采購報銷制度

采購報銷制度一、制度目的為規(guī)范公司內(nèi)部采購和報銷管理行為，建立透明、規(guī)范、高效的采購報銷制度，提高工作效率，降低管理成本，有效保證企業(yè)財務(wù)的安全，促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購和報銷行為，適用于所有員工，供應(yīng)商，經(jīng)辦人員。三、采購流程1.采購需求計劃采購員或部門人員有采購需求時，應(yīng)按照公司的采購管理規(guī)定，填寫采購計劃表，明確采購的物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等相關(guān)信息，并交報采購部門或經(jīng)辦人員審核。2.采購申請單采購部門收到采購計劃表后，進行審核，如果存在違規(guī)、超出預(yù)算、重復(fù)采購等情況，將予以拒絕。如果審核通過，則根據(jù)計劃表填寫采購申請單，并交報財務(wù)部門進行預(yù)算核定。3.采購合同簽訂采購合同由企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門或合法認(rèn)證的律師起草，若有必要需向有關(guān)法律人員進行咨詢，然后進行合同簽訂。合同應(yīng)注明采購物品、數(shù)量、價格、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等相關(guān)條款，并經(jīng)企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員或律師審核確認(rèn)。4.采購物品驗收采購物品到貨后，采購員或經(jīng)辦人員應(yīng)立即進行物品驗收，確保所收貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合采購合同規(guī)定，如有問題及時與供應(yīng)商聯(lián)系，若物品未能滿足合同要求，應(yīng)及時處理或退回。四、報銷流程1.報銷憑證員工在公司外出或工作過程中發(fā)生的所有費用，都應(yīng)該事先開具發(fā)票，證明該費用的合法性和真實性，同時，員工需填寫《費用報銷單》，并注明相關(guān)信息：報銷的費用類型、發(fā)生時間、費用總額、人員信息等，由員工本人簽字確認(rèn)。2.提交報銷單員工填好費用報銷單后，應(yīng)該交報部門經(jīng)辦人員或上一級領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過審核后提交給財務(wù)部門。3.費用復(fù)核財務(wù)部門應(yīng)該對報銷單進行嚴(yán)格審核，檢查每一個費用事項是否符合公司報銷標(biāo)準(zhǔn)，并核查每一項費用是否真實發(fā)生，如果異?；虼嬖谝蓡枺杓皶r與員工或業(yè)務(wù)部門聯(lián)系核實。4.批準(zhǔn)付款當(dāng)財務(wù)部門確認(rèn)報銷單符合規(guī)定后，應(yīng)向負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)批準(zhǔn)后進行付款，并及時將報銷單和相關(guān)材料歸檔保存。五、管理制度1.權(quán)責(zé)分離制度采購人員應(yīng)遵守公司的采購管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行采購標(biāo)準(zhǔn)和采購流程，嚴(yán)格按照程序進行審批和決策。同時，不得接受供應(yīng)商或其他相關(guān)人員的賄賂，不得在采購過程中泄露相關(guān)信息和保密內(nèi)容。2.預(yù)算管理制度財務(wù)部門應(yīng)通過業(yè)務(wù)預(yù)算，管理現(xiàn)金流，堅決抵制超支行為，認(rèn)真核定每一筆費用申請，嚴(yán)格把關(guān)報銷標(biāo)準(zhǔn)，有效控制企業(yè)的經(jīng)濟支出。3.審核制度企業(yè)內(nèi)部應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的審核機構(gòu)和審核流程，對采購和報銷行為予以監(jiān)管和審查，嚴(yán)格審核所有相關(guān)審批文件，確保信息的準(zhǔn)確性和真實性，做到全面、深入、嚴(yán)格的檢查和審計。六、維護和更新本制度應(yīng)得到全員的共識和支持，建立反饋機制，定期評估制度