EXCEL在人事管理組織方面的運用

.EXCEL在人事管理方面的運用首先打開excel工作表,錄入人員信息,具體項目依各自情況而定.如下圖:謝謝閱讀接下來請您不要急著錄入人員信息，我們要對一些信息項進行函數(shù)設置，以便系統(tǒng)可以自動生成相關(guān)信息，感謝閱讀這會使我們的工作產(chǎn)生事半功倍的效果。1、性別、出生月日、年齡的自動填充功能設置我們先對“性別”“出生年月”“年齡”進行函數(shù)設置。當我們輸入某人身份證號碼時，系統(tǒng)便會自動感謝閱讀生成“性別”，“出生年月”及“年齡”，這樣就減少了我們錄入的工作量。請分別選擇性別、出生月日、精品文檔放心下載年齡信息項單元格輸入下列公式:(1)性別:=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")精品文檔放心下載含義：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15個字符;感謝閱讀“MID(E3,15,1)”表示在E3中從第15位開始提取1位字符;感謝閱讀“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余數(shù)為1;感謝閱讀“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否夠15個字符，如果夠就從第15精品文檔放心下載.個字符開始取1個字符，如果不夠15個字符就從第17個字符開始取1個字符。我們的身份證號碼一般精品文檔放心下載15位或18位?！癐F(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果謝謝閱讀余數(shù)為1顯示男，否則顯示女。(2)出生年月:=DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))感謝閱讀含義：DATE(YEAR,MONTH,DAY);“MID(E3,7,4)”表示在E3中從第7個字符開始連續(xù)取4個字符表示年，用類似的表示方法一個人的謝謝閱讀出生年月日便可以通過函數(shù)設置表示出來，如果為了看起來方便，我們可以將單元格格式設置成年、月、謝謝閱讀日的日期格式，這樣顯示的結(jié)果會非常容易理解。(3)年齡:=DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")感謝閱讀含義：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示兩個日期的差值;精品文檔放心下載“TODAY()”表示系統(tǒng)自帶的日期即顯示當日日期;精品文檔放心下載“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期與G3所表示的出生月日之間的年份差值，這樣一個謝謝閱讀人的年齡就會容易的顯示出來了。2、勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設置感謝閱讀勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特別是勞動合同到期續(xù)簽問題更是不可忽視。如果謝謝閱讀由于我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失。謝謝閱讀從一個人入職簽訂試用期合同開始，再到簽訂正式勞動合同以及后來的續(xù)簽勞動合同，一系列的日期如何精品文檔放心下載能夠讓系統(tǒng)自動生成，并且形成系統(tǒng)提前30天自動提醒我們的功能呢？這需要對一些信息項進行函數(shù)設感謝閱讀置。如圖(二)所示:.圖二信息項進行函數(shù)設置(1)試用期到期時間:=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)精品文檔放心下載含義：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”顯示指定日期;精品文檔放心下載在這里我們假設試用期為3個月，我們需要在Q3單元格中輸入上述公式，其中MONTH(P3)+3表精品文檔放心下載示在此人入職時間月的基礎上增加三個月。而DAY(P3)-1是根據(jù)勞動合同簽訂為整年正月而設置的。比如精品文檔放心下載2005年11月6日到2006年11月5日為一個勞動合同簽訂期。謝謝閱讀(2)勞動合同到期時間:=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)精品文檔放心下載我們同樣采用上述函數(shù)的設置方法。這里我們假設勞動合同期限為 1年，則我們需要設置成謝謝閱讀YEAR(P3)+1，另外這個數(shù)值依然以入職日期為計算根據(jù)，所以天數(shù)上還要設置成DAY(P3)-1的格式。感謝閱讀(3)續(xù)簽合同到期時間:=DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3))感謝閱讀這里需要注意的是續(xù)簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的，所以只在前一份合同到期時間感謝閱讀的基礎上增加1年即可，無需天數(shù)上減1。.(4)試用期提前7天提醒:=IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"試用期快結(jié)束了","")感謝閱讀這里用到了DATEDIF函數(shù)，表示兩個日期差值，但是需要注意的是，我們要表示提前7天提醒，所謝謝閱讀以，將TODAY()函數(shù)寫到試用期時間前面即TODAY(),Q3而不能表示成Q3，TODAY()。其中“d”表示謝謝閱讀兩個日期天數(shù)差值。我們用IF()函數(shù)來表示顯示要求，那么這個函數(shù)設置的含義為:如果差值為7則顯示“試精品文檔放心下載用期快結(jié)束了”否則不顯示信息，在編輯函數(shù)時用“”表示不顯示任何信息。謝謝閱讀(5)提前30天提醒:=IF(DATEDIF(TODAY(),S4,"m")=1,"該簽合同了","")精品文檔放心下載函數(shù)設置方法同上，其含義是兩個日期相差1個月則顯示“該簽合同了”否則不顯示任何信息。這里謝謝閱讀沒有設置成相差30天提醒是因為考慮到設置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?。同樣需要注意的是不要將謝謝閱讀顯示“今天日期”函數(shù)與顯示“合同到期日期”函數(shù)順序顛倒。其中"m"表示月的含義。謝謝閱讀3、采用“記錄單”錄入信息通過對一些人事信息項進行函數(shù)設置后，我們便可以開始錄入信息了。逐行的鍵入人事信息，會讓人感謝閱讀很快產(chǎn)生疲勞感，甚至會出現(xiàn)串行或輸錯信息的工作失誤。我們可以采用Excel自帶的“記錄單”功能來謝謝閱讀解決這個問題。請點擊編輯欄中的“數(shù)據(jù)”―“記錄單”如圖(三)我們可以用“Tab鍵進行項目的換行錄入精品文檔放心下載如圖(四)?！?圖三記錄單圖四Tab鍵進行項目的換行錄入.4、用“窗口凍結(jié)”功能可以進行簡單的數(shù)據(jù)查詢當我們錄入完數(shù)據(jù)后，我們希望能夠非常方便的查詢信息，但是由于信息庫所涉及的項目很多，我們精品文檔放心下載常常會遇到這樣的情況:看到左邊的信息又看不到右邊的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所對應精品文檔放心下載的信息項。這時我們可以采用“窗口凍結(jié)”功能。例如我現(xiàn)在想保留各信息項，同時保留每個人的編號、謝謝閱讀姓名、部門，讓其他信息可以根據(jù)需要進行查找，這時我們可以點擊D3單元格，然后點擊編輯菜單欄的精品文檔放心下載“窗口”，選擇“凍結(jié)窗口”，就可以出現(xiàn)如圖(五)情況:精品文檔放心下載圖五查詢信息這樣我們會非常容易查到某人相關(guān)信息，但是值得注意的是設置窗口凍結(jié)的規(guī)律:如果你想凍結(jié)第2謝謝閱讀行請將光標放到第3行單元格處，進行凍結(jié)窗口設置。如果你想凍結(jié)C列，請將光標放到D列單元格處，感謝閱讀進行凍結(jié)窗口設置。如果你即想凍結(jié)第2行又想凍結(jié)C列，請將光標放到他們的交叉單元格D3上進行設感謝閱讀置。如果想取消凍結(jié)功能可以點擊“窗口”菜單選擇取“消凍結(jié)窗口”功能。感謝閱讀5、“自動篩選”功能可以進行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計.有時我們想非?？焖俚牡玫揭恍?shù)據(jù)，比如本公司在職人員中，本科生學歷的男生有多少人?這感謝閱讀時我們可以采用自動篩選功能。請選擇“人員類別”單元格，點擊編輯菜單欄上的“數(shù)據(jù)”選擇“篩選”，謝謝閱讀點擊“自動篩選”。在每個信息項單元格右下角都會出現(xiàn)選擇按鈕。我們分別在人員類別處選擇在職(圖(六))，感謝閱讀在學歷處選擇本科(圖(七))，在性別處選擇男(圖(八))，最后用鼠標將顯示的性別全部選上，這時注意圖(九)謝謝閱讀中用紅筆圈住的地方就是我們所需要的數(shù)據(jù)了。6、用“數(shù)據(jù)透視表”功能快速匯總各項數(shù)據(jù)以上功能的設置多用于日常人事工作中，但到年底我們需要對這一年的人事情況進行大量的信息總精品文檔放心下載結(jié)，比如人員的離職情況，入職情況，各類數(shù)據(jù)構(gòu)成比例等。這項工作更是一項非常繁重的工作。我們可精品文檔放心下載以利用Excel自帶的“數(shù)據(jù)透視表”功能為我們排憂解難。精品文檔放心下載請點擊編輯菜單欄中“數(shù)據(jù)”選項，選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項，如圖(十)謝謝閱讀.圖十選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項選擇“數(shù)據(jù)透視表”接下來點擊“下一步”即可，我們需要確定建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，一般精品文檔放心下載系統(tǒng)會自動將整個信息庫區(qū)域設置成我們要選擇的區(qū)域。在出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3”第3謝謝閱讀步時我們選擇“現(xiàn)有工作表”，將工作表區(qū)域選擇在新的sheet中A3單元格”如圖(十一)。點擊“完成”精品文檔放心下載后，便會出現(xiàn)(圖(十二))結(jié)果。這里解釋一下我們?yōu)槭裁匆x擇A3單元格，這主要是因為顯示區(qū)上面有兩感謝閱讀行用來放置頁字段。.圖十一將工作表區(qū)域選擇在新的sheet中A3單元格感謝閱讀.圖十二藍圈圈住的地方例如我們現(xiàn)在想統(tǒng)計各部門2003年入職人員情況。我們便可以將相關(guān)項目用鼠標托至指定位置，如感謝閱讀圖(十二)紅色箭頭顯示。通過對信息項目的拖拽，系統(tǒng)會自動出現(xiàn)相關(guān)信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。如果我們還想出謝謝閱讀現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖示，這時我們可以點擊數(shù)據(jù)透視表編輯菜單欄上的圖例圖標，如圖(十二)藍圈圈住的地方。精品文檔放心下載這時會出現(xiàn)chart1，如圖(十三)所示。如果我們想改變圖例顯示類型可以點擊圖表向?qū)нM行自由選擇。謝謝閱讀.圖十三完成通過這個功能我們