項目溝通管理辦法

項目溝通管理辦法項目管理小組需要在合同簽訂前，對合同風險進行全面控制。這包括對合同條款進行仔細審查，確保條款的合理性和可行性。同時，需要對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行預測和評估，并采取相應的措施進行控制和應對。第二節(jié)項目溝通協(xié)調(diào)的方法1.建立有效的溝通渠道建立有效的溝通渠道是做好項目溝通協(xié)調(diào)工作的關鍵。項目管理小組需要根據(jù)項目特點和實際情況，選擇合適的溝通方式和工具，建立起高效、暢通的溝通渠道。同時，需要保證溝通內(nèi)容的準確性和及時性，避免信息傳遞中的誤解和偏差。2.加強信息管理信息管理是做好項目溝通協(xié)調(diào)工作的基礎。項目管理小組需要建立完善的信息管理體系，包括信息的采集、整理、傳遞和存儲等環(huán)節(jié)。同時，需要保證信息的安全性和保密性，避免信息泄露和誤用。3.注重溝通技巧和方法溝通技巧和方法是做好項目溝通協(xié)調(diào)工作的重要保障。項目管理小組需要注重培養(yǎng)和提高溝通技巧和方法，包括口頭溝通、書面溝通、會議組織和管理等方面。同時，需要根據(jù)不同的溝通對象和情況，采用不同的溝通方式和方法，以達到最佳的溝通效果。4.加強團隊建設和管理團隊建設和管理是做好項目溝通協(xié)調(diào)工作的重要保障。項目管理小組需要注重團隊建設和管理，包括團隊成員的培訓和提高、團隊氛圍的營造和維護、團隊合作和協(xié)調(diào)等方面。同時，需要根據(jù)團隊的實際情況和特點，采取相應的管理措施，以確保團隊的凝聚力和戰(zhàn)斗力。5.加強風險管理風險管理是做好項目溝通協(xié)調(diào)工作的重要保障。項目管理小組需要注重風險管理，包括風險的識別、評估、控制和應對等方面。同時，需要建立完善的風險管理機制和體系，制定相應的風險管理計劃和措施，以確保項目的安全和順利進行。6.注重反饋和總結反饋和總結是做好項目溝通協(xié)調(diào)工作的重要環(huán)節(jié)。項目管理小組需要注重對溝通協(xié)調(diào)工作的反饋和總結，包括對溝通效果的評估和改進、對溝通方式和方法的總結和提高、對團隊建設和管理的反饋和總結等方面。同時，需要建立完善的反饋和總結機制和體系，以不斷提高項目溝通協(xié)調(diào)工作的質量和效率。項目負責人需要全面評估和控制合同風險，包括獎懲條款的設置，以確保對方不會違約影響項目工期和效益。信息管理應該程序化、制度化，項目參與者需要清楚信息來源、處理和存儲的責任和控制點。召開會議是項目管理協(xié)調(diào)的主要方法，包括項目啟動會、周例會、質量控制和審查會議、業(yè)務部門/承包單位協(xié)調(diào)會、定期進度審查、安全會議和特殊會議。合同收尾會議應在合同完成后舉行，解決遺留問題并達成協(xié)議。1.9其他會議除了精品文檔協(xié)調(diào)會議和設計交底會之外，可能還需要召開與工程相關的其他會議，例如與當?shù)卣毮軝C關的會議。這些會議的時間尚未確定。通常情況下，會議將在現(xiàn)場進行，但如果需要，承包單位也應參加在其他地點召開的會議。參加各種工程會議的代表必須是承包單位項目經(jīng)理或其授權的相關人員。1.10會議紀要項目負責人將為所有會議準備會議紀要。會議紀要將記錄會議中的所有重要議題，并盡快發(fā)送給工程施工單位確認。一旦工程施工單位確認，會議紀要將被正式散發(fā)。2文檔控制的方法除了會談和會議，項目負責人和工程項目干系部門之間還應使用文檔作為輸出來控制項目，以保證溝通的連續(xù)性和易評估性。主要的文檔輸出包括項目推進計劃、周報、總結、問題清單等信息資料。這些文檔可以合理規(guī)范推進項目進程。2.1項目推進計劃項目推進計劃是在項目啟動階段輸出的。項目負責人是作者。內(nèi)容包括確定項目開始和結束時間、確定項目各階段任務、確定項目合作方式、澄清項目可能存在的問題、確定解決問題的方式以及確定項目各階段各部門輸出文件。2.2項目周報項目周報每周五下午3點輸出。項目負責人是作者。內(nèi)容包括上周財務方面（開票回款）、上周物流方面（采購進度）、上周工程方面（工程項目類執(zhí)行進度/貿(mào)易產(chǎn)品項目類進展情況）、上周業(yè)務方面（項目承擔情況；對上周投標項目、項目承擔情況-含本周投標情況、中標情況及未經(jīng)投標確認由我公司承擔的項目匯報）、風險管理情況、包括但不限于質量控制和審查議題、安全議題等。這些內(nèi)容按照標準規(guī)格進行輸出（模板見附錄）。2.3項目總結項目總結是在項目結束階段輸出的。項目負責人是作者。內(nèi)容包括項目信息說明（項目目標、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù)）、項目實現(xiàn)情況與目標對比（質量、時間控制、成本支出、客戶反饋）、工程項目評審情況、項目經(jīng)驗總結以及項目建議。2.4文檔審批項目負責人將輸出上述所有文檔，并由審評批準通過。3技術會簽的方法對于項目實施過程中提出的技術參數(shù)或設計文件，應組織有關部門和單位進行會簽，以避免部門間扯皮和單位間索賠。這是一種很實用的協(xié)調(diào)方法。三、項目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點1項目預審針對工程項目各個環(huán)節(jié)的審批，進行溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實際情況進行評估。2開票回款對工程項目開票回款情況方面與各單位之間進行協(xié)調(diào)和溝通。3材料、設備采購（段落缺失，已刪除）規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求和到場時間等參數(shù)由物資、工程技術、項目管理和監(jiān)理等綜合協(xié)調(diào)確定。在處理質量事故時，應以設計意見為依據(jù)確定其性質、處理方案、審批和處理結果的認定。如果改變項目使用功能，應以使用人意見為導向。對于技術復雜、專業(yè)程度較高的分部分項工程，如設備基礎、單體調(diào)試和單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試，應組織所有有關部門和單位參加聯(lián)合驗收，以減少多次重復驗收或坐失整改時機。任何元素的變化都會導致相應的一系列變化，例如項目管理體系、項目組織、項目目標和行為的變化。在變更的確立和變更中的一系列調(diào)整過程中，項目管理小組應采取系統(tǒng)的方法。在與工程部門協(xié)調(diào)時，項目負責人應理解工程總目標和工程部門運行項目流程機制。未能參加項目決策過程的項目管理人員必須了解項目構思的基礎、起因和出發(fā)點，否則可能對項目管理目標和完成任務有不完整的理解，會給他們的工作造成很大的困難。協(xié)調(diào)市場部門與其他相關部門的關系。安置部門應全面負責工程項目安全質量監(jiān)督管理、檢驗設備材料質量、督促按計劃落實工程進度、監(jiān)督項目違紀行為，并每月初報送《項目月報》。在與業(yè)務部門協(xié)調(diào)時，應堅持原則，實事求是，嚴格按規(guī)范和規(guī)程辦事，講究科學態(tài)度。在與物流部門協(xié)調(diào)時，項目管理人員應強調(diào)各方面利益的一致性和建設工程總目標。項目管理人員應鼓勵承包商將建設工程實施狀況、實施結果和遇到的困難和意見向他們匯報，以尋求對目標控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對抗和爭執(zhí)就越少。在施工階段的協(xié)調(diào)工作中，應與工程項目經(jīng)理進行關系協(xié)調(diào)。從工程部門和工程師的角度來看，他們最希望從項目負責人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠對他們所詢問的問題給予及時的答復。一個既懂得堅持原則，又善于理解工程部門項目經(jīng)理意見，工作方法靈活，隨時可能提出或愿意接受變通辦法的項目管理人員肯定是受歡迎的。在項目進度方面，由于影響因素繁多，進度協(xié)調(diào)工作也十分復雜。實踐證明，代建和業(yè)務部門共同商定計劃并由雙方主要負責人簽字作為工程合同的附件，以及設立提前竣工獎，由監(jiān)理工程師按照一級網(wǎng)絡計劃節(jié)點考核并分期支付階段工期獎，是有效的協(xié)調(diào)工作。如果整個工程無法保證工期，項目管理人將從工程款中將已付的階段工期獎扣回并按合同規(guī)定予以罰款。在質量控制方面，應實行安置部門工程師質量簽字認可制度。對于沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設備和構件，不允許使用。對于工序交接，實行報驗簽證。對于不合格的工程部位，不予驗收簽字，也不予計算工程量，不予支付工程款。在建設工程實施過程中，設計變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，對于這種變更，安置工程師要認真研究，合理計算價格，與有關方面充分協(xié)商，達成一致意見。項目負責人員履行復查、監(jiān)督職責。在合同爭議方面，項目管理小組應先通過相關部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時才由當事人向合同管理機關申請調(diào)解。只有當對方嚴重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補償時才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭議問題，不妨暫時擱置等待時機，另謀良策。對于外包單位的管理，主要是對分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總包合同作為一個獨立的合同單元進行投資、進度、質量控制和合同管理，不直接和分包合同發(fā)生關系。對分包合同中的工程質量