示”請求上級給政策、給指示或給予批準，其內容和目的具有鮮明的祈請性和期復性，這是請示的主要特點。(二)請示的分類(三)請示的寫法1.標題2.正文(四)寫作請示應注意的問題(1)凡需請上級給予批準或答復的事項均應用請示，不得用報告或其他文種行文。(2)必須事前行文，一文一事，主旨單一集中；語氣謙恭，懇切得當。(3)遵循行文規(guī)則，逐級請示，一般不能越級。(4)只寫一個主送機關，其他相關機關可抄送，但不能抄送給下級機關。(5)應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。(五)關于請轉性請示、呈轉性報告與意見文種選用問題三、批復(一)批復的適用范圍和特點批復主要具有行文的被動性、內容的針對性和功能的指示性三個特點。下級有請示，上級才作批復，并只針對下級所請示的問題作明確、具體的答復，不旁及其他。批復一經(jīng)作出，就具有法定的約束力，下級必須服從和執(zhí)行。(二)批復的分類按內容性質批復可分為指示性批復、批準性批復兩類。前者用于答復請求指示的請示，后者用于答復請求批準的請示。按答復意見，批復可分為同意、部分同意和不同意三類。(三)批復的寫法1.標題2.正文(四)寫作批復應注意的問題(1)針對所屬下級呈送的請示作批復，對平級或不相隸屬機關的請求、詢問應用“函”行文(上級授權作批復者除外)。(2)針對請示一文一批，不能數(shù)件請示合并批復。第六節(jié)函會議紀要一、函(一)函的適用范圍和特點函，是主要的平行文，不得上行，一般也不下行。(二)函的分類函按內容和作用分為商洽函、詢問函、答復函、告知函、請求(準)函、審批函。函按行文方向可分為去函、來函以及復函。(三)函的寫法1.標題2.正文(四)寫作函應注意的問題(1)公文函應嚴格按文件格式或信函格式制作，標識發(fā)文字號(機關代字后加“函”字，并依“函”字系列編順序號)。不符上述要求的是便函，不屬于法定公文。(2)多用尊稱，平實謙和，不能用命令語氣。二、會議紀要(一)會議紀要的適用范圍和特點會議紀要主要有指導性、紀實性、概括性等特點。(二)會議紀要的分類1.按會議的性質劃分2.按會議內容與作用劃分(三)會議紀要的寫法1.標題2.正文3.落款(四)寫作會議紀要應注意的問題應以會議記錄為基礎進行歸納提煉，突出會議要點，真實、準確地概括出會議精神及內容、達成的共識和議定事項。(五)會議紀要與其他相近文種的區(qū)別1.會議紀要與決議的區(qū)別2.會議紀要與會議記錄的區(qū)別第七節(jié)決議指示公報一、決議(一)決議的適用范圍和特點決議有兩個主要特點：①具有權威性和約束力;②決議的形成必須經(jīng)過特定程序。決議應是對帶方向性、全局性的重大問題作出決策，內容較原則，指導性突出，而對具體事項的規(guī)定性相對較弱；決議應經(jīng)法定會議討論并獲法定多數(shù)通過方能有效。決議與決定的區(qū)別就在于此。(二)決議的分類通常按內容和性質決議分為：審議、批準有關文件的決議，通過某一重要事項或重大問題的決議，作出重大決策的決議。(三)決議的寫法1.標題2.題注3.正文(四)寫作決議應注意的問題未經(jīng)會議討論通過的任何事項，不能用決議行文；內容詳略得當，行文層次分明，段首多用會議特定稱謂語。二、指示(一)指示的適用范圍和特點指示主要具有指揮性與指導性相結合、原則性與靈活性相結合的特點。(二)指示的寫法1.標題2.正文(三)寫作指示應注意的問題切實可行，針對性強；除普發(fā)性指示外，應標識主送機關。三、公報(一)公報的適用范圍和特點公報具有莊嚴性、宣告性、新聞性等主要特點。(二)公報的分類按內容性質公報可分為會議公報、會談公報、事項公報三類。(三)公報的寫法1.標題2.題注或簽署3.正文(四)寫作公報應注意的問題公報的內容必須是重要的、確需公眾知曉的事項；事實準確，語言莊重。第八節(jié)條例規(guī)定一、條例(一)條例的適用范圍和特點行政機關公文主要文種中，沒有條例這一文種。條例具有如下特點：①有特定的制發(fā)主體和權威性，必須由黨中央、中央紀律檢查委員會等中央組織或者全國人大及其常委會、國務院、省級人大及其常委會制定與發(fā)布。②內容較全面系統(tǒng)、原則概括、相對穩(wěn)定，往往需依其原則制定局部性規(guī)定以及實施細則或實施辦法，且在較長時期內有效，不輕易變動。③結構規(guī)范、注重條理，使用規(guī)范的序號。(二)條例的分類條例按其制發(fā)主體和性質，可分為黨內條例與法規(guī)性條例。(三)條例的寫法1.標題2.簽署3.正文(四)寫作條例應注意的問題(1)遵循相關規(guī)定，不越權制定條例；地方政府及其部門、企事業(yè)單位制定的規(guī)章不應稱為條例。(2)條例內容必須符合憲法與有關法律，符合黨和政府的方針政策；條例的制發(fā)必須符合法定程序(立項、起草、審查、決定、公布、廢止)。(3)行文周密準確，結構嚴謹有序，注重內容和效力的穩(wěn)定性。二、規(guī)定(一)規(guī)定的涵義和特點規(guī)定與條例一樣，是黨的機關公文主要文種之一，是黨內法規(guī)。規(guī)定的主要特點有：①文種性質多樣，有的是法定公文，有的是法規(guī)文書，有的是規(guī)章文書；②制發(fā)主體與應用范圍廣泛，各級各類機關與單位都可制發(fā)；③有較強的規(guī)范性與約束力。(二)規(guī)定的分類規(guī)定按制發(fā)主體、內容性質可分為三類：1.黨內規(guī)定2.法規(guī)政策性規(guī)定3.事務性規(guī)定(三)規(guī)定的寫法1.標題2.簽署3.正文(四)寫作規(guī)定應注意的問題以相關法律法規(guī)、方針政策為依據(jù)，按有關制定程序制發(fā)；內容明確具體，有正面要求，也有反面禁止。第五章法規(guī)和規(guī)章文書寫作法規(guī)，是根據(jù)憲法和法律制定的，法律性、規(guī)定性和程序性相結合的，有強制執(zhí)行力的工作與行為規(guī)范。法規(guī)使用的文種名稱為：條例、規(guī)定、辦法。規(guī)章，習稱規(guī)章制度，是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體為實施管理職能、確立辦事標準和程序、推動工作、制約行為而依法制定的規(guī)約與準則。規(guī)章常用的文種名稱為：規(guī)定、辦法、規(guī)則、規(guī)程、準則、守則、細則、制度、職責、章程、公約等。第一節(jié)辦法制度一、辦法(一)辦法的涵義和特點辦法是為貫徹有關法律法規(guī)、方針政策或對某項工作、某一事項提出具體的處理原則、實施程序、方法措施的規(guī)范性文書。辦法的主要特點是規(guī)定性、指導性與具體性。辦法的強制力雖不及規(guī)定，但仍有較強的規(guī)范作用和約束力；同時還注重對下屬的指導與引導，要求與措施較為具體，并允許在不違背基本精神的前提下結合本地實際貫徹執(zhí)行。(二)辦法的分類辦法一般按性質分為法規(guī)政策性辦法和事務性辦法兩類。(三)辦法的寫法1.標題2.簽署3.正文(四)辦法寫作注意事項辦法的制定應符合法定或特定的制作與審批程序，內容符合相關政策法規(guī)，措施明確具體，行文嚴謹有序。二、制度(一)制度的涵義和特點制度一詞具有多義性。僅就應用文文體而言，有時泛指所有規(guī)章制度，有時指規(guī)章文書中的一個文種。制度兼有監(jiān)督控制與教育引導功能，因而具有制約性、指導性；制度主要用于常規(guī)管理，促使工作活動系統(tǒng)化、程式化，有效期較長，因而具有程序性、穩(wěn)定性。這是制度的主要特點。(二)制度的分類制度一般按制發(fā)主體與性質分為行政制度與部門制度兩類。(三)制度的寫法1.標題2.簽署3.正文(四)寫作制度應注意的問題以相關政策法規(guī)為準繩，符合工作實際，反映工作規(guī)律；內容完整、具體，可操作性強，便于遵守、執(zhí)行和監(jiān)督管理。第二節(jié)規(guī)則守則一、規(guī)則(一)規(guī)則的涵義和特點規(guī)則的主要特點是制約性、事務性、穩(wěn)定性。規(guī)則有一定的強制性和約束力，有關人員必須遵守和執(zhí)行；規(guī)則多用于具體事項，如交通、安全、考試、工作(議事)程序等，多系常規(guī)要求，內容較為穩(wěn)定。(二)規(guī)則的分類規(guī)則按制發(fā)主體與性質可分三類：①行政規(guī)則,即行政職能機關制定并公開發(fā)布的具有強制執(zhí)行效力的規(guī)則；②行業(yè)規(guī)則,即各行業(yè)、團體協(xié)議制定的自律性規(guī)則；③部門規(guī)則,即各單位內部制定的規(guī)則。后兩類規(guī)則只在本行業(yè)或本單位內部產(chǎn)生一定的約束力。(三)規(guī)則的寫法1.標題2.簽署3.正文4.附件或附錄(四)寫作規(guī)則應注意的問題符合相關政策、法規(guī)與制定程序；規(guī)定事項與內容屬于本組織職權范圍；既有正面倡導，又有違規(guī)處置；周密具體，切實可行。二、守則(一)守則的涵義和特點守則是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為維護公共利益和正常秩序，向所屬成員發(fā)布的要求共同遵守的道德規(guī)范和行為準則，是用于內部管理和自律的規(guī)章文書,具有規(guī)約性、倡導性等主要特點。守則的發(fā)布有以法定公文頒布、會議通過和領導簽署批準三種方式。(二)守則的寫法1.標題2.正文3.簽署(三)寫作守則應注意的問題注重內容的針對性，緊扣本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的基本任務、總目標和實際情況寫作；條文一般按從原則到具體、先主要后次要的原則安排；以勸勉引導語氣為主。第三節(jié)章程公約一、章程(一)章程的涵義和特點章程是政黨、企事業(yè)單位、社會團體對其性質、宗旨、任務、組織構成、活動規(guī)則等方面和企事業(yè)單位對有關業(yè)務工作制訂的規(guī)范性文書，是一種根本性的規(guī)章制度。章程的主要特點是：內容的穩(wěn)定性和一定的規(guī)范約束力。章程是組織或團體的基本綱領和活動準則，其內容相對穩(wěn)定，如需更改或修訂，須經(jīng)組織全體成員或其代表審議通過；章程雖不具法律制約作用，但要求其下屬組織及成員信守。(二)章程的分類章程按性質可分為兩類：①組織章程，由政黨等社會組織制定。②業(yè)務工作章程，主要由有關企事業(yè)單位制定(三)章程的寫法1.組織章程的寫法2.業(yè)務工作章程的寫法(四)寫作章程應注意的問題符合相關法律法規(guī)、方針政策和制定程序；組織成員應達成共識并得到社會認同；內容全面周密，結構嚴謹完整，表述準確簡明。二、公約(一)公約的涵義和特點公約，有公眾約定之意。作為文種，是社會組織和公眾為了共同目的與共同利益，經(jīng)充分協(xié)商而制訂的確立公共道德和行為規(guī)范的規(guī)章文書。公約的主要特點是：協(xié)商性、約定性、自律性。公約由相關組織或公眾協(xié)商擬訂，不具強制執(zhí)行力，主要靠簽訂各方或公眾自覺遵守；但一經(jīng)正式公布，仍會產(chǎn)生一定約束力，違者將受到譴責并承擔道義責任。(二)公約的分類公約一般按制發(fā)主體和作用范圍分為行政公約、民間公約和國際公約三類。(三)公約的寫法1.標題2.正文3.落款(四)寫作公約應注意的問題充分發(fā)揚民主，反映群眾共識；既立足于基本要求涉及相關方面，又突出重點不面面俱到；語言通俗易懂，瑯瑯上口，易誦易記。第六章通用事務文書寫作通用事務文書，是各單位在實施管理和處理日常事務中普遍使用的不屬于法定公文和法規(guī)規(guī)章的文書。通用事務文書主要用于公務活動，有時也用于私人事務；前者屬于公務文書范疇，后者屬于私務文書。第一節(jié)計劃總結一、計劃(一)計劃的涵義與特點計劃是機關、團體、企事業(yè)單位或個人對未來一定時期的工作或某種行為預先作出安排的事務文書。計劃最突出的特點是預想性，同時還具有指導性、業(yè)務性等特點。需要說明的是：計劃既是一個文種名稱，又是計劃類文書的統(tǒng)稱。通常所說的綱要、規(guī)劃、方案、要點、安排、打算、設想等，都是計劃。(二)計劃的分類從不同的角度，可將計劃分為不同種類：按事項內容分，有工作計劃、生產(chǎn)計劃、科研計劃、學習計劃等;按計劃者范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、部門計劃、個人計劃等;按時限分，有長期、中期、短期計劃及年度、季度、月份計劃等;按性質分，有綜合性計劃、專項計劃;按效力分，有指令性計劃、指導性計劃;按文本形式分，有條文式計劃、表格式計劃、條文表格結合式計劃(其中條文式多用于全局性工作計劃，表格式多用于內容較單一、量化指標較多的計劃)。(三)計劃的結構與寫法計劃最常見的寫作格式是條文式(又稱文章式或文件式)，其結構通常由標題、前言、主體、結尾、落款五部分構成。(四)制訂計劃應注意的問題(1)以黨和政府的方針、政策及上級有關要求為依據(jù)，從本單位實際情況出發(fā)，在廣泛征求群眾意見基礎上，合理、適度地確定任務目標，積極而略有余地。(2)任務目標、措施、步驟明確具體，切實可行；語言簡潔明了，以說明為主，不必議論。二、總結(一)總結的涵義與特點總結是機關、團體、企事業(yè)單位以及個人對已完成的或前一階段的工作、行為進行回顧與分析研究，肯定成績，發(fā)現(xiàn)問題，找出經(jīng)驗和教訓，給予恰當評價并歸納出帶規(guī)律性的認識，為未來提供指導與借鑒的事務文書?？偨Y的主要特點是回顧性，這與計劃的預想性相對應?？偨Y以原定計劃為評估的標尺，又是對計劃完成情況的檢查，并為下一階段計劃的制訂提供依據(jù)，二者互為始終，聯(lián)系緊密。(二)總結的分類總結與計劃一樣，可以從不同角度進行分類。按總結者可分為單位總結、個人總結等；按總結時限可分為年度總結、階段總結等；按總結事項可分為工作總結、生產(chǎn)總結、學習總結等；按寫作特點可分為陳述性總結、論述性總結；按性質可分為綜合性總結、專題性總結。(三)總結的結構與寫法總結由標題、正文、落款三部分構成。(四)寫作總結應注意的問題(1)充分占有材料，包括全面情況、工作背景、典型事例、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、群眾反映以及上期(年)實績、本期(年)計劃等等，并認真加以鑒別，確保材料的真實性、代表性和說服力。(2)立足客觀實際，總結出規(guī)律性的東西并從理論上加以概括；多用事例、數(shù)據(jù)說話，點面結合，重點突出；采用第一人稱寫作，措辭得體，平實樸素，既報喜又報憂。第二節(jié)簡報調查報告一、簡報(一)簡報的涵義與特點簡報是機關、團體、企事業(yè)單位的一種內部刊物，也指該刊物上登載的單篇文章；是為反映情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗、披露問題、報道動態(tài)而編寫的事務文書。簡報具有簡、快、真、新、密等主要特點。簡報內容單一，簡明扼要，篇幅多在千字以內；編發(fā)及時快捷；材料真實、新穎；主要供內部傳閱，有的需要保密。其中保密性是簡報與新聞消息的主要區(qū)別。(二)簡報的分類簡報因劃分標準不同而呈現(xiàn)多種類型。(三)簡報的格式1.報頭2.報身3.報尾(四)簡報的寫法1.按語2.標題3.正文信息專報的正文寫法更為簡易，通常有三種情況：①開門見山，直陳事情的始末；②根據(jù)編發(fā)目的，將有一定內在聯(lián)系的信息資料加以編排，每條信息自成一段；③設小標題，每個小標題之下列出若干條信息，形成一個個信息組合?？偟囊笫牵和怀鲋行暮椭攸c，直敘事實，不刻意修飾，也不發(fā)議論。(五)編寫簡報應注意的問題(1)立足簡報特點，選擇真實、典型、新鮮的材料，力求反映新情況、新經(jīng)驗和新問題。(2)注重針對性和實用性，以利于指導和推動工作。(3)轉引和摘錄已成文的資料應充分考慮其價值、借鑒意義和指導作用；簡短者可錄其全文，篇幅長者宜擇其精要進行縮寫或摘錄；凡轉摘的材料均應注明來源，且宜加按語說明轉摘的原因與目的。二、調查報告(一)調查報告的涵義與特點調查報告在社會生活中發(fā)揮著反映客觀情況、總結實踐經(jīng)驗、揭露或研究問題、指導和推動工作的重要作用，具有真實客觀、針對性強、注重典型以及敘議結合等主要特點。(二)調查報告的分類調查報告通常按內容與用途分為六種：(三)調查報告的結構與寫法調查報告由標題、正文、署名或落款構成。(1)社會情況調查報告(2)典型經(jīng)驗調查報告(3)揭露問題調查報告(4)研究問題調查報告(5)新生事物調查報告(6)查證事實真相調查報告3.署名或落款(四)寫作調查報告應注意的問題(1)選用合適的調查方式，深入調查，廣泛搜集各種數(shù)據(jù)、事實材料和各類人群的反映，充分占有材料。(2)認真鑒別與選擇材料，加強分析研究，確立正確觀點。(3)精心構思，綜合運用多種表達方式和對比等修辭手法，注意引用典型事例、鮮活的群眾語言以及民諺、詩詞、名言警句等以增強文章的表現(xiàn)力。第三節(jié)開幕詞閉幕詞一、開幕詞(一)開幕詞的涵義與特點開幕詞(辭)是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在重要會議或隆重集會開始時，由會議主持單位的主要領導人發(fā)表的關于會議的目的、任務、會期、主要議程的重要講話的文稿。開幕詞的主要特點是宣告性和指導性。(二)開幕詞的分類開幕詞從形態(tài)劃分，可分為書面開幕詞和口頭演說開幕詞。比較隆重的大中型會議應采用規(guī)范的書面開幕詞，而一般的會議則可用口頭即興演說式的開幕詞。(三)開幕詞的結構與寫法開幕詞一般由標題、稱謂、正文構成。致詞人姓名可含在標題中，也可署于標題之下。通常還在標題之下注明會議開幕的日期。(四)寫作開幕詞應注意的問題(1)掌握會議基本精神，以會議內容為導向進行寫作。(2)篇幅簡短，重點突出，語言富有號召性和鼓勵性。二、閉幕詞(一)閉幕詞的涵義與特點閉幕詞(辭)是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在重要會議閉幕或隆重集會結束時，由會議組織單位的領導或有關領導人對會議作總結性、評價性講話時所用的文稿。(二)閉幕詞的分類閉幕詞與開幕詞一樣，分為書面閉幕詞和口頭演說閉幕詞，其使用原則也相同。(三)閉幕詞的結構與寫法閉幕詞的結構和寫法與開幕詞相似。其區(qū)別在于一是名稱由“開幕”變?yōu)椤伴]幕”，二是正文內容不同。(四)寫作閉幕詞應注意的問題(1)圍繞會議主要內容與收獲，突出重點，評價得當。(2)以書面語為主，情緒飽滿，富于鼓動性和感染力。第四節(jié)講話稿述職報告一、講話稿(一)講話稿的涵義與特點講話稿有廣義和狹義之分。廣義的講話稿，指與會人員在各種會議上代表組織或個人所作的發(fā)言文稿；狹義講話稿，專指各級領導在各種重要會議上發(fā)表帶指示或指導性的講話時所用的文稿。這里主要介紹狹義的講話稿。領導講話稿具有政策性、指導性、針對性等主要特點。(二)講話稿的分類依據(jù)不同的場合、對象和用途，講話稿可分為：工作會議講話稿，動員會議講話稿，碰頭會、匯報會講話稿，現(xiàn)場會、經(jīng)驗交流會講話稿，研討會、座談會總結講話稿等。(三)講話稿的結構與寫法講話稿主要由標題、稱謂、正文構成。標題中未含講話者姓名的，可于標題下注明。(四)寫作講話稿應注意的問題(1)觀點正確鮮明，重點突出，條理清晰；篇幅短的要注意內在邏輯聯(lián)系，篇幅長的要借助于小標題式、條目式等加以表達。(2)語言要做到“兩通一短”，即通俗、通順,多使用短句，力避過長的句子；同時應有感召力、說服力。二、述職報告(一)述職報告的涵義與特點述職報告是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位的領導干部和專業(yè)技術人員向上級主管領導、組織人事部門、本單位職工群眾或專家評委等有關人員陳述自己在一定時期內履行崗位職責情況的自我評述性的事務文書。述職報告是以實踐主體對自身在一定時段的實踐活動的回顧、反思、總結為基礎進行的自我評估，是向有關方面作出的匯報，因而具有總結性、自我評述性、陳述性等主要特點。(三)述職報告的結構與寫法述職報告的結構由標題、稱謂、正文、落款組成。(四)寫作述職報告應注意的問題(1)內容真實、客觀、具體，充分展示自己的個性和工作特色。(2)精心選擇最能反映自己實績、實力、有說服力的材料；突出重點，分條列項安排好結構；態(tài)度誠懇，語言得體，用事實說話，以陳述為主，一般不用評價性和結論性語言。第五節(jié)會議記錄大事記一、會議記錄(一)會議記錄的涵義與特點會議記錄是會議期間由專門記錄人員對會議基本情況和主要內容如實記載所形成的文書材料。紀實性和資料性是會議記錄的主要特點。會議記錄對會議情況作客觀、真實的記載，不得摻雜記錄者個人觀點，更不許臆測與推斷；它是重要的歷史資料，必須以其原始面貌歸檔，以備日后查考。(二)會議記錄的分類會議記錄可按記錄情況分為詳細記錄和摘要記錄兩類。(三)會議記錄的結構與寫法會議記錄的結構由標題、首部、正文、尾部組成。(四)寫作會議記錄應注意的問題(1)應在會前了解會議議題，做到心中有“會”；記錄時精力集中，力求準確；重要會議的記錄應在散會前當眾宣讀，及時補漏與糾錯。(2)根據(jù)需要安排現(xiàn)場錄音錄像，以供核對、整理記錄稿；使用了速記手段的，會后應抄錄整理，并送發(fā)言人或主持人審閱、簽字。二、大事記(一)大事記的涵義與特點大事記是按時間順序簡明扼要地記載一個地區(qū)或一個機關、單位發(fā)生的重大事件和重要公務活動的事務文書。大事記的主要特點是紀實性、機密性和簡約性。(二)大事記的分類大事記從不同角度可劃分出多種類型：按寫作主體范圍分，有國家或地區(qū)的大事記、機關單位的大事記；按性質分，有綜合性大事記、專題性大事記；按體裁分，有條目式大事記、表格式大事記等。(三)大事記的結構與寫法大事記由標題、正文兩部分構成。(四)寫作大事記應注意的問題(1)要選準事項，做到大事必錄，要事不漏，小事不記。(2)嚴肅認真，手勤心到；當日事應當日有記載，按月及年終再進行整理，并應按規(guī)定送有關領導人審閱。(3)運用寫實手法，記時準確，記事客觀、確鑿，只述不評。第六節(jié)公示啟事聲明一、公示(一)公示的涵義與特點公示，語義是公開展示。公示是隨著我國社會主義政治文明建設的發(fā)展而出現(xiàn)的一個新文種。它是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體向社會和公眾公開宣告有關事項和信息，讓其知曉并征求意見和建議時使用的事務文書。(二)公示的分類按內容性質劃分，公示可分為干部任前公示、行政執(zhí)法信息公示、機構服務與商品價格公示、工程項目與采購事項公示、評比檢查結果公示等；按發(fā)布形式劃分，可分為公告欄公示、會議公示、大眾傳媒公示等。(三)公示的結構與寫法公示由標題、正文、落款三部分構成。(四)寫作公示應注意的問題(1)一文一事，主旨單一，突出公示事項的基本內容。(2)態(tài)度誠懇，語言平實，介紹事實客觀、公正，不帶感情色彩和傾向性。二、啟事(一)啟事的涵義與特點啟事是機關單位或個人就某一具體事項向公眾陳述說明，并希望公眾關注、協(xié)助和參與的事務文書。啟事的主要特點是告啟性、訴求性、公開性。凡有某事項需要告知公眾，希望得到公眾的幫助、參與，又不便或不能使用法定公文時，都可用啟事行文。啟事可以在大眾傳媒上刊發(fā)，也可在公共場所張貼。(二)啟事的分類啟事適用范圍廣泛，品類眾多，通常依內容與用途劃分為以下三類：1.征招類啟事2.聲明類啟事3.尋求類啟事(三)啟事的結構與寫法啟事通常由標題、正文、落款構成。(四)寫作啟事應注意的問題(1)一事一文，簡明扼要，用語得體，符合禮儀習慣。(2)突出中心，詳略得宜。如：尋人尋物應詳述其特征和失散的時空范圍；招領啟事不詳述特征，重在認領辦法；征稿啟事主要說明目的、內容、體裁及注意事項;等等。三、聲明(一)聲明的涵義與特點聲明是國家、政府、黨派、團體、單位以及個人就某一重要事項或問題表明自己的立場、態(tài)度、觀點、主張或澄清事實、維護自身權益而公開發(fā)表的文書。(二)聲明的分類聲明按性質可分為兩大類：1.政治類聲明2.民事類聲明(三)聲明的結構與寫法聲明由標題、正文、落款構成。(四)寫作聲明應注意的問題事實清楚，觀點鮮明，態(tài)度嚴肅，語言簡潔，格調莊重。第七章財經(jīng)文書寫作財經(jīng)文書是財經(jīng)實踐活動中專用的文書，是財經(jīng)工作中加強管理、相互溝通、提高效益的工具。財經(jīng)文書在經(jīng)濟活動中有著特定的作用并形成了自身特點:鮮明的政策性、突出的專業(yè)性和很強的時效性。第一節(jié)經(jīng)濟信息一、經(jīng)濟信息的涵義和作用經(jīng)濟信息是指最新發(fā)生的典型經(jīng)濟事實以及具有經(jīng)濟意義的事實的有關消息。二、經(jīng)濟信息的分類經(jīng)濟信息從涉及的事實范圍著眼，可將為動態(tài)信息、典型信息和綜合信息三類。(一)動態(tài)信息(二)典型信息(三)綜合信息三、經(jīng)濟信息的特點(一)實用性(二)時效性(三)流通性四、經(jīng)濟信息的寫作(一)動態(tài)信息(二)典型信息和綜合信息第二節(jié)市場調查報告一、市場調查報告的涵義和作用市場調查報告也稱市場調查。即運用科學方法，有目的、有計劃地對市場產(chǎn)品供求現(xiàn)狀、購買趨勢、購買力和購買對象進行分析研究，從而得出某種正確結論的文書。市場調查的作用體現(xiàn)在兩個方面：(1)為企業(yè)提供可靠信息和數(shù)據(jù)，使企業(yè)更好地了解市場，正確地設定經(jīng)營方針、產(chǎn)品開發(fā)和設計方向等。(2)有利于企業(yè)制定切合實際的生產(chǎn)計劃、銷售計劃，在市場競爭中掌握主動權，從而取得更大的經(jīng)濟效益和社會效益。二、市場調查報告的基本要素(一)市場需求狀況市場需求狀況主要反映市場對本企業(yè)產(chǎn)品的需求量和影響需求量的諸多因素，如政治、技術、社會風俗等因素。(二)競爭者狀況(三)本企業(yè)經(jīng)營狀況和社會公關形象主要調查本企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)戰(zhàn)略、價格戰(zhàn)略、廣告和推銷戰(zhàn)略、技改現(xiàn)狀和銷售網(wǎng)絡運行以及上述措施的綜合效應在同行業(yè)和消費者中所塑造或形成的本企業(yè)社會公關形象。三、市場調查的程序與方法(一)調查的程序1.設定目標2.劃定情報資料范圍3.選定調查人員，設計調查方法4.實施調查5.分析與研究(二)調查的方法調查人員應根據(jù)調查對象的不同而選擇相應的最佳方法，或綜合使用各種方法。常用的調查方法有：1.詢問法2.實驗法(樣品征詢法)3.觀察法4.資料法四、市場調查報告的寫法市場調查報告一般可分為綜合調查和專題調查兩類，但都通用下列結構形式：1.標題2.前言3.主體4.結尾4.結尾第三節(jié)經(jīng)濟預測報告一、經(jīng)濟預測報告的涵義和作用經(jīng)濟預測是在預測學和經(jīng)濟理論指導下，對未來的經(jīng)濟趨勢作出推測和表述，力求把某一未來經(jīng)濟事實的不確定性或模糊性縮小到最低程度，并對這一事實的結果提出具體的評價和設想。二、經(jīng)濟預測的分類按預測對象范圍，經(jīng)濟預測通常分為宏觀經(jīng)濟預測和微觀經(jīng)濟預測。(一)宏觀經(jīng)濟預測宏觀經(jīng)濟預測指針對整個國民經(jīng)濟或一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一個部門的經(jīng)濟發(fā)展前景的預測。(二)微觀經(jīng)濟預測微觀經(jīng)濟預測是指對一個企業(yè)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟發(fā)展前景甚至家庭或個人經(jīng)濟活動的預測。三、經(jīng)濟預測與市場調查的區(qū)別經(jīng)濟預測與市場調查有密切聯(lián)系，往往以市場調查為基礎，實施時離不開市場調查的一些方法，但它與市場調查又有所不同。(一)重點不同(二)方法不同(三)范圍不同四、經(jīng)濟預測的程序與方法(一)經(jīng)濟預測的一般程序1.確定預測目標2.收集資料3.整理資料4.選擇預測方法5.預測技術處理6.預測結果的評估(二)常用的經(jīng)濟預測方法1.直觀型預測2.探索型預測3.規(guī)范型預測4.反饋型預測五、經(jīng)濟預測報告的寫作經(jīng)濟預測報告的寫作結構通常由標題與正文構成。(一)標題常見的有兩種形式：1.公文式標題2.信息式標題(二)正文一般包括三大部分，即現(xiàn)狀、預測與建議。1.現(xiàn)狀部分2.預測部分3.建議部分第四節(jié)經(jīng)濟活動分析報告一、經(jīng)濟活動分析報告的涵義和作用經(jīng)濟活動分析報告是以國家現(xiàn)行經(jīng)濟政策和經(jīng)濟學理論為指導，根據(jù)計劃指標、會計和統(tǒng)計資料以及調查研究掌握的情況，對某一部門或單位的經(jīng)濟活動狀況進行系統(tǒng)分析和評價的一種文書。二、經(jīng)濟活動分析報告的分類經(jīng)濟活動分析報告種類繁多。按內容涉及的范圍分，有綜合性分析報告和專題性分析報告；按寫作期限分，有定期分析報告和不定期分析報告；按分析問題的大小分，有宏觀分析報告和微觀分析報告；按行業(yè)對象分，有工業(yè)、農業(yè)、稅收、金融等經(jīng)濟活動分析報告；按涉及的內容分，有生產(chǎn)、成本、銷售、財務等方面的分析報告。從寫作角度看，最常用的有兩種：(一)綜合分析報告綜合分析報告又稱系統(tǒng)分析報告或全面分析報告。(二)專題分析報告專題分析報告又稱專項或單項分析報告。三、經(jīng)濟活動分析報告的寫作經(jīng)濟活動分析報告的結構大體包括標題、正文、落款三部分。(一)標題標題一般包括分析范圍、分析期限、分析內容和文種四要素。(二)正文正文包括基本情況、分析評價、建議措施。(三)落款落款即報告單位和報告的寫作日期。在日期的下行右方寫明。有時報告單位也可寫在報告標題之下居中位置。四、經(jīng)濟活動分析常用方法(一)對比分析法對比分析法又稱比較法。是經(jīng)濟活動分析中最基本的、廣泛使用的方法。(二)因素分析法因素分析法即從數(shù)量上把一個綜合經(jīng)濟指標分解成各個因素分別進行分析研究的方法。(三)動態(tài)分析法動態(tài)分析法即根據(jù)分析對象和目的，將有關經(jīng)濟指標或反映有關發(fā)展水平的指標，按時間順序排列成動態(tài)序列進行分析，可以由此看出經(jīng)濟活動的過程及其規(guī)律。(四)差額分析法當某一經(jīng)濟指標受幾個因素影響時，為了測定某一因素的影響程度，就以該因素變化前后的差額，結合其他已變和未變因素的數(shù)額，直接求得這一因素的影響程度。第五節(jié)經(jīng)濟廣告商品說明書一、經(jīng)濟廣告(一)經(jīng)濟廣告的涵義和作用經(jīng)濟廣告是廣告家族的重要分支，是企事業(yè)單位通過大眾傳播媒介公開而廣泛地向消費者或公眾介紹商品和服務內容、傳遞市場信息，以引起興趣和購買動機的一種宣傳手段。是使用頻率最高的廣告種類。經(jīng)濟廣告的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①交流信息，溝通產(chǎn)銷;②指導消費，擴大經(jīng)營;③推動競爭，促進管理;④擴大外貿，增加外匯。(二)經(jīng)濟廣告的寫作經(jīng)濟廣告的結構通常包括標題、正文和結尾三部分。(三)寫作經(jīng)濟廣告應注意的問題①嚴格遵守《廣告法》,把思想性、政策性、真實性和藝術性結合起來;②要突出廣告主題,廣告主題是一則廣告宣傳的重點。主題重心的設置在并根據(jù)商品品牌發(fā)展的不同階段設置不同的主題；①創(chuàng)牌期的主題重心(著重介紹商品特點及用途，引起消費者注意，產(chǎn)生購買欲望和購買行為)；②競爭期的主題重心(品牌成長壯大后，應側重介紹此商品與其他同類商品比較之后的優(yōu)點和長處,進一步吸引消費者);③保牌期的主題重心(著重介紹此種商品已經(jīng)獲得的消費聲譽和權威機構的佳評。宣傳品牌的歷史和威望，以鞏固市場地位)。③要突出商品性能特點(每一則廣告或每一種商品只突出強調其一種特點即可)；④文字要簡明、新穎、生動，要杜絕沒有個性的、空洞陳腐的套話。二、商品說明書(一)商品說明書的涵義和作用商品說明書是向消費者介紹商品的性質、性能、用途、規(guī)格、使用方法、注意事項等的文字材料，是一種特定的說明性文書。(二)商品說明書的形式與寫法商品說明書的形式多種多樣，常見的有短文、條款和問答等多種形式?？捎≡诎b上，或印成卡片、活頁、小冊子等附在商品包裝里。商品說明書的結構通常包括標題、正文、落款幾部分。(三)寫作商品說明書應注意的問題①要符合《中華人民共和國商品法》、《廣告法》、《反不正當競爭法》等有關法規(guī)；②要有認真負責的精神和實事求是的科學態(tài)度，無論優(yōu)點或不足(如藥物的副作用)，都應作實事求是的介紹；③介紹全面，特征突出，解說通俗易懂，避免使用或少用過于專業(yè)化的術語；④商品說明書之后可附“用戶意見書”或“系列商品訂貨單”及“特約維修站一覽表”等。第六節(jié)意向書合同一、意向書(一)意向書的涵義和作用意向書，是經(jīng)濟活動中當事人之間就開展業(yè)務而達成的書面協(xié)議，是記載雙方合作愿望或初步設想的備忘錄性質的文書。(二)意向書的寫法1.標題2.正文3.簽署(三)意向書與合同的區(qū)別意向書是合同的前奏，相互之間有一定聯(lián)系，有共同之處，但有根本性質的區(qū)別。(1)形成時間不同:意向書產(chǎn)生在合同簽訂之前，處于訂立合同的準備階段。(2)具體內容不同:合同必須具備法定的主要條款，而意向書較靈活、簡約。(3)效力不同:合同一經(jīng)簽訂即具有法律約束力，而意向書不具有法律約束力，當事人一方若有變更或者反悔，把意見和理由通知對方即可。二、合同(一)合同的涵義和作用合同是平等主體的自然人、法人及某些組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的文書。(二)訂立合同的原則1.平等公平原則2.自愿協(xié)商原則3.誠實信用原則4.遵紀守法原則(三)合同的分類1.按合同有效期限分2.按合同形式分3.按合同內容劃分(四)合同的寫作合同的結構包括標題、當事人名稱、正文、簽署四大部分。第七節(jié)查賬報告書審計報告一、查賬報告書(一)查賬報告書的涵義和作用查賬是經(jīng)濟領域中實行財務監(jiān)督的一種方式，是對被查單位的會計事項和會計報表以及各種憑證、賬冊等進行檢查驗證。(二)查賬報告書的分類1.根據(jù)查賬者身份和查賬目的的不同，查賬報告書可分為兩類(1)憑證性查賬報告書。(2)匯報性查賬報告書。2.根據(jù)查賬最終結果表明的態(tài)度和作出的決定，查賬報告書可分為四類①無保留意見查賬報告書;②保留意見查賬報告書;③反對意見的查賬報告書;④拒絕表示意見的查賬報告書。(三)查賬報告書的寫法1.標題2.正文3.附件名稱4.落款(四)寫作查賬報告書應注意的問題(1)查賬應以財務會計資料為基礎，材料詳實可靠，意見實事求是。(2)報告書完稿之后，應經(jīng)業(yè)務負責人全面復核，并將復核意見記錄于有關底稿中。(3)各種附件應齊全。一般包括：完成檢查驗證的主要會計表或調整后的會計報表；對會計事項和會計報表項目的調整說明；查賬驗證過程中發(fā)現(xiàn)的不便在查賬報告書中說明的問題；提出的建議；委托人要求隨附的資料等。二、審計報告(一)審計報告的涵義和作用審計報告是審計人員對被審查單位經(jīng)濟活動、財務收支與管理、執(zhí)行國家有關財經(jīng)政策與法律法規(guī)等方面進行審計檢查后所寫的書面報告，是審計人員向授權者或委托者作出匯報并提交審計結論的文書。審計報告的作用表現(xiàn)在以下幾個方面：1.經(jīng)濟公證作用2.依據(jù)作用3.促進作用4.總結作用(二)審計報告的種類從審計工作的內容看，審計報告可分為財政財務審計報告、成本高低審計報告、財經(jīng)法紀審計報告、經(jīng)濟效益審計報告。從表現(xiàn)形式分，審計報告可分為敘述式、條文式、表格式、綜合式。從審計范圍分，審計報告可分為綜合性審計報告、專題性審計報告。按審計人員的身份，審計報告可分為外部審計報告和內部審計報告。外部審計報告一般是指國家審計機關和社會上獨立開業(yè)的會計師事務所、審計師事務所的人員開展審計后所寫的審計報告；內部審計報告則是機關、企事業(yè)單位內部的審計人員進行審計后所寫的。(三)審計報告的寫法1.標題2.導言3.正文4.附件說明5.落款(四)寫作審計報告應注意的問題樹立法制觀念，堅持實事求是;內容全面完整，數(shù)據(jù)真實可靠;表達準確明晰，語言簡潔得體。第八節(jié)策劃書一、策劃書的涵義和作用策劃書，亦稱企劃書、策劃案或策劃文案，是用于表現(xiàn)策劃創(chuàng)意全過程及其結果的專用文書，是對策劃中的客觀環(huán)境條件分析、自我條件分析、策劃主題和策劃思路的確定、策劃目標設計、策劃方案實施的具體步驟等策劃內容加以整合后的書面表達。策劃書其作用主要體現(xiàn)在四個方面：①策劃行為實施的依據(jù)和行動指南(這是策劃活動取得成功的重要保障)；②評估策劃活動的重要依據(jù)；③策劃者思維、實踐水平的具體體現(xiàn)；④重要的工作檔案，策劃書在活動結束后一般都要存檔，作為重要的參考資料和展示實力的工具。二、策劃書的特點(一)程序性(二)可操作性(三)有創(chuàng)意三、策劃書的種類四、策劃書的寫法(一)策劃書的內容(二)策劃書的基本結構策劃書的結構一般分為三大部分：封面、正文、附錄。第一部分：封面1.策劃的名稱2．策劃者3．策劃書制作日期及編號第二部分：正文1．摘要2．目錄3．策劃方案主體內容五、寫作策劃書應注意的問題(1)主題要單一，只把一個最重要的信息傳達給目標消費群體；活動要圍繞主題進行并盡量精簡。(2)力避主觀言論，主觀言論過多，會降低客戶對策劃工作的信任度；應通過對整個市場局勢的分析，清晰地認識到企業(yè)或者產(chǎn)品面對的問題，有針對性地尋找解決之道。(3)策劃方案應具有良好的可執(zhí)行性，對任務要進行分解，要有可操作性，合理安排策劃實施的時間、方式、步驟及進度。(4)可提出多個方案，重點完善、推薦一個，給客戶選擇的余地；因策劃書常常包含商業(yè)機密，為此有時還要制作內部策劃書和外部策劃書兩個版本。第八章外貿文書寫作外貿文書，是對外經(jīng)濟貿易活動中使用的專業(yè)性極強的文書，是從事外貿活動的重要手段和工具，在對外貿易中起著聯(lián)系、磋商、溝通及依據(jù)憑證作用。第一節(jié)外貿函電外貿磋商文書一、外貿函電(一)外貿函電的涵義與作用外貿函電是對外經(jīng)濟貿易活動中使用的通訊方式。函，亦稱信函、函件、書信，可分為公函、便函兩種。電，指電報、電傳、傳真。外貿函電與普通函電的主要區(qū)別在于：它的行文對象是國外廠商，書寫時需遵循國際慣用格式。(二)外貿函電的類型1.函函是我國各進出口公司和有關單位與國外廠商、客戶聯(lián)系業(yè)務、洽談商品交易的信件。函這種通訊方式費用低廉，但傳遞速度慢。2.電報電報是用電信號傳遞文字的通訊方式，擬稿后通過電報局拍發(fā)。電報的傳遞速度快，但費用較高。3.電傳電傳也稱用戶電報。它是利用電傳交換機將電報的文字變?yōu)樾盘?，通過復雜的通訊系統(tǒng)，送到世界各地裝有同樣設備的用戶電傳上。4.傳真?zhèn)髡嬉卜Q圖文傳真、傳真電報。(三)外貿函電的格式與寫法1.函件函件的結構包括信頭、正文和文尾三個部分。2.電報電報稿分為三個部分：(1)收信人住址、姓名或電報掛號。(2)電報的內容和署名。(3)發(fā)報人姓名、住址和電話。3.電傳、傳真(四)外貿函電的寫作要求主要有四點：一是注意政策性；二是必須采用國際慣用格式；三是做到目的明確，內容具體，結構完整；四是語言準確、簡潔、自然、得體，符合禮儀規(guī)范。(五)外貿函電實例二、外貿磋商文書外貿磋商文書，是指在對外貿易正式合同或協(xié)議書簽訂之前，買賣雙方的有關人員在進行洽談時所形成的書面文件。(一)備忘錄1.備忘錄的涵義與作用備忘錄主要用于兩個方面：①在外貿業(yè)務磋商過程中，洽談各方各自將洽談中的問題與各方觀點作詳細記錄，以免遺忘，必要時還可用以提醒對方，即所謂錄以備忘；②在外貿業(yè)務洽談時，達成某種協(xié)議，將其主要內容記載下來，作為以后雙方交易或合作的依據(jù)，或者作為進一步洽談的參考。2.備忘錄的格式與寫法(1)錄以備忘的備忘錄:由標題、時間、正文組成。(2)協(xié)議式備忘錄：由標題、正文和簽署組成。3.寫作備忘錄應注意的問題(二)會談紀要1.會談紀要的涵義與作用2.會談紀要的格式與寫法3.寫作會談紀要應注意的問題第二節(jié)進出口經(jīng)營與技術引進文書外貿進出口經(jīng)營和技術引進是我國對外經(jīng)濟貿易工作的重要內容。一、進出口經(jīng)營方案(一)進出口經(jīng)營方案的涵義方案是計劃的一種。進出口經(jīng)營方案，是指在某一時期內(年度、季度等)對某項進口或出口商品作出經(jīng)營計劃，提出經(jīng)銷的具體要求、指標和措施所寫作的文書。(二)進出口經(jīng)營方案的內容(1)商品及貨源情況。(2)國外市場情況。(3)出口經(jīng)營的歷史情況。(4)經(jīng)銷計劃。(5)經(jīng)營措施。2.進口經(jīng)營方案的內容(1)進口數(shù)量和時間安排。(2)采購國別(地區(qū))的安排。(3)貿易對象的選擇。(4)價格的掌握。(5)貿易方式和交易條件的掌握。(三)進出口經(jīng)營方案的格式與寫法1.標題2.正文3.落款(四)寫作進出口經(jīng)營方案應注意的問題(1)必須符合黨和國家的路線、方針、政策和法令，符合上級的規(guī)定和指示精神。(2)必須深入進行調查研究，掌握國內外市場行情，以實際情況和可靠數(shù)據(jù)為依據(jù)，結合以往經(jīng)營經(jīng)驗來制定方案。(3)方案中確定的任務、指標必須明確、具體，措施和辦法必須切實可行；文章條理清晰，語言準確簡明。二、技術引進項目建議書(一)技術引進項目建議書的涵義技術引進是指通過貿易或經(jīng)濟技術合作的途徑，從國外獲取技術的行為。(二)技術引進項目建議書的內容(三)技術引進項目建議書的格式與寫法技術引進項目建議書寫作一般包括三個部分，即標題、正文和結尾。(四)寫作技術引進項目建議書應注意的問題第三節(jié)國際招標書與投標書一、國際招標書與投標書的涵義國際招標，是業(yè)主或買主購買大批物資、發(fā)包建設工程項目或合作經(jīng)營某項業(yè)務前，用發(fā)布國際公告的形式，吸引異國的賣主或承包者前來投標，從中尋找和選擇理想的異國貿易伙伴的行為；投標，是賣主或承包者在同意招標人擬定的招標文件的前提條件下，計算標價，編制投標文件，向招標人提出報價，從而參與國際間投標競爭的行為。二、招標書、投標書的內容(一)招標書招標書是招標文件最重要的組成部分，它起著介紹和聯(lián)絡的功能。(1)工程綜合說明書(2)價格匯總表及工程款項支付方式。(3)必要的工程設計圖紙和技術資料。(4)工期和質量要求。(5)實物工程量清單。(6)物資供應方式、材料設備價格及價格變動處理辦法。(7)投標須知，包括投標書的編制、投送日期、投標起止日期和開標方式、日期、地點等。(8)承包合同的主要條款。(二)投標書投標書是交際的另一