公司檔案管理制度

公司檔案管理制度一、目的為加強公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司經(jīng)營管理和各項工作服務,特制定本管理制度。二、適用范圍適用于公司范圍內(nèi)的所有檔案的生成、轉(zhuǎn)移、歸檔、借閱和銷毀的活動。三、管理原則（一）歸檔范圍本制度所稱檔案指我公司從經(jīng)營、管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦磁盤、光盤、聲像、膠卷、照片、榮譽實物、資質(zhì)證件、各種證照等不同形式的歷史記錄，及相關(guān)政府部門下發(fā)的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影音資料等)。具體歸檔范圍見文件資料歸檔范圍及時限表（附件一）。（二）歸檔要求1、各部門、各項目事業(yè)部在移交檔案前均須根據(jù)公司相關(guān)制度進行密級鑒定，并按保密制度規(guī)定的程序與要求進行移交。2、歸檔文件原則上一律為復印件，不能以復印件歸檔。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。3、文件書寫和載體材料應能耐久保存，熱敏傳真紙、復寫紙原則上不能直接歸檔，需追加原件。4、聲像檔案需清晰完整，并提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。5、各部門、各項目事業(yè)部移交檔案時，應辦理相關(guān)移交登記手續(xù)（批量移交時需提交紙質(zhì)及電子目錄），檔案接收人員與移交人員共同清點。移交前，按照移交清單清點；移交后，交接雙方在清單上簽字，檔案移交清單（附件二）一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。6、對于應予歸檔的資料，必須按照規(guī)定時限及時移交，任何部門和個人不得無故拖延或拒絕移交。7、證照等取得后必須及時歸檔，如有需要則另行借用，不允許未歸檔之前先行使用。（三）保存期限公司檔案保管期限分永久、長期兩種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動的，對本公司有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內(nèi)對本公司工作查考有利用價值的各種資料，長期保存。（四）檔案管理1、檔案的收集（1）行政管理部負責公司檔案統(tǒng)一管理工作，對公司各種檔案進行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。（2）各部門、各項目事業(yè)部根據(jù)管理辦法定期不定期將需歸檔文件交行政管理部統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個人不得自行留存。（3）需歸檔入檔案室的資料由各部門/各事業(yè)部檔案管理員整體移交至公司檔案室。2、檔案的整理檔案必須分門別類進行系統(tǒng)整理，嚴格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機聯(lián)系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編碼及排列順序，建立檔案管理臺賬。3、檔案的保管（1）檔案管理員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。（2）借閱檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。（3）用科學的方法保存和維護，最大限度地延遲檔案使用壽命。（4）檔案柜和檔案室要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放易燃、易爆和有害物品。（5）每年要進行一次全面、徹底地清查整理工作，做到賬、卡、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時修補和復制。（6）認真做好檔案統(tǒng)計工作。對檔案的收集、調(diào)借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴格登記，所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。4、檔案的借閱（1）因工作需要查閱檔案的借閱人（需為公司正式員工），應填制《檔案查閱單》（附件三），經(jīng)借閱人部門負責人和行政管理部經(jīng)理審核后方可查閱，查閱只限定在檔案室閱讀，一般不外借；確因工作需要的，須經(jīng)行政管理部經(jīng)理核準后方可外借；原則上，未轉(zhuǎn)正員工不得借閱檔案原件，如確因工作需要，需部門經(jīng)理、項目事業(yè)部負責人予以授權(quán)，并按照相應程序借閱。（2）檔案室不直接受理外單位的檔案借閱申請，確因工作需要，須由公司相關(guān)部門辦理檔案借閱審批手續(xù)，并指定專人代辦。（3）會計檔案的查借閱，需經(jīng)過財務管理部經(jīng)理審核后方可辦理查借閱手續(xù)。（4）借閱時間一般不超過5個工作日。閱檔人對所借檔案必須妥善保管，不得私自復印、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免丟失。逾期借閱必須走續(xù)借手續(xù)。（5）借閱人員應嚴格遵守保密制度，不得轉(zhuǎn)借他人，不準擅自帶出公司，檔案用后要及時歸還。如若丟失，借閱人應寫出書面報告，經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后交檔案室存檔備查。（6）實物檔案、聲像檔案原則上以復制件提供利用。（7）各部門、各項目事業(yè)部自行保管的檔案，由各部門、各項目事業(yè)部總經(jīng)理審批后辦理借閱手續(xù)。（8）借閱流程圖注意事項：①公司規(guī)定的機密檔案，必須要董事長審批后方可查閱；一般文件檔案經(jīng)行政總監(jiān)審批后即可查閱。②借閱者應嚴格遵守保密制度，妥善保管所借閱檔案，做到不丟失不泄密。涉密檔案嚴禁私自轉(zhuǎn)借、摘抄、復制。5、檔案的歸還（1）借出檔案必須保證原樣歸還，不得損壞、拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。所借檔案一旦發(fā)生損壞、丟失、必須立即向上級領(lǐng)導報告并向行政管理部報備。（2）借出檔案必須按時歸還，確因工作需要逾期無法歸還應提前1天辦理延期使用審批手續(xù)。（3）調(diào)動、離職等人員，辦理調(diào)離手續(xù)前必須清還檔案，否則人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。（4）國家法定長假前，所借證照等重要檔案資料原則上應予歸還以保障檔案安全。6、檔案鑒定及銷毀（1）結(jié)合公司檔案保管期限，檔案管理員定期對檔案進行檢查并對到期檔案提出處理意見，送檔案鑒定組最終鑒定（檔案鑒定組由董事長、行政管理部及相關(guān)部門負責人和檔案管理員組成），檔案的鑒定工作應在行政管理部領(lǐng)導的指導下，由有關(guān)業(yè)務人員鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并由檔案管理員填寫《檔案銷毀清冊》（附件四），經(jīng)董事長批準后方可銷毀。（2）檔案銷毀的具體工作由行政管理部承辦，由行政管理部和檔案涉及部門負責人監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應認真核對要銷毀的檔案與《檔案銷毀清冊》是否一致；銷毀完畢后，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上寫明銷毀方法和日期，并簽名。（3）檔案銷毀后，應將銷毀清冊、鑒定形成的材料及領(lǐng)導批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。各部門、各項目事業(yè)部可自行銷毀的檔案由行政管理部檔案管理員按以上程序呈行政管理部經(jīng)理批準后，自行辦理并留存處理記錄。四、檔案管理人員職責（一）行政管理部檔案管理員1、負責收集、整理、保管和統(tǒng)計全公司形成的各種門類和不同載體的檔案；2、逐步完善檔案管理體系，確保檔案及時、安全、完整和方便的使用；3、督促協(xié)助檔案形成部門做好文件材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔工作；4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，要把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光燈措施。6、每年進行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。（二）各部門、各項目事業(yè)部檔案管理員職責1、部門負責人需指定專人負責本部門的檔案管理工作，負責資料的收集整理、檔案的預立卷和保管的監(jiān)督工作；2、部門負責人對本部門檔案資料的完整性、合格性負責；3、保管好部門歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。4、按要求實時移交公司一級檔案，對公司二級、三級檔案進行入檔前的保管；各部門、各項目可自行入檔的資料，做好標注入檔案室。五、附表（一）附件一：《各類文件資料歸檔范圍及歸檔時限表》（二）附件二：《檔案移交清單》（三）附件三：《檔案查/借閱單》（四）附件四：《檔案銷毀清冊》六、獎罰原則（一）未能按時歸檔資料的部門/項目事業(yè)部處以****元扣薪，歸檔后取消年度評優(yōu)資格。（二）借閱資料人員未能按期歸還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，處以個人***元的扣薪，并限期歸還。（三）資