公司文書處理制度

公司文書處理制度1.引言公司文書作為企業(yè)日常工作中不可或缺的一部分，對于企業(yè)的日常管理具有重要的意義。一個良好的公司文書處理制度可以保證企業(yè)日常的工作順暢、高效。本文將為您介紹公司文書處理制度的相關要點。2.應用范圍本制度適用于公司內所有部門和職員。3.目的本制度旨在規(guī)范公司文書的處理流程，保證公司文書管理的順暢和高效，防止出現(xiàn)文書遺失、錯誤等問題，同時提高公司內部的協(xié)調性和工作效率。4.文書處理的基本要求文書的處理應當快速、準確、簡便。文書在完成后應立即送達、送往相關部門、文件柜、檔案室等處。文書處理應嚴格按照公司的相關規(guī)定和流程進行，禁止擅自改變文書內容和意圖。對于復雜的文書，需要經(jīng)過主管部門審核后再進行處理。關于營業(yè)秘密或者個人隱私的文書，必須嚴格保密，妥善保管，不得外泄。5.文書管理的流程文書的管理包括新建、存儲、轉交和銷毀四個階段。在這些階段中，每個人的職責和權限必須清晰明確。5.1新建所有的文書新建應當經(jīng)過下列程序：根據(jù)文書種類，填寫相應文書表格；編號，按照公司規(guī)定的格式進行編號；審核，由主管部門進行審核；簽字，由相關人員進行簽字；復印，所有文書都應當制作兩份，一份存放到檔案室，一份由相關部門保留。5.2存儲所有文書都需要存放在文件柜或檔案室中，禁止將文書隨意存放在辦公桌面或其他隨意地方。文書的存儲應當按照文件的類別、日期和編號進行歸檔。5.3轉交文書轉交需要經(jīng)過下列流程：根據(jù)核實的文書內容和目的，確定文書應當轉交到的部門；需要將文書在文書上蓋章，表示以轉交；可以同時送到兩個及以上部門。5.4銷毀文書銷毀的條件包括：文書已經(jīng)過期；文書涉及公司機密，已經(jīng)不再需要；文書出現(xiàn)錯誤，已經(jīng)徹底無法使用。文書銷毀應該通過多人程序來進行，確認徹底銷毀后，才能將文書進行焚燒或其他方式銷毀。6.檔案管理檔案管理是公司日常管理的重要組成部分，對于公司內部管理和對外開展業(yè)務起到至關重要的作用。6.1檔案歸檔所有文件歸檔應當按照文件的種類、日期和編號進行歸檔，必須分類歸檔，不允許混雜使用。對于機密文書，應當加強監(jiān)管，進行保密歸檔。6.2檔案查詢公司內部部門和人員有查詢檔案的權利，但必須按照指定的程序進行。管理檔案的人員，在接到查詢申請后，必須核查查詢者的身份和權限，并將查詢結果及時反饋給申請者。6.3檔案借閱和歸還部門和個人需要歸還已經(jīng)借出的文件或檔案，若臨時需要加急，則應該提前請示，得到管理人員的同意后方可借閱。借閱后，必須做到認真維護，不得污損、遺失、散失甚至私自傳遞給他人。7.文書管理的常用術語管理臺賬：文書處理流程中生成的記錄，用于管理人員對文書的監(jiān)督和審查；經(jīng)手人：文書處理流程中處理文書的職員；審核人：對文書內容進行審核的職員；簽發(fā)人：對文書簽名的職員；批準人：對文書進行批準的職員；有效文件：文書內容完整、準確，經(jīng)審核人員審核的文件；作廢文件：該文件內容失效、過期或者不再需要的文件；機密文件：涉及到本公司的商業(yè)秘密或者個人隱私的文件。8.結論本公司文書處理制度旨在規(guī)范公司文書的處理流程，保證公司文書管理的順暢和