檢測檔案管理制度

檢測檔案管理制度

成的其他形式的記錄。5.3歸檔的資料應(yīng)按照制度規(guī)定的分類、編號、盒號等要求，整理好裝訂，并在封面上標明歸檔時間、歸檔人員、歸檔號等信息。5.4歸檔的資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交公司檔案室，交接時應(yīng)填寫移交清單，并在移交清單和檔案盒上簽字蓋章，確保資料的安全和完整性。6.檔案利用6.1公司檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對檔案進行查詢、借閱、復(fù)制等利用工作，并及時記錄檔案利用情況。6.2檔案利用應(yīng)當(dāng)符合國家、行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得泄露涉及國家秘密、商業(yè)機密和個人隱私等內(nèi)容。6.3檔案利用應(yīng)當(dāng)注重保護檔案的原始性和完整性，不得隨意涂改、刪減、篡改檔案內(nèi)容。7.檔案鑒定7.1公司檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對檔案進行鑒定工作，確保檔案的真實性和準確性。7.2檔案鑒定應(yīng)當(dāng)由具有相應(yīng)資格的人員進行，鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時記錄并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。7.3檔案鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)作為檔案利用和管理的重要依據(jù)，對于不符合規(guī)定的檔案應(yīng)當(dāng)及時予以整理、補充或銷毀。以上是青島市建筑工程質(zhì)量檢測中心有限公司的檢測檔案管理制度，旨在規(guī)范和加強公司檢測檔案的管理工作，保護和利用檢測檔案。檔案管理應(yīng)當(dāng)實行綜合管理、分級實施的原則，由公司檔案管理員、各部門檔案管理員和出具報告人員共同負責(zé)。歸檔的資料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，并按照規(guī)定的分類、編號、盒號等要求整理好裝訂。檔案利用和鑒定應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對于不符合規(guī)定的檔案應(yīng)當(dāng)及時整理、補充或銷毀。5.3歸檔材料應(yīng)按照紙質(zhì)和電子兩種載體形式分別歸檔，電子文件的歸檔需要同時保存相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料。5.4所有需要歸檔的文件材料，必須審查手續(xù)完備，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰。文件書寫和載體應(yīng)使用耐久保存的材料，如鋼筆或碳素筆，禁止使用鉛筆等字跡不牢固的書寫工具。6.整理要求6.1組卷6.1.1合同、委托單、原始記錄和檢測報告應(yīng)按照年度統(tǒng)一組卷。檢測報告編號必須連續(xù)，不得隨意抽撤或涂改。如果發(fā)生空號，必須附上原廢頁或者經(jīng)手人簽字、科室負責(zé)人批準的情況說明。6.1.2見證送樣的建筑材料檢測報告必須按照報告編號和時間順序整理，順序為檢測報告封面、檢測報告、原始記錄、委托單和其他附加材料。同一單位同一時間或同一份委托單的同類檢測報告可以合并整理，每100號或50號（厚度在3～4厘米之間）為一件。6.1.3涉及結(jié)構(gòu)安全的混凝土、砂漿試件抗壓強度檢測報告、水泥物理性能檢測報告、鋼筋材料的各項檢測報告需要單獨組卷，按年度裝訂成冊。6.1.4涉及建筑結(jié)構(gòu)的工程檢測檔案以每一報告編號為一件，每件按照檢測報告、原始記錄和其他附加材料的順序排列。6.1.5所有簽訂的檢測合同應(yīng)以年度為單位，按照檢測范圍單獨組卷，并建立詳細的檢測合同臺賬（附件5）以備查閱。6.1.6實施檢測活動中直接形成的具有保存價值的電子文件，即由計算機生成和讀取，并用數(shù)字代碼記錄的報告、臺賬等信息，必須以年度為單位刻成光盤（一式兩份）。6.2裝訂6.2.1歸檔文件裝訂前必須去除易銹蝕的金屬物。裝訂成冊的檔案必須以文件左、下側(cè)對齊，并保持整體的整潔。6.2.2見證送樣的建筑材料檢測報告必須使用“三孔一線”的線繩裝訂法，在案卷左側(cè)中部裝訂成冊。裝訂成冊的合格檢測報告首頁應(yīng)附上該冊的“撤出不合格檢測報告清單”（附件2）；不合格檢測報告首頁應(yīng)附上“不合格檢測報告目錄”（附件3），最后一頁必須附上統(tǒng)一的報告封底，并在有文字的紙張的右下角編寫頁碼。6.2.3地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)等工程檢測的檔案必須以件為單位，用三角袋套裝或者不銹鋼釘書針裝訂。6.3移交6.3.1各部門必須在第二年度第一個季度內(nèi)將整理好的檢測檔案填寫“檔案交接登記表（附件4）”一式兩份，移交公司檔案室。6.3.2電子文件刻錄成光盤后，一份留在科室備查，一份移交公司檔案室，并填寫“歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表”（附件6）一式兩份后進行封存。7.保管要求7.1公司檔案室將接收的檢測檔案按照年度－機構(gòu)分類法進行分類立檔，并編制檢測檔案目錄，進行統(tǒng)一保管。7.2檔案資料的保管期限分為長期和短期兩種。長期的實際保管期限不得少于10年，而短期的實際保管期限不得少于5年。7.2.1見證送樣的建筑材料檢測報告和合格檢測報告的保管期限為短期，而涉及結(jié)構(gòu)安全的不合格檢測報告的保管期限為長期。7.2.2地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)、建筑幕墻等涉及建筑結(jié)構(gòu)的工程檢測的檔案均需長期保存。7.2.3其他列入施工技術(shù)資料的檢測項目檔案應(yīng)短期保存。7.2.4法律、法規(guī)另有規(guī)定的，應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行。8.管理要求8.1本公司人員確因工作需要，查閱有關(guān)保密性的資料，需經(jīng)公司負責(zé)人同意后在指定地點查閱，不得對檔案有損毀、丟失、涂抹、改寫、倒賣、侵權(quán)（知識產(chǎn)權(quán)）等行為。用完后應(yīng)及時歸還，損壞要追查責(zé)任。其它資料按規(guī)定登記查閱。8.2外單位人員查閱公司文件資料時，須持單位介紹信并經(jīng)公司負責(zé)人批準，只限在指定地點查閱，未經(jīng)允許不準摘錄、拍照和復(fù)印。8.3為保護受檢企業(yè)的權(quán)益，對受檢單位提供檢驗用的技術(shù)資料和文件公司應(yīng)負責(zé)保密，任何人不得復(fù)制或擴散。文件資料應(yīng)按規(guī)定范圍傳閱和處理，不許將文件帶到公共場所和家里。不允許在電話中或傳真中泄露被檢單位的資料及檢驗數(shù)據(jù)。8.4對不按規(guī)定歸檔、查閱而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，視情節(jié)輕重，追究當(dāng)事人責(zé)任，并給予必要的處分。8.5對保管期限已滿的檔案，成立由技術(shù)負責(zé)人負責(zé)的鑒定小組進行鑒定。對確無保存價值的檔案，由檔案管理人編制“檔案銷毀清冊”，經(jīng)部門負責(zé)人審查，法定代表人批準后進行監(jiān)銷。9.記錄序號123記錄名稱檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，不合格檢測報告目錄，檔案交接登記表記錄編號QJZ/ZD14.1:2009，QJZ/ZD14.2:2009，QJZ/ZD14.3:2009收集部門各檢測室，各檢測室，檔案室保存部門檔案室，檔案室，檔案室保存期限短期，長期，長期，長期，長期。QJZ/ZD14.4:2009規(guī)定了各個檢測室的檢測合同臺賬，用于記錄合同簽訂、委托單位、工程項目名稱、檢測業(yè)務(wù)號、日期等信息。此外，還有歸檔電子文件移交、接收的規(guī)定。檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖中列出了公司檔案室管理人、各個檢測室的檔案管理員和主要負責(zé)人的名字和職責(zé)。附件2是《青島市建筑工程質(zhì)量檢測中心有限公司撤出不合格檢測報告清單》，記錄了不合格檢測報告的編號、工程名稱、委托單位等信息。附件3是《青島市建筑工程質(zhì)量檢測中心有限公司年度不合格檢測報告目錄》，用于記錄每年的不合格檢測報告的編號、工程名稱、委托單位等信息。附件4是《青島市建筑工程質(zhì)量檢測中心有限公司檔案交接登記表》，用于記錄檔案的交接日期、文（圖）號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、密級等信息，并且需要交接人和接收人簽字確認。附件5