公司檔案管理制度范文三

公司檔案管理制度范文三1.前言本公司檔案管理制度旨在規(guī)范公司檔案的管理、保管、利用和銷(xiāo)毀工作，切實(shí)保護(hù)公司檔案的安全和完整性，保證公司的正常運(yùn)營(yíng)。本制度適用于公司所有部門(mén)，包括但不限于公司內(nèi)部所有電子及紙質(zhì)檔案等。2.檔案管理2.1檔案的存放（1）紙質(zhì)檔案：按照檔案分類(lèi)、編號(hào)和年度存放于檔案柜內(nèi)；（2）電子檔案：存放于指定的服務(wù)器或云存儲(chǔ)設(shè)備中。2.2檔案的保管（1）檔案保管責(zé)任制：公司應(yīng)當(dāng)建立檔案保管責(zé)任制，明確檔案保管的具體責(zé)任人，每個(gè)責(zé)任人都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案的安全和完整；（2）檔案定期檢查：每年對(duì)所有檔案進(jìn)行一次定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并做好相應(yīng)的記錄，以確保檔案的完整性、真實(shí)性和可靠性；（3）檔案保密：公司檔案保存期限內(nèi)，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定和公司保密制度的要求，采取必要的保密措施，確保檔案的安全。2.3檔案的利用（1）檔案利用范圍：所有需要查閱的檔案，必須是經(jīng)過(guò)認(rèn)證的、符合檔案管理制度的和應(yīng)用程序訪問(wèn)規(guī)則的；（2）檔案利用記錄：公司應(yīng)當(dāng)建立檔案利用記錄，記錄每個(gè)檔案的利用情況，包括誰(shuí)查閱了什么檔案、查閱的目的、時(shí)間和內(nèi)容等。2.4檔案的銷(xiāo)毀（1）檔案鑒定：公司應(yīng)當(dāng)定期對(duì)過(guò)時(shí)的、無(wú)用的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否需要銷(xiāo)毀；（2）銷(xiāo)毀檔案的程序：銷(xiāo)毀決定應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)審核并有相應(yīng)的記錄，銷(xiāo)毀過(guò)程需在指定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式下進(jìn)行。對(duì)于保密檔案的銷(xiāo)毀，須采取專門(mén)措施確保檔案的安全性。3.檔案管理人員3.1檔案管理員公司應(yīng)當(dāng)指定專人或?qū)ｉT(mén)部門(mén)作為檔案管理員，并負(fù)責(zé)組織、實(shí)施、監(jiān)督檔案管理工作。3.2檔案管理人員的職責(zé)（1）收集、整理、編制、存放和保管公司各類(lèi)檔案；（2）推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的智能化、信息化水平；（3）制定公司檔案管理的具體規(guī)定和工作程序；（4）定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)、指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及操作技能；（5）監(jiān)督和檢查公司檔案管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理和糾正檔案管理中的問(wèn)題。4.檔案管理的其他規(guī)定（1）公司應(yīng)當(dāng)建立完整的檔案管理體系，對(duì)檔案管理進(jìn)行全面、系統(tǒng)的規(guī)劃和管理；（2）公司應(yīng)當(dāng)建立檔案管理制度，確保檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和高效性；（3）公司應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，積極落實(shí)檔案的社會(huì)利用功能；（4）公司應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展檔案管理情況的自查和評(píng)估工作，整改存在的問(wèn)題并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)層；（5）公司應(yīng)當(dāng)建立和完善檔案分類(lèi)、編制、檔案門(mén)類(lèi)、調(diào)閱手續(xù)、檔案電子憑證保全和檔案數(shù)字化保管等制度，確保公司檔案管理的全面、規(guī)范和高效性。5.結(jié)案本公司檔案管理制度應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)違反檔案管理制