公司重要文件保管規(guī)定

公司重要文件保管規(guī)定1.引言公司的重要文件包括各種合同、協(xié)議、決議、文件、資料、圖紙、設(shè)計(jì)方案、專利證書、商標(biāo)證書、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料等。這些文件是公司的重要財(cái)產(chǎn)和知識資產(chǎn)，為了保證這些文件的完整性、準(zhǔn)確性及機(jī)密性，制定此文件保管規(guī)定。2.文件保管的責(zé)任各部門對本部門重要文件負(fù)有保管、管理和使用責(zé)任。各部門應(yīng)當(dāng)確定文件保管工作責(zé)任人，明確工作范圍和工作內(nèi)容，并建立文檔保密制度。3.文件存放原則3.1文件存放位置所有重要文件必須放在指定的文檔保管室中，文檔保管室必須有門禁系統(tǒng)，并由保管員負(fù)責(zé)管理，保證文件安全。3.2文件存檔標(biāo)準(zhǔn)所有文件必須按照年/月/日/分類的方式進(jìn)行歸檔，每個(gè)文件必須標(biāo)注“文件存檔日期”和“文件存檔號碼”，并且文件內(nèi)容必須清晰。3.3定期保養(yǎng)文件對于一些不能長期保存的紙質(zhì)文件，應(yīng)當(dāng)采用相關(guān)措施進(jìn)行保養(yǎng)，例如：窗戶禁止開啟；文檔保管室室內(nèi)的溫度和濕度需要維持在符合標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)。同時(shí)，還需要根據(jù)保護(hù)對象的重要性，制定相應(yīng)的保養(yǎng)計(jì)劃。3.4文件借閱和還回任何人想要借閱文件，都必須在文檔保管室登記，填寫借閱申請表和簽名。借閱后的文件必須按時(shí)還回，超時(shí)將會(huì)受到相應(yīng)懲罰。3.5文件銷毀所有文件必須嚴(yán)格按照保管制度進(jìn)行銷毀，銷毀后必須填寫文檔銷毀記錄表并通過專業(yè)的銷毀單位實(shí)施。4.信息安全管理4.1信息安全等級文檔保管室的信息安全等級必須不低于保密級別，例如：機(jī)密、秘密、內(nèi)部公開等級。4.2信息安全技術(shù)保障文檔保管室要采用各種物理、電子、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)措施配合使用以保證文檔的安全性，如：密碼鎖、防火墻、入侵檢測等。4.3信息安全培訓(xùn)為保證公司的重要文件得到妥善保管和管理，必須定期組織員工進(jìn)行相應(yīng)的信息保密、安全培訓(xùn)。加強(qiáng)員工的信息安全意識，幫助員工加強(qiáng)對文件保護(hù)的重視與意識。5.文件遺失和泄露的情況處理在公司文檔保管室中如出現(xiàn)文件遺失或泄露的情況，必須在第一時(shí)間及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門，并及時(shí)核查、發(fā)現(xiàn)、處理、上報(bào)、追究，定期情況必須向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，避免出現(xiàn)重大損失。6.總結(jié)本文件保管規(guī)定是公司對文件安全性管理制度的核心