這才是高手過招機關秘書親歷辦會的38忌

這才是高手過招，機關秘書親歷辦會的38忌

辦會是秘書人員的看家本事。會務工作看似簡潔，實則千變?nèi)f化、學問很深，其中最為關鍵的，唯恐是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態(tài)，不厭其煩、不厭其細、不厭其瑣碎，才能躲開無處不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一僥幸，就有可能消失難以挽回的差錯和失誤。

這樣的故事，凡是辦過會的同志都能講出不少。為關心大家把握辦會的本事，這里為您推舉一些會務親歷者敘述的故事，盼望對您有所啟發(fā)。

一、會場布置

1、讓會場布置“活”起來

會場布置不能簡潔憑閱歷，要看會議內(nèi)容和目的。就說座位排列，第一，這次爭論會和一般會議不同，與會人員都是黨代表，身份是一樣的，不存在職務的凹凸。其次，爭論會的主要目的是審查報告、暢談思路、建言獻策。

想爭論得好，至少要確保主桌上各類代表分布均衡，涉及重點工作、重點行業(yè)的代表也要往中間靠。由此可見，會場布置絕非簡潔機械的重復性工作，做到因需而變、因事而變，方能讓會場布置“活”起來，為會議的順當進行打好基礎，供應保障。

2、能否坐得下，尺子會“說話”

慣例也不肯定科學，解決問題不能墨守成規(guī)，要有求證精神。

3、會場溫度掌握的“學問”

會場溫度掌握還真是有高校問呢！會場越大，溫度越難掌握。由于人體熱量和外界環(huán)境不斷交互，會轉(zhuǎn)變外界環(huán)境溫度。會場無人時和代表入座后，會場溫度自然會發(fā)生變化。因此夏天要提前把室溫調(diào)得比正常溫度更低一些，這樣隨著室內(nèi)人數(shù)增多，室溫會增高，從偏低變成相對相宜。

4、會場燈光檢查少不得

作為會前籌備的必要流程，還是不能大意。辦會不能“想當然”，根據(jù)程序要檢查的，一個都不能少。

5、疏漏了記者的席位

會務工作必需把各種狀況考慮周全，決不能疏忽大意，否則真是“一丑遮百俊”，一個小小的疏漏就可能讓之前的付出變得蒼白無力。

6、差點出事的會標

為避開工作中消失類似失誤，從今以后我們將用大頭針固定會標的內(nèi)容固化到會議組織流程中。

7、簡潔明白的會標

會標的制作肯定要突出主題、簡潔明白。

8、導引牌里的“玄機”

實踐告知我們并不是，導引牌事先肯定要檢查。機關的會議不同于商業(yè)演出，哪來的“贊助商”？這不是跟會議嚴厲?的性質(zhì)背道而馳嗎？

9、沒有保密柜怎么辦

辦會必需將每一個細節(jié)都考慮到，遇到問題多思索、多請教，提高工作應變力量。

10、會上耗材要備足

在外開會，自帶電腦、打印設備和電子版名單也并不意味著萬事俱備，各類風險依舊存在，例如打印機墨盒等耗材肯定要想方法備足，確保萬無一失。

11、停車場炸響警報聲

辦會，什么想不到的事情都可能發(fā)生，多經(jīng)受、多總結(jié)，辦會的閱歷也就豐富了。

12、會場文具贏贊許

開會時，有關文具的問題看似小事，可從讓與會者使用便利、提高會議效率的角度考慮，還是有很多文章可做的。

二、人員組織

13、提前非常鐘還不夠

籌備會議肯定要考慮到每個環(huán)節(jié)，像通知幾點到達這樣的事，也要把各種可能的時間都計算在內(nèi)，打足提前量。

14、一場混亂的握手

“老會務”的“老閱歷”有時未必管用，一個環(huán)節(jié)考慮不到，就會給會議整體效果造成影響。

15、只有西裝才是正裝嗎

各行各業(yè)的代表都會出席，假如真的全部穿西裝來，效果就肯定好嗎？辦會當然有肯定的模式，但更需要我們從實際狀況動身，從會議效果動身敏捷應變，有時候一個小小的變化，就會帶來大大的不同。

16、正裝能不能換成便裝

在整個會議籌備中，著裝只是一個小小的細節(jié)，看起來并不起眼，可就是這么一個“細枝末節(jié)”的小問題，考慮不周到也會帶來不便。

17、分錯房間了嗎

會議服務工作中肯定要留意到反常的、特殊的事情，并記在心里，隨時能夠答得上來、處理得好。

18、把發(fā)言人員服務好

發(fā)言人員可謂是會議中的重點人員，假如發(fā)言預備工作出了問題，也會影響到整個會議的效果，因此，把他們支配好、服務好也是萬萬不行馬虎的。

19、特別狀況要重點關注

一些會議有殘疾人、老年人等特別人員出席時，會前肯定要充分了解狀況，并在會議過程中賜予重點關注，盡可能為他們供應更加周到細致的服務。

20、抬著輪椅才進了會場

會議籌備過程中，我們方方面面都想到了，卻還是沒有想到有人坐輪椅這個可能性，這也給我們提了個醒，會務工作中，再多的預設都不為過。

21、讓代表關心代表

由于語言問題，一些少數(shù)民族代表無法融入會議氛圍，這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題，是做好會務服務的題中應有之義。

三、主席臺和休息室

22、主席臺上的空茶杯

在基層，辦會場所我們并不熟識，卻想當然地認為對方會做好。這提示我們，對不熟識的會場切忌“想當然”，而要想方法提前熟識，盡量避開因溝通不夠而消失缺位的狀況。

23、大字號的領導講話稿

會議服務過程中，只有懂得與服務對象換位思索，才能真正提升會務服務的人性化、科學化水平。

24、“任性”的筆

針對防范“任性”筆，我們商議?了兩種解決方案：一、在主席臺擺放紙筆的同志要提前試用全部的筆；二、選購鉛筆并提前削好、試用，確保不斷芯后才擺在主席臺上。

25、惹禍的大頭針

會議服務中隱蔽的問題還真不少，必需慎之又慎、細之又細。此外，尋求解決方法時，需先提前綜合考慮各方面因素，總結(jié)出一個最佳方案再動手。

26、誤引領導從后門進會場

不管在多么熟識的地方開會，也總有自己想不到的細節(jié)。接受任務后，肯定要提前熟識好整個過程，方能排解意外，確保萬無一失。

27、遺忘提前報告主席臺座次

在重要會議的會前預備時，在休息室也要擺放主席臺座次表，提前告知領導主席臺的座次支配，或派特地的工作人員引導領導在主席臺就座，確保有序落座。

28、少了把椅子的休息室

萬萬不能由于任務簡潔就掉以輕心，肯定要時刻繃緊仔細這根弦，反復細致檢查，感覺到輕松的時候，往往就是離失誤最近的時候。

29、“藏起來”的洗手間

以后再預備休息室時，肯定要想好全部的細節(jié)，提前踩點熟識，防止這種狀況再次發(fā)生。

30、一通沒打成的保密電話

做好會務工作，會務人員必需全面熟識、了解會場狀況，才能從容應對各種突發(fā)需求。

四、會議文稿

31、會議通知落款怎么是去年的

從那以后，在起草、校對通知等材料的時候，我們都對日期進行重點確認，尤其是在剛進入新年的一段時間里，更是加倍留意。

32、電話號碼對不對，打過才知道

在校對時，凡是留在會議材料上的電話號碼都要撥通核實一遍，假如是傳真，就試傳一下，確保萬無一失。

33、單位職務要核準

程序意識和嚴謹精神，遇到此類問題，必需請組織人事部門審核把關，確保萬無一失。

34、女同志和少數(shù)民族同胞要留意

名單中也盡可能標注出女性和民族狀況，以便領導和參會同志把握更全面的信息。

35、領導講話稿的半頁白紙

事后回想，前晚在翻看核對的時候，我只是點了下面的頁碼對不對，并沒有整頁翻看稿子，誰知就是這么巧，打印機故障造成這頁的上半頁消失空白。

36、究竟提出了幾點要求

要求今后的會議，會上各個講話稿的最終版