工程管理部公文簽批傳閱歸檔管理規(guī)定

工程管理部公文簽批傳閱歸檔管理規(guī)定（一）總則1、為規(guī)范工程管理部內(nèi)部公文審查、簽批、呈報、下發(fā)以及歸檔保管，提高公文處理效率和質(zhì)量，結(jié)合我部實際情況特制定本規(guī)定：2、公文的文字力求簡明確切，條理清楚；技術(shù)性文件要求規(guī)范科學(xué)，邏輯性強，具有可指導(dǎo)性和操作性；公文處理的原則是迅速、及時、準(zhǔn)確、安全、保密。3、內(nèi)部公文的傳閱、催辦、歸檔、保管等工作統(tǒng)一由文員（或資料員）負(fù)責(zé)。（二）公文的種類公文的主要種類有：1、一般性公文：(1)報告：是向公司及公司領(lǐng)導(dǎo)報告工作、反映情況、陳述意見和匯報重要交辦事項處理結(jié)果等陳述性文件。(2)請示：是向公司及公司領(lǐng)導(dǎo)請示解決問題，要求審核批復(fù)、批示的文件。請示和報告必須分開使用。報告中不含請示事項，但請示中可以反映情況，陳述意見，說明理由等。請示要一文一事，便于領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和歸檔。(3)批復(fù)：答復(fù)所屬子公司對口業(yè)務(wù)部門的請示用“批復(fù)”。批復(fù)應(yīng)簡短、明了、具體。不相關(guān)的不需陳述。(4)通知：要求項目公司對口業(yè)務(wù)部門知道或辦理的事項，傳達或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話和指示。(5)決議：對某些問題或重要工作做出安排，經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。(6)會議紀(jì)要：記錄會議主要精神以及會議決議或決定的主要事項。(7)審閱：一般為公司領(lǐng)導(dǎo)將項目公司有關(guān)公文批轉(zhuǎn)給工程管理部審閱性文件。此類文件應(yīng)按批轉(zhuǎn)文件的要求，由工程管理部審批后，簽署具體審閱意見。(8)反饋意見：一般為部門之間或項目公司提出建議需工程管理部對此建議進行確定或評價的文件。此類文件，由工程管理部領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)給具體經(jīng)辦人，經(jīng)辦人按來文要求對建議提出具體的確定或評價意見。2、技術(shù)性公文：主要包括：可行性研究報告及評審文件，初步設(shè)計及評審文件，概算書及審批文件，規(guī)劃審查批準(zhǔn)文件及規(guī)劃要點，施工圖會審、技術(shù)交底文件，設(shè)計、施工招標(biāo)投標(biāo)定標(biāo)文件，施工承包合同書、設(shè)計合同書、監(jiān)理合同書，工程預(yù)算及審批文件，有關(guān)工程建設(shè)、施工管理的重要文件，工程驗收申報文件，工程驗收會議決議紀(jì)要，工程質(zhì)量核查報告，工程文明施工和施工安全竣工評價書，工程結(jié)算審核文件，規(guī)劃驗收證明書，消防驗收合格證，環(huán)保驗收合格證明書，工程驗收證明書，竣工總平面圖，竣工綜合管線圖，其它應(yīng)予歸檔保存的文件。工程照片及錄像文件材料，工程施工各主要階段記錄，工程事故現(xiàn)場情況及處理過程記錄，新技術(shù)、新工藝施工現(xiàn)場視察記錄，重要人物現(xiàn)場視察記錄，重要會議記錄，竣工落成面貌記錄等。3、其它公文：主要包括公司內(nèi)部各部門來文，外單位來文、來函，內(nèi)部員工撰寫的論文、合理化建議等。（三）公文的歸檔與保管1、公文的歸檔與保管由文員（或資料員）負(fù)責(zé)。歸檔的文件、材料必須完整，歸檔份數(shù)一律為兩份。2、所有公文、資料在歸檔前應(yīng)分類整理、編號并進行登記，分別在《工程管理部文件登記簿》和《資料登記簿》中登記。3、內(nèi)部人員借閱公文、資料時應(yīng)在《文件資料借閱登記簿》中進行登記，并由借閱人簽字。借閱后及時歸還。涉及公司秘密的公文和資料一般不外借，確因特殊原因需外借時，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、公文、資料的保管。根據(jù)公文、