酒店日常采購工作制度

酒店日常采購工作制度1.引言本文檔旨在規(guī)范酒店日常采購的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)操作，確保酒店的采購工作高效、透明，并且符合相關(guān)法規(guī)和規(guī)范。酒店日常采購包括但不限于食品、飲料、日用品等方面的采購工作。2.采購部門和職責(zé)酒店設(shè)立采購部門，具體職責(zé)如下：確定采購需求，并編制采購計(jì)劃；尋找供應(yīng)商并進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估，選擇合適的供應(yīng)商；管理采購合同和供應(yīng)商合作關(guān)系；負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的談判和合同簽訂；管理采購流程，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性。3.采購流程3.1采購需求確認(rèn)各部門根據(jù)實(shí)際需求，向采購部門提出采購需求；采購部門負(fù)責(zé)核實(shí)和確認(rèn)采購需求的合理性和準(zhǔn)確性；采購部門與相關(guān)部門溝通，進(jìn)一步明確需求，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和協(xié)商。3.2供應(yīng)商選擇和評(píng)估采購部門按照既定的采購政策和流程，尋找潛在的供應(yīng)商；采購部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括但不限于供應(yīng)商信譽(yù)、質(zhì)量控制能力、價(jià)格競(jìng)爭力等；根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購部門制定供應(yīng)商清單。3.3報(bào)價(jià)和談判采購部門向供應(yīng)商發(fā)出采購詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的產(chǎn)品報(bào)價(jià)；采購部門收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并進(jìn)行綜合評(píng)估；采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取更有利的采購條件和價(jià)格；根據(jù)談判結(jié)果，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。3.4采購執(zhí)行采購部門在采購合同中規(guī)定的時(shí)間和數(shù)量范圍內(nèi)，向供應(yīng)商下訂單；采購部門與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，確保采購進(jìn)展順利；接收供應(yīng)商交付的產(chǎn)品，進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和數(shù)量核對(duì)；如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量差異，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.5采購記錄和報(bào)告采購部門負(fù)責(zé)記錄和統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)采購數(shù)據(jù)，包括采購金額、供應(yīng)商數(shù)量、采購周期等；采購部門定期生成采購報(bào)告，向上級(jí)主管部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購情況。4.采購合同管理4.1合同簽訂采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判后，達(dá)成一致意見后，雙方簽訂正式采購合同；采購合同應(yīng)明確規(guī)定采購品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限等關(guān)鍵信息；采購部門應(yīng)保存采購合同的原始版和副本，并將副本分發(fā)給相關(guān)部門。4.2合同變更如有必要進(jìn)行采購合同的變更，需經(jīng)過相關(guān)審批程序；采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商合同變更，并確保承包商同意合同變更；變更后的合同應(yīng)保存，并替換原有合同。4.3合同履行采購部門應(yīng)監(jiān)督供應(yīng)商按照合同的要求履行合同義務(wù)；如供應(yīng)商未能按時(shí)履行合同義務(wù)，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施并與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.相關(guān)問題處理5.1退貨和退款如發(fā)現(xiàn)采購產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商提出退貨要求；采購部門應(yīng)保存退貨記錄，并與供應(yīng)商協(xié)商解決退款問題。5.2供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評(píng)估；根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購部門可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，并在必要時(shí)終止合作關(guān)系。6.監(jiān)督和糾正措施酒店管理層應(yīng)定期進(jìn)行采購工作的監(jiān)督和檢查，確保采購工作符合相關(guān)規(guī)定和政策；如發(fā)現(xiàn)采購流程中存在不合規(guī)或不適當(dāng)?shù)男袨椋瑧?yīng)及時(shí)采取糾正措施，并追究相關(guān)責(zé)任。7.結(jié)論本文檔詳細(xì)說明了酒店日常采購的工作流程和相關(guān)的管理措施，旨在規(guī)范酒店采購