公司文件檔案管理制度

公司文件檔案治理制度公司檔案治理制度總則借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。一、適用范圍1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、打算等3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件4、公司各職能部門在工作中形成的工作打算、總結(jié)、報(bào)告5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件二．檔案保管1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。2、保管人員需依據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并，分類保存。3、檔案保管人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將辦理完畢或經(jīng) 員批存的文件材料，收集齊全，加以后歸檔。4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。覺(jué)察破損變質(zhì)準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。三．檔案借閱1、借閱檔案必需先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。2、借閱的案卷要留意疼惜，不得喪失、損壞、涂改。3、借出的檔案要留意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明狀況，辦理續(xù)借手續(xù)。4．歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上準(zhǔn)時(shí)注銷。5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。四．檔案銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。五．檔案保密1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。2、不得傳播、談?wù)撚嘘P(guān)機(jī)密問(wèn)題。3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。公司文件檔案治理制度產(chǎn)生目的借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的治理。正文文件資料的收集_公司文件檔案治理制度。收集范圍但凡公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：上級(jí)來(lái)文上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；照片和有特別保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。公司文件材料會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；〔包括轉(zhuǎn)發(fā)重要文件的修改稿；公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；公司各職能部門在工作中形成的工作打算、總結(jié)、報(bào)告；反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)治理的專業(yè)文件材料；公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查爭(zhēng)論形成的重要文件材料；公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料〔包括計(jì)算機(jī)盤片等〕、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；公司 在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；，公司直接治理的科研、建設(shè)工程的科技文件材料；公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料；公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪片、錄音、錄像等文件材料；公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；公司干部任免〔包括備案〕、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；_公司文件檔案治理制度。公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；公司編印刊物的定稿和印本、出版物的定稿樣本；公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、打算、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；各種普查工作中形成的文件材料。收集中應(yīng)留意的問(wèn)題公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。正文和附件要同時(shí)收集。一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)覺(jué)察要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明緣由，實(shí)行補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書面文件的，應(yīng)注明狀況，并加蓋公章。用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已喪失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明喪失緣由，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。立卷歸檔公文立卷應(yīng)依據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要狀況，以便于保管和利用。文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在保藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期的措施進(jìn)展分門別類。立卷分工各單位形成的文件，自行立卷；下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。歸檔4室統(tǒng)一存檔〔人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特別要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)治理〕。各種文件、資料，按確定的特征進(jìn)展排列和系統(tǒng)化，必需層次清楚、編寫頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)文件名目。不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)分治理，單獨(dú)立卷。卷必需整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。檔案保管檔案必需入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避開暴露或捆扎堆放。膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。覺(jué)察破損變質(zhì)準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。檔案借閱借閱檔案必需當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要留意疼惜，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還。不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明狀況，辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，由檔案治理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上準(zhǔn)時(shí)注銷。凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。底圖一般不予外借。檔案銷毀對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。檔案統(tǒng)計(jì)2不漏銷。要準(zhǔn)時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定狀況、利用狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)。除按上級(jí)主管部門的要求準(zhǔn)時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的根底工作。統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存進(jìn)展趨勢(shì)。檔案保密檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。不得傳播、談?wù)撚嘘P(guān)機(jī)密問(wèn)題。檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。公司檔案治理制度第一章總則訂本制度。其次條本制度所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)治理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同治理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一治理。其次章檔案歸檔第四條歸檔范圍(一)(二)通用治理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資工程治理〔變更、進(jìn)度把握、質(zhì)量把握〕、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。(三)合同：原輔料選購(gòu)、設(shè)備選購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、托付QC(五)(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)打算、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀看和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回憶、變更狀況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告〔含送檢或抽檢〕、(九)供給商檔案。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝QC(十五)行政類文件：?行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)?各類公文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)；稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的?各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛全部原始證照、辦公設(shè)備、儀器?全部加蓋公章的文件復(fù)印件；?在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文第五條歸檔時(shí)間(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章24〔一個(gè)工作日內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程25552565前、112512512525手續(xù)；125記錄文件。關(guān)心記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一25525(九)第六條歸檔份數(shù)(一)使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。第七條歸檔要求文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)前方可歸檔。第八條歸檔手續(xù)各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。第三章檔案的收集與第九條檔案的收集第十條檔案的_公司文件檔案治理制度。(一)用。檔案嚴(yán)格依據(jù)分類、排列