員工檔案信息管理制度

員工檔案信息管理制度1.目的

1.1保守檔案機密。檔案機密是企業(yè)機密的一局部。對檔案信息進(jìn)展妥當(dāng)保管，能有效地保守機密。

1.2維護員工檔案信息材料的完整性，防止材料喪失損壞，這是檔案治理的主要任務(wù)。

1.3便于檔案材料的使用。保管與利用是嚴(yán)密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

2.根本內(nèi)容

建立健全保管制度是員工檔案信息有效保管的關(guān)鍵。其根本內(nèi)容大致包括五局部：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。

2.1材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)準(zhǔn)時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)展鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，根據(jù)材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的詳細(xì)位置;再次，在名目上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最終，將新材料放入檔案。

2.2檢查核對制度。檢查與核對是保證員工檔案信息完整性。檢查核對一般要定期進(jìn)展。但在以下狀況下，也要進(jìn)展檢查核對：

突發(fā)大事之后，對有些檔案發(fā)生疑問之后。

2.3轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等緣由引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;②在檔案底賬上注銷;③填寫《轉(zhuǎn)遞員工檔案信息材料的通知單》;④按發(fā)文要求包裝、密封。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，準(zhǔn)時退回。

3.員工檔案利用制度

3.1建立員工檔案信息利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循肯定的程度和手續(xù)，這是保證檔案治理秩序的重要手段。

3.2建立員工檔案信息利用制度也是為了給檔案治理活動供應(yīng)規(guī)章依據(jù)。工作人員必需根據(jù)這些制度行事，這是對工作人員的根本要求。

4.人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

4.1查閱;這是人事檔案利用的主要方式。

4.2借出訪用。借出須滿意肯定的條件，比方：本事導(dǎo)需要查閱員工檔案信息;公安、保衛(wèi)部門因特別需要必需借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)準(zhǔn)時催還。

4.3出具證明材料。這也是員工檔案信息部門的功能之一。出具的證明材料可以是員工檔案信息部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)狀況的證明材料，也可以是員工檔案信息材料的復(fù)制件。要求出具材料的緣由一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

5.員工檔案信息利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時，必需符合肯定的手續(xù)。這是維護員工檔案信息完整安全的重要保證。

5.1查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等狀況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最終，由員工檔案信息部門審核批準(zhǔn)。員工檔案信息部門對申請報告進(jìn)展審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則賜予批準(zhǔn)。

5.2外借手續(xù)。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相像。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。再次員工檔案信息部門對其進(jìn)展審核、批準(zhǔn)。然后，進(jìn)展借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清晰，并由借檔人員簽字。

最終，歸還時，準(zhǔn)時在外借登記上注銷。

5.3出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由員工檔案信息部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的